Czym jest zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą (KM) to proces organizowania, tworzenia, używania i dzielenia się zbiorową wiedzą w organizacji. Skuteczne zarządzanie wiedzą obejmuje gromadzenie informacji w miejscu, gdzie łatwo je uzyskać, takim jak wiki lub intranet dla pracowników.

Bez względu na wybrane narzędzie, tylko nieliczne inicjatywy mogą naprawdę zmienić sposób działania organizacji, a zarządzanie wiedzą jest jedną z nich.

Rodzaje zarządzania wiedzą

Wiedza jest jednym z najbardziej cennych zasobów Twojej organizacji. Przechowywanie, wzbogacanie i dzielenie się tą wiedzą jest kluczowe dla każdej firmy.

Patrząc na to z tej perspektywy, znaczenie zarządzania wiedzą obejmuje proces, który pomaga Ci nabywać, organizować i udostępniać:

• Wiedza jawna (wiedza, którą łatwo spisać i podzielić się nią)
• ‍Wiedza implicytna (wiedza stosowana)
• Wiedza tacitna (wiedza zdobyta z osobistego doświadczenia)
• Wiedza deklaratywna (statyczna wiedza specyficzna dla tematu)
• Wiedza proceduralna (wiedza dotycząca 'jak')
• Wiedza a posteriori (subiektywna wiedza zdobyta z osobistego doświadczenia)
• Wiedza a priori (wiedza zdobyta niezależnie od dowodów)

‍Dowiedz się więcej o różnych rodzajach zarządzania wiedzą.

Proces zarządzania wiedzą

Na najwyższym poziomie proces zarządzania wiedzą to sposób, w jaki firma zarządza wiedzą, od jej stworzenia przez metodologię organizacji, aż po to, jak zapewnia, że jest ona nadal udostępniana.

1. Tworzenie wiedzy. Tworzenie wiedzy zaczyna się od pozyskiwania wiedzy. Ta wiedza może pochodzić z wielu źródeł, w tym z pracowników w organizacji lub z zewnętrznych osób, które są angażowane w celu uzyskania wiedzy lub doświadczenia w danym temacie. W miarę nabywania wiedzy, kolejnym krokiem jest zrozumienie, do czego wiedza będzie używana, jak będzie zastosowana i gdzie się nadaje.
2. Organizacja wiedzy. Wiedza musi być następnie uporządkowana w systemie zarządzania wiedzą do dalszego użytku. Ta wiedza musi być nie tylko zorganizowana, ale także musi zawierać funkcje zabezpieczeń, aby mogła być dostępna dla upoważnionego personelu w razie potrzeby. Proces organizowania wiedzy jest ważnym elementem zarządzania wiedzą, ponieważ bez niego wiedza staje się niestrukturalna i nie ma porządku, co utrudnia lub uniemożliwia jej znalezienie w przyszłości, gdy będzie potrzebna. Współdzielenie wiedzy.
3. Dzielenie się wiedzą. Proces organizowania wiedzy kończy się na współdzieleniu wiedzy. To współdzielenie wiedzy obejmuje wszystko, od szkoleń z wiedzy po wymianę wiedzy, gdzie wiedza może być zdobyta lub wzbogacona dzięki dyskusjom na temat wiedzy z innymi pracownikami w organizacji.

Wszystkie te aspekty współpracują ze sobą, tworząc proces zarządzania wiedzą, który promuje współpracę i dzielenie się informacjami.

​

Znajdź więcej informacji na temat procesów KM i dowiedz się, jak uruchomić proces zarządzania wiedzą w swojej firmie.‍

Jak system zarządzania wiedzą pomaga organizacjom

Gdy organizacja może łatwo uzyskać dostęp, dzielić się i aktualizować wiedzę biznesową, może stać się bardziej wydajna i oszczędna. Możliwość uzyskania dostępu do właściwej wiedzy we właściwym czasie, za pośrednictwem solidnego systemu zarządzania wiedzą, informuje o dokładnym podejmowaniu decyzji i stymuluje współpracę oraz innowacje.

Korzyści z systemu zarządzania wiedzą

Im skuteczniej i efektywniej firma dzieli się swoimi informacjami z pracownikami, tym lepiej będzie funkcjonować biznes. Korzyści z zarządzania wiedzą obejmują:

• Szybsze podejmowanie decyzji
• Efektywny dostęp do wiedzy i informacji
• Zwiększona współpraca i generowanie pomysłów
• Udoskonalona komunikacja w całej organizacji
• Poprawiona jakość informacji i danych
• Większe bezpieczeństwo dla własności intelektualnej
• Optymalizacja szkoleń

Czy zarządzanie wiedzą poprawi wydajność pracy?

