‍

Sistem manajemen dokumen (DMS) sangat penting bagi bisnis modern, menyederhanakan penciptaan, modifikasi, dan pengelolaan dokumen seperti PDF, gambar, dan email. Ini menghemat waktu, mengurangi kekacauan, dan meningkatkan kolaborasi dengan mengotomatisasi proses dan mengorganisir dokumen untuk pengambilan yang mudah. Baik berbasis cloud maupun di tempat, DMS meningkatkan produktivitas dan mengamankan informasi sensitif, menjadikannya alat yang berharga untuk organisasi mana pun.

‍

Apa itu manajemen dokumen?
‍

Sistem manajemen dokumen juga memungkinkan Anda untuk membuat, memodifikasi, dan mengelola file bisnis. Dokumen-dokumen ini bisa berupa PDF, file pengolah kata, gambar yang dipindai dan disimpan dari konten berbasis kertas, email, laporan keuangan, dan spreadsheet.

Apa manfaat sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen mengotomatiskan proses manajemen dokumen perusahaan, menghemat waktu yang berharga bagi Anda dan karyawan Anda, serta membantu Anda membersihkan dan merapikan ruang penyimpanan fisik dan digital yang ada.

• Dokumen yang terorganisir dan ditandai dengan tepat dapat diambil dengan lebih mudah – penghemat waktu lainnya yang juga akan mengurangi frustrasi di antara karyawan dan klien Anda.
• Proses otomatis juga dapat menangkap metadata, membantu memvalidasi dan memverifikasi dokumen Anda, dan mengklasifikasikannya, meningkatkan alur kerja karyawan dan kemampuan kolaborasi.
• Fitur keamanan bawaan dapat membantu Anda menetapkan aturan akses dan izin serta melihat kapan dokumen telah dilihat, dibagikan, dan diedit.
• Manajemen dokumen juga memungkinkan Anda untuk membackup file-file yang sebelumnya berbasis kertas, serta file digital seperti email, sehingga mereka tidak hilang.

Apa itu sistem EDMS?

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) memungkinkan penyimpanan, pengorganisasian, pencarian, berbagi, dan distribusi berbagai jenis dokumen dengan lebih efisien di seluruh organisasi Anda.

EDMS dapat dengan mulus diintegrasikan ke dalam alur kerja reguler. Ini memberikan akses kepada pengguna ke alat dan proses otomatis yang membuat pembuatan dan pengonversian dokumen menjadi kurang memakan waktu dan lebih dapat diandalkan. EDMS juga membantu membuka jalan untuk kolaborasi yang lebih cepat dan lebih mudah dalam dokumen-dokumen tersebut, menyimpan dan mengakses file, serta mengamankan dan memverifikasi dokumen-dokumen ini.

Cari apa saja, dapatkan jawaban di mana saja dengan Guru.

Tonton demoIkuti tur produk

7 contoh sistem manajemen dokumen

Ada beberapa jenis sistem manajemen dokumen yang tersedia, jadi penting untuk meninjau fitur masing-masing untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Platform manajemen proyek

Saat merencanakan dan mengelola proyek, manajer proyek dan karyawan dapat mengakses repositori pusat yang berisi dokumen relevan. Dengan perangkat lunak ini, tim proyek dapat menyimpan file dan membagikannya satu sama lain dalam format hanya-baca atau yang dapat diedit.

Basis pengetahuan internal

Sebuah basis pengetahuan internal dibuat oleh dan untuk anggota tim di dalam organisasi untuk menggali pengetahuan pribadi dan/atau pribadi sesuai kebutuhan. Ini harus berisi sebanyak mungkin informasi dan dokumentasi untuk membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan gangguan minimal. Ini adalah cara yang efektif untuk menyimpan, mengelola, dan membagikan dokumen internal.

Alat kolaborasi

Alat kolaborasi menawarkan akses instan bagi anggota organisasi Anda yang bekerja sama pada dokumen tertentu, pandangan yang jelas tentang siapa yang bekerja di setiap bagian atau komponen, struktur persetujuan yang jelas, dan pemberitahuan ketika editan atau pembaruan dibutuhkan atau telah selesai.

Alat manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan mengacu pada bagaimana sebuah organisasi mengkatalogkan, memperbarui, dan menggunakan pengetahuan kolektif karyawan—baik masa lalu maupun sekarang. Ini juga mengacu pada analisis pengetahuan tersebut. Dokumen adalah contoh penting dari pengetahuan yang telah ditangkap, dan alat manajemen pengetahuan memungkinkan pengarsipan digital terpusat untuk dokumen perusahaan. Akibatnya, dokumen dapat diambil dengan lebih mudah—membuat alur kerja yang lebih efisien. Selain itu, sistem manajemen pengetahuan yang dipelihara dengan baik dapat membantu perusahaan tetap mematuhi undang-undang regulasi yang terus berubah. Ketika sistem manajemen dokumen dilengkapi dengan kata sandi dan prosedur cadangan, keamanan dokumen juga ditingkatkan.

