Что такое интраноўт?

Значение и определение интраноўта

Интраноўт - это платформа для внутренней связи и сотрудничества, используемая компаниями всех размеров и отраслей. Это защищенная сеть для сотрудников компании и доверенных партнеров, чтобы делиться информацией, хорошо общаться и эффективно работать вместе.

Некоторые ключевые вещи, которые может предоставить интраноўт:

• Способ безопасно делиться внутренней информацией
• Улучшенная коммуникация между руководством и сотрудниками
• Повышенная согласованность между кросс-функциональными командами
• База для компаний для хранения и организации политик, рекомендаций и стандартных рабочих процедур

По сути, интранет действует как цифровая штаб-квартира компании и основное средство для сотрудников, чтобы быть в курсе. Это бесценный инструмент для поддержания связи команд друг с другом, а также с культурой и миссией их компании.

Традиционно многие организации используют SharePoint или собственные платформы в качестве своего интранайыта. Но, поскольку мир труда изменился, новые удобные решения появились с преимуществами, соответствующими развивающимся потребностям сотрудников.

‍

Преимущества интранайыта

‍Внедрение интранета не только помогает сотрудникам оставаться на связи и организованными—оно действительно может преобразить эффективность и продуктивность всей организации. Вот некоторые из основных преимуществ интранайыта:

• Улучшенная коммуникация: Интранайыты способствуют эффективной коммуникации по организации, позволяя сотрудникам легко делиться новостями, обновлениями и объявлениями.
• Улучшенное сотрудничество: С помощью таких инструментов, как совместные календари, программное обеспечение для управления проектами и обмен документами, они позволяют командам работать вместе более эффективно, независимо от их местоположения.
• Повышение производительности: Интранайыты обеспечивают централизованное место для информации и ресурсов, уменьшая время, которое сотрудники тратят на поиск информации, и позволяя им сосредоточиться на своей работе.
• Сокращение затрат: Используя интраhandzu для внутренней коммуникации и сотрудничества, организации могут сократить затраты, связанные с печатью, почтой и другими традиционными методами обмена информацией.
• Оптимизация процессов: Интранайыты могут автоматизировать и оптимизировать различные бизнес-процессы, такие как задачи HR, отчетность по расходам и закупки, экономя время и уменьшение ошибок.
• Лучшее управление знаниями: Интранет может служить базой знаний, собирая и храня коллективные знания и экспертизу организации, делая их легко доступными для всех сотрудников.
• Улучшение вовлеченности сотрудников: Интранайыты могут способствовать чувству сообщества и принадлежности среди сотрудников, предоставляя платформу для обмена историями успеха, признания достижений и поощрения обратной связи.
• Улучшение безопасности: При наличии надлежащих средств управления доступом и мер безопасности интранасці обеспечивают конфиденциальность чувствительной информации и доступ только для авторизованного персонала.
• Масштабируемость: Интраاندېты могут расти и развиваться вместе с организацией, вмещая новых пользователей, контент и функции по мере необходимости.
• Интеграция с другими системами: Интраганы могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системы планирования ресурсов предприятия (ERP), обеспечивая единую платформу для доступа к информации и инструментам.

Почему интранайыт компании важен?

В 2024 году сотрудникам стало труднее, чем когда-либо, находить информацию, необходимую для выполнения их работ, оставаться на связи друг с другом и быть в курсе направления своей компании. На самом деле исследование, проведенное HBR показало, что только 23% сотрудников фактически соответствует стратегиям их компании.

Интранайыт предлагает следующую критическую функциональность, которая может помочь компаниям устранить этот разрыв в согласованности:

1. Обеспечить видимость между командами

Интранайыт - отличный способ сделать информацию доступной для всей компании. Поскольку каждый сотрудник автоматически имеет доступ, легко делиться обновлениями от руководства компании, которые касаются всех.

Многие решения имеют разделы для разных команд. Это позволяет легко увидеть, над чем работают другие. Это также помогает оставаться в согласии с целями команды.

