Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement (WM) ist der Prozess der Organisation, Erstellung, Nutzung und des Teilens kollektiven Wissens innerhalb einer Organisation. Erfolgreiches Wissensmanagement umfasst die Pflege von Informationen an einem Ort, der leicht zugänglich ist, wie ein Wiki oder Mitarbeiter-Intranet.

Unabhängig von dem Tool, das Sie wählen, sind nur wenige Initiativen in der Lage, tatsächlich zu transformieren, wie eine Organisation funktioniert, und Wissensmanagement ist eine davon.

Arten des Wissensmanagements

Wissen ist eines der wertvollsten Vermögenswerte Ihrer Organisation. Das Speichern, Wachsen und Teilen dieses Wissens ist entscheidend für jedes Unternehmen.

Wenn man es aus dieser Perspektive betrachtet, umfasst die Bedeutung des Wissensmanagements den Prozess, der Ihnen hilft, Wissen zu erwerben, zu organisieren und zu teilen:

• Explizites Wissen (Wissen, das leicht zu dokumentieren und zu teilen ist)
• ‍Implizites Wissen (angewandtes Wissen)
• Taktisches Wissen (Wissen, das aus persönlicher Erfahrung gewonnen wird)
• Deklaratives Wissen (statisches Wissen, das spezifisch für ein Thema ist)
• Prozedurales Wissen (Wissen, das auf das 'Wie' fokussiert)
• A Posteriori Wissen (subjektives Wissen, das aus individueller Erfahrung gewonnen wird)
• A Priori Wissen (Wissen, das unabhängig von Beweisen gewonnen wird)

‍Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten des Wissensmanagements.

Prozess des Wissensmanagements

Auf der höchsten Ebene ist ein Wissensmanagementprozess die Art und Weise, wie ein Unternehmen Wissen verwaltet, von seiner Erstellung über seine Organisationsmethodik bis hin dazu, wie sichergestellt wird, dass es weitergegeben wird.

1. Wissensschaffung. Die Wissensschaffung beginnt mit dem Wissenserwerb. Dieses Wissen kann aus vielen Quellen stammen, einschließlich Mitarbeitern innerhalb einer Organisation oder von externen Personen, die für Wissen oder Expertise zu einem bestimmten Thema hinzugezogen werden. Wenn Wissen erworben wird, besteht der nächste Schritt darin zu verstehen, wofür das Wissen verwendet wird, wie es angewendet wird und wo es anwendbar ist.
2. Wissen organisieren. Das Wissen muss dann in einem Wissensmanagementsystem für zukünftige Nutzung strukturiert werden. Dieses Wissen muss nicht nur organisiert werden, sondern es muss auch Sicherheitsfunktionen enthalten, damit das Wissen von autorisiertem Personal bei Bedarf abgerufen werden kann. Dieser Prozess der Wissensorganisation ist ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements, da ohne ihn Wissen unorganisiert wird und keine Struktur hat, wodurch es schwierig oder unmöglich wird, es in der Zukunft zu finden, wenn Wissen benötigt wird.
3. Wissen teilen. Der Prozess der Wissensorganisation wird durch W Wissensaustausch abgeschlossen. Dieser Wissensaustausch umfasst alles, von Wissenstraining bis Wissensaustausch, bei dem Wissen durch Wissensdiskussionen mit anderen Mitarbeitern in einer Organisation erworben oder verbessert werden kann.

All diese Aspekte arbeiten zusammen, um einen Wissensmanagementprozess zu bilden, der Zusammenarbeit und Informationsaustausch fördert.

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Wie ein Wissensmanagementsystem Organisationen hilft

Wenn eine Organisation in der Lage ist, Unternehmenswissen leicht zuzugreifen, zu teilen und zu aktualisieren, kann sie produktiver und kosteneffizienter werden. Die Fähigkeit, das richtige Wissen zur richtigen Zeit über ein robustes Wissensmanagementsystem abzurufen, informiert genaue Entscheidungen und fördert Zusammenarbeit und Innovation.

Vorteile eines Wissensmanagementsystems

Je effektiver und effizienter ein Unternehmen seine Informationen mit seinen Mitarbeitern teilt, desto besser wird das Geschäft funktionieren. Die Vorteile des Wissensmanagements umfassen:

• Schnellere Entscheidungsfindung
• Effizienter Zugang zu Wissen und Informationen
• Erhöhte Zusammenarbeit und Ideenentwicklung
• Verbesserte Kommunikation in Ihrer Organisation
• Verbesserte Qualität von Informationen und Daten
• Mehr Sicherheit für geistiges Eigentum
• Optimiertes Training

Wird Wissensmanagement die Arbeitsleistung verbessern?

