What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. É uma rede segura para os funcionários de uma empresa e parceiros de confiança compartilharem informações, comunicarem-se bem e trabalharem juntos de maneira eficaz.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

Em essência, uma intranet atua como a sede digital de uma empresa e um recurso para os funcionários se manterem informados. É uma ferramenta inestimável para manter as equipes conectadas umas às outras, assim como à cultura e missão da empresa.

Traditionally, many organizations use SharePoint or custom platforms as their intranet. But as the world of work has changed, new user-friendly solutions have emerged, with benefits to meet the evolving needs of employees.

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Benefits of an intranet

‍Implementar uma intranet não ajuda apenas os funcionários a se manterem conectados e organizados—pode, na verdade, transformar a eficiência e produtividade de toda a organização. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Improved communication: Intranets facilitate effective communication across the organization, allowing employees to share news, updates, and announcements easily.
• Enhanced collaboration: With tools like shared calendars, project management software, and document sharing, they enable teams to work together more efficiently, regardless of their location.
• Increased productivity: Intranets provide a centralized place for information and resources, reducing the time employees spend searching for information and allowing them to focus on their work.
• Cost savings: By using an intranet for internal communication and collaboration, organizations can reduce costs associated with printing, mailing, and other traditional methods of information sharing.
• Streamlined processes: Intranets can automate and streamline various business processes, such as HR tasks, expense reporting, and procurement, saving time and reducing errors.
• Melhor gerenciamento do conhecimento: Uma intranet pode servir como uma base de conhecimento, capturando e armazenando o conhecimento e expertise coletivos da organização, tornando-os facilmente acessíveis a todos os funcionários.
• Improved employee engagement: Intranets can foster a sense of community and belonging among employees by providing a platform for sharing success stories, recognizing achievements, and encouraging feedback.
• Enhanced security: With proper access controls and security measures, intranets ensure that sensitive information remains confidential and accessible only to authorized personnel.
• Scalability: Intranets can grow and evolve with the organization, accommodating new users, content, and features as needed.
• Integration with other systems: Intranets can integrate with other enterprise systems, such as customer relationship management (CRM) or enterprise resource planning (ERP) software, providing a unified platform for accessing information and tools.

Why is a company intranet important?

Em 2024, está mais difícil do que nunca para os funcionários encontrarem as informações de que precisam para fazer seus trabalhos, se manterem conectados uns aos outros e se atualizarem sobre a direção da empresa. Na verdade, um estudo da HBR descobriu que apenas 23% dos funcionários estão realmente alinhados com as estratégias de sua empresa.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Como cada funcionário tem acesso automático, é fácil compartilhar atualizações da liderança da empresa que se aplicam a todos.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Isso também ajuda a manter o alinhamento com os objetivos da equipe.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Internal communication: Sharing company news, announcements, and updates
• Employee directory: Providing a searchable database of employee profiles and contact information
• Document management: Storing, organizing, and sharing important documents and files
• Collaboration: Enabling teamwork through shared workspaces, project management tools, and discussion forums
• Knowledge management: Creating a centralized location for company knowledge, best practices, and frequently asked questions
• HR and employee self-service: Managing HR processes, such as employee onboarding, benefits enrollment, and time-off requests
• Training and development: Delivering online training courses and materials for employee skill development
• IT support: Offering a helpdesk and resources for troubleshooting common technical issues
• Policy and procedure distribution: Ensuring easy access to company policies, handbooks, and guidelines

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

Como vimos, existem muitos benefícios em usar uma intranet. No entanto, elas não são todas iguais. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

Algo tão simples quanto atualizar a “página inicial” pode exigir várias etapas, e criar uma nova seção para uma equipe recém-formada pode levar bastante tempo se a intranet não vier com uma seção wiki embutida. Ideally, an intranet CMS allows for easy-to-update employee communications and documentation.

Intranets tradicionais não conseguem cortar o barulho da sobrecarga de informações

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

O outro problema com conteúdo desatualizado é que muitas vezes ele não é confiável. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

Intranets tradicionais não promovem a coordenação entre empresas

Vamos encarar a realidade, a praça digital de antigamente não serve mais. Elas são tanto um espaço de comunicação quanto aquele triste shopping da era dos anos 90 que fechou na sua cidade ano passado. Hoje, a comunicação interna, colaboração e coordenação ocorrem onde os funcionários já se conectam: em sua “sede virtual” localizada no Slack ou Microsoft Teams.

Intranet best practices

Se você estiver implementando software de intranet, existem várias maneiras de garantir que todos estejam aproveitando ao máximo. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Não deixe que sua intranet fique bagunçada com informações antigas. It will make it hard for people to find what they need.