2. Предложить централизованное место для хранения и извлечения документов и контента

Интранайыт - это центральное место для сотрудников, чтобы сохранить важные документы и информацию. Оно доступно для поиска для любого, кто нуждается в доступе к ним. Эта система помогает сотрудникам легко находить нужную информацию.

Интранайыт - это удобный инструмент для организации и обмена важными ресурсами внутри компании. Вместо того чтобы находить и делиться документами из систем, таких как Microsoft Office или Google Drive, пользователи могут загружать их в портал и делать их широко доступными.

3. Упрощение управления правами доступа

При использовании с SSO или как частью программного обеспечения, администраторы могут легко управлять авторизованными пользователями. Они могут добавлять или удалять пользователей всего лишь с несколькими щелчками.

Применение интраныміта

Интранайыт - это универсальный и мощный инструмент, который может изменить способ работы организации. Они могут помочь с коммуникацией, сотрудничеством, автоматизацией задач и поддержкой удаленной работы, предоставляя множество преимуществ для организаций. Вот лишь некоторые способы, которыми компании используют интранайт:

• Внутренние коммуникации: Обмен новостями компании, объявлениями и обновлениями
• Справочник сотрудников: Предоставление базы данных профилей сотрудников и контактной информации с возможностью поиска
• Управление документами: Хранение, организация и обмен важными документами и файлами
• Сотрудничество: Содействие командной работе через общие рабочие пространства, инструменты управления проектами и форумы для обсуждений
• Управление знаниями: Создание централизованного места для корпоративных знаний, лучших практик и часто задаваемых вопросов
• HR и самообслуживание сотрудников: Управление HR-процессами, такими как ввод сотрудников в должность, регистрация льгот и запросы на отпуск
• Обучение и развитие: Проведение онлайн-курсов и материалов для развития навыков сотрудников
• IT поддержка: Предоставление службы поддержки и ресурсов для решения распространенных технических проблем
• Распространение политик и процедур: Обеспечение легкого доступа к корпоративным политикам, справочникам и рекомендациям

Каковы преимущества и недостатки использования программного обеспечения интранайыта?

Преимущества интранайыта

Современный интранайыт может предоставить огромные преимущества для большинства компаний. Вот лишь некоторые:

• Улучшенная коммуникация: это обеспечивает централизованную платформу для сотрудников, чтобы общаться и сотрудничать над проектами, что приводит к повышению продуктивности и эффективности.
• Оптимизированный обмен информацией: интранайыты помогают организациям легко делиться политиками, процедурами и обновлениями, информируя и уравновешивая всех сотрудников.
• Улучшенная безопасность данных: они обеспечивают безопасную платформу для обмена чувствительной информацией внутри организации, снижая риск утечек данных и других угроз безопасности.
• Повышенное вовлечение сотрудников: предоставляя доступ к учебным материалам, программам признания сотрудников и другим ресурсам, интранайыт может помочь поддерживать мотивацию работников.
• Сокращение затрат: они могут уменьшить затраты на печать и распространение информации, предоставив безбумажную платформу для обмена информацией, что может привести к значительной экономии для организаций.

Недостатки интранайыта

Как мы видели, существует много преимуществ использования интранета. Тем не менее, они не все созданы одинаково. В отличие от современных решений, традиционные предложения интранайыта часто имеют следующие недостатки:

Традиционные интранеты требуют от сотрудников перехода в другое место для доступа к информации

Данные из реальной жизни не подтверждают утверждение о том, что интранайыты разработаны для простого доступа. Работники знаний чувствуют себя перегруженными вкладками, приложениями, каналами и информацией, что может вызвать переключение контекста и потерю концентрации. Традиционные предложения действуют как порталы, которые служат еще одним местом, куда сотрудникам нужно зайти.

Традиционным интранетам часто требуется IT-администрирование для обновления, масштабирования и обслуживания

Традиционные интранайыты перегружены администрированием. Им требуется специализированные знания в области IT для обслуживания. Это иногда приводит к тому, что они отстают от тенденций UX и безопасности.