Ein Bericht des McKinsey Global Institute zeigt, dass ein robustes Wissensmanagementsystem die Informationssuche um bis zu 35 Prozent reduzieren kann und die Produktivität im gesamten Unternehmen um 20 bis 25 Prozent steigert. Forschungsergebnisse von International Data Corp bekräftigen ebenfalls den Wert eines Wissensmanagementsystems und heben hervor, dass Fortune-500-Unternehmen jährlich rund 31,5 Milliarden Dollar verlieren weil sie Wissen nicht teilen.

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch der Bedarf an einem zuverlässigen Wissensdatenbank, um Ihr Geschäft effektiv zu führen, Ihre Kunden zu bedienen und den Umsatz zu steigern. Ohne ein Wissensmanagementsystem sind Ihre Mitarbeiter gezwungen, Prozesse und Informationen immer wieder zu lernen. Das ist eine ineffiziente und kostspielige Praxis. Außerdem besteht das Risiko, dass Sie diese Prozesse oder Informationen verlieren, wenn ein Wissensverantwortlicher oder ein langjähriger Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt.

Was macht ein Wissensmanager?

Ein Wissensmanager ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einfachen Zugang zu den wesentlichen Informationen haben, die sie benötigen, um produktiv zu sein. Er sorgt dafür, dass das organisatorische Gedächtnis im Unternehmen bleibt und liefert schnellere Erträge für Personen, die neue Verantwortlichkeiten übernehmen. Wissensmanagement verbessert die Rentabilität und der Wissensmanager etabliert die Prozesse und Verfahren, wie Wissen im gesamten Unternehmen gespeichert und geteilt wird. In vielen Fällen pflegen sie auch ein einzelnes Wissenssoftware. 

Wissensmanager haben eine entscheidende Rolle in daten- und wissensgetriebenen Unternehmen. Sie sind dafür verantwortlich, jedem einzelnen Mitarbeiter die Informationen zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, um gut zu arbeiten und die allgemeine Effizienz zu steigern. Es ist üblich, dass Wissensmanager den Ton für eine Kultur der Wissensspeicherung und -weitergabe in ihrer Organisation angeben, um sicherzustellen, dass das richtige Wissen die richtigen Personen ohne das Risiko von Informationsüberlastung erreicht.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Wird es gut gemacht, streamliert das Wissensmanagement das Unternehmenswissen, macht es für alle in der Organisation zugänglich und umsetzbar. Mit einem guten Wissensmanagementsystem kann Ihr gesamtes Unternehmen sich von verlorenem oder isoliertem Wissen verabschieden. Ein Unternehmen, das eine Kultur des Wissensaustauschs fördert, ist eines, das ein anpassungsfähiges, ausgerichtetes, engagiertes, resilienter und leistungsstarkes Team schafft.

1. Steigert die Effizienz und Produktivität

Denken Sie an all die Stunden, die damit verschwendet werden, in mehreren Systemen nach Informationen zu suchen. War es im Chat, in einem Dokument oder in einer E-Mail? Wenn Sie diese Informationen finden, wie können Sie wissen, dass sie korrekt sind, wenn das Unternehmenswissen über all diese Systeme verstreut ist? Und wann kommen Personen, die ständig unterbrochen werden, überhaupt dazu, die entscheidende Arbeit zu erledigen?

Ein Wissensmanagementsystem zielt darauf ab, eine einzige, zuverlässige Quelle der Wahrheit zu schaffen, wo jeder die Informationen finden kann, die er benötigt, ohne in mehreren Quellen suchen oder ständig Schlüsselpersonal mit wiederkehrenden Fragen unterbrechen zu müssen. Ein großartiges Wissensmanagement-Tool macht einen himmelhohen Unterschied in der Betriebseffizienz, spart den Service- und IT-Teams Zeit und steigert den Umsatz für die Organisation.

