Nell’ambiente lavorativo di oggi, è comune trascorrere fino a diverse ore ogni settimana a cercare documenti, file e informazioni. Con così tante app ora a nostra disposizione, ci sono innumerevoli luoghi digitali dove potrebbero essere memorizzati documenti importanti.

Ecco perché molte aziende decidono di acquistare un CMS intranet. I migliori intranet CMS offrono alle aziende un modo semplice per centralizzare la documentazione, fornire ai loro team una sola fonte di verità per le informazioni e migliorare le comunicazioni interne.

In questo articolo spiegheremo cos’è un CMS intranet, i suoi vantaggi e le sue caratteristiche principali.

Definizione di intranet CMS 

Iniziamo definendo i termini ‘intranet’ e ‘content management system’ separatamente.

Un intranet è un sito web interno dell'azienda a cui possono accedere solo i dipendenti di quell'azienda. Viene utilizzato per memorizzare informazioni utili, condividere aggiornamenti e fornire ai lavoratori accesso a risorse come organigrammi, procedure operative standard e politiche sulle ferie. Gli intranet esistono da decenni e hanno recentemente visto un aumento di popolarità grazie all'ingresso nel mercato di soluzioni moderne e potenziate dall'IA.

Quindi, questo è ciò che è un intranet. Ma che dire di quelle tre lettere, ‘CMS’?

Bene, un CMS–o sistema di gestione dei contenuti–è un tipo di software che consente agli utenti di creare, modificare e gestire contenuti su un sito web. I CMS hanno la reputazione di essere facili da usare e mantenere. Oggi, la maggior parte dei siti web che hanno una sezione blog utilizza un CMS per ospitare i propri articoli (come questo).

Quindi, tenendo presente questo, qual è la definizione di ‘CMS intranet’?

Un intranet CMS è un sito web interno dell'azienda con un sistema di gestione dei contenuti integrato, che consente agli amministratori e agli utenti di caricare, modificare e mantenere facilmente i contenuti. Le aziende utilizzano un intranet CMS per fornire ai propri dipendenti una sola fonte di verità per le informazioni, aumentare la qualità delle comunicazioni interne e migliorare la collaborazione tra i team.

Vantaggi di un intranet CMS

Gli intranet CMS offrono una serie di vantaggi alle aziende. Sono particolarmente attraenti per le aziende che cercano di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, la retention e la produttività. Ecco alcuni dei principali vantaggi che gli intranet per dipendenti moderni promettono.

Aumentare la condivisione della conoscenza

Data la quantità di diverse app che i team devono gestire, è più difficile che mai prevenire l’isolamento delle conoscenze. E quando ciò avviene, porta a una diminuzione della collaborazione e a un aumento delle domande ripetute–due tendenze che possono causare un’inattività nella crescita di un’azienda.

Un intranet CMS offre a tutti i dipendenti un luogo in cui memorizzare, condividere e trovare conoscenza. Di conseguenza, può rompere i silos e facilitare una diffusione fluida della conoscenza tra i team.

Migliori comunicazioni interne

Se gli ultimi anni ci hanno insegnato qualcosa, è che il cambiamento è costante–e inevitabile. Guidare un'azienda attraverso momenti turbolenti come questi è impossibile senza una forte comunicazione interna. Le modifiche a strategie, politiche e prodotti devono essere comunicate a tutti i dipendenti rapidamente e chiaramente.

Un intranet aziendale offre un modo efficace per farlo. Fornisce ai team di leadership la possibilità di pubblicare un aggiornamento a tutti i dipendenti e vedere i tassi di coinvolgimento in tempo reale. In questo modo, sanno che le notizie che hanno condiviso sono state ricevute, viste e che probabilmente saranno messe in atto.

Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è stato in calo negli ultimi anni, e migliorarlo è una priorità per molti leader delle risorse umane. Ci sono molti strumenti che promettono un immediato incremento dei tassi di coinvolgimento, ma pochi sono così efficaci come un intranet CMS ampiamente adottato e ben gestito.

Quando i dipendenti possono trovare facilmente le informazioni necessarie per svolgere il loro lavoro, ricevere aggiornamenti regolari dai leader e interagire in modo significativo con i loro colleghi–anche quelli in diverse località e fusi orari–è probabile che si sentano significativamente più coinvolti.

Maggiore efficienza 

Quando le aziende non forniscono un modo semplice per accedere alle informazioni importanti, è una ricetta per l'inefficienza. I dipendenti possono perdere ore ogni settimana a cercare ciò di cui hanno bisogno e spesso si rivolgono a un collega, il che a sua volta rallenta il collega. Modelli come questo si accumulano nel tempo e fanno crollare l'efficienza.

Con un intranet per dipendenti ben mantenuto, però, i dipendenti sanno esattamente dove andare a trovare le informazioni di cui hanno bisogno. E non interrompono i colleghi con domande. Il risultato è un'efficienza migliorata in tutta l'azienda.  