Что-то столь простое, как обновление «главной страницы», может потребовать нескольких шагов, а развертывание нового раздела для только что сформированной команды может занять довольно продолжительное время, если интранет не имеет встроенного раздела вики. Идеально, если CMS интранайыта обеспечивает легкость обновления коммуникации и документации сотрудников.

Традиционные интранеты не проясняют шум избыточной информации.

Сотрудники испытывают стресс из-за быстрого обмена информацией в чатах и видео-приложениях, таких как Slack или Teams. Это происходит независимо от того, находятся ли они в офисе или работают из дома.

Быстрое течение коммуникации может быть для них подавляющим. Интраңыты могут неэффективно заменять или дополнять некоторые приложения. Они также могут ухудшить перегрузку информации, вместо того чтобы улучшить ее.

Традиционные интранеты становятся устаревшими почти сразу после публикации контента.

Интранайыты требуют качественного контента, чтобы привлечь сотрудников. Команды контента иногда используют кликбейт, чтобы побудить сотрудников использовать интранайыт.

Еще одна проблема с устаревшим контентом заключается в том, что он часто ненадежен. Это может привести к тому, что сотрудники пренебрегают информацией, которую они находят, и в конечном итоге прекращают поиск вообще.

Традиционные интранеты не содействуют координации между компаниями.

Скажем прямо, цифровая площадь города прошлого уже не актуальна. Они также являются пространством для общения, как тот печальный торговый центр 90-х, который закрылся в вашем городе в прошлом году. Сегодня, внутренняя коммуникация, сотрудничество и координация происходят там, где сотрудники уже соединяются: в их “виртуальном HQ”, расположенном в Slack или Microsoft Teams.

Лучшие практики интранайыта

Если вы внедряете программное обеспечение для интранета, есть множество способов, как вы можете гарантировать, что каждый получает максимальную выгоду от этого. Чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций, следуйте этим лучшим практикам:

1. Достигайте сотрудников там, где они находятся

Все мы сейчас работаем онлайн. Важно, чтобы каждый мог эффективно общаться. Это особенно важно в условиях удаленной или гибридной работы. Используйте ваш портал, чтобы способствовать вовлеченности сотрудников, регулярно публикуя обновления и информацию.

Интранайыт, когда его правильно используют, может стать инструментом для всех сотрудников компании, вместе с вашей системой чата. Почему бы не проверить возможность интеграции двух? Когда вы подключаетесь к Slack или Teams, вы можете отправлять информацию и документы кому угодно, когда это необходимо.

2. Сократите время, потраченное на поиск важной информации.

Лучший способ добиться максимальной отдачи от вашей настройки - это рассматривать ее как единственный источник правды для всех сотрудников. Не позволяйте вашему интранету пачкаться устаревшей информацией. Это усложнит людям поиск того, что им нужно.

Если у вашей настройки есть система управления контентом, которая четко показывает, когда документ был последний раз обновлен—или, даже лучше, если она может отметить потенциальное дублирование контента—поисковики найдут нужную информацию гораздо быстрее.

3. Поддержите производительность вашей команды, предотвращая времязатратные прерывания для ключевых сотрудников.

Это происходит в каждой компании: несколько экспертов по предмету (SMEs), обладающих большим количеством информации, часто прерываются коллегами, которым нужны ответы. Одно исследование Калифорнийского университета и Университета Хумбольта показало, что работникам требуется до 23 минут, чтобы снова сосредоточиться после прерывания.

Эксперты могут избежать прерываний, добавив свои знания в единственный источник правды для доступа к ним любому, кто в них нуждается, когда они им нужны. Немного больше усилий в начале могут иметь огромное значение для управления временем в дальнейшем.

4. Избегайте бесполезного переключения контекста, чтобы сотрудники оставались продуктивными в инструментах, которые они используют каждый день

Интеграция с вашей платформой чата великолепна, но интеграция со всеми другими инструментами, которые сотрудникам нужны для выполнения своих задач — это гораздо лучше? Гораздо лучше. Изучите решения следующего поколения, которые могут предоставлять информацию в любом веб-инструменте.

