Qu'est-ce qu'un intranet ?

Définition et sens de Intranet

Un intranet est une plateforme de communication interne et de collaboration utilisée par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Il s'agit d'un réseau sécurisé permettant aux employés et aux partenaires de confiance d'une entreprise de partager des informations, de bien communiquer et de travailler ensemble efficacement.

Certains des éléments clés qu'un intranet peut fournir sont les suivants :

• Un moyen de partager des informations internes en toute sécurité
• Meilleure communication entre la direction et les employés
• Harmonisation accrue entre les équipes interfonctionnelles
• Une base d'accueil permettant aux entreprises de stocker et d'organiser les politiques, les directives et les procédures opérationnelles standard

Essentiellement, un intranet fait office de siège numérique et de référence pour une entreprise ressource permettant aux employés de rester au courant. C'est un outil précieux pour maintenir les équipes en contact les unes avec les autres ainsi qu'avec la culture et la mission de leur entreprise.

Traditionnellement, de nombreuses organisations utilisent SharePoint ou des plateformes personnalisées comme intranet. Mais à mesure que le monde du travail a évolué, nouvelles solutions conviviales ont vu le jour, avec des avantages permettant de répondre à l'évolution des besoins des employés.

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Les avantages d'un intranet

‍ La mise en œuvre d'un intranet permet non seulement aux employés de rester connectés et organisés, mais elle peut également transformer l'efficacité et la productivité de l'ensemble de l'organisation. Voici quelques-uns des principaux avantages d'un intranet :

• Communication améliorée : Les intranets facilitent une communication efficace au sein de l'organisation, permettant aux employés de partager facilement des actualités, des mises à jour et des annonces.
• Collaboration améliorée : Grâce à des outils tels que des calendriers partagés, des logiciels de gestion de projet et le partage de documents, ils permettent aux équipes de travailler ensemble plus efficacement, où qu'elles se trouvent.
• Productivité accrue : Les intranets fournissent un espace centralisé pour les informations et les ressources, ce qui réduit le temps que les employés passent à rechercher des informations et leur permet de se concentrer sur leur travail.
• Économies de coûts : En utilisant un intranet pour la communication interne et la collaboration, les organisations peuvent réduire les coûts associés à l'impression, à l'envoi et à d'autres méthodes traditionnelles de partage d'informations.
• Processus rationalisés : Les intranets peuvent automatiser et rationaliser divers processus métier, tels que les tâches RH, les rapports de dépenses et les achats, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Meilleure gestion des connaissances : Un intranet peut servir de base de connaissances, capturant et stockant les connaissances et l'expertise collectives de l'organisation, les rendant facilement accessibles à tous les employés.
• Engagement accru des employés : Les intranets peuvent favoriser un sentiment de communauté et d'appartenance parmi les employés en fournissant une plateforme permettant de partager des réussites, de reconnaître les réalisations et d'encourager les commentaires.
• Sécurité renforcée : Grâce à des contrôles d'accès et à des mesures de sécurité appropriés, les intranets garantissent que les informations sensibles restent confidentielles et ne sont accessibles qu'au personnel autorisé.
• Évolutivité : Les intranets peuvent se développer et évoluer avec l'organisation, en accueillant de nouveaux utilisateurs, du contenu et des fonctionnalités selon les besoins.
• Intégration avec d'autres systèmes : Les intranets peuvent intégrer avec d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou de planification des ressources d'entreprise (ERP), fournissant une plate-forme unifiée pour accéder aux informations et aux outils.

Pourquoi un intranet d'entreprise est-il important ?

En 2024, il est plus difficile que jamais pour les employés de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, rester en contact les uns avec les autres et se tenir au courant de l'orientation de leur entreprise. En fait, une étude réalisée par HBR a constaté que seuls 23 % des employés sont réellement d'accord avec les stratégies de leur entreprise.

Un intranet propose les fonctionnalités essentielles suivantes qui peuvent aider les entreprises à combler cet écart d'alignement :

1. Offrez de la visibilité à toutes les équipes

Un intranet est un excellent moyen de mettre des informations à la disposition de l'ensemble de l'entreprise. Comme chaque employé y a automatiquement accès, il est facile de partager des mises à jour de la direction de l'entreprise qui s'appliquent à tous.

De nombreuses solutions comportent des sections pour différentes équipes. Cela permet de voir facilement ce sur quoi les autres travaillent. Cela permet également de rester en phase avec les objectifs de l'équipe.

