‍

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är avgörande för moderna företag, eftersom det strömlinjeformar skapandet, modifieringen och hanteringen av dokument som PDF-filer, bilder och e-post. Det sparar tid, minskar röran och förbättrar samarbete genom att automatisera processer och organisera dokument för lätt hämtning. Oavsett om det är molnbaserat eller lokalt, förbättrar ett DMS produktiviteten och skyddar känslig information, vilket gör det till ett värdefullt verktyg för alla organisationer.

‍

Vad är dokumenthantering?
‍

Ett dokumenthanteringssystem tillåter också att skapa, modifiera och hantera affärsfiler. Dessa dokument kan vara PDF-filer, ordbehandlingsfiler, skannade och sparade bilder av pappersbaserat innehåll, e-post, ekonomiska rapporter och kalkylblad.

Vilka är fördelarna med ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem automatiserar processerna för företagsdokumenthantering och sparar dig och dina anställda värdefull tid, samt hjälper till att rensa och organisera befintliga fysiska och digitala lagringsutrymmen.

• Organiserade och korrekt taggade dokument kan hämtas mer enkelt – vilket också sparar tid och minskar frustration bland dina anställda och klienter.
• Automatiserade processer kan också fånga metadata, hjälpa till att validera och verifiera dokumenten, och klassificera dem, vilket förbättrar anställdas arbetsflöden och ökar samarbetsmöjligheterna.
• Inbyggda säkerhetsfunktioner kan hjälpa dig att ställa in åtkomst och behörighetsregler och se när dokument har visats, delats och redigerats.
• Dokumenthantering möjliggör också säkerhetskopiering av tidigare pappersbaserade filer, liksom digitala filer som e-post, så att de inte går förlorade.

Vad är ett EDMS-system?

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) gör det möjligt att effektivt lagra, organisera, söka, dela och distribuera många typer av dokument inom din organisation.

Ett EDMS kan sömlöst integreras i vanliga arbetsflöden. Detta ger användare tillgång till verktyg och automatiserade processer som gör skapandet och konverteringen av dokument mindre tidskrävande och mer tillförlitliga. Ett EDMS hjälper också till att bana väg för snabbare och enklare samarbete inom dessa dokument, lagra och åtkomst till filer, samt säkra och verifiera dessa dokument.

Sök allt, få svar överallt med Guru.

Titta på en demoTa en produktvisning

7 exempel på dokumenthanteringssystem

Det finns flera typer av dokumenthanteringssystem tillgängliga, så det är viktigt att granska funktionerna hos varje för att avgöra vilken som bäst möter din organisations behov.

Projektledningsplattformar

När man planerar och hanterar projekt kan projektledare och anställda få tillgång till ett centralt arkiv med relevanta dokument. Med denna programvara kan projektteam lagra filer och dela dem med varandra i skrivskyddade eller redigerbara format.

Interna kunskapsbaser

En intern kunskapsbas skapas av och för teammedlemmar inom en organisation för att ta del av proprietär och/eller privat kunskap vid behov. Den bör innehålla så mycket information och dokumentation som möjligt för att hjälpa anställda att utföra sitt arbete med minimal avbrott. Det är ett effektivt sätt att lagra, hantera och dela interna dokument. Det är ett effektivt sätt att lagra, hantera och dela interna dokument. Det är ett effektivt sätt att lagra, hantera och dela interna dokument.

Samarbetsverktyg

Samarbetsverktyg erbjuder medlemmar i din organisation som arbetar tillsammans med specifika dokument omedelbar åtkomst, en tydlig översikt över vem som arbetar med varje sektion eller komponent, klart definierade godkännandestrukturer och meddelanden när redigeringar eller uppdateringar behövs eller är klara.

Kunskapsadministrationsverktyg

Kunskapsadministration avser hur en organisation katalogiserar, uppdaterar och använder den samlade kunskapen hos sina anställda – både tidigare och nuvarande. Det avser också analysen av den kunskapen. Dokument är viktiga exempel på den fångade kunskapen, och kunskapsadministrationsverktyg möjliggör centraliserad digital arkivering av företagsdokument. Som ett resultat kan dokument enklare hämtas – vilket ger mer effektiva arbetsflöden. Dessutom kan ett väl underhållet kunskapsadministrationssystem hjälpa företag att förbli i överensstämmelse med ständigt föränderliga regleringsstadgar. När ett dokumenthanteringssystem förbättras med lösenord och säkerhetskopieringsprocedurer, förbättras också dokumentens säkerhet. Dessutom kan ett väl underhållet kunskapsledningssystem hjälpa företag att förbli förenliga med ständigt föränderliga regler. När ett dokumenthanteringssystem förstärks med lösenord och backupprocedurer, förbättras även dokumentets säkerhet.