Alat manajemen dokumen berbasis web

Manajemen dokumen berbasis web memungkinkan organisasi Anda untuk mengorganisir dokumen digital ke dalam folder dan subfolder dengan navigasi berbasis web dan kontrol untuk berbagi, mencari, dan mengambil dokumen. Alat manajemen dokumen berbasis web memungkinkan karyawan Anda yang bekerja dari berbagai lokasi untuk membuat, berkolaborasi, berbagi, dan mencari dokumen dengan efisien dan aman.

Sistem manajemen dokumen berbasis cloud

Manajemen dokumen berbasis cloud disediakan oleh vendor eksternal dan diakses oleh organisasi Anda secara online. Penyedia cloud biasanya menangani semua pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak, sehingga Anda tidak membutuhkan tim TI untuk menginstal atau memeliharanya. Dokumen yang disimpan di cloud dapat diakses di mana saja karyawan Anda dapat terhubung ke internet, dan karena file disimpan secara otomatis di cloud, Anda tidak perlu khawatir tentang mencadangkannya.

Sistem manajemen dokumen di tempat

Dengan sistem manajemen dokumen di tempat, organisasi Anda menggunakan server dan penyimpanan sendiri dan melakukan pemeliharaannya sendiri. Anda perlu mencadangkan semua file Anda untuk memastikan dokumen tetap terjaga dan aman. Meskipun Anda selalu mengendalikan sistem Anda, organisasi Anda akan memerlukan dukungan TI yang cukup untuk pemeliharaan dan pembaruan. Satu keuntungan adalah karena sistem di tempat tidak bergantung pada koneksi internet, Anda masih dapat mengakses dokumen jika koneksi Anda terputus.

Kemampuan & fitur contoh manajemen dokumen

Sistem manajemen dokumen yang efektif mencakup fitur dan kemampuan tertentu untuk memastikan semua dokumen organisasi Anda ditangkap, dikonversi, disimpan, diorganisir, dan diberi tag dengan baik, mudah diambil, dan siap untuk disebarluaskan dan berkolaborasi. Fitur-fitur ini mencakup:

Pengorganisasian yang cerdas

Untuk meningkatkan alur kerja, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi organisasi Anda, Anda ingin orang yang tepat dapat menemukan dokumen yang tepat dengan cepat. Sistem organisasi dokumen yang terorganisir dengan baik yang menggunakan kategorisasi yang cerdas, penandaan, penilaian, dan verifikasi akan membuat pencarian Anda lebih cepat dan lebih intuitif.

Visibilitas dan navigasi yang jelas

Sistem manajemen dokumen Anda harus ramah pengguna. Antarmuka yang menarik dengan fitur pencarian dan alat lain yang terlihat jelas akan berarti lebih sedikit frustrasi dan lebih banyak penerimaan serta penggunaan oleh tim Anda.

Fitur pencarian yang kuat

Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen yang mereka butuhkan berarti karyawan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk berkolaborasi, berinovasi, dan maju dalam organisasi Anda. Kemampuan untuk mencari semua dokumen perusahaan Anda sekaligus, setelah dokumen-dokumen tersebut telah dioptimalkan oleh sistem manajemen dokumen Anda untuk pencarian, berarti lebih sedikit frustrasi dan lebih banyak produktivitas di antara tim Anda.

Kontrol versi

Sistem manajemen dokumen yang mempertahankan semua versi (dan editan serta pembaruan terkait) file Anda sangat penting untuk dengan mudah mengidentifikasi kesalahan atau perbedaan di antara kontributor, melacak kemajuan dan perubahan dokumen, menghindari duplikasi konten, dan kadang-kadang menghindari penulisan ulang lengkap ketika masalah muncul.

Akses dan izin

Tidak setiap anggota organisasi Anda perlu mengedit atau berkontribusi pada setiap dokumen. Beberapa dokumen penting harus hanya-baca atau hanya dapat diubah oleh manajer tertentu, sementara yang lain perlu dapat diedit oleh tim kunci. Kemampuan untuk menetapkan izin tertentu akan memberikan akses kepada orang yang tepat untuk dokumen yang tepat.

Kemampuan format file yang beragam

Dokumen bisnis mungkin dalam berbagai format file, dari PDF dan file pengolah kata, hingga gambar yang dipindai dan disimpan dari konten berbasis kertas, hingga email, laporan keuangan, dan spreadsheet. Anda memerlukan sistem manajemen dokumen yang dapat mendukung semua format tersebut.

‍