Am heutigen Arbeitsplatz ist es üblich, jede Woche bis zu ein paar Stunden damit zu verbringen, nach Dokumenten, Dateien und Informationen zu suchen. Mit so viele Apps jetzt an unseren Fingerspitzen, es gibt unzählige digitale Orte, an denen wichtige Dokumente gespeichert werden könnten.

Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für den Kauf eines CMS-Intranets. Die besten CMS-Intranets bieten Unternehmen eine einfache Möglichkeit, die Dokumentation zu zentralisieren, ihren Teams eine zentrale Informationsquelle zu bieten und die interne Kommunikation zu verbessern.

In diesem Artikel erklären wir, was ein CMS-Intranet ist, welche Vorteile es hat und welche Hauptmerkmale es hat.

Definition von CMS-Intranet

Lassen Sie uns mit der Definition der Begriffe beginnen 'Intranet' und „Content Management System“ getrennt.

Ein Intranet ist eine interne Unternehmenswebsite, auf die nur Mitarbeiter dieses Unternehmens zugreifen können. Es wird verwendet, um hilfreiche Informationen zu speichern, Updates auszutauschen und Mitarbeitern den Zugriff auf Ressourcen wie Organigramme zu ermöglichen. Standardarbeitsanweisungenund Urlaubsrichtlinien. Intranets gibt es schon seit Jahrzehnten und in letzter Zeit haben sie dank modernerer, KI-gestützter Lösungen, die auf den Markt kommen, einen sprunghaften Anstieg ihrer Beliebtheit erfahren.

Also das ist was ist ein Intranet. Aber was ist mit diesen drei Buchstaben, „CMS“?

Nun, ein CMS — oder Content Management System — ist eine Art von Software, die es seinen Benutzern ermöglicht, Inhalte auf einer Website zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. CMS haben den Ruf, einfach zu bedienen und zu warten zu sein. Heutzutage verwenden die meisten Websites, die über einen Blog-Bereich verfügen, ein CMS, um ihre Artikel zu hosten (wie diese).

Was ist also vor diesem Hintergrund die Definition von „CMS-Intranet“?

Ein CMS-Intranet ist eine interne Unternehmenswebsite mit einem integrierten Content-Management-System, das es Administratoren und Benutzern ermöglicht, Inhalte einfach hochzuladen, zu ändern und zu verwalten. Unternehmen nutzen ein CMS-Intranet, um ihren Mitarbeitern eine zentrale Informationsquelle zu bieten, die Qualität der internen Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern.

Vorteile eines CMS-Intranets

CMS-Intranets bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie sind besonders attraktiv für Unternehmen, die das Engagement, die Bindung und die Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern möchten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die moderne Mitarbeiter-Intranets versprechen.

Verbessern Sie den Wissensaustausch

Angesichts der Vielzahl verschiedener Apps, die Teams heute verwalten müssen, ist es schwieriger denn je, zu verhindern, dass Wissen isoliert wird. Und wenn das passiert, führt dies zu einer Verringerung der Zusammenarbeit und einer Zunahme von sich wiederholenden Fragen — zwei Trends, die dazu führen können, dass das Wachstum eines Unternehmens stagniert.

Ein CMS-Intranet bietet allen Mitarbeitern einen Ort, an dem sie Wissen speichern, teilen und finden können. Dadurch kann es Silos aufbrechen und eine nahtlose Wissensverteilung zwischen Teams ermöglichen.

Bessere interne Kommunikation

Wenn uns die letzten Jahre etwas gelehrt haben, dann ist es, dass Veränderungen ständig — und unvermeidlich — sind. Ohne eine starke interne Kommunikation ist es unmöglich, ein Unternehmen durch turbulente Zeiten wie diese zu führen. Änderungen an Strategien, Richtlinien und Produkten müssen allen Mitarbeitern schnell und klar mitgeteilt werden.

Ein Unternehmensintranet bietet dafür eine effektive Möglichkeit. Es gibt Führungsteams die Möglichkeit, ein Update an alle Mitarbeiter zu senden und die Engagement-Raten in Echtzeit zu sehen. Auf diese Weise wissen sie, dass die von ihnen geteilten Nachrichten aufgenommen und gesehen wurden und dass wahrscheinlich darauf reagiert wird.

Verbessern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter

Das Engagement der Mitarbeiter war in den letzten Jahren rückläufig, und es zu verbessern, hat für viele Personalleiter oberste Priorität. Es gibt viele Tools, die eine sofortige Steigerung der Engagement-Raten versprechen, aber nur wenige sind so effektiv wie ein weit verbreitetes, gut verwaltetes CMS-Intranet.

Wenn Mitarbeiter die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, leicht finden, regelmäßig von Führungskräften auf dem Laufenden gehalten werden und sinnvoll mit ihren Kollegen interagieren können — auch mit denen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen —, werden sie sich wahrscheinlich deutlich engagierter fühlen.

Höhere Effizienz

Wenn Unternehmen keine einfache Möglichkeit bieten, auf wichtige Informationen zuzugreifen, ist das ein Rezept für Ineffizienz. Mitarbeiter können jede Woche Stunden damit verbringen, nach dem zu suchen, was sie benötigen, und klopfen oft einem Teamkollegen auf die Schulter, was wiederum den Teamkollegen verlangsamt. Muster wie dieses verstärken sich im Laufe der Zeit und führen zu einem Rückgang der Effizienz.

Mit einem gut gepflegten Mitarbeiter-Intranet wissen die Mitarbeiter jedoch genau, wo sie die benötigten Informationen finden müssen. Und sie unterbrechen ihre Kollegen nicht mit Fragen. Das Ergebnis ist eine unternehmensweite Effizienzsteigerung.