Raport McKinsey Global Institute  wskazuje, że solidny system zarządzania wiedzą może skrócić czas wyszukiwania informacji o 35% i zwiększyć produktywność w skali całej organizacji o 20 do 25%. Wyniki zbadane przez International Data Corp również potwierdzają wartość systemu zarządzania wiedzą, podkreślając, że firmy z listy Fortune 500 tracą rocznie około 31,5 miliarda dolarów z powodu braku dzielenia się wiedzą.

W miarę rozwoju twojego przedsiębiorstwa, również wzrośnie potrzeba dostępu do wiarygodnej bazy wiedzy, aby skutecznie prowadzić biznes, obsługiwać klientów i zwiększać przychody. Bez systemu zarządzania wiedzą twoi pracownicy będą zmuszeni uczyć się i ponownie uczyć procesów i informacji. To jest nieefektywna i kosztowna praktyka. Ponadto, ryzykujesz także utratę tych procesów lub informacji, jeśli lider wiedzy lub pracownik z długoletnim stażem opuści twoją firmę.

Czym zajmuje się menedżer wiedzy?

Menedżer wiedzy jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do niezbędnych informacji, których potrzebują, aby być produktywnymi. Zapewnia, że pamięć organizacyjna pozostaje w firmie i skraca czas, w którym osoby podejmujące nowe obowiązki uzyskują wartość. Zarządzanie wiedzą poprawia rentowność, a menedżer wiedzy ustala procesy oraz procedury dotyczące tego, jak wiedza jest przechowywana i udostępniana w całej organizacji. W wielu przypadkach zarządzają oni także jednolitą bazą wiedzy. 

Menedżerowie wiedzy odgrywają kluczowe role w firmach zorientowanych na dane i wiedzę. Są na czołowej pozycji w dostarczaniu każdemu pracownikowi informacji niezbędnych do efektywnej pracy i zwiększenia ogólnej efektywności. To powszechne, że zarządcy wiedzy nadają ton kulturze przechowywania i dzielenia się wiedzą w całej organizacji, upewniając się, że odpowiednia wiedza dociera do odpowiednich osób bez ryzyka przeciążenia informacyjnego. 

Dlaczego zarządzanie wiedzą jest ważne?

Zarządzanie wiedzą, realizowane w sposób właściwy, upraszcza wiedzę firmy, czyniąc ją dostępną i wykonalną dla wszystkich w organizacji. Dzięki dobremu systemowi zarządzania wiedzą, cała twoja firma może pożegnać się z utraconą lub zweryfikowaną informacją. Firma, która sprzyja kulturze dzielenia się wiedzą, to taka, która tworzy zespół elastyczny, zgrany, zaangażowany, odporny i dobrze funkcjonujący. 

1. Zwiększa efektywność i wydajność

Pomyśl o wszystkich godzinach straconych na wyszukiwanie w wielu systemach w poszukiwaniu potrzebnych informacji. Czy to było w czacie, dokumencie, czy w e-mailu? Kiedy znajdziesz te informacje, jak możesz wiedzieć, że są one poprawne, gdy wiedza firmy jest rozproszona w tych wszystkich systemach? A kiedy ludzie, którzy są ciągle przerywani, rzeczywiście wykonują kluczowe zadania? 

System zarządzania wiedzą ma na celu stworzenie jednego, wiarygodnego źródła prawdy, gdzie wszyscy mogą znaleźć potrzebne informacje bez przeprowadzania wielu wyszukiwań w różnych źródłach lub ciągłego przerywania kluczowego personelu powtarzającymi pytaniami. Świetne narzędzie do zarządzania wiedzą znacząco wpływa na efektywność operacyjną, oszczędzając czas zespołów serwisowych i IT, a także generując więcej przychodów dla organizacji.

2. Umożliwia podejmowanie poinformowanych decyzji

Decyzje nie powinny być podejmowane w silosach informacyjnych. Firma, która ma transparentność wiedzy w całej organizacji, zapewnia, że wszyscy pracują z tymi samymi informacjami i dążą do tych samych celów. Łączy to wszystkich pracowników, upewniając się, że mają wszystkie informacje potrzebne do podejmowania najlepszych możliwych decyzji. 