2. Ermöglicht informierte Entscheidungen

Entscheidungen sollten niemals in Informationssilos getroffen werden. Ein Unternehmen, das Transparenz des Wissens im gesamten Unternehmen hat, stellt sicher, dass jeder mit denselben Informationen arbeitet und auf dieselben Ziele hinarbeitet. Es verbindet alle Mitarbeiter und stellt sicher, dass sie alle Informationen haben, die sie benötigen, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen.

3. Reduziert doppelte oder veraltete Informationen

Nachdem Sie Zeit damit verbracht haben, nach Informationen zu suchen und sie schließlich gefunden haben, wie können Sie wissen, dass es die zuverlässigsten und aktuellsten Informationen sind? Wenn Unternehmensinformationen über mehrere Systeme verteilt sind, riskieren Sie, Entscheidungen zu treffen oder Informationen zu referenzieren, die nicht korrekt sind. Ein einzelner Wahrheitsquelle wie Guru schafft einen Raum, in dem zuverlässige Informationen gespeichert werden, damit Sie schneller anpassen und widerstandsfähig bleiben können, ohne das Risiko, veraltete Informationen zu verwenden.

4. Verhindert Unternehmenssilos

Gutes Wissensmanagement beseitigt das Risiko von Informationssilos und fördert eine Kultur der Transparenz und Kommunikation. Ein Informationssilo bedeutet, dass Informationen nur einer Person oder einem Team bekannt sind, wodurch andere Abteilungen möglicherweise daran gehindert werden, die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um effektiv zusammenzuarbeiten. Ein effektives Management des Wissens stellt sicher, dass jeder Zugang zu den Informationen hat, die er benötigt, um in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu arbeiten und produktiv zu bleiben.

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Welche Art von Informationen wird im Wissensmanagement erfasst?

Als Teil des Wissensmanagements erfasste Informationen können umfassen:

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Dokumente

• Unternehmenshandbücher
• Vorteilsübersicht
• Produkt-FAQs
• Urlaubszeiten
• Versionshinweise

Teamdaten

• Strategie
• Wettbewerbsanalysen
• Produktentwicklungszeitpläne
• Präsentationstaktiken
• Arbeiten in Bearbeitung
• Best Practices (wie wie Ihr Team Asana verwendet oder Ihr Change Management Prozess)

Organisatorische Daten

• Org-Charts
• Beschaffungsabläufe
• Einzelne Vertragsinformationen
• Bürostandorte und Kontaktdaten
• Markeninformationen

Organisatorische Neuigkeiten

• Medienberichte über das Unternehmen
• Updates zur Informationstechnologie (IT)
• Alle-Hände-Updates
• Bevorstehende Beförderungen
• NPS-Werte und Einblicke
• Beförderungsupdates

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Warum Wissensmanagement scheitert

In einem Artikel von 2015 für die Wall Street Journal erklärte Thomas H. Davenport, ein Experte für Geschäftsanalyse, dass es viele Gründe gibt, warum das KM historisch gescheitert ist, aber die Hauptgründe sind dreifach:

1. Wissen festhalten. Einige Mitarbeiter möchten möglicherweise Wissen horten um eine bestimmte Position oder Wichtigkeit innerhalb eines Unternehmens aufrechtzuerhalten, während andere vielleicht einfach keine Zeit, kein Interesse oder keinen Ort haben, um es zu teilen. In all diesen Fällen wird das Wissen nicht dokumentiert, was bedeutet, dass es nicht weit verbreitet werden kann.
2. Die Suche ist zeitaufwendig. Wenn Unternehmen keine einzelne Wahrheitsquelle haben, können Informationen über zu viele verschiedene Apps verstreut sein. Wenn ein Mitarbeiter nicht weiß, wo er suchen soll oder an zu vielen Orten nach einer Antwort suchen muss, könnte er einfach aufhören zu suchen und anfangen, sich auf Kollegen zu verlassen, um schnell Antworten zu erhalten.
3. Informationen sind veraltet. Wenn Wissensmanagementprozesse hauptsächlich zur Dokumentenspeicherung anstatt zur Wissensanwendung verwendet werden, verbreiten alte Informationen sich und machen die Suche nach der richtigen Antwort äußerst schwierig. In diesem Fall hören die Mitarbeiter wieder auf, sich auf die Wissensdatenbank zu verlassen.

Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement

Wie kann Wissensmanagement das Lernen in der Organisation fördern?

Wissensmanagement kann das organisatorische Lernen fördern, indem es eine wissensgesteuerte Kultur schafft, in der Neugier und Offenheit für neue Informationen ein zentraler Bestandteil der Betriebsstruktur eines Unternehmens sind.

