What is knowledge management?

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

知識はあなたの組織にとって最も価値のある資産の一つです。 Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

この視点から見ると、知識管理の意味には、知識を取得、整理、共有するのを助けるプロセスが含まれます：

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• 手続き知識 (「どのように」の焦点を当てた知識)
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

最も高いレベルでは、知識管理プロセスは、ビジネスが知識を管理する方法、すなわち創造から組織方法論、さらにそれを共有し続ける方法までを含みます。

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. 知識が取得されると、次のステップは、どの知識がどのように使われ、どのように適用されるか、そしてそれがどこで適用可能であるかを理解することです。
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

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Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

Will knowledge management improve work performance?

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. それは非効率的で費用のかかる実践です。 Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

What does a knowledge manager do?

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. 知識管理者が組織全体で知識の保存と共有の文化のトーンを設定することは一般的であり、正しい知識が正しい人々に届き、情報過多のリスクから守られています。

Why is knowledge management important?

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. Was it in chat, a document, or email? その情報を見つけたとき、会社の知識がこれらすべてのシステムに散らばっている場合、それが正しいかどうかはどうやって分かるのでしょうか？ And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

情報を探す時間を使った後、最終的に見つけたとき、それが最も信頼できる最新の情報であるかどうかをどうやって判断することができるのでしょうか？ 会社の情報が複数のシステムに分かれていると、正確でない情報に基づいて決定を下したり、情報を参照したりするリスクがあります。 A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

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What kind of information is captured in knowledge management?

Information captured as part of knowledge management can include:

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Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

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Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. これらすべての場合において、情報が文書化されないため、広く普及させることができません。
2. Searching is time-consuming. 企業が 単一 の真実の源を欠いていると、情報は多くの異なるアプリに散在する可能性があります。 従業員がどこを見ればよいかわからない場合や、答えを得るために多くの場所を探さなければならない場合、彼らは単に探すのをやめ、同僚に迅速に答えを得ることに依存し始めるかもしれません。
3. 情報が古くなっています。 知識管理プロセスが主に文書保存のために使用され、知識の適用ではない場合、古い情報が広がり、正しい答えを探すのは非常に難しくなります。 この場合、再び、従業員は単に知識ベースへの依存をやめてしまいます。

知識管理FAQ

知識管理が組織学習を促進するにはどうすればよいですか？

ナレッジマネジメントは、ナレッジ駆動文化を作ることで組織学習を促進することができ、好奇心と新しい情報へのオープンさが会社の運営構造の中心的な部分となります。

知識管理をどのように実装できますか？

知識管理は、 変更管理 の方法を使用して、知識ベースを選択し、成功指標を設定し、高い採用を促進することによって実装できます。

知識管理は誰のものですか？

知識管理の所有者は、企業の構造と規模によります。 小規模企業では、知識ベースを維持し、良好な使用を促すために、全員の責任になることがある一方で、大企業では専任の 知識マネージャーを雇うことを決定するかもしれません。

ナレッジマネジメントサイクルとは？

知識管理サイクルは、知識がキャプチャされ、プロセスされ、配布されるプロセスです。

ナレッジマネジメントは組織のパフォーマンスにどのような影響を与えるのか？

適切に実施された場合、ナレッジマネジメントの組織パフォーマンスへの影響は非常に有益である可能性があります。 たとえば、 知識駆動企業に関する研究では、KMを文化の中心に据えた94%が2019年の成長期待を達成または超えました。

知識管理ツール

以下は、優れた知識管理システムのいくつかの素晴らしい例です：

文書管理システム

これらのシステムは、企業の文書のための中央集権的なデジタルファイリングキャビネットとして機能します。 文書の取得を容易にし、規制の順守を支援し、ワークフローを強化します。 さらに、文書管理システムにパスワードとバックアップ手順が加わると、文書のセキュリティが強化されますが、外部アクセスから完全に保護されるわけではありません。 多くの通常の文書管理システムには機能上の制限があり、カスタムアップグレードがコストを増加させる可能性があります。 この種のシステムは、データを自動的にキャプチャしたり、分析したりすることはありません。

コンテンツ管理システム

‍コンテンツ管理システム は、文書に加えて音声、動画、その他のメディアタイプを保存します。

データベース

データベースは、人々がデータをキャプチャ、保存、分析、そして対話できるコンピュータアプリケーションです。 データベースは、情報をよりアクセスしやすくするためにインデックス化されています。 データベースに保存されたデータは非常に安全である可能性があり、システムは操作を禁止します。 しかし、それらは揺れやすく、設計や設定にはコストがかかることがよくあります。 また、使用と維持には高いスキルが必要です。