Webbaserade dokumenthanteringsverktyg

Webbaserad dokumenthantering tillåter din organisation att organisera digitala dokument i mappar och undermappar med webbaserad navigering och kontroller för delning, sökning och hämtning av dokument. Webbaserade dokumenthanteringsverktyg tillåter dina anställda att arbeta från olika platser för att skapa, samarbeta, dela och söka dokument effektivt och säkert.

Molnbaserade dokumenthanteringssystem

Molnbaserad dokumenthantering tillhandahålls av en extern leverantör och görs tillgänglig för din organisation online. Molnleverantören hanterar vanligtvis allt underhåll och programuppdateringar, så du kommer inte behöva ett IT-team för att installera eller underhålla det. Dokument som lagras i molnet kan nås var som helst där dina anställda kan komma online, och eftersom filer automatiskt sparas i molnet behöver du inte oroa dig för att säkerhetskopiera dem.

Lokala dokumenthanteringssystem

Med ett lokalt dokumenthanteringssystem använder din organisation sina egna servrar och lagring och utför sitt eget underhåll. Du måste säkerhetskopiera alla dina filer för att säkerställa att dokumenten bevaras och är säkra. Även om du alltid har kontroll över ditt system, kommer din organisation att behöva tillräckligt med IT-stöd för underhåll och uppdateringar. En fördel är att eftersom lokala system inte är beroende av internetanslutningar, kommer du fortfarande att kunna få åtkomst till dokument om din anslutning går ner.

Dokumenthantering exempel på funktioner & funktioner

Effektiva dokumenthanteringssystem inkluderar vissa funktioner och förmågor för att säkerställa att alla dokument i din organisation fångas, konverteras, lagras, organiseras och taggas på rätt sätt, enkelt hämtas och är redo för distribution och samarbete. Dessa funktioner inkluderar:

Intelligent organisering

För att förbättra arbetsflöden, spara tid och öka din organisations effektivitet vill du att rätt personer ska kunna hitta rätt dokument snabbt. Ett välorganiserat dokumentorganisationssystem som använder smart kategorisering, taggning, betygsättning och verifiering kommer att göra dina sökningar snabbare och mer intuitiva. Ett välorganiserat dokumentorganisationssystem som använder smart kategorisering, taggning, bedömning och verifiering gör dina sökningar snabbare och mer intuitiva.

Tydlig synlighet och navigering

Ditt dokumenthanteringssystem bör vara användarvänligt. Ett attraktivt gränssnitt med tydligt synliga sökfunktioner och andra verktyg kommer att innebära mindre frustration och mer acceptans och användning av dina team.

En stark sökfunktion

Mindre tid som spenderas på att söka efter de dokument de behöver betyder att dina anställda kommer att ha mer tid för att samarbeta, innovera och på annat sätt driva din organisation framåt. Möjligheten att söka igenom alla dokument i ditt företag på en gång, efter att dessa dokument har optimerats av ditt dokumenthanteringssystem för sökning, innebär mindre frustration och mer produktivitet bland dina team. Möjligheten att söka alla dina företagsdokument på en gång, efter att dessa dokument har optimerats av ditt dokumenthanteringssystem för sökningar, innebär mindre frustration och mer produktivitet bland dina team.

Versionskontroll

Ett dokumenthanteringssystem som bevarar alla versioner (och tillhörande redigeringar och uppdateringar) av dina filer är viktigt för att enkelt kunna identifiera fel eller avvikelser bland bidragsgivare, spåra dokumentens framsteg och förändringar, undvika duplicering av innehåll och ibland undvika fullständiga omskrivningar när problem uppstår.

Åtkomst och behörigheter

Inte varje medlem i din organisation behöver redigera eller bidra till varje dokument. Vissa viktiga dokument bör vara skrivskyddade eller endast ändringsbara av specifika chefer, medan andra behöver vara redigerbara av nyckelteam. Möjligheten att ställa in specifika behörigheter kommer att ge rätt personer åtkomst till rätt dokument.

Mångsidiga filformatförmågor

Affärsdokument kan vara i en mängd olika filformat, från PDF-filer och ordbehandlingsfiler, till skannade och sparade bilder av pappersbaserat innehåll, till e-post, ekonomiska rapporter och kalkylblad. Du behöver ett dokumenthanteringssystem som kan stödja dem alla.

‍