Как создать корпоративный интранет, который повышает продуктивность и стимулирует вовлеченность сотрудников?

Если ваша текущая интранет-система страдает от низкой активности, не паникуйте! Посмотрите на этот конкретный цикл действий, который предназначен для того, чтобы помочь вам повысить принятие, определить замену (если она вам нужна), внедрить новый подход и создать устойчивое решение. Узнайте больше о создании неотложной необходимости в управлении изменениями.

1. Составьте план по повышению принятия

Во-первых, выясните, что, на ваш взгляд, пошло не так в первый (или 47-й) раз. Какие основные факторы мешали долгосрочному, широкомасштабному принятию, и каковы конкретные способы их решения?

2. Установите цели

Некоторые примеры целей, которые стоит установить:

• Сроки
• “Обратная связь сотрудников, собранная к 1 июня”
• “Решите, сохранить или заменить наш интранет до 31 июля”
• “Внедрить новые рекомендации/инструмент до 1 октября”
• Меры для успешного достижения целей
• Включите регулярные и дополнительные цели
• Регулярная цель: Люди используют интранет как минимум 1 раз/в неделю в среднем в течение 6 месяцев
• Дополнительная цель: Люди используют интранет как минимум 1 раз/в день в течение 6 месяцев).

3. Запросите мнение сотрудников

Спросите людей, как они относятся к решению, которое они используют. Им это нравится в теории, но они считают его слишком громоздким для использования? Использовали ли они разные решения или подходы в других компаниях? Хотели бы они использовать то, что используют их друзья из других компаний? Узнайте как создать эффективный стек технологий.

4. Выберите платформу интранета

Если проблемы вашей текущей платформы неразрешимы, проведите должную проверку и найдите нового поставщика интранет-услуг. Изучите рекомендации сотрудников и ищите на сайтах отзывов, таких как G2 и TrustRadius.

5. Назначите владельца инструмента

Определите, кто будет отвечать за общий успех и внедрение вашего нового интранета (или подхода). Узнайте, почему вам может понадобиться использовать менеджера знаний.

6. Настройте ваш выбранный инструмент

Время разобраться с настройками команды, пространствами и правами доступа!

7. Разработайте контент

Это может подразумевать импорт документации из других мест, создание совершенно новых ресурсов или полное переписывание существующего контента. Узнайте почему информация в маленьких порциях — это лучше.

8. Инициативы сотрудников по повышению принятия

Избегайте долгих, утомительных тренингов. Если вам нужно обучение, рассмотрите возможность использования модулей самообслуживания вместо традиционных однодневных сессий. Для более увлекательных вариантов предлагайте подарки или проводите вечеринки!‍

9. Измерьте успех

Не забудьте следить за своими целями.

Важные функции программного обеспечения интранета

Если вы готовы создать действительно прекрасный опыт для сотрудников, вы знаете, что вам нужно найти лучшее программное обеспечение для интранета—инструмент, который может делать больше, чем традиционные. Последние решения по управлению знаниями и корпоративные вики берут все лучшее об интранетах и делают его еще лучше. Вот чего вы можете ожидать:

Удивительный пользовательский интерфейс

Старомодный, перегруженный, ‘90-х (и не в хорошем смысле) вид традиционного интранета лучше быстро забыть. Guru обеспечивает простой—но интуитивно понятный—пользовательский опыт, предназначенный для предоставления надежных ответов в любое время и в любом месте, где работают сотрудники.

Сильные возможности поиска

Вы должны быть в состоянии найти то, что вам нужно, не зная всех деталей. На платформе Guru это означает продвинутый поиск с использованием ИИ для предприятий , который работает в любом приложении или инструменте, который вы в данный момент используете.

Возможности интеграции

Переключение контекста убивает продуктивность. Вот почему Guru накладывает на каждый сайт через расширение браузера и имеет встроенные интеграции с Slack, Microsoft Teams и другими приложениями для связи и сотрудничества, которые ваша команда уже использует, поэтому вам не нужно прерывать свою работу, чтобы использовать его.

