Wat is een intranet?

Betekenis en definitie van intranet

Een intranet is een interne communicatie- en samenwerkingsplatform dat door bedrijven van alle groottes en sectoren wordt gebruikt. Het is een veilig netwerk voor de werknemers van een bedrijf en vertrouwde partners om informatie te delen, goed te communiceren en effectief samen te werken.

Enkele van de belangrijkste dingen die een intranet kan bieden zijn:

• Een manier om interne informatie veilig te delen
• Verbeterde communicatie tussen leiderschap en werknemers
• Grotere afstemming tussen cross-functionele teams
• Een centraal punt voor bedrijven om beleidslijnen, richtlijnen en standaard operationele procedures op te slaan en te organiseren

In wezen fungeert een intranet als het digitale hoofdkantoor van een bedrijf en als een go-to bron voor werknemers om op de hoogte te blijven. Het is een onmisbaar hulpmiddel om teams met elkaar verbonden te houden, evenals met de cultuur en missie van hun bedrijf.

Traditioneel gebruiken veel organisaties SharePoint of op maat gemaakte platforms als hun intranet. Maar naarmate de wereld van werk is veranderd, zijn er nieuwe gebruiksvriendelijke oplossingen opgekomen, met voordelen om te voldoen aan de evoluerende behoeften van werknemers.

‍

Voordelen van een intranet

‍De implementatie van een intranet helpt werknemers niet alleen om verbonden en georganiseerd te blijven—het kan de efficiëntie en productiviteit van een heel organisatie daadwerkelijk transformeren. Hier zijn enkele van de grootste voordelen van een intranet:

• Verbeterde communicatie: Intranets faciliteren effectieve communicatie binnen de organisatie, waardoor werknemers gemakkelijk nieuws, updates en aankondigingen kunnen delen.
• Verbeterde samenwerking: Met tools zoals gedeelde agenda's, projectmanagementsoftware en documentsharing kunnen ze teams efficiënter samenwerken, ongeacht hun locatie.
• Verhoogde productiviteit: Intranets bieden een gecentraliseerde plek voor informatie en middelen, waardoor de tijd die werknemers besteden aan het zoeken naar informatie wordt verminderd en ze zich op hun werk kunnen concentreren.
• Kostenbesparingen: Door een intranet te gebruiken voor interne communicatie en samenwerking, kunnen organisaties kosten besparen die verband houden met drukken, verzenden en andere traditionele methoden van informatie delen.
• Gestroomlijnde processen: Intranets kunnen verschillende bedrijfsprocessen automatiseren en stroomlijnen, zoals HR-taken, onkostenrapportage en inkoop, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden verminderd.
• Beter kennisbeheer: Een intranet kan dienen als een kennisdatabase, die de collectieve kennis en expertise van de organisatie vastlegt en opslaat, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk is voor alle werknemers.
• Verbeterde betrokkenheid van werknemers: Intranets kunnen een gevoel van gemeenschap en verbondenheid onder werknemers bevorderen door een platform te bieden voor het delen van succesverhalen, het erkennen van prestaties en het aanmoedigen van feedback.
• Verbeterde beveiliging: Met de juiste toegangscontroles en beveiligingsmaatregelen zorgen intranets ervoor dat gevoelige informatie vertrouwelijk blijft en alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel.
• Schaalbaarheid: Intranets kunnen meegroeien en evolueren met de organisatie, waarbij ze nieuwe gebruikers, inhoud en functies kunnen accommoderen indien nodig.
• Integratie met andere systemen: Intranets kunnen integreren met andere enterprise-systemen, zoals software voor klantrelatiebeheer (CRM) of enterprise resource planning (ERP) software, waardoor een uniforme platform voor toegang tot informatie en hulpmiddelen ontstaat.

Waarom is een bedrijfsintranet belangrijk?

In 2024 is het moeilijker dan ooit voor werknemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen, om met elkaar verbonden te blijven en om op de hoogte te blijven van de koers van hun bedrijf. In feite vond een studie door HBR dat slechts 23% van de werknemers daadwerkelijk in lijn is met de strategieën van hun bedrijf.

Een intranet biedt de volgende kritische functionaliteit die bedrijven kan helpen om deze afstemmingskloof aan te pakken:

1. Bied zichtbaarheid over teams heen

Een intranet is een geweldige manier om informatie beschikbaar te maken voor een heel bedrijf. Aangezien elke werknemer automatisch toegang heeft, is het gemakkelijk om updates van het bedrijfsleiderschap te delen die voor iedereen van toepassing zijn.

