ในที่ทำงานปัจจุบัน การใช้เวลาถึงไม่กี่ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อค้นหาเอกสาร ไฟล์ และข้อมูลนั้นเป็นเรื่องปกติ With so many apps now at our fingertips, there are countless digital locations where important documents could be stored.

นั่นคือเหตุผลที่หลายบริษัทตัดสินใจซื้อ CMS intranet The best CMS intranets give companies an easy way to centralize documentation, give their teams a single source of truth for information, and improve internal communications.

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่า CMS intranet คืออะไร ประโยชน์ของมัน และฟีเจอร์หลักของมันเป็นอย่างไร

Definition of CMS intranet 

เรามาเริ่มด้วยการกำหนดคำว่า ‘อินทราเน็ต’ และ ‘ระบบการจัดการเนื้อหา’ แยกต่างหากกัน

An intranet is an internal company website that only employees of that company can access. มันถูกใช้เพื่อเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์ แบ่งปันการอัพเดท และให้พนักงานเข้าถึงแหล่งข้อมูลเช่น โครงสร้างองค์กร, ขั้นตอนการดำเนินการมาตรฐาน และนโยบายการลา Intranets have been around for decades and have recently seen a surge in popularity thanks to more modern, AI-powered solutions entering the market.

ดังนั้นนี่คือ สิ่งที่อินทราเน็ตคือ แต่ว่าแล้วเกี่ยวกับตัวอักษรสามตัว ‘CMS’ ล่ะ?

อ่ะ ใช่แล้ว CMS–หรือที่เรียกว่า ระบบการจัดการเนื้อหา–คือประเภทของซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้าง แก้ไข และจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ CMSs have a reputation for being easy to use and maintain. Today, most websites that have a blog section use a CMS to host their articles (like this one).

ดังนั้นเมื่อมีเรื่องนี้อยู่ในใจ ความหมายของ ‘CMS intranet’ คืออะไร?

A CMS intranet is an internal company website with a content management system built in, allowing administrators and users to easily upload, modify, and maintain content. Companies use a CMS intranet to give their employees a single source of truth for information, increase the quality of internal communications, and improve collaboration between teams.

Benefits of a CMS intranet

CMS intranets offer a range of benefits to companies. พวกมันดึงดูดธุรกิจโดยเฉพาะที่กำลังมองหาการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงาน การรักษา และประสิทธิภาพ Here are some of the key advantages that modern employee intranets promise.

Increase knowledge sharing

เมื่อพิจารณาจากจำนวนแอปที่ทีมงานในปัจจุบันต้องจัดการ การป้องกันไม่ให้ความรู้ถูกแยกส่วนจึงยากขึ้นกว่าที่เคย และเมื่อมันเกิดขึ้น มันส่งผลให้เกิดการลดลงในการทำงานร่วมกันและมีคำถามซ้ำ–สองแนวโน้มที่สามารถทำให้การเติบโตของบริษัทติดขัดได้

A CMS intranet gives all employees one place to store, share, and find knowledge. As a result, it can break down silos and facilitate a seamless spread of knowledge across teams.

Better internal communications

ถ้าปีที่ผ่านมาสอนอะไรเรา มันก็คือการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นตลอดเวลา–และหลีกเลี่ยงไม่ได้ Leading a company through turbulent times like these is impossible without strong internal communications. Changes to strategies, policies, and products need to be communicated to all employees quickly and clearly.

A corporate intranet offers an effective way to do that. It gives leadership teams the ability to post an update to all employees and see real-time engagement rates. That way, they know that the news they shared has been received, seen, and is likely to be acted on.

Improve employee engagement

Employee engagement has been declining in recent years, and improving it is a top priority for many HR leaders. There are a lot of tools that promise an immediate boost to engagement rates, but few are as effective as a widely-adopted, well-managed CMS intranet.

เมื่อพนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานได้อย่างง่ายดาย รับการอัพเดทอย่างสม่ำเสมอจากผู้นำ และมีปฏิสัมพันธ์อย่างมีความหมายกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขา–แม้แต่กับผู้ที่อยู่ในสถานที่และเขตเวลาที่แตกต่างกัน–พวกเขามักจะรู้สึกว่ามีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญมากขึ้น

Greater efficiency 

เมื่อบริษัทไม่ให้วิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญ นั่นคือสูตรแห่งความไร้ประสิทธิภาพ Employees can lose hours every week looking for what they need, and will often resort to shoulder-tapping a teammate, which in turn slows down the teammate. Patterns like this compound over time and cause efficiency to plummet.

With a well-maintained employee intranet though, employees know exactly where to go to find the information they need. และพวกเขาไม่รบกวนเพื่อนร่วมงานด้วยคำถาม The result is improved efficiency company-wide.  

