In der heutigen Arbeitswelt ist es üblich, bis zu einige Stunden jede Woche damit zu verbringen, nach Dokumenten, Dateien und Informationen zu suchen. Mit so vielen Apps jetzt zur Hand, gibt es unzählige digitale Orte, an denen wichtige Dokumente gespeichert werden könnten.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen, ein CMS-Intranet zu kaufen. Die besten CMS-Intranets bieten Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Dokumentationen zu zentralisieren, ihren Teams eine einzige vertrauenswürdige Informationsquelle zur Verfügung zu stellen und die interne Kommunikation zu verbessern.

In diesem Artikel erklären wir, was ein CMS-Intranet ist, welche Vorteile es hat und welche wichtigsten Funktionen es bietet.

Definition des CMS-Intranets 

Lassen Sie uns mit der Definition der Begriffe ‘Intranet’ und ‘Content-Management-System’ beginnen.

Ein Intranet ist eine interne Unternehmenswebsite, auf die nur Mitarbeiter dieses Unternehmens zugreifen können. Es wird verwendet, um hilfreiche Informationen zu speichern, Aktualisierungen zu teilen und den Mitarbeitern Zugang zu Ressourcen wie Organigrammen, Standardarbeitsanweisungen und Urlaubsrichtlinien zu gewähren. Intranets gibt es schon seit Jahrzehnten und sie haben vor kurzem einen Anstieg in der Beliebtheit erfahren, dank moderner, KI-gestützter Lösungen, die auf den Markt kommen.

Das ist also was ein Intranet ist. Aber was ist mit diesen drei Buchstaben, ‘CMS’?

Nun, ein CMS–oder Content Management System–ist eine Art von Software, die es ihren Benutzern ermöglicht, Inhalte auf einer Website zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. CMS haben den Ruf, benutzerfreundlich und wartungsarm zu sein. Heute verwenden die meisten Websites, die einen Blogbereich haben, ein CMS, um ihre Artikel zu hosten (wie diesen hier).

Was ist also die Definition von ‘CMS-Intranet’?

Ein CMS-Intranet ist eine interne Unternehmenswebsite mit einem integrierten Content Management System, das es Administratoren und Benutzern ermöglicht, Inhalte einfach hochzuladen, zu verändern und zu verwalten. Unternehmen nutzen ein CMS-Intranet, um ihren Mitarbeitern eine einzige Quelle der Wahrheit für Informationen zu geben, die Qualität der internen Kommunikation zu erhöhen und die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern.

Vorteile eines CMS-Intranets

CMS-Intranets bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Es sprechen besonders Unternehmen an, die versuchen, das Engagement der Mitarbeiter, die Bindung und die Produktivität zu verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die moderne Mitarbeiter-Intranets versprechen.

Wissensteilung erhöhen

Angesichts der Anzahl verschiedener Apps, die Teams heute verwalten müssen, ist es schwieriger denn je, zu verhindern, dass Wissen isoliert wird. Und wenn das passiert, führt das zu einem Rückgang der Zusammenarbeit und einem Anstieg von wiederholten Fragen – zwei Trends, die dazu führen können, dass das Wachstum eines Unternehmens stagniert.

Ein CMS-Intranet gibt allen Mitarbeitern einen Ort, um Wissen zu speichern, zu teilen und zu finden. Infolgedessen kann es Silos aufbrechen und eine nahtlose Verbreitung von Wissen zwischen Teams erleichtern.

Bessere interne Kommunikation

Wenn die letzten Jahre uns eines gelehrt haben, dann, dass Veränderung konstant – und unvermeidlich ist. Ein Unternehmen durch turbulente Zeiten wie diese zu führen, ist ohne starke interne Kommunikation unmöglich. Änderungen bei Strategien, Richtlinien und Produkten müssen allen Mitarbeitern schnell und klar kommuniziert werden.

Ein unternehmenseigenes Intranet bietet eine effektive Möglichkeit, dies zu tun. Es gibt den Führungsteams die Möglichkeit, eine Aktualisierung für alle Mitarbeiter zu posten und die Engagement-Raten in Echtzeit zu sehen. So wissen sie, dass die Nachrichten, die sie geteilt haben, empfangen, gesehen wurden und wahrscheinlich bearbeitet werden.

Mitarbeiterengagement verbessern

Das Mitarbeiterengagement hat in den letzten Jahren abgenommen, und die Verbesserung ist eine hohe Priorität für viele HR-Leiter. Es gibt viele Tools, die eine sofortige Steigerung der Engagement-Raten versprechen, aber nur wenige sind so effektiv wie ein weit verbreitetes, gut verwaltetes CMS-Intranet.

Wenn Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu tun, leicht finden können, regelmäßige Updates von Führungskräften erhalten und sinnvoll mit ihren Kollegen – selbst mit denen an anderen Standorten und in anderen Zeitzonen – interagieren können, fühlen sie sich wahrscheinlich wesentlich stärker engagiert.

Größere Effizienz 

Wenn Unternehmen keinen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen bieten, ist das ein Rezept für Ineffizienz. Mitarbeiter können jede Woche Stunden damit verbringen, nach dem zu suchen, was sie benötigen, und resortieren oft dazu, einen Kollegen um Hilfe zu bitten, was wiederum den Kollegen verlangsamt. Solche Muster summieren sich im Laufe der Zeit und führen dazu, dass die Effizienz sinkt.

Mit einem gut geführten Mitarbeiter-Intranet wissen die Mitarbeiter jedoch genau, wohin sie gehen müssen, um die benötigten Informationen zu finden. Und sie unterbrechen die Kollegen nicht mit Fragen. Das Ergebnis ist, dass die Effizienz im ganzen Unternehmen verbessert wird.  

