Vad är kunskapshantering?

Kunskapsförvaltning (KM) är processen att organisera, skapa, använda och dela kollektiv kunskap inom en organisation. Lyckad kunskapshantering inkluderar att hålla information på en plats där den är lättillgänglig, som en wiki eller anställd intranet.

Oavsett vilket verktyg du väljer, är det bara några få initiativ som verkligen kan förändra hur en organisation fungerar, och kunskapshantering är en av dem.

Typer av kunskapshantering

Kunskap är en av din organisations mest värdefulla tillgångar. Att lagra, växa och dela dessa kunskap är avgörande för alla företag.

När man ser på det från detta perspektiv innefattar betydelsen av kunskapshantering den process som hjälper dig att förvärva, organisera och dela:

• Explicit kunskap (kunskap som är lätt att skriva ner och dela)
• ‍Implicit kunskap (tillämpad kunskap)
• Tacit kunskap (kunskap som erhållits genom personlig erfarenhet)
• Deklarativ kunskap (statisk kunskap som är specifik för ett ämne)
• Procedural kunskap (kunskap som fokuserar på 'hur')
• A Posteriori kunskap (subjektiv kunskap som erhållits från individuell erfarenhet)
• A Priori kunskap (kunskap som erhållits oberoende av bevis)

‍Lär dig mer om de olika typerna av kunskapshantering.

Kunskapshanteringsprocess

På högsta nivån är en kunskapshanteringsprocess det sätt på vilket ett företag hanterar kunskap, från dess skapelse genom dess organisationsmetodik, till hur det sedan fortsätter att se till att det delas ut.

1. Kunskapsskapande. Kunskapsskapande börjar med kunskapsförvärv. Denna kunskap kan komma från många källor, inklusive anställda inom en organisation eller externa individer som tas in för kunskap eller expertis inom ett specifikt ämne. När kunskap förvärvas är nästa steg att förstå vad kunskapen kommer att användas till, hur den kommer att tillämpas och var den är tillämplig.
2. Kunskapsorganisation. Kunskapen måste då struktureras i ett system för kunskapshantering för framtida användning. Denna kunskap måste inte bara organiseras, utan den måste också inkludera säkerhetsfunktioner så att kunskap kan nås av auktoriserad personal när det behövs. Denna kunskapsorganisationsprocess är en viktig del av kunskapshantering eftersom utan den, blir kunskapen oorganiserad och har ingen struktur, vilket gör det svårt eller omöjligt att hitta i framtiden när kunskapen behövs.
3. Kunskapsdelning. Kunskapsorganisationsprocessen avslutas med kunskapsdelning. Denna kunskapsdelning inkluderar allt från kunskapsutbildning till kunskapsutbyte, där kunskap kan förvärvas eller förbättras genom kunskapsdiskussioner med andra medarbetare i en organisation.

Alla dessa aspekter arbetar tillsammans för att utgöra en process för kunskapshantering, som främjar samarbete och informationsdelning.

​

Få en djupare förståelse av KM-processer och lär dig hur du får kunskapshanteringsprocessen att starta i ditt företag.‍

Hur ett system för kunskapshantering hjälper organisationer

När en organisation kan enkelt få åtkomst till, dela och uppdatera affärskunskap kan den bli mer produktiv och kostnadseffektiv. Förmågan att få åtkomst till den rätta kunskapen vid rätt tidpunkt, via ett robust system för kunskapshantering, informerar om exakta beslutsfattande och stimulerar samarbete och innovation.

Fördelarna med ett system för kunskapshantering

Ju mer effektivt och smidigt ett företag delar sin information med sina anställda, desto bättre kommer företaget att prestera. Fördelarna med kunskapshantering inkluderar:

• Snabbare beslutsfattande
• Effektiv åtkomst till kunskap och information
• Ökad samarbete och idéer som genereras
• Förbättrad kommunikation genom hela din organisation
• Förbättrad kvalitet på information och data
• Mer säkerhet för immateriell egendom
• Optimerad utbildning

Kommer kunskapshantering att förbättra arbetsprestationen?

En McKinsey Global Institute Raport indikerar att ett robust system för kunskapshantering kan minska tiden för informationssökning med så mycket som 35 procent och öka den organisatoriska produktiviteten med 20 till 25 procent. Resultat från International Data Corp bekräftar också värdet av ett system för kunskapshantering, som framhäver att Fortune 500-företag förlorar ungefär 31,5 miljarder dollar om året genom att inte dela kunskap.