Se sua configuração tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo que deixe claro quando um documento foi atualizado pela última vez—ou, ainda melhor, se puder sinalizar conteúdo potencialmente duplicado—os pesquisadores terão muito mais facilidade em encontrar o que precisam.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. A study by the University of California and Humboldt University found that it takes workers up to 23 minutes to regain focus after being interrupted.

Experts can avoid disruptions by adding their knowledge to a single source of truth to make it accessible by anyone who needs it, when they need it. Um pouco mais de esforço no início pode ter enormes implicações na gestão do tempo mais adiante.

4. Evite a troca de contexto desnecessária para manter os funcionários produtivos nas ferramentas que usam todos os dias

Integrar com sua plataforma de chat é ótimo, mas integrar com todas as outras ferramentas que os funcionários precisam para fazer seu trabalho? Muito melhor. Muito melhor. Considere soluções de próxima geração que podem fornecer informações em qualquer ferramenta baseada na web.

Como você cria uma intranet corporativa que melhora a produtividade e impulsiona o engajamento dos funcionários?

Se sua intranet atual está sofrendo com baixa adoção, não entre em pânico! Confira este ciclo de ação específico projetado para ajudar você a conquistar apoio, identificar um substituto (se precisar de um), implementar a nova abordagem e criar uma solução sustentável. Saiba mais sobre como criar urgência na gestão de mudanças.

1. Faça um plano para adoção

Primeiro, descubra o que você acha que deu errado da primeira vez (ou da 47ª). Quais foram os principais fatores que impediram a adoção a longo prazo e em larga escala, e quais são algumas maneiras específicas de resolvê-los?

2. Defina metas

Alguns exemplos de metas a serem definidas são:

• Cronogramas
• “Feedback dos funcionários coletado até 1º de junho”
• “Decidir se devemos manter ou substituir nossa intranet até 31 de julho”
• “Implementar novas diretrizes/ferramenta até 1º de outubro”
• Medidas de sucesso
• Inclua metas regulares e desafiadoras
• Meta regular: As pessoas usam a intranet pelo menos 1x/semana por 6 meses em média
• Meta desafiadora: As pessoas usam a intranet pelo menos 1x/dia por 6 meses).

3. Busque a opinião dos funcionários

Pergunte às pessoas como elas se sentem em relação à solução que estão usando. Elas gostam dela em teoria, mas acham muito difícil de usar? Elas usaram diferentes soluções ou abordagens em outras empresas? Elas gostariam de usar o que amigos de outras empresas estão usando? Saiba como criar um stack tecnológico eficiente.

4. Selecione uma plataforma de intranet

Se os problemas da sua plataforma atual são irreversíveis, faça sua devida diligência e encontre um novo fornecedor de intranet. Verifique recomendações de funcionários e pesquise em sites de avaliação como G2 e TrustRadius.

5. Atribua a posse da ferramenta

Determine quem será responsável pelo sucesso geral e implementação da sua nova intranet (ou abordagem). Saiba por que você pode querer usar um gerente de conhecimento.

6. Configure sua ferramenta selecionada

Está na hora de acertar as configurações, espaços e permissões da sua equipe!

7. Desenvolva o conteúdo

Isso pode envolver a importação de documentação de outros lugares, a criação de novos recursos ou a reescrita completa do conteúdo existente. Saiba por que informações fragmentadas são melhores.

8. Iniciativas dos funcionários para melhorar a adoção

Evite treinamentos longos e tediosos. Se você precisar de treinamento, considere usar módulos de autoatendimento em vez de sessões tradicionais o dia todo. Para opções mais emocionantes, ofereça brindes ou organize uma festa!‍

9. Meça o sucesso

Não esqueça de verificar seus objetivos.

Características importantes do software de intranet

Se você está pronto para criar uma experiência de funcionário verdadeiramente incrível, você sabe que precisa encontrar o melhor software de intranet—uma ferramenta que pode fazer mais do que as tradicionais. As últimas soluções de gestão do conhecimento e wikis corporativas aproveitam tudo de bom sobre intranets e as tornam ainda melhores. Aqui está o que você pode esperar:

UX incrível

A aparência antiquada, abarrotada, dos anos 90 (e não de uma forma legal) da intranet tradicional é melhor ser rapidamente esquecida. O Guru tem uma experiência de usuário simples—mas intuitiva—desenhada para fornecer respostas confiáveis sempre que e onde os funcionários estiverem trabalhando.