Veel oplossingen hebben secties voor verschillende teams. Dit maakt het gemakkelijk om te zien waaraan anderen werken. Het helpt ook om afgestemd te blijven op de doelen van het team.

2. Bied een centrale plaats voor document- en inhoudopslag en -herstel

Een intranet is een centrale locatie waar werknemers belangrijke documenten en informatie kunnen opslaan. Het is doorzoekbaar voor iedereen die er toegang toe nodig heeft. Dit systeem helpt werknemers gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Het intranet is een handig hulpmiddel voor het organiseren en delen van belangrijke hulpmiddelen binnen een bedrijf. In plaats van documenten te vinden en te delen vanuit systemen zoals Microsoft Office of Google Drive, kunnen gebruikers ze uploaden naar een portal en ze breed beschikbaar maken.

3. Vereenvoudig permissiebepaling

Wanneer gebruikt met SSO of als onderdeel van een softwarebundel, kunnen beheerders gemakkelijk geautoriseerde gebruikers beheren. Ze kunnen gebruikers met slechts een paar klikken toevoegen of verwijderen.

Toepassingen van een intranet

Een intranet is een veelzijdig en krachtig hulpmiddel dat de manier waarop een organisatie opereert kan veranderen. Ze kunnen helpen met communicatie, samenwerking, automatiseren van taken en ondersteunen van thuiswerken, met vele voordelen voor organisaties. Hier zijn slechts enkele manieren waarop bedrijven een intranet gebruiken:

• Interne communicatie: Bedrijfsnieuws, aankondigingen en updates delen
• Personeelsregister: Een doorzoekbare database van werknemersprofielen en contactinformatie aanbieden
• Documentbeheer: Belangrijke documenten en bestanden opslaan, organiseren en delen
• Samenwerking: Samenwerking mogelijk maken via gedeelde werkruimtes, projectmanagementtools en discussieforums
• Kennisbeheer: Een centrale locatie creëren voor bedrijfskennis, best practices en veelgestelde vragen
• HR- en werknemerszelfbediening: HR-processen beheren, zoals werknemersinvoering, aanmelding voor voordelen en aanvragen om verlof
• Opleiding en ontwikkeling: Online trainingcursussen en materiaal voor de ontwikkeling van werknemersvaardigheden aanbieden
• IT-ondersteuning: Een helpdesk en middelen aanbieden voor het oplossen van veelvoorkomende technische problemen
• Distributie van beleid en procedures: Zorg dragen voor eenvoudige toegang tot bedrijfsbeleid, handboeken en richtlijnen

Wat zijn de voordelen en nadelen van het gebruik van intranetsoftware?

De voordelen van een intranet

Een modern intranet kan enorme voordelen bieden voor de meeste bedrijven. Hier zijn slechts enkele:

• Verbeterde communicatie: Het biedt een gecentraliseerd platform voor werknemers om te communiceren en samen te werken aan projecten, wat leidt tot hogere productiviteit en efficiëntie.
• Gestroomlijnde informatie-uitwisseling: Intranets helpen organisaties om bedrijfsbeleid, procedures en updates gemakkelijk te delen, zodat alle werknemers op de hoogte zijn en op één lijn zitten.
• Verbeterde gegevensbeveiliging: Ze bieden een beveiligd platform voor het delen van gevoelige informatie binnen een organisatie, waardoor het risico op datalekken en andere beveiligingsdreigingen wordt verminderd.
• Verhoogde betrokkenheid van werknemers: Door toegang te bieden tot trainingsmaterialen, programma's voor erkenning van werknemers en andere middelen, kan een intranet helpen om werknemers betrokken en gemotiveerd te houden.
• Kostenbesparingen: Ze kunnen druk- en distributiekosten verlagen door een papierloos platform te bieden voor het delen van informatie, wat kan resulteren in aanzienlijke kostenbesparingen voor organisaties.

De nadelen van een intranet

Zoals we hebben gezien, zijn er veel voordelen aan het gebruik van een intranet. Echter, ze zijn niet allemaal gelijk. In tegenstelling tot moderne oplossingen, hebben traditionele intranetaanbiedingen vaak de volgende nadelen:

Traditionele intranets vereisen dat werknemers naar een andere bestemming navigeren om toegang te krijgen tot informatie

Gegevens uit de praktijk ondersteunen de bewering niet dat intranets zijn ontworpen om gemakkelijk toegankelijk te zijn. Kenniswerkers voelen zich overweldigd door tabbladen, apps, kanalen en informatie, wat kan leiden tot contextwisseling en verlies van focus. Traditionele aanbiedingen fungeren als portalen die fungeren als nog een andere bestemming voor werknemers om te bezoeken.