När ditt företag växer, ökar också behovet av att få åtkomst till en pålitlig kunskapsdatabas för att effektivt driva ditt företag, betjäna dina kunder och öka intäkterna. Utan ett system för kunskapshantering kommer dina anställda att tvingas lära och lära om processer och information. Det är en ineffektiv och kostsam praxis. Dessutom kan du också riskera att förlora dessa processer eller information om en kunskapsledare eller en gammal anställd lämnar ditt företag.

Vad gör en kunskapshanterare?

En kunskapshanterare ansvarar för att säkerställa att anställda har enkel tillgång till den viktiga information de behöver för att vara produktiva. De säkerställer att den organisatoriska minnet stannar kvar inom företaget och levererar snabbare värde för personer som tar på sig nya ansvarsområden. Kunskapshantering förbättrar lönsamhet och kunskapshanteraren upprättar de processer och procedurer för hur kunskap lagras och delas inom organisationen. I många fall upprätthåller de också en enkel källa till kunskapsprogramvara. 

Kunskapshanterare har avgörande roller i datadrivna och kunskapsdrivna företag. De är ansvariga för att ge varje enskild anställd den information som behövs för att arbeta bra och öka den övergripande effektiviteten. Det är vanligt att kunskapshanterare sätter tonen för en kultur av kunskapslagring och delning inom sin organisation, och ser till att rätt kunskap når rätt personer utan risk för informationsöverbelastning. 

Varför är kunskapshantering viktigt?

Om den görs bra, strömlinjeformar kunskapshantering företagets kunskap, och gör den tillgänglig och handlingsbar för alla i organisationen. Med ett bra system för kunskapshantering kan hela ditt företag säga farväl till förlorad eller isolerad information. Ett företag som främjar en kultur av kunskapsdelning är ett som skapar ett anpassningsbart, samordnat, engagerat, motståndskraftigt och högeffektivt team. 

1. Ökar effektiviteten och produktiviteten

Tänk på alla timmar som slösas bort med att söka genom flera system för att hitta den information du behöver. Var det i chatten, ett dokument eller email? När du hittar den informationen, hur vet du att den är korrekt när företagets kunskap är spridd över alla dessa system? Och när gör folk som ständigt avbryts faktiskt nytta av arbetet? 

Ett system för kunskapshantering syftar till att skapa en enskild, pålitlig källa där alla kan gå för att hitta den information de behöver utan att behöva göra flera sökningar i flera källor eller ständigt avbryta viktig personal med upprepade frågor. Ett bra system för kunskapshantering gör en stor skillnad när det gäller operationell effektivitet, sparar tid för service- och IT-team och ökar intäkterna för organisationen.

2. Möjliggör informerat beslutsfattande

Beslut ska aldrig fattas i informationssilo. Ett företag som har kunskapsöppenhet över hela organisationen säkerställer att alla arbetar med samma information och mot samma mål. Det förenar alla anställda och ser till att de har all information de behöver för att fatta de bästa möjliga besluten. 

3. Minskar duplicerad eller föråldrad information

Efter att du har spenderat tid på att söka efter information och till slut funnit den, hur kan du avgöra om den är den mest pålitliga och senaste informationen? När företagets information finns spridd över flera system, riskerar du att fatta beslut eller hänvisa till information som inte är korrekt. En enskild källa till sanning som Guru skapar ett utrymme för pålitlig information att bo så att du kan anpassa dig snabbare och förbli motståndskraftig utan risken för att använda föråldrad information.

4. Förhindrar företags-silo

Bra kunskapshantering tar bort risken för informationssilo och uppmuntrar en kultur av öppenhet och kommunikation. En informationssilo är när information endast är känd av en person eller ett team, vilket potentiellt förhindrar andra avdelningar från att känna till den information de behöver för att samarbeta effektivt. Att hantera kunskap effektivt säkerställer att alla har tillgång till den kunskap de behöver för att arbeta i linje med företagets mål och förbli produktiva.

{{cta}}

Vilken typ av information fångas i kunskapshantering?