Поддерживайте доступность информации повсюду

Независимо от того, где находятся ваши сотрудники и какой инструмент они используют, получение ответа должно быть простым. Получите возможность задавать контекстуальные знания, прежде чем вы даже поймете, что это вам нужно, с помощью триггеров знаний, или берите знания с собой с помощью мобильного приложения Guru.

Аналитика

Глубокая аналитика Guru позволяет администраторам и авторам непрерывно оценивать настройки на предмет пробелов в знаниях и неэффективности по всей компании, а также предоставляет подробную аналитику использования продуктов.

Отслеживайте, как пользователи взаимодействуют с контентом

Худшее чувство - это когда вы вкладываете работу во что-то—и потом никто даже не видит это. Guru позволяет вам видеть не только то, кто прочитал вашу карточку, но и сколько раз люди ее копировали или добавляли в избранное. Не знаете, что ищут люди? Используйте аналитику поиска, чтобы увидеть, что люди ищут, и устранить эти пробелы в контенте.

Обеспечьте выполнение требований соблюдения и поддерживайте порядок

Не останавливайтесь на том, чтобы увидеть, кто прочитал карточку один раз. Отправляйте объявления в Guru, когда что-то меняется, и отслеживайте, кто это видел и подтвердил. Это простой способ убедиться, что ничего не теряется в загруженном почтовом ящике или длинном документе.

Легкость принятия

Отличное решение интранета должно побуждать сотрудников хотеть его использовать. После внедрения Guru не только фраза “Вы уже использовали Guru?” стала стандартным ответом, но компании видят долгосрочную отдачу от инвестиций благодаря высокому уровню принятия.

Что такое экстра-нет?

Экстранет - это подсекция интранет-системы компании. Частная сеть, такая как интранет, где поставщики, партнеры и авторизованные клиенты могут получать доступ к информации из сети компании.

Термин "экстра-нет" стал популярным в начале 2000-х. Он использовался организациями для обозначения центрального места для обмена данными. Эти данные могли быть доступны только определенным рабочим группам.

Поскольку экстра-нет структурирован как интранет, он полагается на IP и TCP для обмена данными. Экстра-нет также имеет функции безопасности, такие как межсетевые экраны и защищенные паролем данные для входа, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.

Примеры экстра-нетов

• Сетевой дистрибуции для поддержания связи между поставщиками и дистрибьюторами
• Централизованный инструмент сотрудничества для франчайза для общения между несколькими локациями.
• Перекрестное сотрудничество между государственными учреждениями
• Интеграция сайта электронной коммерции для обмена данными об инвентаре через защищенную сеть
• Инструмент управления проектами, где менеджер проекта может делиться документами и контрактами с подрядчиками и другими заинтересованными сторонами
• Портал правления, где члены ассоциации могут получить доступ к протоколам собраний и документам правления
• Документы для ввода в должность подрядчиков или фрилансеров, которые не имеют доступа к вашему интранету

Интранет против экстранека: в чем разница?

Интранет и экстранет — это частные сети, использующие интернет-технологии, но они различаются по доступу и цели.

Интранет:

• Интранет — это частная сеть, доступная только для сотрудников организации.
• Он используется для распространения информации о компании, ресурсов и инструментов внутри организации.
• Доступ к интранету ограничен уполномоченными пользователями внутри организации и обычно требует входа в систему.

Экстра-нет:

• Экстра-нет — это расширение интранета, которое позволяет контролируемый доступ к уполномоченным внешним пользователям, таким как клиенты, поставщики или деловые партнеры.
• Он позволяет организации безопасно делиться информацией и сотрудничать с конкретными внешними сторонами.
• Доступ к экстра-нету предоставляется конкретным внешним пользователям через методы аутентификации, такие как имена пользователей и пароли.

По сути, интранет ограничивается внутренним использованием внутри организации, тогда как экстра-нет может быть доступен внешними сторонами. Обе категории сетей направлены на облегчение безопасной связи, сотрудничества и обмена информацией с использованием интернет-технологий.