Fortes capacidades de busca

Você deve conseguir encontrar o que precisa sem saber todos os detalhes. Na plataforma Guru, isso significa pesquisa avançada AI empresarial que funciona em qualquer aplicativo ou ferramenta que você esteja usando atualmente.

Capacidades de integração

A troca de contexto prejudica a produtividade. É por isso que o Guru sobrepõe cada site por meio de uma extensão de navegador e tem integrações nativas com Slack, Microsoft Teams e outros apps de comunicação e colaboração que sua equipe já está usando, para que você não precise parar o que está fazendo para usá-lo.

Mantenha as informações acessíveis em todos os lugares

Não importa onde seus funcionários estejam ou qual ferramenta estejam usando, obter uma resposta deve ser simples. Receba conhecimento específico do contexto antes mesmo de saber que precisa dele com os Knowledge Triggers, ou leve o conhecimento para ir com o aplicativo móvel Guru.

Análises

As análises profundas do Guru permitem que administradores e autores avaliem continuamente a configuração em busca de lacunas de conhecimento e ineficiências em toda a empresa, além de fornecer análises detalhadas de uso do produto.

Acompanhe como os usuários interagem com o conteúdo

A pior sensação é colocar trabalho em algo—e depois não ter ninguém que veja. Guru permite que você veja não apenas quem leu seu cartão, mas quantas vezes as pessoas o copiaram ou o favoritaram. Não sabe o que as pessoas estão procurando? Use as análises de busca para ver o que as pessoas estão procurando e eliminar essas lacunas de conteúdo.

Garanta que os requisitos de conformidade sejam atendidos e organizados

Não pare de ver quem leu um Card uma vez. Envie um anúncio no Guru quando algo mudar e acompanhe quem viu e reconheceu. Essa é uma maneira fácil de garantir que nada se perca em uma caixa de entrada agitada ou em um documento extenso.

Adoção fácil

Uma ótima solução de intranet deve fazer com que os funcionários queiram usá-la. Após a implementação do Guru, não apenas “Você usou o Guru?” se tornou uma resposta padrão, mas as empresas também veem um retorno de investimento a longo prazo devido à alta adoção.

O que é uma extranet?

Um extranet é uma sub-seção da intranet de uma empresa. Uma rede privada como uma intranet onde fornecedores, parceiros e clientes autorizados podem acessar informações da rede de uma empresa.

O termo "extranet" ganhou popularidade no início dos anos 2000. Ele foi usado por organizações para se referir a um local central para compartilhamento de dados. Esses dados podiam ser acessados apenas por grupos de trabalho específicos.

Como a extranet é estruturada como uma intranet, depende de IP e TCP para a troca de dados. Extranets também possuem características de segurança, como firewalls e detalhes de login protegidos por senha para evitar acesso não autorizado.

Exemplos de extranets

• Uma rede de distribuição para manter a comunicação entre fornecedores e distribuidores
• Uma ferramenta central de colaboração para uma franquia se comunicar em várias localidades.
• Colaboração cruzada entre agências governamentais
• Integração de site de comércio eletrônico para trocar dados de inventário via uma rede segura
• Uma ferramenta de gerenciamento de projetos onde um gerente de projeto pode compartilhar documentos e contratos com subcontratados e outras partes interessadas
• Um portal de diretoria onde os membros de uma associação podem acessar atas e documentos da diretoria
• Documentos de integração para subcontratados ou contratações freelance que não têm acesso à sua intranet de funcionários

Intranet vs. extranet: qual é a diferença?

Uma intranet e uma extranet são ambas redes privadas que usam tecnologias de internet, mas diferem em termos de acesso e propósito.

Intranet:

• Uma intranet é uma rede privada acessível apenas aos funcionários de uma organização.
• É usada para compartilhar informações, recursos e ferramentas da empresa internamente.
• O acesso à intranet é restrito a usuários autorizados dentro da organização e geralmente requer um login.

Extranet:

• Uma extranet é uma extensão de uma intranet que permite acesso controlado a usuários externos autorizados, como clientes, fornecedores ou parceiros de negócios.
• Ela permite que uma organização compartilhe informações de forma segura e colabore com partes externas específicas.
• O acesso a uma extranet é concedido a usuários externos específicos através de métodos de autenticação, como nomes de usuário e senhas.

Basicamente, uma intranet é limitada ao uso interno dentro de uma organização, enquanto uma extranet pode ser acessada por partes externas. Ambos os tipos de redes têm como objetivo facilitar a comunicação, colaboração e compartilhamento de informações de forma segura utilizando tecnologias de internet.