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Un sistema di gestione documentale (DMS) è essenziale per le aziende moderne, semplificando la creazione, modifica e gestione di documenti come PDF, immagini e email. Risparmia tempo, riduce il disordine e migliora la collaborazione automatizzando i processi e organizzando i documenti per un facile recupero. Sia basato su cloud che locale, un DMS migliora la produttività e protegge informazioni sensibili, rendendolo uno strumento prezioso per qualsiasi organizzazione.

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Cosa è la gestione documentale?
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Un sistema di gestione documentale consente anche di creare, modificare e gestire file aziendali. Questi documenti possono essere PDF, file di elaborazione testi, immagini scansionate e salvate di contenuti su carta, email, rapporti finanziari e fogli di calcolo.

Quali sono i benefici di un sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione documentale automatizza i processi di gestione documentale aziendale, risparmiando tempo prezioso per te e i tuoi dipendenti e aiutandoti a liberare spazi di archiviazione fisica e digitale esistenti.

• Documenti organizzati e correttamente contrassegnati possono essere recuperati più facilmente - un altro risparmio di tempo che ridurrà anche la frustrazione tra i tuoi dipendenti e clienti.
• I processi automatizzati possono anche catturare metadati, aiutare a convalidare e verificare i tuoi documenti e classificarli, migliorando i flussi di lavoro dei dipendenti e potenziando le capacità di collaborazione.
• Le funzioni di sicurezza integrate possono aiutarti a impostare regole di accesso e autorizzazione e vedere quando i documenti sono stati visualizzati, condivisi e modificati.
• La gestione documentale consente anche di fare il backup di file precedentemente cartacei, così come di file digitali come email, in modo che non si perdano.

Qual è un sistema EDMS?

Un sistema di gestione documentale elettronica (EDMS) rende possibile archiviare, organizzare, cercare, condividere e distribuire in modo più efficiente molti tipi di documenti all'interno della tua organizzazione.

Un EDMS può essere integrato senza problemi nei flussi di lavoro regolari. Questo fornisce agli utenti accesso a strumenti e processi automatizzati che rendono la creazione e la conversione dei documenti meno dispendiosa in termini di tempo e più affidabile. Un EDMS aiuta anche a creare un percorso per una collaborazione più rapida e semplice all'interno di quei documenti, memorizzando e accedendo ai file, e proteggendo e verificando questi documenti.

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7 esempi di sistemi di gestione documentale

Esistono diversi tipi di sistemi di gestione documentale disponibili, quindi è importante rivedere le caratteristiche di ciascuno per determinare quale soddisfa meglio le esigenze della tua organizzazione.

Piattaforme di gestione progetti

Quando si pianificano e gestiscono progetti, i project manager e i dipendenti possono accedere a un repository centrale contenente documenti rilevanti. Con questo software, i team di progetto possono archiviare file e condividerli tra loro in formati di sola lettura o modificabili.

Basi di conoscenza interne

Una base di conoscenza interna è creata da e per membri del team all'interno di un'organizzazione per attingere a conoscenze proprietarie e/o private secondo necessità. Dovrebbe contenere quante più informazioni e documentazione possibili per aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro con il minimo di interruzioni. È un modo efficace per archiviare, gestire e condividere documenti interni.

Strumenti di collaborazione

Gli strumenti di collaborazione offrono ai membri della tua organizzazione che lavorano insieme su documenti specifici accesso istantaneo, una chiara visione di chi sta lavorando su ogni sezione o componente, strutture di approvazione chiaramente definite e notifiche quando sono necessarie modifiche o aggiornamenti o quando sono completati.

Strumenti di gestione della conoscenza

La gestione della conoscenza si riferisce a come un'organizzazione cataloga, aggiorna e utilizza la conoscenza collettiva dei suoi dipendenti—sia passati che presenti. Si riferisce anche all'analisi di tale conoscenza. I documenti sono esempi importanti di quella conoscenza catturata, e gli strumenti di gestione della conoscenza consentono l'archiviazione digitale centralizzata per i documenti aziendali. Di conseguenza, i documenti possono essere recuperati più facilmente, rendendo più efficaci i flussi di lavoro. Inoltre, un sistema di gestione della conoscenza ben mantenuto può aiutare le aziende a rimanere conformi a normative regolamentari in continua evoluzione. Quando un sistema di gestione documentale è migliorato con password e procedure di backup, anche la sicurezza dei documenti viene migliorata.