Higher retention rates

Research from Forrester has shown that a lack of access to valuable information is a top contributor to burnout. และเมื่อพนักงานหมดไฟ พวกเขาจะมีความเสี่ยงสูงที่จะลาออก

By giving employees a single source of truth for information, as well as opportunities to engage with their colleagues, a company intranet can help to prevent burnout and keep retention rates high.

How to implement a CMS intranet

By now you might be getting excited at the thought of enjoying the many benefits a CMS intranet has to offer. So you should! แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ใดๆ จะมีประสิทธิภาพได้ก็ต่อเมื่อมันถูกนำไปใช้โดยผู้ใช้ที่ตั้งใจ

The path to adoption starts with successful implementation. Here are the key steps to follow when implementing a new intranet.

Define success

ก่อนที่จะเริ่มต้นกับอินทราเน็ตของบริษัท การกำหนดความท้าทายที่คุณกำลังพยายามแก้ไขและความสำเร็จมีลักษณะเป็นอย่างไรจะเป็นสิ่งสำคัญ

ถ้าปัญหาคือการสื่อสารภายในที่ไม่ดี สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่า CMS intranet ที่คุณเลือกมีฟีเจอร์ที่สามารถแก้ปัญหานั้นได้ ในทำนองเดียวกัน ถ้าปัญหาที่บริษัทของคุณมีคือการขาดการแบ่งปันความรู้ มันอาจเป็นไปได้ว่าผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน–เช่น เครื่องมือค้นหา AI สําหรับองค์กร หรือลิงก์ วิกิ อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

Clearly defining a vision for success is the first step to ensuring that your purchase will be a positive investment.

Train and onboard users

มันไม่เพียงพอที่จะเพียงแค่ ‘ตั้งค่าและลืม’ อินทราเน็ต CMS มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุขั้นตอนการสร้างทีมที่ชัดเจนซึ่งให้ทุกพนักงานเข้าถึงในระดับที่พวกเขาต้องการ แสดงให้พวกเขาเห็นว่าใช้ผลิตภัณฑ์ใหม่อย่างไร และในอุดมคติควรกำหนดให้พวกเขาทำงานบางอย่างเช่นการเผยแพร่เนื้อหาหรืออัปเดตโปรไฟล์ของพวกเขา On-demand training videos, live workshops, and office hours with administrators are all effective ways to help employees familiarize themselves with a new intranet.

A well-executed onboarding process for existing employees and new hires alike will ensure your CMS intranet offers as much value as possible.

Establish guidelines and assign responsibilities

Good guardrails and governance are needed for your company intranet to be successful long term. Certain employees, like senior members of the HR team for example, should be given advanced permissions that give them oversight of how the CMS intranet is organized.

There should also be content guidelines in place to give teams direction on what type of information should be added and how it should be shared. มันเป็นเรื่องดีที่จะมอบแม่แบบที่เตรียมมาให้ทีมสำหรับเนื้อหาหลายประเภท These not only make the task of adding content easier, they give all employees a consistent experience when consuming information stored in the intranet.

Measure performance

CMS intranet ไม่ใช่ทางออกแบบระยะสั้น มันเป็นการลงทุนระยะยาวที่ควรนำเสนอคุณค่าอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงสำคัญที่จะต้องมีมาตรฐานความสำเร็จที่ชัดเจนและรายงานเกี่ยวกับผลการดำเนินงานเป็นประจำ

Metrics like daily usage by employees and read-rates on important content can be effective measures of success. Employee surveys are another way of getting feedback on the effectiveness of an intranet. เมื่อมีการเรียนรู้เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือการดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อจัดการกับปัญหาที่ได้รับการระบุ

The future: AI-powered CMS intranets 

The intranet category has undergone a rebirth in recent years with the emergence of a new wave of modern CMS intranets. หากคุณเปรียบเทียบตัวเลือก อ่านบทความของเราเกี่ยวกับ 9 แพลตฟอร์มและเครื่องมือซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่ดีที่สุดในปี 2024. Features that were once seen as cutting edge have become table stakes. 

Now, the leading CMS intranets are powered by the latest in generative AI technology. This is making it possible for employees to do things like search across all the content in their intranet and get instant answers to their questions and see personalized content in their intranet based on their role, location, and recent activity. 

ความสามารถเช่นนี้ทำให้ CMS intranet มีประสิทธิภาพในการช่วยให้บริษัทปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ การสื่อสารภายใน และประสิทธิภาพการทำงาน. อินทราเน็ตสำหรับพนักงานของ Guru เป็นทางออกที่ทันสมัยซึ่งขับเคลื่อนด้วย AI และมีความสามารถในการค้นหา AI สําหรับองค์กรและศูนย์ความรู้ หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม, ดูวิดีโอการสาธิตตามความต้องการของเรา

‍