データウェアハウス

これらの企業全体のシステムは、組織の異なる部門からデータを引き出し、報告や分析に非常に効果的です。 現在のデータと過去のデータの両方を保存し、データを意味のある情報に変換します。 しかし、データウェアハウスは通常、高維持費がかかり、データの統一的なビューを提供するには複雑な統合が必要です。

イントラネット

これらのプライベートコンピュータネットワークは、情報への簡単にアクセス可能なリソースを提供し、企業内でのコラボレーションやソーシャルネットワーキングを強化します。 ただし、従来の イントラネットにはいくつかのリスクがあります。無許可の人員による簡単なアクセスを含みます。 なぜGuruが現代の 従業員イントラネットの最適な選択肢であるかをご覧ください。

ウィキ

これらのウェブページは、誰でも情報を中央の場所に公開および保存することを可能にする使いやすい コラボレーティブツール です。 ビジネス文書や製品カタログを維持するには良い場所である可能性があります。 しかし、彼らは公に編集できるため、ウィキにはしばしば誤った情報が含まれることがあります。 さらに、彼らはそれらの情報がどのように表示または使用されているか、またはどこにナレッジのギャップがあるのかを示すように最適化されていません。

ソーシャルネットワーキング

ソーシャルネットワーキングは、人々が互いに接続し、グループに参加し、情報を提供し、自分たちが関心を持つ問題について議論することを可能にします。 ソーシャルネットワーキングは、組織の知識に影響を与える可能性があります。 知識管理システムは、ソーシャルネットワーキングを応用して、知識を特定、文書化、転送することができます。

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生産性を推進する知識管理戦略

生産性を高めるための主な知識管理戦略は3つあります：

知識の共有を容易にする

従業員が貴重な知識を隠すのではなく、自由に互いに共有する文化を創造します。 これは、知識を簡単に見つけてアクセスできるようにする知識管理ツールを実装することで行われます。

再現可能なプロセスを作成する

重要な知識を共有するたびに、従業員が再発明することはありません。 テンプレートや他の簡単に共有・編集できる文書を利用することで、知識共有をさらに効果的で簡単にします。

知識の創出を促進する

最も多くの知識を提供した人に報いること。 貢献者が認識を得ることを容易にする知識管理ツールを実装することで、より多くの人が知識を貢献することを奨励できます。

高い使用を促進する

質問をすることは良いことですが、従業員が知識ベースを確認する代わりに同僚に答えを得るために中断している場合、尋ねる前にKBをチェックするようにやさしいリマインダーを作り始めてください。 これは、彼らの時間を節約するだけでなく、全体の効率を高めます。

これらの戦略は、全ての従業員および部門の情報アクセスを向上させ、オープンで好奇心旺盛な文化をもたらします。

あなたの会社のナレッジベースは、あなたをより生産的にしていますか、それとも逆にそれを妨げていますか？ この簡単なフローチャートに従って、自分がどこに位置しているかを見つけ、 その後、結果が何を意味するのかを発見してください。

知識管理のユースケース

以下は、最も一般的な知識管理のユースケースのいくつかです：

従業員のオンボーディング

新しい従業員は、組織の効果的なメンバーになるために、非常に迅速に多くの情報が必要です。 知識管理システムは、瞬時に答えを提供し、全員が初日から同じページに居ることを確認し、フラストレーションを制限し、トレーニング時間を短縮できます。 Guruが 従業員のオンボーディングを迅速化する方法。

内部コミュニケーションと更新

良好な知識管理は、チャットノイズを減少させることによってコラボレーションを強化できます。 KMを使用して質問をし、答えを提供し、更新を行うための専用の場所を作ることで、すべての人により効率的に時間を自由にしています。 Guruの使い方を見てください 内部コミュニケーションの問題を解決します。

効率的な顧客サービス

主要な顧客サービスの指標の1つはチケットの完了時間ですので、担当者が必要な情報に正確にいつどこでアクセスできるかを確保することは、良好な知識管理の必需品です。 顧客を保留にしたり、代表者が正しい答えを持つ人を追跡する間、チケットを数日（または数週間）開いたままにすることはやめてください。 Guruが 優れた顧客体験を創出するのに役立ちます。

製品の有効化

全員が製品の最新の重要な変更やアップデートについて最新の情報を持つことを保証するためには、全員がアクセスできる効率的なソリューションが必要です。 あなたのナレッジマネジメントシステムは、会社全体で利用できる必要があり、すべての人が何がいつ利用可能かを知っていることを保証します。 Guruの使い方を見てください 製品開発に関する全員の整合性を保ちます。

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