Höhere Retentionsraten

Recherche von Forrester hat gezeigt, dass der fehlende Zugang zu wertvollen Informationen die Hauptursache für Burnout ist. Und wenn Mitarbeiter ausgebrannt sind, besteht für sie ein hohes Kündigungsrisiko.

Ein Unternehmensintranet bietet Mitarbeitern eine zentrale Informationsquelle und die Möglichkeit, mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten, und kann so dazu beitragen, Burnout zu verhindern und die Bindungsraten hoch zu halten.

So implementieren Sie ein CMS-Intranet

Inzwischen sind Sie vielleicht begeistert von dem Gedanken, die vielen Vorteile zu genießen, die ein CMS-Intranet zu bieten hat. Also solltest du! Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass jedes Softwareprodukt nur dann effektiv ist, wenn es von den vorgesehenen Benutzern verwendet wird.

Der Weg zur Einführung beginnt mit einer erfolgreichen Implementierung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die bei der Implementierung eines neuen Intranets zu beachten sind.

Definiere Erfolg

Bevor Sie mit einem Unternehmensintranet beginnen, müssen Sie unbedingt klar definieren, welche Herausforderung Sie lösen möchten und wie Erfolg aussieht.

Wenn das Problem in einer schlechten internen Kommunikation liegt, ist es wichtig, dass das von Ihnen gewählte CMS-Intranet über die Funktionen verfügt, mit denen dieses Problem behoben werden kann. Wenn das Problem Ihres Unternehmens ein mangelnder Wissensaustausch ist, ist es ebenfalls möglich, dass ein anderes Produkt — wie ein KI-Suchtool für Unternehmen oder Wiki—ist eine bessere Option.

Die klare Definition einer Erfolgsvision ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Kauf eine positive Investition wird.

Benutzer schulen und einbinden

Es reicht nicht aus, ein CMS-Intranet einfach einzurichten und zu vergessen. Es ist wichtig, einen klaren Onboarding-Prozess zu skizzieren, der allen Mitarbeitern den benötigten Zugriff gewährt, ihnen zeigt, wie sie das neue Produkt verwenden, und idealerweise von ihnen verlangt, dass sie bestimmte Aufgaben wie die Veröffentlichung von Inhalten oder die Aktualisierung ihres Profils erledigen. On-Demand-Schulungsvideos, Live-Workshops und Sprechstunden mit Administratoren sind allesamt effektive Mittel, um Mitarbeitern zu helfen, sich mit einem neuen Intranet vertraut zu machen.

Ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess für bestehende und neue Mitarbeiter stellt sicher, dass Ihr CMS-Intranet so viel Wert wie möglich bietet.

Richtlinien festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Gute Leitplanken und gute Unternehmensführung sind erforderlich, damit Ihr Unternehmensintranet langfristig erfolgreich ist. Bestimmte Mitarbeiter, wie zum Beispiel leitende Mitarbeiter der Personalabteilung, sollten erweiterte Berechtigungen erhalten, die ihnen einen Überblick über die Organisation des CMS-Intranets geben.

Es sollte auch Inhaltsrichtlinien geben, die den Teams Anweisungen geben, welche Art von Informationen hinzugefügt werden sollten und wie sie geteilt werden sollten. Es empfiehlt sich, den Teams vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Arten von Inhalten an die Hand zu geben. Diese erleichtern nicht nur das Hinzufügen von Inhalten, sondern bieten allen Mitarbeitern auch ein einheitliches Erlebnis, wenn sie im Intranet gespeicherte Informationen nutzen.

Leistung messen

Ein CMS-Intranet ist keine kurzfristige Lösung. Es ist eine langfristige Investition, die kontinuierlich einen Mehrwert bieten sollte. Daher ist es wichtig, klare Erfolgskennzahlen zu haben und regelmäßig über die Leistung zu berichten.

Kennzahlen wie die tägliche Nutzung durch Mitarbeiter und die Leseraten wichtiger Inhalte können effektive Erfolgskennzahlen sein. Mitarbeiterbefragungen sind eine weitere Möglichkeit, Feedback zur Effektivität eines Intranets zu erhalten. Wenn Erkenntnisse gewonnen werden, ist es wichtig, schnell darauf zu reagieren, um alle erkannten Probleme zu lösen.

Die Zukunft: KI-gestützte CMS-Intranets

Die Intranet-Kategorie hat in den letzten Jahren mit dem Aufkommen einer neuen Welle moderner CMS-Intranets eine Wiedergeburt erlebt. Wenn Sie Optionen vergleichen, lesen Sie unseren Artikel über Die 9 besten Intranet-Softwareplattformen und -tools im Jahr 2024. Funktionen, die einst als topaktuell galten, sind zu einem festen Bestandteil geworden.

Jetzt werden die führenden CMS-Intranets mit der neuesten generativen KI-Technologie betrieben. Auf diese Weise können Mitarbeiter beispielsweise alle Inhalte in ihrem Intranet durchsuchen und sofort Antworten auf ihre Fragen erhalten und personalisierte Inhalte in ihrem Intranet sehen, die auf ihrer Rolle, ihrem Standort und ihren letzten Aktivitäten basieren.

Funktionen wie diese machen CMS-Intranets umso effektiver, um Unternehmen dabei zu unterstützen, den Wissensaustausch, die interne Kommunikation und die Produktivität zu verbessern. Das Mitarbeiter-Intranet von Guru ist eine moderne Lösung, die auf KI basiert und mit KI-Such- und Wissensdatenbankfunktionen für Unternehmen ausgestattet ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie sich unser Demo-Video auf Abruf an.

‍