I dagens arbejdsplads er det almindeligt at bruge op til et par timer hver uge på at lede efter dokumenter, filer og information. Med så mange apps nu lige ved hånden, er der utallige digitale steder, hvor vigtige dokumenter kan være gemt.

Det er derfor, mange virksomheder vælger at købe et CMS intranet. De bedste CMS intranet giver virksomheder en nem måde at centralisere dokumentation på, giver deres teams en enkelt kilde til sandhed for information og forbedrer intern kommunikation.

I denne artikel vil vi forklare, hvad et CMS intranet er, dets fordele og dets nøglefunktioner.

Definition af CMS intranet 

Lad os starte med at definere begreberne ‘intranet’ og ‘indholdsstyringssystem’ hver for sig.

Et intranet er en intern virksomhedswebside, som kun virksomhedens ansatte kan få adgang til. Det bruges til at opbevare nyttig information, dele opdateringer og give medarbejdere adgang til ressourcer som organisationsdiagrammer, standard driftsprocedurer og feriepolitikker. Intrananter har eksisteret i årtier og har for nylig set en stigning i popularitet takket være mere moderne, AI-drevne løsninger, der træder ind på markedet.

Så det er hvad et intranet er. Men hvad med de tre bogstaver, ‘CMS’?

Nå, et CMS–eller indholdsstyringssystem–er en type software, der giver brugerne mulighed for at oprette, redigere og administrere indhold på et websted. CMS'er har et ry for at være lette at bruge og vedligeholde. I dag bruger de fleste websider, der har en blogsektion, et CMS til at hoste deres artikler (som denne).

Så med dette in mente, hvad er definitionen af ‘CMS intranet’?

Et CMS intranet er en intern virksomhedswebside med et indholdsstyringssystem indbygget, hvilket gør det muligt for administratorer og brugere nemt at uploade, ændre og vedligeholde indhold. Virksomheder bruger et CMS intranet til at give deres ansatte en enkelt kilde til sandhed for information, øge kvaliteten af intern kommunikation og forbedre samarbejdet mellem teamene.

Fordele ved et CMS intranet

CMS intranets tilbyder en række fordele for virksomheder. De er særligt attraktive for virksomheder, der søger at forbedre medarbejderengagement, fastholdelse og produktivitet. Her er nogle af de vigtigste fordele, som moderne medarbejderintranets lover.

Øg vidensdeling

Givet antallet af forskellige apps, som teams i dag skal håndtere, er det sværere end nogensinde at forhindre, at viden bliver siloeret. Og når det sker, fører det til et fald i samarbejdet og en stigning i gentagne spørgsmål–to tendenser, der kan få en virksomheds vækst til at stagnere.

Et CMS intranet giver alle medarbejdere et sted at opbevare, dele og finde viden. Som et resultat kan det nedbryde siloer og facilitere en problemfri deling af viden på tværs af teams.

Bedre intern kommunikation

Hvis de sidste par år har lært os noget, er det, at forandring er konstant–og uundgåelig. At lede en virksomhed gennem turbulente tider som disse er umuligt uden stærk intern kommunikation. Ændringer i strategier, politikker og produkter skal kommunikeres til alle medarbejdere hurtigt og klart.

Et virksomhedsintranet tilbyder en effektiv måde at gøre det på. Det giver ledelsesteams mulighed for hurtigt at poste en opdatering til alle medarbejdere og se engagementrater i realtid. På den måde ved de, at de nyheder, de har delt, er blevet modtaget, set og sandsynligvis er blevet handlet på.

Forbedre medarbejderengagement

Medarbejderengagementet har været faldende i de seneste år, og at forbedre det er en topprioritet for mange HR-leder. Der er mange værktøjer, der lover en øjeblikkelig stigning i engagementraterne, men få er så effektive som et bredt accepteret, veladministreret CMS intranet.

Når medarbejdere nemt kan finde den information, de har brug for for at udføre deres arbejde, få regelmæssige opdateringer fra ledere og interagere meningsfuldt med deres kolleger–selv dem i forskellige lokationer og tidszoner–er de sandsynligvis til at føle sig betydeligt mere engagerede.

Større effektivitet 

Når virksomheder ikke tilbyder en nem måde at få adgang til vigtig information på, er det en opskrift på ineffektivitet. Medarbejdere kan miste timer hver uge med at lede efter, hvad de har brug for, og vil ofte ende med at spørge en kollega, hvilket igen bremser kollegaen. Mønstre som dette akkumuleres over tid og medfører, at effektiviteten falder.

Men med et velvedligeholdt medarbejderintranet ved medarbejderne præcist, hvor de skal gå hen for at finde de oplysninger, de har brug for. Og de forstyrrer ikke kolleger med spørgsmål. Resultatet er forbedret effektivitet i hele virksomheden.  