3. Redukuje zduplikowane lub przestarzałe informacje

Po tym jak spędziłeś czas na szukaniu informacji i w końcu je znalazłeś, jak możesz wiedzieć, że to są najbardziej wiarygodne i aktualne informacje? Kiedy informacje firmy przechowuje się w wielu systemach, ryzykujesz podejmowanie decyzji lub odwoływanie się do informacji, które nie są dokładne. Jedno źródło prawdy jak Guru tworzy przestrzeń, w której może mieszkać wiarygodna informacja, abyś mógł szybciej dostosować się i pozostać odpornym, nie ryzykując używania nieaktualnych informacji.

4. Zapobiega silosom w firmie

Dobre zarządzanie wiedzą eliminuje ryzyko silosów informacyjnych i sprzyja kulturze transparentności i komunikacji. Silo informacyjne to sytuacja, w której informacje są znane tylko jednej osobie lub zespołowi, co może uniemożliwić innym działom poznanie informacji, których potrzebują, aby efektywnie współpracować. Skuteczne zarządzanie wiedzą zapewnia, że każdy ma dostęp do wiedzy, której potrzebuje, aby działać w zgodzie z celami firmy i pozostać produktywnym.

{{cta}}

Jakie informacje są zbierane w zarządzaniu wiedzą?

Informacje zbierane w ramach zarządzania wiedzą mogą obejmować:

‍

Dokumenty

• Podręczniki firmy
• Zestawienie korzyści
• FAQ dotyczące produktu
• Kalendarze urlopowe
• Notatki wydania

Dane zespołowe

• Strategia
• Analizy konkurencji
• Terminy rozwoju produktu
• Taktyki prezentacyjne
• Prace w toku
• Najlepsze praktyki (jak jak twoja drużyna korzysta z Asany lub twój proces zarządzania zmianami)

Dane organizacyjne

• Schematy organizacyjne
• Przepływy zakupów
• Informacje o indywidualnych umowach
• Lokalizacja biura i informacje kontaktowe
• Informacje o marce

Wiadomości organizacyjne

• Wzmianki medialne o firmie
• Aktualizacje technologii informacyjnej (IT)
• Aktualizacje wszystkich pracowników
• Nadchodzące promocje
• Wyniki NPS i spostrzeżenia
• Aktualizacje promocji

‍

Dlaczego zarządzanie wiedzą zawodzi

W artykule z 2015 roku na łamach Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, ekspert w dziedzinie analityki biznesowej, wyjaśnił, że istnieje wiele powodów, dla których KM historycznie nie funkcjonowało, ale główne powody można podzielić na trzy kategorie:

1. Zatrzymywanie wiedzy. Niektórzy pracownicy mogą chcieć zatrzymywać wiedzę aby zachować szczególną pozycję lub poziom znaczenia w firmie, podczas gdy inni mogą po prostu nie mieć czasu, zainteresowania lub miejsca, aby się nią podzielić. We wszystkich tych przypadkach informacje nie są dokumentowane, co oznacza, że nie mogą być szeroko rozpowszechnione.
2. Wyszukiwanie zajmuje dużo czasu. Gdy firmy nie mają jednego źródła prawdy, informacje mogą być rozproszone w zbyt wielu różnych aplikacjach. Jeśli pracownik nie wie, gdzie szukać lub musi szukać odpowiedzi w zbyt wielu miejscach, może po prostu przestać szukać i zacząć polegać na kolegach, aby szybko uzyskali odpowiedzi.
3. Informacje są nieaktualne. Jeśli procesy zarządzania wiedzą są wykorzystywane głównie do przechowywania dokumentów zamiast do stosowania wiedzy, stara informacja się mnoży, co sprawia, że poszukiwanie właściwej odpowiedzi jest niezwykle trudne. W takim przypadku pracownicy po prostu przestają polegać na bazie wiedzy.

FAQ dotyczące zarządzania wiedzą

Jak zarządzanie wiedzą może promować uczenie się w organizacji?

Zarządzanie wiedzą może promować uczenie się w organizacji poprzez stworzenie kultury opartej na wiedzy, w której ciekawość i otwartość na nowe informacje są centralną częścią struktury operacyjnej firmy.

