‍

ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) มีความสำคัญสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ซึ่งช่วยให้การสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสาร เช่น PDF, รูปภาพ และอีเมล เป็นไปได้อย่างราบรื่น มันช่วยประหยัดเวลา ลดความยุ่งเหยิง และเพิ่มความร่วมมือโดยการทำให้กระบวนการอัตโนมัติและจัดระเบียบเอกสารเพื่อให้สามารถดึงออกได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นระบบคลาวด์หรือแบบติดตั้ง ระบบ DMS ช่วยปรับปรุงผลผลิตและรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัย ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีค่าในการดำเนินงานขององค์กร

‍

การจัดการเอกสารคืออะไร?
‍

ระบบการจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณสร้าง แก้ไข และจัดการไฟล์ธุรกิจได้ เอกสารเหล่านี้อาจเป็น PDF ไฟล์การประมวลผลคำ รูปภาพที่ถูกสแกนและบันทึกจากเนื้อหาที่เป็นกระดาษ อีเมล รายงานทางการเงิน และตารางคำนวณ

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารสามารถทำกระบวนการจัดการเอกสารในองค์กรให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดทั้งเวลาให้กับคุณและพนักงาน รวมถึงช่วยในการเคลียร์และลดความยุ่งเหยิงในพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งทางกายภาพและดิจิตอล

• เอกสารที่ถูกจัดให้เป็นระเบียบและมีแท็กที่เหมาะสมจะสามารถดึงออกได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นการประหยัดเวลาอีกอย่างที่จะช่วยลดความหงุดหงิดให้กับพนักงานและลูกค้าของคุณ
• กระบวนการอัตโนมัติยังสามารถช่วยในการจับข้อมูลเมตา ช่วยตรวจสอบและรับรองเอกสารของคุณ และจัดประเภทเอกสาร เพื่อพัฒนาการทำงานของพนักงานและเพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกัน
• ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยในตัวสามารถช่วยคุณในการตั้งค่ากฎการเข้าถึงและการอนุญาต และดูว่าเมื่อใดที่เอกสารถูกดู แชร์ และแก้ไข
• การจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณสำรองไฟล์ที่เป็นกระดาษในอดีต รวมถึงไฟล์ดิจิทัลเช่นอีเมล เพื่อไม่ให้หายไป

ระบบ EDMS คืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ทำให้การจัดเก็บ จัดระเบียบ ค้นหา แชร์ และแจกจ่ายเอกสารประเภทต่างๆ ภายในองค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

EDMS สามารถ ผสมผสานเข้ากับกระบวนการทำงานทั่วไปได้อย่างราบรื่น นี่ให้ผู้ใช้เข้าถึงเครื่องมือและกระบวนการอัตโนมัติที่ทำให้การสร้างและแปลงเอกสารใช้เวลาน้อยลงและเชื่อถือได้มากขึ้น EDMS ยังช่วยสร้างวิธีการที่รวดเร็วและง่ายขึ้นในการทำงานร่วมกันภายในเอกสารเหล่านั้น การจัดเก็บและเข้าถึงไฟล์ และการรักษาความปลอดภัยและการตรวจสอบเอกสารเหล่านั้น

ค้นหาทุกอย่าง รับคำตอบที่ไหนก็ได้ด้วย Guru

ดูการสาธิตเข้าชมผลิตภัณฑ์

ตัวอย่างของระบบการจัดการเอกสาร 7 ระบบ

มีระบบการจัดการเอกสารหลายประเภท ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบคุณลักษณะของแต่ละระบบเพื่อกำหนดว่าสิ่งใดที่ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณที่สุด

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ

เมื่อวางแผนและจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการและพนักงานสามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลกลางที่บรรจุเอกสารที่เกี่ยวข้อง ด้วยซอฟต์แวร์นี้ ทีมโครงการสามารถจัดเก็บไฟล์และแชร์กันในรูปแบบที่อ่านได้เท่านั้นหรือแบบที่แก้ไขได้

