Qu'est-ce qu'un intranet ?

Signification et définition de l'intranet

Un intranet est une plateforme de communication et de collaboration interne utilisée par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. C'est un réseau sécurisé pour les employés d'une entreprise et ses partenaires de confiance pour partager des informations, bien communiquer et travailler ensemble efficacement.

Certaines des choses clés qu'un intranet peut fournir sont :

• Un moyen de partager des informations internes en toute sécurité
• Amélioration de la communication entre les dirigeants et les employés
• Alignement accru entre les équipes inter-fonctionnelles
• Une base pour que les entreprises stockent et organisent les politiques, directives et procédures opérationnelles standard

En essence, un intranet sert de QG numérique pour une entreprise et de ressource de référence pour que les employés restent informés. C'est un outil inestimable pour garder les équipes connectées entre elles ainsi qu'à la culture et à la mission de leur entreprise.

Traditionnellement, de nombreuses organisations utilisent SharePoint ou des plateformes personnalisées comme leur intranet. Mais alors que le monde du travail a changé, de nouvelles solutions conviviales sont apparues, avec des avantages pour répondre aux besoins évolutifs des employés.

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Avantages d'un intranet

‍L'implémentation d'un intranet ne fait pas seulement aider les employés à rester connectés et organisés : elle peut réellement transformer l'efficacité et la productivité de l'ensemble d'une organisation. Voici quelques-uns des plus grands avantages d'un intranet :

• Amélioration de la communication : Les intranets facilitent une communication efficace à travers l'organisation, permettant aux employés de partager facilement des nouvelles, des mises à jour et des annonces.
• Collaboration améliorée : Avec des outils comme des calendriers partagés, des logiciels de gestion de projets et le partage de documents, ils permettent aux équipes de travailler ensemble plus efficacement, peu importe leur emplacement.
• Productivité accrue : Les intranets offrent un lieu centralisé pour l'information et les ressources, réduisant le temps que les employés passent à chercher de l'information et leur permettant de se concentrer sur leur travail.
• Économies de coûts : En utilisant un intranet pour la communication et la collaboration internes, les organisations peuvent réduire les coûts liés à l'impression, à l'envoi et à d'autres méthodes traditionnelles de partage d'informations.
• Processus rationalisés : Les intranets peuvent automatiser et rationaliser divers processus commerciaux, tels que les tâches RH, les rapports de dépenses et l'approvisionnement, gagnant du temps et réduisant les erreurs.
• Meilleure gestion des connaissances : Un intranet peut servir de base de connaissances, capturant et stockant le savoir-faire et l'expertise de l'organisation, le rendant facilement accessible à tous les employés.
• Amélioration de l'engagement des employés : Les intranets peuvent favoriser un sentiment de communauté et d'appartenance parmi les employés en fournissant une plateforme pour partager des histoires de réussite, reconnaître des réalisations et encourager les retours.
• Sécurité renforcée : Avec des contrôles d'accès appropriés et des mesures de sécurité, les intranets garantissent que les informations sensibles demeurent confidentielles et accessibles uniquement au personnel autorisé.
• Scalabilité : Les intranets peuvent croître et évoluer avec l'organisation, accueillant de nouveaux utilisateurs, contenu et fonctionnalités selon les besoins.
• Intégration avec d'autres systèmes : Les intranets peuvent s'intégrer avec d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou de planification des ressources d'entreprise (ERP), fournissant une plateforme unifiée pour accéder à l'information et aux outils.

Pourquoi un intranet d'entreprise est-il important ?

En 2024, il est plus difficile que jamais pour les employés de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, rester connectés les uns aux autres et se tenir au courant de la direction de leur entreprise. En fait, une étude de HBR a révélé que seulement 23 % des employés sont véritablement alignés avec les stratégies de leur entreprise.

Un intranet offre les fonctionnalités critiques suivantes qui peuvent aider les entreprises à combler cet écart d'alignement :

1. Offrir une visibilité à travers les équipes

Un intranet est un excellent moyen de rendre l'information disponible à toute une entreprise. Puisque chaque employé a automatiquement accès, il est facile de partager des mises à jour de la direction d'entreprise qui s'appliquent à tout le monde.

De nombreuses solutions ont des sections pour différentes équipes. Cela facilite la visualisation de ce sur quoi les autres travaillent. Cela aide également à rester aligné avec les objectifs de l'équipe.

2. Offrir un endroit centralisé pour le stockage et la récupération de documents et contenus

Un intranet est un endroit central pour les employés afin de stocker des documents et informations importants. Il est consultable pour quiconque a besoin d'y accéder. Ce système aide les employés à trouver facilement l'information dont ils ont besoin.

