Processi di gestione della conoscenza forti integrano azioni di gestione della conoscenza—inclusi scoperta, acquisizione, organizzazione, valutazione, condivisione, riutilizzo/applicazione e creazione—nelle procedure aziendali esistenti affinché l'utente finale interno o esterno possa facilmente accedere, applicare e/o aggiornare quella conoscenza secondo necessità. ‍

Come si sviluppa un processo di gestione della conoscenza?

Sviluppare sistemi di gestione della conoscenza e processi all'interno della tua azienda richiede una valutazione iniziale dei tuoi processi aziendali esistenti, affinché i membri del team di gestione della conoscenza possano integrare i passaggi di KM dove hanno più senso. Abbinare i giusti passaggi o azioni della gestione della conoscenza ai processi aziendali appropriati dà alle persone nella tua organizzazione accesso alla conoscenza di cui hanno bisogno per prendere decisioni importanti, migliorare l'efficienza, comunicare con il loro team o clienti, formare efficacemente i dipendenti, aggiungere la propria expertise e altro ancora.

Ecco uno sguardo ai sistemi e ai passaggi dei processi più comuni che un'azienda potrebbe integrare in tutta l'organizzazione con un processo di gestione della conoscenza efficace:

Passaggi tipici nei processi di gestione della conoscenza

Scoperta

Il processo di gestione della conoscenza inizia con la scoperta. La scoperta della conoscenza è il processo di estrazione di informazioni dai dati che possono essere utili per la strategia, le operazioni, la comunicazione e lo sviluppo delle relazioni della tua organizzazione. Utilizzare il data mining per identificare modelli, tendenze o correlazioni all'interno di grandi set di dati transazionali o di relazioni con i clienti è un esempio di scoperta. 

Cattura

L'acquisizione della conoscenza è l'acquisizione della conoscenza che la tua organizzazione possiede già—all'interno di singoli dipendenti, team, documenti o processi—così come la conoscenza esterna, affinché possa essere documentata, comunicata e condivisa a beneficio della tua azienda. Condurre un audit della tua documentazione esistente e incoraggiare la creazione di contenuti in aree della conoscenza in cui hai lacune è fondamentale per catturare la conoscenza.

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Organizzazione

L'organizzazione della conoscenza significa descrivere, classificare, categorizzare e indicizzare le informazioni affinché possano essere facilmente recuperate, navigate, riutilizzate e condivise tra dipendenti, team e altri utenti critici. Il giusto sistema di gestione della conoscenza può aiutarti a ordinare e segmentare la conoscenza in modo che le informazioni siano prontamente accessibili alle persone che ne hanno più bisogno. 

Valutazione

‍Affinché la conoscenza possa guidare decisioni aziendali vantaggiose, stimolare collaborazione e innovazione, e migliorare i processi interni ed esterni, devi assicurarti che la conoscenza sia verificata e convalidata. Ciò significa integrare processi che assicurino che qualsiasi informazione che la tua organizzazione intende applicare sia accurata, completa, coerente e aggiornata. Le funzionalità di validazione automatica all'interno del tuo sistema di gestione della conoscenza, insieme a revisioni regolari da parte dei tuoi esperti interni, sono critiche. 

Condivisione

‍La condivisione della conoscenza comprende sia rendere la conoscenza disponibile a coloro che la cercano attivamente all'interno della tua organizzazione sia comunicare direttamente la conoscenza appropriata a un utente che potrebbe applicarla a beneficio della tua azienda. I leader di squadra dovrebbero incoraggiare regolarmente, e possibilmente incentivare, la condivisione della conoscenza. 

Riutilizzo/applicazione

‍Il riutilizzo o l'applicazione della conoscenza si verifica quando un individuo o un team può prendere la conoscenza acquisita (e organizzata/valutata)  e applicare tale conoscenza per migliorare l'efficienza, migliorare le operazioni aziendali, completare un compito strategico, comunicare più efficacemente con colleghi o clienti, ecc. Una lezione documentata appresa da un'interazione complessa con un cliente da parte di un dipendente può semplificare il processo per un collega in una situazione simile, ad esempio. 

Creazione

‍La creazione di conoscenza è quando individui o team all'interno della tua organizzazione aggiungono ciò che hanno appreso—attraverso la pratica, la navigazione dei processi, interazioni interne ed esterne, ricerca indipendente e altre esperienze—alla conoscenza collettiva dell'organizzazione. Quella conoscenza individuale può poi essere condivisa, riutilizzata e applicata, nonché ampliata da futuri cercatori di conoscenza. Stabilire linee guida per la creazione di contenuti e comunicare regolarmente il valore di– e lodare/ripagare il completamento di—nuovi contenuti rilevanti può aiutarti a stabilire una cultura di creazione di conoscenza tra i tuoi team. 

Comprendi dove ciascun componente del processo di gestione della conoscenza può essere applicato all'interno della struttura organizzativa e assicurati che il processo di conoscenza della tua azienda sia in buone mani con un responsabile della conoscenza.