2. Offrez un espace centralisé pour le stockage et la récupération de documents et de contenus

Un intranet est un emplacement central permettant aux employés de stocker des documents et des informations importants. Il est consultable pour tous ceux qui ont besoin d'y accéder. Ce système permet aux employés de trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

L'intranet est un outil pratique pour organiser et partager des ressources importantes au sein d'une entreprise. Plutôt que de rechercher et de partager des documents à partir de systèmes tels que Microsoft Office ou Google Drive, les utilisateurs peuvent les télécharger sur un portail et les rendre largement disponibles.

3. Simplifier la gestion des autorisations

Lorsqu'ils sont utilisés avec le SSO ou dans le cadre d'une suite logicielle, les administrateurs peuvent facilement gérer les utilisateurs autorisés. Ils peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs en quelques clics.

Utilisations d'un intranet

Un intranet est un outil polyvalent et puissant qui peut changer le mode de fonctionnement d'une organisation. Ils peuvent contribuer à la communication, à la collaboration, à l'automatisation des tâches et à la prise en charge du travail à distance, offrant de nombreux avantages aux organisations. Voici quelques-unes des manières dont les entreprises utilisent un intranet :

• Communication interne : Partager les actualités, les annonces et les mises à jour de l'entreprise
• Répertoire des employés : Fournir une base de données consultable contenant les profils et les coordonnées des employés
• Gestion des documents : Stockage, organisation et partage de documents et de fichiers importants
• Collaboration : Favoriser le travail d'équipe grâce à des espaces de travail partagés, des outils de gestion de projet et des forums de discussion
• Gestion des connaissances : Création d'un emplacement centralisé pour les connaissances de l'entreprise, les meilleures pratiques et les questions fréquemment posées
• Self-service pour les ressources humaines et les employés : Gestion des processus RH, tels que l'intégration des employés, l'inscription aux avantages sociaux et les demandes de congés
• Formation et développement : Fournir des cours de formation et du matériel de formation en ligne pour le développement des compétences des employés
• Support informatique : Proposer un service d'assistance et des ressources pour résoudre les problèmes techniques courants
• Distribution des politiques et des procédures : Garantir un accès facile aux politiques, aux manuels et aux directives de l'entreprise

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel intranet ?

Les avantages d'un intranet

Un intranet moderne peut offrir d'énormes avantages à la plupart des entreprises. En voici quelques-unes :

• Communication améliorée : elle fournit une plate-forme centralisée permettant aux employés de communiquer et de collaborer sur des projets, ce qui entraîne une productivité et une efficacité accrues.
• Partage d'informations rationalisé : les intranets aident les organisations à partager facilement les politiques, les procédures et les mises à jour de l'entreprise, afin de tenir tous les employés informés et alignés.
• Sécurité des données améliorée : ils fournissent une plate-forme sécurisée pour partager des informations sensibles au sein d'une organisation, réduisant ainsi le risque de violations de données et d'autres menaces de sécurité.
• Engagement accru des employés : en donnant accès à du matériel de formation, à des programmes de reconnaissance des employés et à d'autres ressources, un intranet peut aider à maintenir l'engagement et la motivation des employés.
• Économies de coûts : ils peuvent réduire les coûts d'impression et de distribution en fournissant une plateforme dématérialisée pour le partage d'informations, ce qui peut entraîner des économies importantes pour les organisations.
  

Les inconvénients d'un intranet

Comme nous l'avons vu, l'utilisation d'un intranet présente de nombreux avantages. Cependant, ils ne sont pas tous créés égaux. Contrairement aux solutions modernes, les offres d'intranet traditionnelles présentent souvent les inconvénients suivants :

Les intranets traditionnels obligent les employés à naviguer vers une autre destination pour accéder aux informations

Les données du monde réel n'étayent pas l'affirmation selon laquelle les intranets sont conçus pour être facilement accessibles. Les travailleurs du savoir se sentent dépassés par les onglets, les applications, les chaînes et les informations, ce qui peut entraîner un changement de contexte et une perte de concentration. Les offres traditionnelles agissent comme des portails qui constituent une destination de plus pour les employés.

Les intranets traditionnels nécessitent souvent une administration informatique pour leur mise à jour, leur évolutivité et leur maintenance

Les intranets traditionnels sont gourmands en administration. Ils ont besoin de connaissances informatiques spécialisées pour assurer leur maintenance. Cela les amène parfois à prendre un peu de retard en matière d'expérience utilisateur et de sécurité.