Traditionele intranets hebben vaak IT-beheer nodig om te updaten, op te schalen en te onderhouden

Traditionele intranets zijn zwaar voor beheerders. Ze vereisen gespecialiseerde IT-kennis om te onderhouden. Dit leidt er soms toe dat ze een beetje achterlopen op het gebied van UX en beveiliging.

Iets zo simpels als het bijwerken van de “home page” kan meerdere stappen vereisen, en het opzetten van een nieuwe sectie voor een net gevormd team kan behoorlijk wat tijd kosten als het intranet niet wordt geleverd met een ingebouwde wiki-sectie. Ideaal gesproken laat een intranet CMS gemakkelijke updates van communiicatie en documentatie door werknemers toe.

Traditionele intranets snijden niet door de ruis van informatie-overload.

Werknemers voelen zich gestrest door de snelle uitwisseling van informatie in chat- en video-apps zoals Slack of Teams. Dit gebeurt of ze nu op kantoor zijn of vanuit huis werken.

Het snelle tempo van communicatie kan overweldigend voor hen zijn. Intranets zijn mogelijk niet effectief als vervanging of aanvulling op sommige applicaties. Ze kunnen in plaats daarvan de informatieoverload verergeren in plaats van deze te verbeteren.

Traditionele intranets worden vaak verouderd vrijwel zodra de inhoud wordt gepubliceerd

Intranets hebben goede inhoud nodig om werknemers aan te trekken. Inhoudsteams gebruiken soms clickbait om werknemers te stimuleren het intranet te gebruiken.

Het andere probleem met verouderde inhoud is dat het vaak onbetrouwbaar is. Dit kan ertoe leiden dat werknemers de informatie die ze vinden, negeren, en uiteindelijk helemaal stoppen met zoeken.

Traditionele intranets bevorderen geen coördinatie tussen bedrijven.

Laten we eerlijk zijn, het digitale dorpsplein van vroeger is niet meer toereikend. Ze zijn evenzeer een communicatieplaats als dat treurige '90s winkelcentrum dat vorig jaar in jouw stad gesloten is. Vandaag de dag, interne communicatie, samenwerking en coördinatie vinden plaats waar werknemers al met elkaar verbinden: in hun “virtuele HQ” gelegen in Slack of Microsoft Teams.

Intranet best practices

Als je intranetsoftware implementeert, zijn er verschillende manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat iedereen er het meeste uit haalt. Om het meeste uit je investering te halen, volg je deze beste praktijken:

1. Bereik werknemers waar ze zijn

We werken nu allemaal online. Het is belangrijk dat iedereen effectief communiceert. Dit is vooral cruciaal in een remote- of hybride werkomgeving. Gebruik je portal om de betrokkenheid van werknemers te bevorderen door regelmatig updates en informatie te plaatsen.

Een intranet, als het goed wordt gebruikt, kan een hulpmiddel zijn voor iedereen in het bedrijf om samen te werken, naast je chatsysteem. Waarom niet kijken of je de twee kunt integreren? Wanneer je verbinding maakt met Slack of Teams, kun je informatie en documenten naar iedereen sturen wanneer dat nodig is.

2. Verminder de tijd die verloren gaat met het vinden van belangrijke informatie

De beste manier om het meeste uit je instelling te halen, is door het te beschouwen als een enkele bron van waarheid voor alle werknemers. Laat je intranet niet rommelig worden met oude informatie. Het zal het moeilijk maken voor mensen om te vinden wat ze nodig hebben.

Als jouw setup een contentmanagementsysteem heeft dat duidelijk maakt wanneer een document voor het laatst is bijgewerkt—of, nog beter, als het potentiële dubbele inhoud kan markeren—zullen zoekers een veel betere tijd hebben om te vinden wat ze nodig hebben.

3. Houd je team productief door tijdrovende onderbrekingen voor belangrijke werknemers te voorkomen

Het gebeurt in elk bedrijf: een paar vakspecialisten (SME's) die veel informatie in handen hebben, worden vaak onderbroken door collega's die antwoorden nodig hebben. Een studie van de Universiteit van Californië en de Humboldt Universiteit heeft aangetoond dat werknemers tot 23 minuten nodig hebben om zich weer te concentreren na onderbrekingen.

Experts kunnen onderbrekingen vermijden door hun kennis toe te voegen aan een enkele bron van waarheid om het toegankelijk te maken voor iedereen die het nodig heeft, wanneer ze het nodig hebben. Een beetje meer inspanning vooraf kan enorme gevolgen hebben voor het tijdsbeheer in de toekomst.