Höhere Bindungsraten

Forschungen von Forrester haben gezeigt, dass ein Mangel an Zugang zu wertvollen Informationen ein wesentlicher Faktor für Burnout ist. Und wenn Mitarbeiter ausgebrannt sind, sind sie einem hohen Risiko ausgesetzt, zu kündigen.

Indem sie den Mitarbeitern eine einzige Informationsquelle sowie Möglichkeiten bieten, sich mit ihren Kollegen zu vernetzen, kann ein Unternehmensintranet helfen, Burnout zu verhindern und die Bindungsraten hoch zu halten.

Wie man ein CMS-Intranet implementiert

Bis jetzt werden Sie möglicherweise aufgeregt bei dem Gedanken, die vielen Vorteile eines CMS-Intranets zu genießen. Das sollten Sie! Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jedes Softwareprodukt nur dann effektiv ist, wenn es von den beabsichtigten Benutzern angenommen wird.

Der Weg zur Annahme beginnt mit einer erfolgreichen Implementierung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Implementierung eines neuen Intranets befolgen sollten.

Definieren Sie Erfolg

Bevor Sie mit einem Unternehmensintranet beginnen, ist es wichtig, die Herausforderung klar zu definieren, die Sie zu lösen versuchen, und wie der Erfolg aussieht.

Wenn das Problem schlechte interne Kommunikation ist, ist es wichtig, dass das CMS-Intranet, das Sie wählen, die Funktionen hat, die dieses Problem angehen können. Ebenso, wenn das Problem, das Ihr Unternehmen hat, ein Mangel an Wissensaustausch ist, ist es möglich, dass ein anderes Produkt – wie ein Enterprise-AI-Suchtool oder Wiki eine bessere Option ist.

Eine klare Definition einer Vision für den Erfolg ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Kauf eine positive Investition ist.

Schulen und onboarden Sie die Benutzer

Es genügt nicht, einfach ein CMS-Intranet zu ‘einrichten und zu vergessen’. Es ist wichtig, einen klaren Einarbeitungsprozess zu skizzieren, der allen Mitarbeitern das erforderliche Zugangslevel gewährt, ihnen zeigt, wie sie das neue Produkt verwenden und idealerweise erfordert, dass sie bestimmte Aufgaben wie das Veröffentlichen von Inhalten oder das Aktualisieren ihres Profils erfüllen. On-Demand-Schulungsvideos, Live-Workshops und Sprechstunden mit Administratoren sind alles effektive Möglichkeiten, um Mitarbeitern zu helfen, sich an ein neues Intranet zu gewöhnen.

Ein gut ausgeführter Onboarding-Prozess für bestehende Mitarbeiter und neue Mitarbeiter wird sicherstellen, dass Ihr CMS-Intranet so viel Wert wie möglich bietet.

Richtlinien festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Gute Leitplanken und Governance sind notwendig, damit Ihr Unternehmensintranet langfristig erfolgreich ist. Bestimmte Mitarbeiter, wie zum Beispiel leitende Mitglieder des HR-Teams, sollten erweiterte Berechtigungen erhalten, die ihnen Aufsicht darüber geben, wie das CMS-Intranet organisiert ist.

Es sollten auch Inhaltsrichtlinien festgelegt werden, um den Teams eine Richtung zu geben, welche Art von Informationen hinzugefügt werden sollte und wie sie geteilt werden sollten. Es ist gute Praxis, den Teams vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Arten von Inhalten zu geben. Diese erleichtern nicht nur die Aufgabe, Inhalte hinzuzufügen, sie geben auch allen Mitarbeitern ein konsistentes Erlebnis beim Konsumieren von Informationen, die im Intranet gespeichert sind.

Leistung messen

Ein CMS-Intranet ist keine kurzfristige Lösung. Es ist eine langfristige Investition, die kontinuierlich Wert liefern sollte. Deshalb ist es wichtig, klare Erfolgsmetriken festzulegen und regelmäßig über die Leistung zu berichten.

Metriken wie die tägliche Nutzung durch Mitarbeiter und die Leserraten bei wichtigen Inhalten können effektive Erfolgsmessgrößen sein. Mitarbeiterumfragen sind eine weitere Möglichkeit, um Feedback zur Wirksamkeit eines Intranets zu erhalten. Wenn Erkenntnisse auftauchen, ist es dann wichtig, schnell darauf zu reagieren, um etwaige identifizierte Probleme anzugehen.

Die Zukunft: KI-gestützte CMS-Intranets 

Die Kategorie Intranet hat in den letzten Jahren eine Wiedergeburt erfahren mit dem Aufkommen einer neuen Welle moderner CMS-Intranets. Wenn Sie Optionen vergleichen, lesen Sie unseren Artikel über die 9 besten Intranet-Softwareplattformen und -tools im Jahr 2024. Funktionen, die einst als bahnbrechend angesehen wurden, sind jetzt Standard. 

Jetzt werden die führenden CMS-Intranets von der neuesten generativen KI-Technologie unterstützt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Dinge zu tun wie in allen Inhalten ihres Intranets zu suchen und sofortige Antworten auf ihre Fragen zu erhalten sowie personalisierte Inhalte in ihrem Intranet basierend auf ihrer Rolle, ihrem Standort und ihrer letzten Aktivität zu sehen. 

Funktionen wie diese machen CMS-Intranets noch effektiver darin, Unternehmen zu helfen, den Wissensaustausch, die interne Kommunikation und die Produktivität zu verbessern. Das Mitarbeiter-Intranet von Guru ist eine moderne Lösung, die von KI unterstützt wird und mit Enterprise-AI-Such- und Wissensdatenbankfunktionen ausgestattet ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sehen Sie sich unser On-Demand-Demo-Video an.

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