Information som fångas som en del av kunskapshantering kan inkludera:

‍

Dokument

• Företagsmanualer
• Fördelar uppläggning
• Produkt FAQ
• Semester kalendrar
• Release anteckningar

Team Data

• Strategi
• Konkurrentöversikter
• Tidslinjer för produktutveckling
• Presentations taktiker
• Arbeten under pågående
• Bästa praxis (som hur ditt team använder Asana eller din process för förändringshantering)

Organisationsdata

• Organisations diagram
• Inköps flöden
• Individuella kontraktsinformation
• Kontorsplats och kontaktinformation
• Varumärkesinformation

Organisations nyheter

• Företags medie nämner
• Informationsteknologiska (IT) uppdateringar
• Allhands uppdateringar
• Kommande kampanjer
• NPS-poäng och insikter
• Kampanjuppdateringar

‍

Varför kunskapshantering misslyckas

I en 2015-artikel för Wall Street Journal förklarade Thomas H. Davenport, en expert på affärsanalys, att det finns många skäl till varför KM historiskt har misslyckats, men de huvudsakliga orsakerna är trefaldiga:

1. Hålla fast vid kunskap. Vissa anställda kanske vill hindra kunskapen för att upprätthålla en viss position eller nivå av betydelse inom ett företag, medan andra kanske bara inte har tid, intresse eller plats att dela det. I alla dessa fall dokumenteras information inte, vilket innebär att den inte kan spridas brett.
2. Sökningen tar tid. När företag saknar en enkelt och korrekt informationskälla, kan information spridas över för många olika appar. Om en anställd inte vet vart de ska titta eller behöver leta på för många ställen efter ett svar, kan de helt enkelt sluta leta och börja förlita sig på kollegor för att snabbt få svar.
3. Informationen är föråldrad. Om kunskapshanteringsprocesserna främst används för dokumentlagring istället för kunskapsanvändning, prolifererar gammal information vilket gör det mycket svårt att hitta rätt svar. I detta fall slutar återigen anställda helt att förlita sig på kunskapsbasen.

Vanliga frågor om kunskapshantering

Hur kan kunskapshantering främja organisatoriskt lärande?

Kunskapsförvaltning kan främja organisatoriskt lärande genom att skapa en kunskapsdriven kultur, där nyfikenhet och öppenhet för ny information är en central del av företagets verksamhetsstruktur.

Hur kan kunskapshantering implementeras?

Kunskapshantering kan implementeras genom att använda förändringshantering metoder för att välja en kunskapsbas, sätta framgångsmått och uppmuntra hög användning.

Vem äger kunskapshanteringen?

Vem som äger kunskapshanteringen beror på företagets struktur och storlek. I mindre företag kan det vara allas ansvar att underhålla kunskapsbasen och uppmuntra bra användning, medan stora företag kan besluta att anställa en dedikerad kunskapshanterare.

Vad är kunskapsförvaltningscykeln?

Kunskapshanteringscykeln är processen genom vilken kunskap fångas, bearbetas och distribueras.

Vilken inverkan har kunskapsförvaltning på organisatorisk prestation?

När den tillämpas korrekt kan kunskapsförvaltningens inverkan på organisatorisk prestation vara enormt fördelaktig. Till exempel, i forskningen om kunskapsdrivna företag, som håller KM i kärnan av sina kulturer, uppnådde 94% av dem sina tillväxtförväntningar för 2019 eller överträffade dem.

Verktyg för kunskapshantering

Här är några fantastiska exempel på system för kunskapshantering:

Dokumenthanteringssystem

Dessa system fungerar som centraliserade digitala arkiv för företagsdokument. De gör det enkelt att hämta dokument, stödjer regleringskompatibilitet och förbättrar arbetsflödet. Dessutom, när ett dokumenthanteringssystem förbättras med lösenord och backupförfaranden, ökar säkerheten för dokument, men skyddas inte helt från extern åtkomst. Många typiska dokumenthanteringssystem har funktionalitetsbegränsningar så anpassade uppgraderingar kan öka kostnaderna. Denna typ av system fångar eller analyserar inte automatiskt data.

Innehållshanteringssystem

‍Innehållshanteringssystem är liknande dokumenthanteringssystem, men lagrar ljud, video och andra mediatyper utöver dokument.

Databaser

En databas är ett datorprogram som låter människor fånga, lagra, analysera och interagera med data. Databaser är indexerade för att göra information mer tillgänglig. Data lagrad i upplysningar kan vara mycket säker eftersom systemet förbjuder manipulation. Men de kan vara volatila och är ofta kostsamma att designa och sätta upp. De kräver också en hög nivå av skicklighet för att använda och underhålla.

Data lager

Dessa system över hela företaget hämtar data från olika delar av din organisation och kan vara mycket effektiva för rapportering och analys. De lagrar aktuella, såväl som historiska data och omvandlar data till meningsfull information. Men datalager är vanligtvis system som kräver hög underhåll och behöver komplex integration för att ge en enhetlig bild av datan.