L'intranet est un outil pratique pour organiser et partager des ressources importantes au sein d'une entreprise. Plutôt que de trouver et partager des documents à partir de systèmes comme Microsoft Office ou Google Drive, les utilisateurs peuvent les télécharger sur un portail et les rendre largement disponibles.

3. Simplifier les permissions

Lorsqu'il est utilisé avec SSO ou dans le cadre d'un ensemble de logiciels, les administrateurs peuvent facilement gérer les utilisateurs autorisés. Ils peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs en quelques clics.

Utilisations d'un intranet

Un intranet est un outil polyvalent et puissant qui peut changer la façon dont une organisation fonctionne. Ils peuvent aider à la communication, à la collaboration, à l'automatisation des tâches et à soutenir le travail à distance, offrant de nombreux avantages pour les organisations. Voici juste quelques-unes des manières dont les entreprises utilisent un intranet :

• Communication interne : Partager les nouvelles, annonces et mises à jour de l'entreprise
• Annuaire des employés : Fournir une base de données consultable des profils et coordonnées des employés
• Gestion de documents : Stockage, organisation et partage de documents et fichiers importants
• Collaboration : Permettre le travail d'équipe à travers des espaces de travail partagés, des outils de gestion de projets et des forums de discussion
• Gestion des connaissances : Créer un lieu centralisé pour les connaissances, meilleures pratiques et questions fréquemment posées de l'entreprise
• HR et auto-service des employés : Gérer les processus RH, tels que l'intégration des employés, l'inscription aux avantages et les demandes de congé
• Formation et développement : Fournir des cours et matériaux de formation en ligne pour le développement des compétences des employés
• Support informatique : Offrir un support et des ressources pour dépanner des problèmes techniques courants
• Distribution des politiques et procédures : Assurer un accès facile aux politiques, manuels et directives de l'entreprise

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel intranet ?

Les avantages d'un intranet

Un intranet moderne peut offrir des avantages considérables pour la plupart des entreprises. Voici juste quelques exemples :

• Amélioration de la communication : Cela fournit une plateforme centralisée pour que les employés communiquent et collaborent sur des projets, ce qui entraîne une productivité et une efficacité accrues.
• Partage d'informations rationalisé : Les intranets aident les organisations à partager facilement les politiques, procédures et mises à jour de l'entreprise, gardant tous les employés informés et alignés.
• Sécurité des données renforcée : Ils fournissent une plateforme sécurisée pour le partage d'informations sensibles au sein d'une organisation, réduisant le risque de violations de données et d'autres menaces à la sécurité.
• Engagement accru des employés : En fournissant un accès à des matériaux de formation, des programmes de reconnaissance des employés et d'autres ressources, un intranet peut aider à garder les employés engagés et motivés.
• Économie de coûts : Ils peuvent réduire les coûts d'impression et de distribution en fournissant une plateforme sans papier pour le partage d'informations, ce qui peut entraîner des économies de coûts significatives pour les organisations.

Les inconvénients d'un intranet

Comme nous l'avons vu, il y a de nombreux avantages à utiliser un intranet. Cependant, ils ne sont pas tous créés égaux. Contrairement aux solutions modernes, les offres traditionnelles d'intranet ont souvent les inconvénients suivants :

Les intranets traditionnels nécessitent que les employés naviguent vers une autre destination pour accéder à l'information

Les données du monde réel ne soutiennent pas l'affirmation selon laquelle les intranets sont conçus pour être facilement accessibles. Les travailleurs du savoir se sentent submergés par les onglets, applications, canaux et informations, ce qui peut provoquer un changement de contexte et une perte de concentration. Les offres traditionnelles agissent comme des portails qui servent de destination supplémentaire que les employés doivent visiter.

Les intranets traditionnels nécessitent souvent une administration informatique pour mettre à jour, évoluer et maintenir

Les intranets traditionnels sont lourds en gestion administrative. Ils nécessitent des connaissances informatiques spécialisées pour être maintenus. Cela entraîne parfois un léger retard par rapport à l'UX et à la sécurité.

Quelque chose d'aussi simple que la mise à jour de la “page d'accueil” peut nécessiter plusieurs étapes, et la création d'une nouvelle section pour une équipe nouvellement formée peut prendre pas mal de temps si l'intranet ne dispose pas d'une section wiki intégrée. Idéalement, un CMS intranet permet d'effectuer des communications et documentations facilement mises à jour.

Les intranets traditionnels ne traversent pas le bruit de la surcharge d'information

Les employés se sentent stressés par l'échange rapide d'informations dans des applications de chat et de vidéo telles que Slack ou Teams. Cela se produit que les employés soient au bureau ou travaillent à domicile.