Tassi di retention più alti

La ricerca di Forrester ha dimostrato che la mancanza di accesso a informazioni preziose è un importante contributo all'esaurimento. E quando i dipendenti sono esauriti, sono ad alto rischio di dimetterci.

Fornendo ai dipendenti una sola fonte di verità per le informazioni, così come opportunità di interagire con i loro colleghi, un intranet aziendale può aiutare a prevenire l'esaurimento e mantenere alti i tassi di retention.

Come implementare un intranet CMS

Ormai potresti essere entusiasta all'idea di goderti i molteplici vantaggi che un intranet CMS ha da offrire. Quindi dovresti! Ma è importante ricordare che qualsiasi prodotto software è efficace solo se viene adottato dagli utenti previsti.

Il percorso verso l'adozione inizia con un'implementazione di successo. Ecco i passaggi chiave da seguire quando si implementa un nuovo intranet.

Definire il successo

Prima di iniziare con un intranet aziendale, è essenziale definire chiaramente la sfida che stai cercando di risolvere e come appare il successo.

Se il problema è una scarsa comunicazione interna, è importante che il CMS intranet che scegli abbia le funzionalità che possono affrontare quel problema. Allo stesso modo, se il problema della tua azienda è la mancanza di condivisione delle conoscenze, è possibile che un prodotto diverso–come un strumento di ricerca AI enterprise o wiki–sia una soluzione migliore.

Definire chiaramente una visione di successo è il primo passo per garantire che il tuo acquisto sarà un investimento positivo.

Formare e inserire gli utenti

Non basta semplicemente ‘impostare e dimenticare’ un CMS intranet. È fondamentale delineare un processo di onboarding chiaro che fornisca a tutti i dipendenti il livello di accesso di cui hanno bisogno, mostri loro come utilizzare il nuovo prodotto e, idealmente, richieda loro di completare alcuni compiti come pubblicare contenuti o aggiornare il proprio profilo. Video di formazione on-demand, workshop dal vivo e ore in ufficio con gli amministratori sono tutti modi efficaci per aiutare i dipendenti a familiarizzarsi con un nuovo intranet.

Un processo di onboarding ben eseguito per i dipendenti esistenti e per i nuovi assunti garantirà che il tuo intranet CMS offra il massimo valore possibile.

Stabilire linee guida e assegnare responsabilità

Buoni guardrail e governance sono necessari affinché il tuo intranet aziendale abbia successo a lungo termine. Alcuni dipendenti, come i membri senior del team delle risorse umane, dovrebbero ricevere autorizzazioni avanzate che consentano loro di supervisare come è organizzato l'intranet CMS.

Dovrebbero anche esserci linee guida sui contenuti per fornire ai team indicazioni su quali tipi di informazioni dovrebbero essere aggiunti e come dovrebbero essere condivisi. È buona prassi fornire ai team modelli pronti per vari tipi di contenuti. Questi non solo rendono più facile il compito di aggiungere contenuti, ma forniscono a tutti i dipendenti un'esperienza coerente quando consumano informazioni memorizzate nell'intranet.

Misurare le prestazioni

Un CMS intranet non è una soluzione a breve termine. È un investimento a lungo termine che dovrebbe continuare a offrire valore. Quindi è importante avere metriche di successo chiare e riportare regolarmente sulle prestazioni.

Metriche come l'uso giornaliero da parte dei dipendenti e i tassi di lettura sui contenuti importanti possono essere misure efficaci di successo. I sondaggi tra i dipendenti sono un altro modo per ottenere feedback sull'efficacia di un intranet. Man mano che emergono insegnamenti, è quindi importante agire rapidamente su di essi per risolvere eventuali problemi identificati.

Il futuro: intranet CMS potenziati dall'IA 

La categoria degli intranet ha subito una rinascita negli ultimi anni con l'emergere di una nuova onda di intranet CMS moderni. Se stai confrontando le opzioni, leggi il nostro articolo sui 9 migliori piattaforme e strumenti software intranet nel 2024. Funzionalità che una volta erano considerate all'avanguardia sono diventate necessità. 

Ora, gli intranet CMS leader sono alimentati dalle ultime tecnologie di intelligenza artificiale generativa. Questo sta rendendo possibile per i dipendenti fare cose come cercare in tutto il contenuto del loro intranet e ottenere risposte immediate alle loro domande e vedere contenuti personalizzati nel loro intranet basati sul loro ruolo, posizione e attività recenti. 

Funzionalità come queste stanno rendendo i CMS intranet sempre più efficaci nell’aiutare le aziende a migliorare la condivisione delle conoscenze, le comunicazioni interne e la produttività. L'intranet dei dipendenti di Guru è una soluzione moderna che è alimentata dall'AI e dotata di capacità di ricerca AI enterprise e di knowledge base. Se desideri saperne di più, guarda il nostro video dimostrativo on-demand.

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