ฐานความรู้ภายใน

ฐานความรู้ภายในคือ ฐานความรู้ภายใน ที่สร้างโดยและสำหรับสมาชิกในทีมภายในองค์กรเพื่อเข้าถึงความรู้ที่เป็นกรรมสิทธิ์และ/หรือความรู้ส่วนตัวตามความจำเป็น ควรมีข้อมูลและเอกสารให้มากที่สุดเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ จัดการ และแชร์เอกสารภายใน

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

เครื่องมือการทำงานร่วมกันให้สมาชิกในองค์กรของคุณที่ทำงานร่วมกันในเอกสารเฉพาะเข้าถึงได้ทันที มองเห็นชัดเจนว่ามีใครทำงานอยู่ในแต่ละส่วนหรือองค์ประกอบ และมีโครงสร้างการอนุมัติที่ชัดเจน รวมถึงการแจ้งเตือนเมื่อมีการแก้ไขหรืออัปเดตที่จำเป็นหรือเสร็จสิ้น

เครื่องมือการจัดการความรู้

การจัดการความรู้ หมายถึงว่าจัดองค์กรคัดแยก อัปเดต และใช้งานความรู้รวมของพนักงานทั้งในอดีตและปัจจุบัน มันหมายถึงการวิเคราะห์ความรู้นั้นด้วย เอกสารคือ ตัวอย่างสำคัญของความรู้ที่จับได้ และเครื่องมือการจัดการความรู้ช่วยให้นำเอกสารของบริษัทไปจัดเก็บในดิจิตอลได้อย่างเป็นศูนย์กลาง ดังนั้นเอกสารจึงสามารถดึงออกได้ง่ายขึ้น นำไปสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ ระบบการจัดการความรู้ที่ได้รับการดูแลรักษาอย่างดีสามารถช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอได้ เมื่อระบบการจัดการเอกสารถูกเสริมด้วยรหัสผ่านและขั้นตอนการสำรองข้อมูล ความปลอดภัยของเอกสารก็จะถูกเพิ่มขึ้น

เครื่องมือการจัดการเอกสารบนเว็บ

การจัดการเอกสารบนเว็บช่วยให้องค์กรของคุณจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลเป็นโฟลเดอร์และซับโฟลเดอร์ พร้อมการนำทางและควบคุมบนเว็บสำหรับการแบ่งปัน การค้นหา และการดึงข้อมูลเอกสาร เครื่องมือการจัดการเอกสารบนเว็บช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากสถานที่ต่างๆ สามารถสร้าง ร่วมมือ แบ่งปัน และค้นหาเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้คลาวด์

การจัดการเอกสารที่ใช้คลาวด์จัดให้โดยผู้ให้บริการภายนอกและเข้าถึงได้ทางออนไลน์โดยองค์กรของคุณ ผู้ให้บริการคลาวด์จะจัดการการบำรุงรักษาและอัปเดตซอฟต์แวร์ทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องมีทีม IT เพื่อทำการติดตั้งหรือบำรุงรักษา เอกสารที่จัดเก็บในคลาวด์สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ที่พนักงานของคุณสามารถออนไลน์ได้ และเนื่องจากไฟล์จะบันทึกโดยอัตโนมัติในคลาวด์ คุณจึงไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการสำรองข้อมูล

ระบบการจัดการเอกสารแบบติดตั้ง

ด้วยระบบการจัดการเอกสารแบบติดตั้ง องค์กรของคุณจะใช้งานเซิร์ฟเวอร์และพื้นที่จัดเก็บของตนเองและทำการบำรุงรักษาเอง คุณจะต้องสำรองไฟล์ทั้งหมดของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะถูกเก็บรักษาและปลอดภัย แม้ว่าคุณจะควบคุมระบบของคุณตลอดเวลา องค์กรของคุณจะต้องมีการสนับสนุนด้าน IT เพียงพอสำหรับการบำรุงรักษาและการอัปเดต ข้อดีคือ เนื่องจากระบบที่ติดตั้งไม่ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะยังสามารถเข้าถึงเอกสารได้หากการเชื่อมต่อของคุณล่ม

ความสามารถและคุณสมบัติของการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมีคุณสมบัติและความสามารถบางประการเพื่อให้เอกสารขององค์กรของคุณได้รับการบันทึก แปลง จัดเก็บ จัดระเบียบและติดแท็กอย่างเหมาะสม สามารถดึงออกได้ง่าย และพร้อมสำหรับการแจกจ่ายและทำงานร่วมกัน ฟีเจอร์เหล่านี้รวมถึง:

การจัดระเบียบอย่างชาญฉลาด

เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ คุณต้องการให้ผู้ที่เหมาะสมสามารถค้นหาเอกสารที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว ระบบจัดระเบียบเอกสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดีโดยใช้การจัดหมวดหมู่ การติดแท็ก การให้คะแนน และการตรวจสอบอย่างชาญฉลาด จะทำให้การค้นหาของคุณรวดเร็วและเป็นธรรมชาติมากขึ้น

ความชัดเจนในการมองเห็นและการนำทาง

ระบบการจัดการเอกสารของคุณควรใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซที่ดึงดูดพร้อมฟีเจอร์การค้นหาที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนและเครื่องมืออื่น ๆ จะช่วยลดความคับข้องใจและเพิ่มการยอมรับและการใช้งานโดยทีมของคุณ

ฟีเจอร์การค้นหาที่แข็งแกร่ง

เวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการน้อยลงหมายความว่าพนักงานของคุณจะมีเวลาในการร่วมมือ นวัตกรรม และขับเคลื่อนองค์กรของคุณไปข้างหน้า ความสามารถในการค้นหาเอกสารทั้งหมดของบริษัทในครั้งเดียว หลังจากที่เอกสารเหล่านั้นได้รับการปรับแต่งโดยระบบการจัดการเอกสารของคุณแล้วสำหรับการค้นหานั้น จะหมายถึงความยุ่งยากน้อยลงและผลผลิตมากขึ้นในหมู่ทีมของคุณ

การควบคุมเวอร์ชัน

ระบบการจัดการเอกสารที่รักษาทุกเวอร์ชัน (และการแก้ไขและอัปเดตที่เกี่ยวข้อง) ของไฟล์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการระบุข้อผิดพลาดหรือความไม่ตรงกันระหว่างผู้มีส่วนร่วม ติดตามความก้าวหน้าของเอกสารและการเปลี่ยนแปลง หลีกเลี่ยงการทำซ้ำเนื้อหา และบางครั้งหลีกเลี่ยงการเขียนใหม่ทั้งหมดเมื่อเกิดปัญหา

การเข้าถึงและการอนุญาต

สมาชิกทุกคนในองค์กรของคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขหรือมีส่วนร่วมในเอกสารทุกฉบับ เอกสารที่สำคัญบางฉบับควรเป็นแบบอ่านเท่านั้นหรือสามารถแก้ไขได้เฉพาะโดยผู้จัดการเฉพาะบางคน ในขณะที่เอกสารอื่น ๆ จำเป็นต้องสามารถแก้ไขได้โดยทีมสำคัญ ความสามารถในการตั้งค่าอนุญาตเฉพาะจะทำให้บุคคลที่เหมาะสมเข้าถึงเอกสารที่เหมาะสม

ความสามารถในการจัดการไฟล์รูปแบบที่หลากหลาย

เอกสารทางธุรกิจอาจอยู่ในรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย ตั้งแต่ PDF และไฟล์การประมวลผลคำ ไปจนถึงรูปภาพที่สแกนและบันทึกจากเนื้อหาที่เป็นกระดาษ อีเมล รายงานทางการเงิน และตารางคำนวณ คุณต้องการระบบการจัดการเอกสารที่สามารถรองรับเอกสารทั้งหมดได้

‍