Jak można wdrożyć zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą można wdrożyć, stosując metody zarządzania zmianą do wyboru bazy wiedzy, ustalenia metryk sukcesu i zachęcania do dużego poziomu adopcji.

Kto odpowiada za zarządzanie wiedzą?

To, kto odpowiada za zarządzanie wiedzą, zależy od struktury i rozmiaru firmy. W mniejszych firmach może to być odpowiedzialność wszystkich, aby utrzymywać bazę wiedzy i zachęcać do jej właściwego użytkowania, podczas gdy duże przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na zatrudnienie dedykowanego menedżera wiedzy.

Czym jest cykl zarządzania wiedzą?

Cykl zarządzania wiedzą to proces, w którym wiedza jest gromadzona, przetwarzana i dystrybuowana.

Jaki wpływ na wyniki organizacyjne ma zarządzanie wiedzą?

Gdy jest prawidłowo wdrożone, zarządzanie wiedzą ma ogromnie korzystny wpływ na wydajność organizacyjną. Na przykład, w badaniach dotyczących firm opartych na wiedzy, które utrzymują KM w centrum swojej kultury, 94% osiągnęło lub przekroczyło swoje oczekiwania wzrostu na 2019 rok.

Narzędzia do zarządzania wiedzą

Oto kilka świetnych przykładów systemów zarządzania wiedzą:

Systemy zarządzania dokumentami

Te systemy działają jako scentralizowane cyfrowe szafy na dokumenty firmy. Ułatwiają odzyskiwanie dokumentów, wspierają zgodność z regulacjami i poprawiają przepływ pracy. Dodatkowo, gdy system zarządzania dokumentami jest wzbogacony o hasła i procedury tworzenia kopii zapasowych, bezpieczeństwo dokumentów jest zwiększone, ale nie jest to całkowicie zabezpieczone przed dostępem zewnętrznym. Wiele typowych systemów zarządzania dokumentami ma ograniczenia funkcjonalne, więc niestandardowe aktualizacje mogą zwiększyć koszty. Ten typ systemu nie gromadzi automatycznie danych ani ich nie analizuje.

Systemy zarządzania treścią

‍Systemy zarządzania treścią są podobne do systemów zarządzania dokumentami, ale przechowują audio, wideo i inne typy mediów oprócz dokumentów.

Bazy danych

Baza danych to aplikacja komputerowa, która pozwala ludziom gromadzić, przechowywać, analizować i interagować z danymi. Bazy danych są indeksowane w celu zwiększenia dostępności informacji. Dane przechowywane w bazach danych mogą być bardzo bezpieczne, ponieważ system zabrania manipulacji. Jednak mogą być niestabilne i często są kosztowne w projektowaniu i uruchamianiu. Wymagają również wysokiego poziomu umiejętności, aby je używać i utrzymywać.

Magazyny danych

Te systemy w skali przedsiębiorstwa pobierają dane z różnych części organizacji i mogą być bardzo skuteczne w raportowaniu i analizie. Przechowują zarówno dane bieżące, jak i historyczne, oraz przekształcają dane w znaczącą informację. Jednak magazyny danych są zwykle systemami wymagającymi wysokiej konserwacji, które wymagają złożonej integracji w celu zapewnienia spójnego widoku danych.

Intranety

Te prywatne sieci komputerowe, zbudowane na platformach do wyszukiwania, mogą zapewnić łatwo dostępne źródło informacji, które zwiększa współpracę i sieci społecznościowe w ramach Twojej firmy. Jednak tradycyjne intranety mają pewne ryzyka, w tym łatwy dostęp przez nieautoryzowane osoby. Zobacz, dlaczego Guru jest najlepszym wyborem dla nowoczesnego intranetu pracowniczego.

Wikis

Te strony internetowe są łatwymi do użycia narzędziami do współpracy pozwalającymi każdemu publikować i przechowywać informacje w centralnej lokalizacji. Mogą być dobrym miejscem do utrzymywania dokumentów biznesowych lub katalogów produktów. Jednak, ponieważ mogą być otwarcie edytowane, wikis mogą często zawierać błędne informacje. Ponadto, nie są one zoptymalizowane do wyświetlania, jakie informacje są w nich przeglądane lub używane, ani gdzie występują luki w wiedzy.