4. Vermijd verspilling door van context te switchen om werknemers productief te houden in de tools die ze elke dag gebruiken

Integreren met je chatplatform is geweldig, maar integreren met al die andere tools die werknemers nodig hebben om hun werk te doen? Veel beter. Kijk naar oplossingen van de volgende generatie die informatie kunnen verstrekken in elke op het web gebaseerde tool.

Hoe creëer je een bedrijfsintranet dat de productiviteit verhoogt en de betrokkenheid van werknemers bevordert?

Als je huidige intranet lijdt onder een lage acceptatie, maak je dan geen zorgen! Bekijk deze specifieke actiecyclus die ontworpen is om je te helpen draagvlak te creëren, een vervanger te identificeren (indien nodig), de nieuwe aanpak uit te rollen en een duurzame oplossing te creëren. Lees meer over urgentie creëren in verandermanagement.

1. Maak een plan voor adoptie

Bepaal eerst wat je denkt dat er fout ging de eerste (of 47e) keer. Wat waren de belangrijkste factoren die lange termijn, wijdverbreide adoptie verhinderden, en wat zijn enkele specifieke manieren om deze op te lossen?

2. Stel doelen

Enkele voorbeelden van te stellen doelen zijn:

• Tijdlijnen
• “Medewerkerfeedback verzameld voor 1 juni”
• “Bepaal of we ons intranet behouden of vervangen vóór 31 juli”
• “Nieuwe richtlijnen/tool uitrollen vóór 1 oktober”
• Maatregelen voor succes
• Inclusief regelmatige en stretcht doelen
• Regelmatig doel: Mensen gebruiken het intranet minstens 1x/week gemiddeld gedurende 6 maanden
• Stretchdoel: Mensen gebruiken het intranet minstens 1x/dag gedurende 6 maanden).

3. Vraag input van werknemers

Vraag mensen hoe ze zich voelen over de oplossing die ze gebruiken. Vinden ze het in theorie leuk, maar vinden ze het te omslachtig om te gebruiken? Hebben ze andere oplossingen of benaderingen gebruikt bij andere bedrijven? Zouden ze willen dat ze konden gebruiken wat vrienden bij andere bedrijven gebruiken? Leer hoe je een efficiënte techstack maakt.

4. Selecteer een intranetplatform

Als de problemen van je huidige platform onoplosbaar zijn, doe dan je huiswerk en vind een nieuwe intranetprovider. Kijk naar aanbevelingen van werknemers en zoek op beoordelingssites zoals G2 en TrustRadius.

5. Wijs tool-eigendom toe

Bepaal wie verantwoordelijk zal zijn voor het algehele succes en de uitrol van je nieuwe intranet (of aanpak). Leer waarom je misschien een kennismanager.

6. Configureer je geselecteerde tool

Tijd om de instellingen, ruimtes en machtigingen van je team uit te zoeken!

7. Ontwikkel de inhoud

Dit kan inhouden dat je documentatie van elders importeert, volledig nieuwe bronnen creëert of bestaande inhoud helemaal herschrijft. Leer waarom hap-snapinformatie het beste is.

8. Initiatieven van werknemers om adoptie te verbeteren

Vermijd lange, saaie trainingen. Als je training nodig hebt, overweeg dan om zelfbedieningsmodules te gebruiken in plaats van traditionele dagvullende sessies. Voor meer spannende opties, bied swag aan of organiseer een feestje!‍

9. Meet succes

Vergeet niet om je doelen in de gaten te houden.

Belangrijke functies van intranetsoftware

Als je klaar bent om een echt geweldige werknemerservaring te creëren, weet je dat je de beste intranetsoftware—eén hulpmiddel dat meer kan doen dan traditionele. De nieuwste oplossingen voor kennisbeheer en bedrijfswiki nemen alles geweldige aan intranets en maken ze nog beter. Dit is waar je naar kunt uitkijken:

Geweldige UX

De saaie, overvolle, ‘90s (en niet op een coole manier) uitstraling van het traditionele intranet hoort snel vergeten te worden. Guru heeft een eenvoudige—maar intuïtieve—gebruikerservaring ontworpen om betrouwbare antwoorden te bieden, waar en wanneer werknemers ook werken.

Sterke zoekmogelijkheden

Je moet in staat zijn om te vinden wat je nodig hebt zonder alle details te kennen. In het Guru-platform betekent dat geavanceerde enterprise AI-zoekfunctie die werkt in elke app of tool waarin je momenteel werkt.

