Processos de gestão de conhecimento integrem ações de gestão de conhecimento—incluindo descoberta, captura, organização, avaliação, compartilhamento, reutilização/aplicação e criação—nos processos de negócios existentes, para que o usuário final interno ou externo possa acessar, aplicar e/ou atualizar esse conhecimento facilmente, conforme necessário. ‍

Como você desenvolve um processo de gestão do conhecimento?

Desenvolver sistemas de gestão do conhecimento e processos dentro de sua empresa requer uma avaliação inicial de seus processos de negócios existentes, para que os membros da equipe de gestão do conhecimento possam integrar passos de gestão do conhecimento onde fizerem mais sentido. Emparelhar os passos ou ações certos de gestão do conhecimento com processos de negócios adequados dá às pessoas em sua organização acesso ao conhecimento que elas precisam para tomar decisões importantes, melhorar a eficiência, comunicar-se com sua equipe ou clientes, treinar funcionários de forma eficaz, adicionar sua própria experiência e mais.

Aqui está uma visão geral dos sistemas e etapas de processos mais comuns que uma empresa pode integrar ao longo da organização com um processo de gestão de conhecimento eficaz:

Etapas típicas em processos de gestão do conhecimento

Descoberta

O processo de gestão do conhecimento começa com a descoberta. A descoberta do conhecimento é o processo de extrair informações de dados que podem ser úteis para a estratégia, operações, comunicação e desenvolvimento de relacionamentos da sua organização. Usar mineração de dados para identificar padrões, tendências ou correlações dentro de grandes conjuntos de dados transacionais ou de relacionamento com o cliente é um exemplo de descoberta. 

Captura

A captura do conhecimento é adquirir o conhecimento que sua organização já possui—dentro de funcionários individuais, equipes, documentos ou processos—bem como conhecimento externo, para que possa ser documentado, comunicado e compartilhado em benefício de sua empresa. Realizar uma auditoria de sua documentação existente e incentivar a criação de conteúdo em áreas de conhecimento onde você tem lacunas são fundamentais para capturar conhecimento.

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Organização

A organização do conhecimento significa descrever, classificar, categorizar e indexar informações para que possam ser facilmente recuperadas, navegadas, reutilizadas e compartilhadas entre funcionários, equipes e outros usuários críticos. O sistema certo de gestão do conhecimento pode ajudá-lo a classificar e segmentar o conhecimento para que a informação seja prontamente acessível pelas pessoas que mais precisam dela. 

Avaliação

‍Para que o conhecimento impulsione decisões empresariais benéficas, estimule colaboração e inovação e melhore processos internos e externos, você deve garantir que o conhecimento seja verificado e validado. Isso significa integrar processos que garantam que qualquer informação que sua organização pretende aplicar esteja precisa, completa, consistente e atualizada. Recursos automáticos de validação dentro do seu sistema de gestão do conhecimento, assim como revisões regulares por seus especialistas internos, são críticos. 

Compartilhamento

‍O compartilhamento de conhecimento abrange tanto tornar o conhecimento disponível para aqueles que o buscam ativamente dentro de sua organização quanto comunicar diretamente o conhecimento apropriado a um usuário que poderia potencialmente aplicá-lo em benefício de sua empresa. Líderes de equipe devem incentivar regularmente, e possivelmente incentivar financeiramente, o compartilhamento de conhecimento. 

Reutilização/aplicação

‍A reutilização ou aplicação do conhecimento é quando um indivíduo ou equipe pode pegar o conhecimento capturado (e organizado/avaliado)  e aplicar esse conhecimento para melhorar a eficiência, melhorar as operações de negócios, concluir uma tarefa estratégica, comunicar-se mais eficazmente com colegas ou clientes, etc. Uma lição documentada aprendida a partir da interação complexa de um funcionário com um cliente pode simplificar o processo para um colega em uma situação semelhante, por exemplo. 

Criação

‍A criação de conhecimento ocorre quando indivíduos ou equipes dentro da sua organização adicionam o que aprenderam—por meio de prática, navegação de processos, interações internas e externas, pesquisas independentes e outras experiências—aos conhecimentos coletivos da organização. Esse conhecimento individual pode então ser compartilhado, reutilizado e aplicado, além de expandido por futuros buscadores de conhecimento. Estabelecer diretrizes para criação de conteúdo e comunicar regularmente o valor de– e elogiar/recompensar a conclusão de—novo conteúdo relevante pode ajudá-lo a estabelecer uma cultura de criação de conhecimento entre suas equipes. 

Entenda onde cada componente do processo de gestão do conhecimento pode ser aplicado dentro da sua estrutura organizacional e certifique-se de que o processo de conhecimento da sua empresa esteja em boas mãos com um gerente de conhecimento.