What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. 회사의 직원과 신뢰할 수 있는 파트너가 정보를 공유하고, 원활하게 소통하며, 효과적으로 협력할 수 있는 안전한 네트워크입니다.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

본질적으로 인트라넷은 회사의 디지털 본부이자 직원들이 최신 정보를 유지하기 위한 리소스 역할을 합니다. 팀이 서로 연결되고 회사의 문화 및 미션을 유지하는 데 필수적인 도구입니다.

Traditionally, many organizations use SharePoint or custom platforms as their intranet. But as the world of work has changed, new user-friendly solutions have emerged, with benefits to meet the evolving needs of employees.

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Benefits of an intranet

‍인트라넷 구현은 직원들이 연결되고 조직적으로 유지되는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 전체 조직의 효율성과 생산성을 실제로 변혁할 수 있습니다. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Improved communication: Intranets facilitate effective communication across the organization, allowing employees to share news, updates, and announcements easily.
• Enhanced collaboration: With tools like shared calendars, project management software, and document sharing, they enable teams to work together more efficiently, regardless of their location.
• Increased productivity: Intranets provide a centralized place for information and resources, reducing the time employees spend searching for information and allowing them to focus on their work.
• Cost savings: By using an intranet for internal communication and collaboration, organizations can reduce costs associated with printing, mailing, and other traditional methods of information sharing.
• Streamlined processes: Intranets can automate and streamline various business processes, such as HR tasks, expense reporting, and procurement, saving time and reducing errors.
• 지식 관리 향상: 인트라넷은 조직의 집합적 지식과 전문 지식을 수집하고 저장하여 모든 직원이 쉽게 접근할 수 있도록 하는 지식 베이스 역할을 할 수 있습니다.
• Improved employee engagement: Intranets can foster a sense of community and belonging among employees by providing a platform for sharing success stories, recognizing achievements, and encouraging feedback.
• Enhanced security: With proper access controls and security measures, intranets ensure that sensitive information remains confidential and accessible only to authorized personnel.
• Scalability: Intranets can grow and evolve with the organization, accommodating new users, content, and features as needed.
• Integration with other systems: Intranets can integrate with other enterprise systems, such as customer relationship management (CRM) or enterprise resource planning (ERP) software, providing a unified platform for accessing information and tools.

Why is a company intranet important?

2024년에는 직원들이 업무에 필요한 정보를 찾고, 서로 연결되며, 회사의 방향에 대한 최신 정보를 유지하는 것이 그 어느 때보다 더 어려워졌습니다. 사실, HBR 의 연구에 따르면 실제로 회사의 전략과 정렬된 직원은 23%에 불과하다고 합니다.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. 모든 직원이 자동으로 접근할 수 있기 때문에, 모든 사람에게 적용되는 회사 리더십의 업데이트를 쉽게 공유할 수 있습니다.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. 또한 팀의 목표와 정렬되는 데도 도움이 됩니다.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Internal communication: Sharing company news, announcements, and updates
• Employee directory: Providing a searchable database of employee profiles and contact information
• Document management: Storing, organizing, and sharing important documents and files
• Collaboration: Enabling teamwork through shared workspaces, project management tools, and discussion forums
• Knowledge management: Creating a centralized location for company knowledge, best practices, and frequently asked questions
• HR and employee self-service: Managing HR processes, such as employee onboarding, benefits enrollment, and time-off requests
• Training and development: Delivering online training courses and materials for employee skill development
• IT support: Offering a helpdesk and resources for troubleshooting common technical issues
• Policy and procedure distribution: Ensuring easy access to company policies, handbooks, and guidelines

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

우리가 보았듯이, 인트라넷을 사용할 때 많은 이점이 있습니다. 그러나 이들은 모두 동일하게 만들어진 것은 아닙니다. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

홈 페이지 업데이트와 같은 간단한 작업도 여러 단계를 요구할 수 있으며, 새로 형성된 팀을 위한 새 섹션을 구축하는 데는 꽤 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 특히 인트라넷에 내장된 위키 섹션이 없는 경우에는 더욱 그렇습니다. Ideally, an intranet CMS allows for easy-to-update employee communications and documentation.