Le rythme rapide de la communication peut être accablant pour eux. Les intranets peuvent ne pas être efficaces en tant que remplacement ou ajout à certaines applications. Ils peuvent également aggraver la surcharge d'informations au lieu de l'améliorer.

Les intranets traditionnels deviennent obsolètes presque dès que le contenu est publié.

Les intranets nécessitent un bon contenu pour attirer les employés. Les équipes de contenu utilisent parfois du clickbait pour encourager les employés à utiliser l'intranet.

Le problème avec le contenu obsolète est qu'il est souvent peu fiable. Cela peut entraîner le mépris des employés pour les informations qu'ils trouvent, et finalement, arrêter de chercher complètement.

Les intranets traditionnels ne favorisent pas la coordination entre les entreprises

Soyons honnêtes, la place publique numérique d'autrefois n'est plus à la mode. Ils sont autant un espace de communication que ce triste centre commercial des années 90 qui a fermé dans votre ville l'année dernière. Aujourd'hui, la communication interne, la collaboration et la coordination se produisent où les employés se connectent déjà : dans leur “QG virtuel” situé sur Slack ou Microsoft Teams.

Meilleures pratiques pour un intranet

Si vous mettez en œuvre un logiciel intranet, il existe plusieurs façons de garantir que tout le monde en tire le meilleur parti. Pour tirer le meilleur parti de votre investissement, suivez ces meilleures pratiques :

1. Atteindre les travailleurs où ils se trouvent

Nous travaillons tous en ligne maintenant. Il est important que tout le monde communique efficacement. C'est particulièrement crucial dans un environnement de travail à distance ou hybride. Utilisez votre portail pour favoriser l'engagement des employés en publiant régulièrement des mises à jour et des informations.

Un intranet, bien utilisé, peut être un outil pour que tout le monde dans l'entreprise collabore, en plus de votre système de chat. Pourquoi ne pas voir si vous pouvez intégrer les deux ? Lorsque vous vous connectez à Slack ou Teams, vous pouvez envoyer des informations et des documents à quiconque lorsque cela est nécessaire.

2. Réduire le temps perdu à chercher des informations importantes

La meilleure façon de tirer le meilleur parti de votre installation est de la traiter comme une source unique de vérité pour tous les employés. Ne laissez pas votre intranet devenir encombré d'anciennes informations. Cela rendra difficile pour les gens de trouver ce dont ils ont besoin.

Si votre installation dispose d'un système de gestion de contenu qui précise quand un document a été mis à jour pour la dernière fois : ou, mieux encore, s'il peut signaler un contenu potentiellement en double : les chercheurs auront beaucoup plus de facilité à trouver ce qu'ils ont besoin.

3. Gardez votre équipe productive en empêchant des interruptions chronophages pour des employés clés

Cela arrive dans chaque entreprise : quelques experts en la matière (SME) qui détiennent beaucoup d'informations sont fréquemment interrompus par des collègues qui ont besoin de réponses. Une étude de l'Université de Californie et de l'Université Humboldt a révélé qu'il faut aux travailleurs jusqu'à 23 minutes pour retrouver leur concentration après une interruption.

Les experts peuvent éviter les perturbations en ajoutant leurs connaissances à une source unique de vérité pour la rendre accessible à quiconque en a besoin, au moment où ils en ont besoin. Un petit effort supplémentaire au début peut avoir d'énormes implications en matière de gestion du temps à l'avenir.

4. Évitez le changement de contexte inutile pour garder les employés productifs dans les outils qu'ils utilisent chaque jour

S'intégrer à votre plateforme de chat est génial, mais s'intégrer à tous les autres outils nécessaires pour que les employés fassent leur travail ? Bien mieux. Envisagez des solutions de nouvelle génération capables de fournir des informations dans n'importe quel outil basé sur le web.

Comment créer un intranet d'entreprise qui améliore la productivité et favorise l'engagement des employés ?

Si votre intranet actuel souffre d'un faible taux d'adoption, ne paniquez pas ! Consultez ce cycle d'action spécifique conçu pour vous aider à construire l'adhésion, identifier un remplaçant (si vous en avez besoin), déployer la nouvelle approche et créer une solution durable. En savoir plus sur la création d'urgence dans la gestion du changement.

1. Faites un plan pour l'adoption

Tout d'abord, déterminez ce qui, selon vous, a mal tourné la première (ou 47e) fois. Quels ont été les principaux facteurs empêchant une adoption à long terme et généralisée, et quelles sont quelques façons spécifiques de les résoudre ?