Integratiemogelijkheden

Context-switching doodt productiviteit. Daarom overlaadt Guru elke website via een browserextensie en heeft het native integraties met Slack, Microsoft Teams en andere communicatie- en samenwerkingsapps die je team al gebruikt, zodat je niet hoeft te stoppen met wat je aan het doen bent om het te gebruiken.

Houd informatie overal toegankelijk

Ongeacht waar je medewerkers zich bevinden of welke tool ze gebruiken, moet het verkrijgen van een antwoord eenvoudig zijn. Ontvang context-specifieke kennis voordat je het zelfs maar weet dat je het nodig hebt met Knowledge Triggers, of neem kennis mee op de Guru mobiele app.

Analytics

De diepe analyses van Guru stellen beheerders en auteurs in staat om de opzet continu te evalueren op kennisachterstanden en inefficiënties binnen het bedrijf, naast het geven van gedetailleerde analyses van productgebruik.

Volg hoe gebruikers omgaan met inhoud

Het slechtste gevoel is om werk in iets te steken — en dan te merken dat niemand het zelfs maar ziet. Guru stelt je in staat om niet alleen te zien wie je kaart heeft gelezen, maar ook hoe vaak mensen het hebben gekopieerd of favorieten hebben toegevoegd. Weet je niet wat mensen zoeken? Gebruik zoek-analytics om te zien waar mensen naar zoeken en elimineer die inhoudsgebreken.

Zorg ervoor dat de nalevingsvereisten worden nageleefd en georganiseerd blijven

Stop niet bij het zien wie een kaart eenmaal heeft gelezen. Stuur een aankondiging in Guru wanneer er iets verandert en volg wie het heeft gezien en erkend. Dat is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat in een drukke inbox of een lang document.

Eenvoudige adoptie

Een geweldige intranetoplossing zou werknemers willen gebruiken. Na de uitrol van Guru is “Heb je het Guru gedaan?” niet alleen een standaardreactie geworden, maar bedrijven zien ook een langdurige return on investment dankzij hoge adoptie.

Wat is een extranet?

Een extranet is een subsectie van het intranet van een bedrijf. Een privénetwerk zoals een intranet waar leveranciers, partners en geautoriseerde klanten toegang hebben tot informatie van een netwerk van een bedrijf.

De term "extranet" werd populair in de vroege jaren 2000. Het werd door organisaties gebruikt om te verwijzen naar een centrale locatie voor gegevensdeling. Deze gegevens konden alleen worden geopend door specifieke werkgroepen.

Aangezien het extranet is gestructureerd zoals een intranet, is het afhankelijk van IP en TCP voor gegevensuitwisseling. Extranets hebben ook beveiligingsfuncties zoals firewalls en met wachtwoorden beveiligde inloggegevens om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Voorbeelden van extranets

• Een distributienetwerk om communicatie tussen leveranciers en distributeurs te onderhouden
• Een centraal samenwerkingsmiddel voor een franchise om te communiceren over meerdere locaties.
• Cross-samenwerking tussen overheidsinstellingen
• Ecommerce-site-integratie om voorraadgegevens uit te wisselen via een veilig netwerk
• Een projectmanagementtool waar een projectmanager documenten en contracten kan delen met onderaannemers en andere belanghebbenden
• Een bestuursportaal waar leden van een vereniging toegang hebben tot notulen en bestuursdocumenten
• Onboardingdocumenten voor onderaannemers of freelance medewerkers die geen toegang hebben tot jouw werknemersintranet

Intranet vs. extranet: wat is het verschil?

Een intranet en een extranet zijn beide privénetwerken die internettechnologieën gebruiken, maar ze verschillen in termen van toegang en doel.

Intranet:

• Een intranet is een privénetwerk dat alleen toegankelijk is voor de medewerkers van een organisatie.
• Het wordt gebruikt om bedrijfsinformatie, bronnen en tools intern te delen.
• Toegang tot een intranet is beperkt tot geautoriseerde gebruikers binnen de organisatie en vereist meestal een inlog.

Extranet:

• Een extranet is een uitbreiding van een intranet dat gecontroleerde toegang biedt aan geautoriseerde externe gebruikers, zoals klanten, leveranciers of zakenpartners.
• Het stelt een organisatie in staat om informatie veilig te delen en samen te werken met specifieke externe partijen.
• Toegang tot een extranet wordt verleend aan specifieke externe gebruikers via authenticatiemethoden zoals gebruikersnamen en wachtwoorden.

In wezen is een intranet beperkt tot intern gebruik binnen een organisatie, terwijl een extranet toegankelijk kan zijn voor externe partijen. Beide soorten netwerken hebben tot doel veilige communicatie, samenwerking en informatie-uitwisseling te faciliteren met behulp van internettechnologieën.