Intranät

Dessa privata datornätverk byggda på sökbara plattformar kan ge en lättillgänglig resurs för information som förbättrar samarbete och socialt nätverkande inom ditt företag. Men traditionella intranät har vissa risker, inklusive enkel tillgång för obehörig personal. Se varför Guru är det bästa valet för ett modernt anställd intranät.

Wikis

Dessa webbsidor är lätta att använda samarbetsverktyg som gör att vem som helst kan publicera och lagra information på en central plats. De kan vara bra platser att hålla affärsdokument eller produktkataloger. Men eftersom de kan redigeras öppet, kan wikis ofta innehålla felaktig information. Dessutom är de inte optimerade för att visa vilken information inom dem som visas eller används eller var kunskapsluckor finns.

Socialt nätverkande

Socialt nätverkande gör att människor kan koppla ihop sig med varandra, gå med i grupper, bidra med information och diskutera frågor de är intresserade av. Socialt nätverkande kan påverka organisatorisk kunskap. Kunskapshanteringssystem kan använda socialt nätverkande för att identifiera, dokumentera och överföra kunskap.

‍

‍

Strategier för kunskapshantering som driver produktivitet

Det finns tre huvudstrategier för kunskapshantering för att driva produktivitet:

Gör det lätt att dela kunskap

Skapa en kultur där anställda fritt delar kunskap med varandra istället för att hämta den. Detta görs genom att implementera verktyg för kunskapshantering som gör att kunskapen enkelt kan hittas och nås.

Skapa upprepningsbara processer

Låt inte anställda uppfinna hjulet på nytt varje gång de har viktig kunskap att dela. Att förlita sig på mallar och andra lättdelade och redigerbara dokument gör kunskapsdelning ännu mer effektiv och enkel.

Incentivisera kunskapskapande

Belöna dem som bidrar med mest kunskap. Implementering av verktyg för kunskapshantering som gör det lätt för bidragsgivare att få erkännande kan hjälpa till att uppmuntra fler att bidra med kunskap.

Uppmuntra hög användning

Att ställa frågor är okej, men om anställda bara avbryter kollegor för att få svar istället för att kolla kunskapsbasen, börja skapa vänliga påminnelser att kolla KB innan de frågar. Detta sparar inte bara tid för dem utan ökar också den övergripande effektiviteten.

Tillsammans förbättrar dessa strategier informationsåtkomsten för alla anställda och avdelningar vilket resulterar i en kultur av öppenhet och nyfikenhet.

Gör företagets kunskapsbas dig mer produktiv — eller mindre? Följ detta enkla flödesschema för att ta reda på var du ligger på spektrumet, och upptäck sedan vad resultaten betyder.

Användningsfall för kunskapshantering

Här är några av de vanligaste användningsfallen för kunskapshantering:

Onboarding av anställda

Nya anställda behöver mycket information mycket snabbt för att bli effektiva medlemmar av organisationen. Ett system för kunskapshantering kan ge omedelbara svar, och säkerställa att alla är på samma sida från dag ett, vilket begränsar frustration och minskar utbildningstiden. Se hur Guru snabbar upp onboarding av anställda.

Intern kommunikation och uppdateringar

God kunskapshantering kan förbättra samarbetet genom att minska chattbrus. Genom att använda KM för att skapa en dedikerad plats för att ställa och besvara frågor och ge uppdateringar frigör du allas tid för att bli mer effektiva. Se hur Guru löser problem med intern kommunikation.

Strömlinjeformad kundservice

Eftersom en av de främsta kundservicemåtten är tid för att slutföra ärenden, gör det att säkerställa att representanter har tillgång till den information de behöver exakt när och var de behöver den till god kunskapshantering ett måste. Sluta sätta kunder på hold eller lämna ärenden öppna i flera dagar (eller veckor) medan representanter letar efter personen med rätt svar genom att låta den personen ge det till alla, en gång. Se hur Guru hjälper varumärken att skapa kundupplevelser i världsklass.

Produktmöjliggörande

Att hålla alla uppdaterade om de senaste och bästa ändringarna och uppdateringarna av din produkt kräver en strömlinjeformad lösning som är tillgänglig för alla. Ditt system för kunskapsförvaltning bör vara tillgängligt för hela företaget för att säkerställa att alla vet vad som finns tillgängligt och när. Se hur Guru håller alla samordnade kring produktutveckling.

‍

‍