전통적인 인트라넷은 정보 과부하의 소음을 차단하지 않습니다.

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

오래된 콘텐츠의 또 다른 문제는 종종 신뢰할 수 없다는 것입니다. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

전통적인 인트라넷은 회사 간의 조정도 촉진하지 않습니다.

솔직히 말해서, 과거의 디지털 타운 스퀘어는 더 이상 통하지 않습니다. 그들은 작년 귀하의 도시에서 문을 닫은 그 슬픈 90년대 쇼핑몰만큼이나 커뮤니케이션 공간입니다. 오늘날, 내부 커뮤니케이션, 협업, 조정은 직원들이 이미 연결된 곳에서 발생합니다: 그들의 Slack 또는 Microsoft Teams에 위치한 “가상 본부”에서요.

Intranet best practices

만약 인트라넷 소프트웨어를 구현하고 있다면, 모든 사람이 최대한 활용할 수 있도록 할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. 인트라넷이 오래된 정보로 엉망이 되지 않도록 하세요. It will make it hard for people to find what they need.

설정에 콘텐츠 관리 시스템이 있어 문서가 마지막으로 업데이트된 시점을 명확히 하거나, 더 나아가 잠재적인 중복 콘텐츠를 표시해주는 기능이 있다면, 검색자는 필요한 정보를 찾는 데 훨씬 더 수월할 것입니다.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. A study by the University of California and Humboldt University found that it takes workers up to 23 minutes to regain focus after being interrupted.

Experts can avoid disruptions by adding their knowledge to a single source of truth to make it accessible by anyone who needs it, when they need it. 조금 더 많은 초기 노력이 미래의 큰 시간 관리에 영향을 미칠 수 있습니다.

4. 직원들이 매일 사용하는 도구에서 생산성을 유지하기 위해 불필요한 맥락 전환을 피하십시오.

채팅 플랫폼과의 통합은 훌륭하지만, 직원들이 업무를 수행하는 데 필요한 다른 모든 도구와 통합하는 것은 더 훌륭합니다. 훨씬 더 나아졌습니다. 웹 기반 도구에서 정보를 제공할 수 있는 차세대 솔루션을 찾아보세요.

생산성을 향상시키고 직원 참여를 유도하는 회사 인트라넷을 어떻게 만들까요?

현재 인트라넷의 채택률이 낮다면, 걱정하지 마세요! 구매 지원 및 대체책을 식별하고(필요한 경우), 새로운 접근 방식을 출시하며 지속 가능한 솔루션을 구축하는 데 도움이 되는 이 특정 작업 주기를 확인하세요. 변화 관리에서 긴급성을 만드는 방법에 대해 더 알아보세요 긴급성을 만드는 방법.

1. 채택을 위한 계획을 세우세요.

우선, 첫 번째(또는 47번째) 시도가 잘못된 이유를 파악하세요. 장기적이고 광범위한 채택을 저해하는 주요 요소는 무엇이며, 이를 해결하기 위한 특정 방법은 무엇인가요?

2. 목표 설정

설정할 목표의 예는 다음과 같습니다:

• 타임라인
• “6월 1일까지 모은 직원 피드백”
• “7월 31일까지 우리의 인트라넷을 유지할지 교체할지 결정”
• “10월 1일까지 새로운 안내/도구 출시”
• 성공을 위한 측정 기준
• 정기적이고 Stretch 목표 포함
• 정기적 목표: 사람들이 평균적으로 6개월 동안 인트라넷을 최소 1회/주 사용합니다.
• 신장 목표: 사람들이 6개월 동안 최소 1회/일 사용합니다.