Une opération aussi simple que la mise à jour de la « page d'accueil » peut nécessiter plusieurs étapes, et la création d'une nouvelle section pour une équipe qui vient de se constituer peut prendre un certain temps si l'intranet n'est pas doté d'un section wiki. Idéalement, un CMS intranet permet de mettre à jour facilement les communications et la documentation destinées aux employés.

Les intranets traditionnels ne font pas face au bruit de la surcharge d'informations

Les employés sont stressés par l'échange rapide d'informations dans les applications de chat et de vidéo telles que Slack ou Teams. Cela se produit qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent à domicile.

Le rythme rapide de la communication peut être accablant pour eux. Les intranets peuvent ne pas être efficaces pour remplacer ou compléter certaines applications. Ils peuvent également aggraver la surcharge d'informations au lieu de l'améliorer.

Les intranets traditionnels deviennent obsolètes presque dès que le contenu est publié

Les intranets ont besoin d'un contenu de qualité pour attirer les employés. Les équipes de contenu utilisent parfois des appâts à clics pour encourager les employés à utiliser l'intranet.

L'autre problème du contenu obsolète est qu'il n'est souvent pas fiable. Cela peut amener les employés à ne pas tenir compte des informations qu'ils trouvent et, en fin de compte, à arrêter complètement leurs recherches.

Les intranets traditionnels ne favorisent pas la coordination entre les entreprises

Regardons les choses en face, la place numérique d'autrefois ne suffit plus. C'est autant un espace de communication que ce triste centre commercial des années 90 qui a fermé ses portes dans votre ville l'année dernière. Aujourd'hui, communication interne, la collaboration et la coordination se produisent là où les employés sont déjà connectés : dans leur « QG virtuel » situé dans Slack ou Microsoft Teams.

Meilleures pratiques en matière d'intranet

Si vous implémentez intranet software, il existe de nombreuses façons de vous assurer que tout le monde en tire le meilleur parti. Pour tirer le meilleur parti de votre investissement, suivez les meilleures pratiques suivantes :

1. Atteignez les travailleurs là où ils se trouvent

Nous travaillons tous en ligne maintenant. Il est important que chacun communique efficacement. Cela est particulièrement crucial dans un environnement de travail à distance ou hybride. Utilisez votre portail pour favoriser l'engagement des employés en publiant régulièrement des mises à jour et des informations.

Un intranet, lorsqu'il est utilisé correctement, peut être un outil permettant à tous les membres de l'entreprise de collaborer, tout comme votre système de chat. Pourquoi ne pas voir si vous pouvez intégrer les deux ? Lorsque vous vous connectez à Slack ou à Teams, vous pouvez envoyer des informations et des documents à n'importe qui en cas de besoin.

2. Réduisez le temps perdu à trouver des informations importantes

La meilleure façon de tirer le meilleur parti de votre configuration est de la traiter comme une source unique de vérité pour tous les employés. Ne laissez pas votre intranet se salir d'anciennes informations. Il sera difficile pour les gens de trouver ce dont ils ont besoin.

Si votre configuration dispose d'un système de gestion de contenu qui indique clairement quand un document a été mis à jour pour la dernière fois ou, mieux encore, s'il peut signaler le contenu dupliqué potentiel, les internautes auront beaucoup plus de facilité à trouver ce dont ils ont besoin.

3. Assurez la productivité de votre équipe en évitant des interruptions chronophages pour les employés clés

Cela se produit dans toutes les entreprises : quelques experts en la matière (PME) qui détiennent de nombreuses informations sont fréquemment interrompus par des collègues qui ont besoin de réponses. UNE étude réalisée par l'université de Californie et l'université Humboldt a constaté qu'il fallait jusqu'à 23 minutes aux travailleurs pour retrouver leur concentration après une interruption.

Les experts peuvent éviter les perturbations en ajoutant leurs connaissances à un source unique de vérité pour le rendre accessible à tous ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin. Un peu plus d'effort au départ peut avoir d'énormes répercussions sur la gestion du temps à l'avenir.

4. Évitez les changements de contexte inutiles pour maintenir la productivité des employés dans les outils qu'ils utilisent au quotidien

L'intégration à votre plateforme de chat est une bonne chose, mais l'intégration à tous les autres outils dont les employés ont besoin pour faire leur travail ? C'est beaucoup mieux. Découvrez des solutions de nouvelle génération capables de diffuser des informations dans n'importe quel outil Web.

Comment créer un intranet d'entreprise qui améliore la productivité et stimule l'engagement des employés ?