Højere fastholdelsesrater

Forskning fra Forrester har vist, at en mangel på adgang til værdifuld information er en af de største årsager til udbrændthed. Og når medarbejdere er udbrændte, er de i høj risiko for at sige op.

Ved at give medarbejdere en enkelt kilde til sandhed for information samt muligheder for at engagere sig med deres kolleger, kan et virksomhedsintranet hjælpe med at forhindre udbrændthed og holde fastholdelsesratene høje.

Hvordan implementerer man et CMS intranet

Indtil nu kan du måske være blevet begejstret ved tanken om at nyde de mange fordele et CMS intranet har at tilbyde. Det skal du! Men det er vigtigt at huske, at ethvert softwareprodukt kun er effektivt, hvis det bliver vedtaget af dets tiltænkte brugere.

Vejen til vedtagelse starter med en vellykket implementering. Her er de nøgletrin, der skal følges, når man implementerer et nyt intranet.

Definer succes

Før du går i gang med et virksomhedsintranet, er det vigtigt klart at definere den udfordring, du forsøger at løse, og hvad succes ser ud som.

Hvis problemet er dårlig intern kommunikation, er det vigtigt, at det CMS intranet, du vælger, har de funktioner, der kan tackle det problem. På samme måde, hvis problemet din virksomhed har er mangel på vidensdeling, er det muligt, at et andet produkt–som et enterprise AI søgeværktøj eller wiki–er en bedre mulighed.

At definere en vision for succes klart er det første skridt til at sikre, at dit køb vil være en positiv investering.

Træn og onboard brugere

Det er ikke nok bare at ‘sætte og glemme’ et CMS intranet. Det er vigtigt at skitsere en klar onboarding-proces, der giver alle medarbejdere det adgangsniveau, de har brug for, viser dem, hvordan man bruger det nye produkt, og ideelt kræver, at de udfører bestemte opgaver som at offentliggøre indhold eller opdatere deres profil. On-demand træningsvideoer, live workshops og kontortimer med administratorer er alle effektive måder at hjælpe medarbejdere med at blive fortrolige med et nyt intranet.

En veludført onboarding-proces for eksisterende medarbejdere og nye ansatte vil sikre, at dit CMS intranet tilbyder så meget værdi som muligt.

Etabler retningslinjer og tildel ansvar

Gode retningslinjer og governance er nødvendige for at dit virksomhedsintranet kan blive en langfristet succes. Visse medarbejdere, som for eksempel senior medlemmer af HR-teamet, skal have avancerede tilladelser, der giver dem tilsyn med, hvordan CMS intranetet er organiseret.

Der bør også være indholdsretningslinjer på plads for at give teams retning i forhold til, hvilken type information der skal tilføjes, og hvordan den skal deles. Det er god praksis at give teams færdiglavede skabeloner til forskellige typer indhold. Disse letters kun gør opgaven at tilføje indhold lettere, men de giver også alle ansatte en ensartet oplevelse, når de indtager information gemt i intranetet.

Mål præstation

Et CMS intranet er ikke en kortsigtet løsning. Det er en langsigtet investering, der kontinuerligt skal levere værdi. Så det er vigtigt at have klare succeskriterier på plads og regelmæssigt rapportere om præstationen.

Kriterier som daglig brug af medarbejdere og læse-rater på vigtigt indhold kan være effektive målinger for succes. Medarbejderundersøgelser er en anden måde at få feedback på effektiviteten af et intranet. Når læreprocesser opstår, er det derefter vigtigt hurtigt at handle på dem for at tackle eventuelle problemer, der er identificeret.

Fremtiden: AI-drevne CMS intranet 

Intranet-kategorien har gennemgået en genfødsel i de senere år med opkomsten af en ny bølge af moderne CMS intranet. Hvis du sammenligner muligheder, så læs vores artikel om de 9 bedste intranet-softwareplatforme og værktøjer i 2024. Funktioner, der engang blev set som banebrydende, er blevet krav. 

Nu drives de førende CMS intranets af den nyeste teknologi inden for generativ AI. Dette gør det muligt for medarbejdere at gøre ting som at søge på tværs af alt indhold i deres intranet og få øjeblikkelige svar på deres spørgsmål samt se personligt tilpasset indhold i deres intranet baseret på deres rolle, placering og seneste aktivitet. 

Funktioner som disse gør CMS intraneter endnu mere effektive til at hjælpe virksomheder med at forbedre vidensdeling, intern kommunikation og produktivitet. Guru’s medarbejderintranet er en moderne løsning, der er drevet af AI og udstyret med enterprise AI søgning og vidensbase-funktioner. Hvis du vil lære mere, se vores on-demand demo-video.

‍