3. 직원 의견 수렴

사람들에게 그들이 현재 사용하고 있는 솔루션에 대해 어떻게 느끼는지 물어보세요. 이론적으로는 좋지만 사용하기에는 너무 번거롭게 느끼나요? 다른 회사에서 다른 솔루션이나 접근 방식을 사용해본 적이 있나요? 다른 회사 친구들이 사용하는 것을 사용할 수 있다면 좋겠고 싶나요? 효율적인 기술 스택을 만드는 방법을 알아보세요 효율적인 기술 스택을 만드는 방법.

4. 인트라넷 플랫폼 선택

현재 플랫폼의 문제가 해결될 수 없다면, 신중하게 조사하고 새로운 인트라넷 공급자를 찾아보세요. 직원 추천을 조회하고, G2 및 TrustRadius와 같은 리뷰 사이트를 검색하세요.

5. 도구 소유권 할당

새로운 인트라넷(또는 접근 방식)의 전반적인 성공과 출시를 책임질 사람을 결정하세요. 지식 관리자를 사용하는 이유를 알아보세요 지식 관리자.

6. 선택한 도구 구성

팀 설정, 공간 및 권한을 정리할 시간입니다!

7. 콘텐츠 개발

이것은 다른 곳에서 문서를 가져오거나, 완전히 새로운 자료를 만들거나, 기존 콘텐츠를 완전히 다시 작성하는 것을 포함할 수 있습니다. 이유 알아보기 짧은 정보를 가장 잘 만드는 이유에 대해 알아보세요.

8. 채택 개선을 위한 직원 주도 initiative

길고 지루한 교육을 피하십시오. 교육이 필요하다면, 전통적인 풀일 교육 세션 대신 셀프 서비스 모듈 사용을 고려하십시오. 더 흥미로운 옵션을 제공하려면, 스와그를 제공하거나 파티를 주최하세요!‍

9. 성공 측정

당신의 목표를 확인하는 것을 잊지 마세요.

인트라넷 소프트웨어의 중요한 기능

진정으로 훌륭한 직원 경험을 창출할 준비가 되었다면, 당신은 최고의 인트라넷 소프트웨어—전통적인 것보다 더 많은 기능을 하는 도구를 찾아야 한다는 것을 알고 있습니다. 최신 지식 관리 및 회사 위키 솔루션은 인트라넷의 모든 것을 더욱 뛰어나게 만듭니다. 다음과 같은 것들을 기대할 수 있습니다:

놀라운 UX

전통적인 인트라넷의 칙칙하고 과대 포장된 90년대 스타일은 빨리 잊는 것이 가장 좋습니다. Guru는 언제 어디서나 직원들이 신뢰할 수 있는 답변을 제공하기 위해 설계된 단순하지만 직관적인 사용자 경험을 가지고 있습니다.

강력한 검색 기능

모든 세부 정보를 알지 못하더라도 필요한 것을 찾을 수 있어야 합니다. Guru 플랫폼에서 이는 현재 작업 중인 앱이나 도구에서 작동하는 고급 엔터프라이즈 AI 검색 를 의미합니다.

통합 기능

맥락 전환은 생산성을 죽입니다. 그래서 Guru는 모든 웹사이트에 브라우저 확장을 통해 오버레이하고, 당신의 팀이 이미 사용하고 있는 Slack, Microsoft Teams 및 기타 커뮤니케이션 및 협업 앱과 네이티브 통합을 제공합니다. 그래서 당신은 사용 중인 것을 중단할 필요가 없습니다.

정보를 어디에서나 접근 가능하게 유지

직원들이 어디에 있든 또는 어떤 도구를 사용하든, 답변을 얻는 것은 간단해야 합니다. 지식 트리거를 통해 필요하기도 전에 맥락에 맞는 지식을 제공합니다.

분석

Guru의 깊은 분석 기능은 관리자와 저자가 회사 전체의 지식 격차와 비효율성을 지속적으로 평가할 수 있도록 해줍니다. 자세한 제품 사용 분석도 제공합니다.