Si votre intranet actuel souffre d'un faible taux d'adoption, pas de panique ! Consultez ce cycle d'action spécifique conçu pour vous aider à obtenir l'adhésion, à identifier un remplaçant (si vous en avez besoin), à déployer la nouvelle approche et à créer une solution durable. En savoir plus sur créer un sentiment d'urgence dans la gestion du changement.

1. Elaborez un plan d'adoption

Tout d'abord, déterminez ce qui, selon vous, s'est mal passé la première (ou 47e) fois. Quels ont été les principaux facteurs qui ont empêché une adoption généralisée et à long terme, et quels sont les moyens spécifiques de les résoudre ?

2. Fixez-vous des objectifs

Voici quelques exemples d'objectifs à fixer :

• Chronología
• « Les commentaires des employés ont été recueillis avant le 1er juin »
• « Décider de conserver ou de remplacer notre intranet d'ici le 31 juillet »
• « Déployer de nouveaux guides/outils d'ici le 1er octobre »
• Les mesures de réussite
• Incluez des objectifs réguliers et étirés
• Objectif régulier : les utilisateurs utilisent l'intranet au moins 1x/semaine pendant 6 mois en moyenne
• Objectif ambitieux : les utilisateurs utilisent l'intranet au moins 1X/jour pendant 6 mois).

3. Demandez l'avis des employés

Demandez aux gens ce qu'ils pensent de la solution qu'ils utilisent. L'apprécient-ils en théorie, mais le trouvent-ils trop encombrant à utiliser ? Ont-ils utilisé des solutions ou des approches différentes dans d'autres entreprises ? Souhaitent-ils pouvoir utiliser ce que leurs amis d'autres entreprises utilisent ? Apprenez comment créer une pile technologique efficace.

4. Select a intranet platform

Si les problèmes de votre plateforme actuelle ne peuvent être résolus, faites preuve de diligence raisonnable et trouvez un nouveau fournisseur d'intranet. Consultez les recommandations des employés et effectuez des recherches sur des sites d'évaluation tels que G2 et Faites confiance à Radius.

5. Attribuer la propriété des outils

Déterminez qui sera responsable du succès mondial et du déploiement de votre nouvel intranet (ou de votre nouvelle approche). Découvrez pourquoi vous souhaiteriez peut-être utiliser un knowledge manager.

6. Configurez l'outil que vous avez sélectionné

Il est temps de définir les paramètres, les espaces et les autorisations de votre équipe !

7. Développez le contenu

Cela peut impliquer l'importation de documentation depuis un autre endroit, la création de ressources entièrement nouvelles ou la réécriture complète du contenu existant. Apprenez pourquoi les informations de la taille d'une bouchée sont les meilleures.

8. Initiatives visant à améliorer l'adoption par les employés

Eviter les formations longues et fastidieuses. Si vous avez besoin d'une formation, pensez à utiliser des modules en libre-service au lieu des sessions traditionnelles d'une journée. Pour d'autres options intéressantes, offrez des cadeaux ou organisez une fête ! ‍

9. Mesurez le succès

N'oubliez pas de vérifier vos objectifs.

Caractéristiques importantes du logiciel intranet

Si vous êtes prêt à créer une expérience vraiment exceptionnelle pour vos employés, vous savez que vous devez trouver le meilleur logiciel intranet—un outil qui peut faire plus que les outils traditionnels. Les dernières solutions de gestion des connaissances et de wiki d'entreprise reprennent tout ce qu'il y a de mieux dans les intranets et les améliorent encore. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

Une expérience utilisateur incroyable

Il vaut mieux oublier rapidement l'aspect sobre et surchargé des années 90 (et pas du tout cool) de l'intranet traditionnel. Guru propose une expérience utilisateur simple mais intuitive conçue pour fournir des réponses fiables à tout moment et en tout lieu aux employés.

Puissantes capacités de recherche

Vous devriez pouvoir trouver ce dont vous avez besoin sans connaître tous les détails. Dans la plateforme Guru, cela signifie avancé research by Enterprise IA qui fonctionne dans n'importe quelle application ou outil sur lequel vous travaillez actuellement.

Capacités d'intégration

Le changement de contexte nuit à la productivité. C'est pourquoi Guru superpose chaque site Web via une extension de navigateur et propose des intégrations natives avec Slack, Microsoft Teams et d'autres applications de communication et de collaboration que votre équipe utilise déjà. Vous n'avez donc pas à arrêter ce que vous faites pour l'utiliser.