Sieci społecznościowe

Sieci społecznościowe pozwalają ludziom łączyć się ze sobą, dołączać do grup, wnosić informacje i dyskutować o interesujących ich kwestiach. Sieci społecznościowe mogą wpływać na wiedzę organizacyjną. Systemy zarządzania wiedzą mogą stosować sieci społecznościowe, aby zidentyfikować, dokumentować i transferować wiedzę.

‍

‍

Strategie zarządzania wiedzą, które napędzają wydajność

Istnieją trzy główne strategie zarządzania wiedzą, które napędzają wydajność:

Ułatwić dzielenie się wiedzą

Wytwórz kulturę, w której pracownicy swobodnie dzielą się wiedzą, zamiast ją gromadzić. Odbywa się to poprzez wdrożenie narzędzi do zarządzania wiedzą, które umożliwiają łatwe odnajdywanie i uzyskiwanie dostępu do wiedzy.

Tworzenie powtarzalnych procesów

Nie każ pracownikom wymyślać koła na nowo za każdym razem, gdy mają ważne informacje do podzielenia się. Poleganie na szablonach i innych łatwych do podzielenia się oraz edytowania dokumentach czyni dzielenie się wiedzą jeszcze bardziej skutecznym i prostym.

Zachęcanie do tworzenia wiedzy

Nagradzaj tych, którzy wnoszą najwięcej wiedzy. Wdrożenie narzędzi do zarządzania wiedzą, które ułatwiają zdobywanie uznania dla współtwórców, może pomóc w zachęceniu większej liczby osób do dzielenia się wiedzą.

Zachęcanie do dużego użycia

Zadawanie pytań jest w porządku, ale jeśli pracownicy tylko przerywają kolegom, aby uzyskać odpowiedzi, zamiast sprawdzać bazę wiedzy, zacznij tworzyć delikatne przypomnienia, aby sprawdzić KB przed pytaniem. To nie tylko oszczędza im czas, ale zwiększa ogólną wydajność.

Razem te strategie poprawiają dostęp do informacji dla wszystkich pracowników i działów, co prowadzi do kultury otwartości i ciekawości.

Czy baza wiedzy Twojej firmy sprawia, że jesteś bardziej produktywny — czy mniej? Postępuj zgodnie z tym prostym diagramem, aby dowiedzieć się, gdzie się znajdujesz na spektrum, a następnie odkryj, co oznaczają wyniki.

Przykłady zastosowania zarządzania wiedzą

Oto niektóre z najczęstszych zastosowań zarządzania wiedzą:

Wprowadzenie pracowników

Nowi pracownicy potrzebują wiele informacji, aby szybko stać się skutecznymi członkami organizacji. System zarządzania wiedzą może zapewnić natychmiastowe odpowiedzi, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie od pierwszego dnia, ograniczając frustrację i skracając czas szkolenia. Zobacz, jak Guru przyspiesza wprowadzenie pracowników.

Wewnętrzne komunikacje i aktualizacje

Dobre zarządzanie wiedzą może zwiększyć współpracę, redukując hałas w komunikacji. Korzystając z KM, aby stworzyć dedykowane miejsce do zadawania pytań i udzielania odpowiedzi oraz dostarczania aktualizacji, uwalniasz wszystkim czas, aby móc działać wydajniej. Zobacz, jak Guru rozwiązuje problemy z komunikacją wewnętrzną.

Usprawniona obsługa klienta

Ponieważ jednym z głównych mierników obsługi klienta jest czas realizacji zgłoszeń, zapewnienie, że przedstawiciele mają dostęp do informacji, których potrzebują dokładnie wtedy i tam, gdzie ich potrzebują, sprawia, że dobre zarządzanie wiedzą jest konieczne. Przestań trzymać klientów w zawieszeniu lub zostawiać zgłoszenia otwarte przez dni (lub tygodnie), podczas gdy przedstawiciele śledzą osobę z odpowiedzią, prosząc, by ta osoba podała ją wszystkim, raz. Zobacz, jak Guru pomaga markom tworzyć najlepsze w swojej klasie doświadczenia dla klientów.

Wdrażanie produktów

Utrzymywanie wszystkich na bieżąco z najnowszymi zmianami i aktualizacjami w Twoim produkcie wymaga usprawnionej rozwiązania dostępnego dla wszystkich. Twój system zarządzania wiedzą powinien być dostępny w całej firmie, aby wszyscy wiedzieli, co jest dostępne i kiedy. Zobacz, jak Guru utrzymuje wszystkich w zgodzie z rozwojem produktu.

‍

‍