사용자가 콘텐츠와 상호작용하는 방식 추적

가장 나쁜 기분은 무언가에 작업을 쏟고 아무도 그것을 보지 않았을 때입니다. Guru는 단지 카드 어디를 읽었는지만 보여주는 것이 아니라, 사람들이 얼마나 많은 번복했거나 즐겨찾기를 했는지 보여줍니다. 사람들이 어떤 것을 찾고 있는지 모릅니까? 검색 분석을 사용하여 사람들이 무엇을 검색하고 있는지 보고 콘텐츠 격차를 없애세요.

규정 준수 요구 사항이 충족되고 정리되도록 하세요.

카드를 한 번 읽은 사람이 누구인지 보는 것만으로 멈추지 마세요. 무언가가 변경되면 Guru에 발표를 보내고 누가 그것을 보았는지 확인하세요. 바쁜 받은 편지함이나 긴 문서에서 아무것도 잃어버리지 않도록 쉽게 확인할 수 있습니다.

쉬운 채택

훌륭한 인트라넷 솔루션은 직원들이 사용하고 싶게 해야 합니다. Guru를 출시한 후, “당신은 Guru를 했습니까?”가 표준 응답이 되었을 뿐 아니라, 회사는 높은 채택으로 장기적인 투자 수익을 보고 있습니다.

엑스트라넷이란 무엇인가요?

엑스트라넷은 회사의 인트라넷의 하위 섹션입니다. 파트너 및 권한이 부여된 고객이 회사의 네트워크에서 정보를 액세스할 수 있는 인트라넷과 같은 개인 네트워크입니다.

"엑스트라넷"이라는 용어는 2000년대 초반에 인기를 얻었습니다. 데이터를 공유하기 위한 중앙 위치를 언급하기 위해 조직에서 사용되었습니다. 이 데이터는 특정 작업 그룹만 접근할 수 있었습니다.

엑스트라넷은 인트라넷처럼 구성되기 때문에 데이터 교환을 위해 IP와 TCP에 의존합니다. 엑스트라넷도 방화벽 및 비밀번호 보호 로그인 세부정보와 같은 보안 기능을 갖추어 무단 접근을 방지합니다.

엑스트라넷의 예

• 공급업체와 배급업체 간의 통신을 유지하기 위한 배급 네트워크
• 프랜차이즈가 여러 위치에서 소통하기 위한 중앙 협업 도구.
• 정부 기관 간의 교차 협업
• 재고 데이터를 안전한 네트워크를 통해 교환하기 위한 전자상거래 사이트 통합
• 프로젝트 매니저가 하청업체 및 기타 이해 관계자와 문서 및 계약을 공유할 수 있는 프로젝트 관리 도구
• 협회의 구성원들이 회의록 및 이사회 문서에 접근할 수 있는 이사회 포털
• 직원이 아닌 하청업체 또는 프리랜서에게 교육 문서

인트라넷과 엑스트라넷: 차이점은 무엇인가요?

인트라넷과 엑스트라넷은 모두 인터넷 기술을 사용하는 개인 네트워크이지만, 접근성과 목적에서 차이가 있습니다.

인트라넷:

• 인트라넷은 조직의 직원만 접근할 수 있는 개인 네트워크입니다.
• 회사 정보를 내부적으로 공유하는 데 사용됩니다.
• 인트라넷에 대한 접근은 조직 내의 승인된 사용자에게 제한되며, 일반적으로 로그인해야 합니다.

엑스트라넷:

• 엑스트라넷은 승인된 외부 사용자, 즉 고객, 공급업체 또는 비즈니스 파트너에게 제한된 접근을 허용하는 인트라넷의 확장입니다.
• 특정 외부 당사자와 정보를 안전하게 공유하고 협업할 수 있도록 합니다.
• 엑스트라넷에 대한 접근은 사용자 이름 및 비밀번호와 같은 인증 방법을 통해 특정 외부 사용자가 부여됩니다.

기본적으로 인트라넷은 조직 내에서 내부 사용에 한정되고, 엑스트라넷은 외부 당사자가 접근할 수 있습니다. 두 가지 유형의 네트워크는 모두 인터넷 기술을 사용하여 안전한 통신, 협업 및 정보 공유를 촉진하는 것을 목표로 합니다.