Gardez les informations accessibles partout

Peu importe où se trouvent vos employés ou quel outil ils utilisent, obtenir une réponse devrait être simple. Bénéficiez de connaissances spécifiques au contexte avant même de savoir que vous en avez besoin grâce à Knowledge Triggers, ou acquérez des connaissances en déplacement grâce à l'application mobile Guru.

Analytique

Les analyses approfondies de Guru permettent aux administrateurs et aux auteurs d'évaluer en permanence la configuration pour détecter les lacunes en matière de connaissances et les inefficacités à l'échelle de l'entreprise, en plus de fournir des analyses détaillées sur l'utilisation des produits.

Suivez la façon dont les utilisateurs interagissent avec le contenu

Le pire sentiment, c'est de mettre du travail dans quelque chose et de ne plus voir personne. Guru vous permet de voir non seulement qui a lu votre Carte, mais aussi combien de fois les internautes l'ont copiée ou mise en favoris. Vous ne savez pas ce que les gens recherchent ? Utilisez les analyses de recherche pour voir ce que les internautes recherchent et éliminer les lacunes en matière de contenu.

Assurez-vous que les exigences de conformité sont respectées et maintenues organisées

Ne vous contentez pas de voir qui a lu une carte une fois. Envoyez une annonce dans Guru lorsque quelque chose change et suivez qui l'a vu et qui en a accusé réception. C'est un moyen facile de vous assurer que rien ne se perd dans une boîte de réception bondée ou dans un document volumineux.

Adoption facile

Une bonne solution d'intranet devrait permettre aux employés de voulez l'utiliser. Après le déploiement de Guru, il n'y a pas que « L'avez-vous fait ? » deviennent une réponse standard, mais les entreprises constatent un retour sur investissement à long terme grâce à un taux d'adoption élevé.

Qu'est-ce qu'un extranet ?

Un extranet est une sous-section de l'intranet d'une entreprise. Réseau privé tel qu'un intranet où les fournisseurs, les partenaires et les clients autorisés peuvent accéder aux informations du réseau d'une entreprise.

Le terme « extranet » a gagné en popularité au début des années 2000. Il a été utilisé par les organisations pour désigner un emplacement central pour le partage des données. Ces données n'étaient accessibles que par des groupes de travail spécifiques.

L'extranet étant structuré comme un intranet, il s'appuie sur IP et TCP pour l'échange de données. Les extranets sont également dotés de fonctionnalités de sécurité telles que des pare-feux et des informations de connexion protégées par mot de passe pour empêcher tout accès non autorisé.

Extranets examples

• Un réseau de distribution pour maintenir la communication entre les fournisseurs et les distributeurs
• Un outil de collaboration central permettant à une franchise de communiquer sur de nombreux sites.
• Collaboration croisée entre les agences gouvernementales
• Integration de sites de commerce électronique pour échanger des données d'inventaire via un réseau sécurisé
• Un outil de gestion de projet dans lequel un chef de projet peut partager des documents et des contrats avec des sous-traitants et d'autres parties prenantes
• Un portail du conseil d'administration où les membres d'une association peuvent accéder aux procès-verbaux des réunions et aux documents du conseil d'administration
• Documents d'intégration pour les sous-traitants ou les recruteurs indépendants qui n'ont pas accès à l'intranet de vos employés

Intranet et extranet : quelle est la différence ?

Un intranet et un extranet sont tous deux des réseaux privés qui utilisent les technologies Internet, mais ils diffèrent en termes d'accès et de finalité.

Intranet :

• Un intranet est un réseau privé accessible uniquement aux employés d'une organisation.
• Il est utilisé pour partager les informations, les ressources et les outils de l'entreprise en interne.
• L'accès à un intranet est réservé aux utilisateurs autorisés au sein de l'organisation et nécessite généralement une connexion.

Extranet :

• Un extranet est une extension d'un intranet qui permet un accès contrôlé aux utilisateurs externes autorisés, tels que les clients, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux.
• Il permet à une organisation de partager des informations en toute sécurité et de collaborer avec des parties externes spécifiques.
• L'accès à un extranet est accordé à des utilisateurs externes spécifiques via des méthodes d'authentification telles que les noms d'utilisateur et les mots de passe.

En gros, un intranet est limité à un usage interne au sein d'une organisation, tandis qu'un extranet est accessible à des tiers externes. Les deux types de réseaux visent à faciliter la communication sécurisée, la collaboration et le partage d'informations à l'aide des technologies Internet.