Strumenti di gestione documentale basati sul web

La gestione documentale basata sul web consente alla tua organizzazione di organizzare documenti digitali in cartelle e sottocartelle con navigazione e controlli basati sul web per la condivisione di documenti, la ricerca e il recupero. Gli strumenti di gestione documentale basati sul web consentono ai tuoi dipendenti che lavorano da varie posizioni di creare, collaborare, condividere e cercare documenti in modo efficiente e sicuro.

Sistemi di gestione documentale basati sul cloud

La gestione documentale basata sul cloud è fornita da un fornitore esterno ed è resa accessibile alla tua organizzazione online. Il fornitore cloud gestisce tipicamente tutta la manutenzione e gli aggiornamenti software, quindi non avrai bisogno di un team IT per installarlo o mantenerlo. I documenti archiviati nel cloud possono essere accessibili ovunque i tuoi dipendenti possano connettersi online, e poiché i file vengono salvati automaticamente nel cloud, non devi preoccuparti di eseguire il backup.

Sistemi di gestione documentale on-premises

Con un sistema di gestione documentale on-premises, la tua organizzazione usa i propri server e archiviazione e svolge la propria manutenzione. Dovrai eseguire il backup di tutti i tuoi file per garantire che i documenti siano conservati e sicuri. Sebbene tu sia sempre in controllo del tuo sistema, la tua organizzazione avrà bisogno di un supporto IT sufficiente per la manutenzione e gli aggiornamenti. Un vantaggio è che, poiché i sistemi on-premises non dipendono dalle connessioni internet, potrai comunque accedere ai documenti se la tua connessione è inattiva.

Capacità e funzionalità degli esempi di gestione documentale & caratteristiche

I sistemi di gestione documentale efficaci includono determinate funzionalità e capacità per garantire che tutti i documenti della tua organizzazione siano adeguatamente catturati, convertiti, archiviati, organizzati e taggati, facilmente recuperabili e pronti per la distribuzione e la collaborazione. Queste funzionalità includono:

Organizzazione intelligente

Per migliorare i flussi di lavoro, risparmiare tempo e aumentare l'efficienza della tua organizzazione, vuoi che le persone giuste siano in grado di trovare rapidamente i documenti giusti. Un sistema di organizzazione documentale ben organizzato che utilizza categorizzazione intelligente, tagging, valutazione e verifica renderà le tue ricerche più rapide e intuitive.

Visibilità chiara e navigazione

Il tuo sistema di gestione documentale dovrebbe essere user-friendly. Un'interfaccia attraente con funzionalità di ricerca chiaramente visibili e altri strumenti significherà meno frustrazione e maggiore accettazione e utilizzo da parte dei tuoi team.

Una funzione di ricerca potente

Meno tempo speso a cercare i documenti di cui hanno bisogno significa che i tuoi dipendenti avranno più tempo per collaborare, innovare e altrimenti far progredire la tua organizzazione. La capacità di cercare tutti i documenti aziendali in una volta sola, dopo che quei documenti sono stati ottimizzati dal tuo sistema di gestione documentale per la ricerca, significa meno frustrazione e maggiore produttività tra i tuoi team.

Controllo delle versioni

Un sistema di gestione documentale che preserva tutte le versioni (e le modifiche e aggiornamenti associati) dei tuoi file è importante per identificare facilmente errori o discrepanze tra i collaboratori, monitorare i progressi e le modifiche ai documenti, evitare duplicazioni di contenuto e talvolta evitare riscritture complete quando si presentano problemi.

Accesso e permessi

Non ogni membro della tua organizzazione ha bisogno di modificare o contribuire a ogni documento. Alcuni documenti importanti dovrebbero essere di sola lettura o modificabili solo da specifici manager, mentre altri devono essere modificabili da team chiave. La possibilità di impostare permessi specifici darà alle persone giuste accesso ai documenti giusti.

Capacità di formati di file diversi

I documenti aziendali possono essere in una vasta gamma di formati di file, da PDF e file di elaborazione testi, a immagini scansionate e salvate di contenuti su carta, a email, rapporti finanziari e fogli di calcolo. Hai bisogno di un sistema di gestione documentale che possa supportarli tutti.

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