Wie kann Wissensmanagement implementiert werden?

Wissensmanagement kann implementiert werden, indem Change-Management Methoden verwendet werden, um eine Wissensdatenbank auszuwählen, Erfolgsmetriken festzulegen und eine hohe Akzeptanz zu fördern.

Wer ist für das Wissensmanagement verantwortlich?

Wer für das Wissensmanagement verantwortlich ist, hängt von der Struktur und Größe des Unternehmens ab. In kleineren Unternehmen kann es die Verantwortung aller sein, die Wissensdatenbank zu pflegen und eine gute Nutzung zu fördern, während große Unternehmen möglicherweise entscheiden, einen dedizierten Wissensmanager einzustellen.

Was ist der Wissensmanagementzyklus?

Der Zyklus des Wissensmanagements ist der Prozess, durch den Wissen erfasst, verarbeitet und verteilt wird.

Welche Auswirkungen hat das Wissensmanagement auf die organisatorische Leistung?

Wenn es richtig implementiert wird, kann die Auswirkung des Wissensmanagements auf die organisatorische Leistung von enormem Nutzen sein. In der Forschung zu wissensbasierten Unternehmen, die KM im Zentrum ihrer Kulturen halten, haben 94% ihre Wachstumsprognosen von 2019 erreicht oder übertroffen.

Werkzeuge des Wissensmanagements

Hier sind einige großartige Beispiele für Wissensmanagementsysteme:

Dokumentenmanagementsysteme

Diese Systeme fungieren als zentrale digitale Aktenschränke für Unternehmensdokumente. Sie erleichtern das Abrufen von Dokumenten, unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessern den Workflow. Zusätzlich, wenn ein Dokumentenmanagementsystem mit Passwörtern und Backupverfahren ausgestattet ist, wird die Dokumentensicherheit erhöht, aber nicht vollständig vor unbefugtem Zugriff geschützt. Viele typische Dokumentenmanagementsysteme haben Funktionseinschränkungen, sodass Anpassungen der Kosten erhöhen können. Diese Art von System erfasst oder analysiert Daten nicht automatisch.

Inhaltsmanagementsysteme

‍Inhaltsmanagementsysteme sind ähnlich wie Dokumentenmanagementsysteme, speichern aber zusätzlich Audio, Video und andere Medientypen neben Dokumenten.

Datenbanken

Eine Datenbank ist eine Computeranwendung, die es Menschen ermöglicht, Daten zu erfassen, zu speichern, zu analysieren und zu interagieren. Daten, die in Datenbanken gespeichert sind, können sehr sicher sein, da das System Manipulationen verbietet. Sie können jedoch volatil sein und sind oft teuer in der Planung und Einrichtung. Sie erfordern auch ein hohes Maß an Fähigkeiten, um sie zu nutzen und zu warten. Sie erfordern auch ein hohes Maß an Fähigkeiten, um sie zu verwenden und zu warten.

Datenlager

Diese unternehmensweiten Systeme ziehen Daten aus verschiedenen Teilen Ihrer Organisation und können sehr effektiv für Berichterstattung und Analyse sein. Sie speichern aktuelle sowie historische Daten und transformieren Daten in bedeutungsvolle Informationen. Datenlager sind jedoch typischerweise wartungsintensive Systeme, die eine komplexe Integration erfordern, um eine einheitliche Sicht auf die Daten zu bieten.

Intranets

Diese privaten Computernetzwerke, die auf durchsuchbaren Plattformen aufgebaut sind, können eine leicht zugängliche Ressource für Informationen bieten, die die Zusammenarbeit und soziale Vernetzung innerhalb Ihres Unternehmens verbessern. Aber traditionelle Intranets haben einige Risiken, darunter den einfachen Zugriff durch unbefugte Personen. Sehen Sie, warum Guru die beste Wahl für ein modernes Mitarbeiter-Intranet ist.

Wikis

Diese Webseiten sind einfach zu bedienende kollaborative Werkzeuge die es jedem ermöglichen, Informationen an einem zentralen Ort zu veröffentlichen und zu speichern. Sie können gute Orte sein, um Geschäftsdokumente oder Produktkataloge zu pflegen. Da sie jedoch offen bearbeitet werden können, enthalten Wikis oft falsche Informationen. Darüber hinaus sind sie nicht optimiert, um zu zeigen, welche Informationen darin angesehen oder verwendet werden oder wo Wissenslücken bestehen.

Soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke ermöglichen es Menschen, sich miteinander zu verbinden, Gruppen beizutreten, Informationen beizutragen und Probleme zu diskutieren, die sie interessieren. Soziale Netzwerke können das organisatorische Wissen beeinflussen. Wissensmanagementsysteme können soziale Netzwerke nutzen, um Wissen zu identifizieren, zu dokumentieren und zu übertragen.

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Wissensmanagementstrategien, die die Produktivität steigern

Es gibt drei Hauptstrategien des Wissensmanagements, um die Produktivität zu steigern:

Machen Sie es einfach, Wissen zu teilen

Schaffen Sie eine Kultur, in der Mitarbeiter Wissen freiwillig miteinander teilen, anstatt es für sich zu behalten. Dies geschieht durch die Implementierung von Wissensmanagement-Tools, die es ermöglichen, Wissen leicht zu finden und darauf zuzugreifen.

Erstellen Sie wiederholbare Prozesse

Lass die Mitarbeiter nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn sie wichtiges Wissen teilen müssen. Sich auf Vorlagen und andere leicht teilbare und bearbeitbare Dokumente zu verlassen, macht das Teilen von Wissen noch effektiver und einfacher.

Anreize zur Wissensschaffung

Belohnen Sie diejenigen, die am meisten Wissen beitragen. Die Implementierung von Wissensmanagement-Tools, die es den Beitragenden erleichtern, Anerkennung zu erlangen, kann helfen, mehr Menschen zu ermutigen, Wissen beizutragen.

Hohe Nutzung fördern

Fragen zu stellen ist in Ordnung, aber wenn Mitarbeiter nur Kollegen unterbrechen, um Antworten zu bekommen, anstatt die Wissensdatenbank zu konsultieren, sollten Sie sanfte Erinnerungen anbringen, die die Mitarbeiter daran erinnern, die KB zu überprüfen, bevor sie fragen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Gesamteffizienz.

Gemeinsam verbessern diese Strategien den Informationszugang für alle Mitarbeiter und Abteilungen, was zu einer Kultur der Offenheit und Neugier führt.

Macht die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens Sie produktiver – oder weniger? Folge diesem einfachen Flussdiagramm, um herauszufinden, wo du auf dem Spektrum liegst, und entdecke dann, was die Ergebnisse bedeuten.

Anwendungsfälle für Wissensmanagement

Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle für Wissensmanagement:

Mitarbeitereingliederung

Neue Mitarbeiter benötigen sehr schnell viele Informationen, um effektive Mitglieder der Organisation zu werden. Ein Wissensmanagementsystem kann sofortige Antworten liefern, sodass jeder vom ersten Tag an auf dem gleichen Stand ist, Frustration reduziert und die Schulungszeit verkürzt wird. Sehen Sie, wie Guru die Mitarbeitereingliederung beschleunigt.

Interne Kommunikation und Updates

Gutes Wissensmanagement kann die Zusammenarbeit fördern, indem es das Chatgeräusch reduziert. Indem du KM nutzt, um einen bestimmten Ort zu schaffen, um Fragen zu stellen und zu beantworten und Updates bereitzustellen, gibst du allen die Freiheit, effizienter zu sein. Sieh, wie Guru interne Kommunikationsprobleme löst.

Optimierter Kundenservice

Da eine der Hauptmetriken im Kundenservice die Bearbeitungszeit von Tickets ist, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genau dann und dort auf die benötigten Informationen zugreifen können. Hören Sie auf, Kunden in der Warteschleife zu halten oder Tickets für Tage (oder Wochen) offen zu lassen, während die Mitarbeiter die Person mit der richtigen Antwort ausfindig machen. Lassen Sie diese Person es einmal für alle bereitstellen. Sehen Sie, wie Guru Marken dabei hilft, herausragende Kundenerlebnisse zu schaffen.

Produktaktualisierung

Alle auf dem neuesten Stand der wichtigsten Änderungen und Aktualisierungen Ihres Produkts zu halten, erfordert eine optimierte Lösung, die für alle zugänglich ist. Dein Wissensmanagementsystem sollte unternehmensweit verfügbar sein, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was verfügbar ist und wann. Sieh, wie Guru alle auf die Produktentwicklung ausgerichtet hält.

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