2. Fixez des objectifs

Quelques exemples d'objectifs à fixer sont :

• Délais
• “Retours des employés recueillis d'ici le 1er juin”
• “Décider de garder ou de remplacer notre intranet d'ici le 31 juillet”
• “Déployer la nouvelle orientation/l'outil d'ici le 1er octobre”
• Mesures de succès
• Incluez des objectifs réguliers et ambitieux
• Objectif régulier : Les personnes utilisent l'intranet au moins 1x/semaine en moyenne pendant 6 mois
• Objectif ambitieux : Les personnes utilisent l'intranet au moins 1x/jour pendant 6 mois).

3. Demandez l'avis des employés

Demandez aux gens ce qu'ils pensent de la solution qu'ils utilisent. L'aiment-ils en théorie, mais la trouvent-ils trop encombrante à utiliser ? Ont-ils utilisé d'autres solutions ou approches dans d'autres entreprises ? Souhaitent-ils pouvoir utiliser ce que leurs amis d'autres entreprises utilisent ? Apprendre comment créer un stack technologique efficace.

4. Sélectionnez une plateforme intranet

Si les problèmes de votre plateforme actuelle sont insolvables, faites vos recherches et trouvez un nouveau fournisseur d'intranet. Consultez les recommandations des employés et recherchez sur des sites d'avis comme G2 et TrustRadius.

5. Assignez la propriété des outils

Déterminez qui sera responsable du succès général et du déploiement de votre nouvel intranet (ou approche). Découvrez pourquoi vous voudriez peut-être utiliser un responsable des connaissances.

6. Configurez l'outil sélectionné

Il est temps de régler les paramètres de votre équipe, les espaces et les autorisations !

7. Développez le contenu

Cela peut impliquer l'importation de documentation d'ailleurs, la création de nouvelles ressources, ou la réécriture complète du contenu existant. Apprendre pourquoi l'information concise est la meilleure.

8. Initiatives des employés pour améliorer l'adoption

Évitez des formations longues et ennuyeuses. Si vous avez besoin d'une formation, envisagez d'utiliser des modules d'auto-formation au lieu de sessions traditionnelles d'une journée entière. Pour des options plus excitantes, proposez des cadeaux ou organisez une fête !‍

9. Mesurez le succès

N'oubliez pas de vérifier vos objectifs

Fonctionnalités importantes des logiciels intranet

Si vous êtes prêt à créer une expérience vraiment exceptionnelle pour les employés, vous savez que vous devez trouver le meilleur logiciel intranet—un outil qui peut faire plus que les outils traditionnels. Les dernières solutions de gestion des connaissances et de wiki d'entreprise prennent tout ce qui est génial avec les intranets et les rendent encore meilleurs. Voici ce que vous pouvez attendre :

UX incroyable

L'apparence austère, surchargée, des intranets traditionnels des années 90 (et pas de manière cool) mérite d'être rapidement oubliée. Guru a une expérience utilisateur simple—mais intuitive—conçue pour fournir des réponses fiables chaque fois que les employés travaillent.

Fonctionnalités de recherche puissante

Vous devriez pouvoir trouver ce dont vous avez besoin sans connaître tous les détails. Dans la plateforme Guru, cela signifie une recherche IA avancée qui fonctionne dans n'importe quelle application ou outil que vous utilisez actuellement.

Fonctionnalités d'intégration

Le changement de contexte tue la productivité. C'est pourquoi Guru superpose chaque site web via une extension de navigateur et a des intégrations natives avec Slack, Microsoft Teams et d'autres applications de communication et de collaboration que votre équipe utilise déjà, pour que vous n'ayez pas à arrêter ce que vous faites pour l'utiliser.

Gardez les informations accessibles partout

Peu importe où se trouvent vos employés ou quel outil ils utilisent, obtenir une réponse devrait être simple. Obtenez des connaissances spécifiques au contexte avant même que vous ne sachiez que vous en avez besoin avec les Déclencheurs de connaissance, ou emportez la connaissance avec l'application mobile Guru.

Analyse

Les analyses approfondies de Guru permettent aux administrateurs et aux auteurs d'évaluer en continu la configuration pour les lacunes et inefficacités des connaissances à l'échelle de l'entreprise, en plus de fournir des analyses détaillées sur l'utilisation des produits.

Suivez la façon dont les utilisateurs interagissent avec le contenu

Le pire sentiment est de travailler sur quelque chose—et ensuite que personne ne le voit. Guru vous permet de voir non seulement qui a lu votre carte, mais combien de fois les gens l'ont copiée ou l'ont mise en favori. Vous ne savez pas ce que les gens recherchent ? Utilisez les analyses de recherche pour voir ce que les gens recherchent et éliminer ces lacunes de contenu.

Assurez-vous que les exigences de conformité sont respectées et bien organisées

Ne vous arrêtez pas à la vérification des personnes ayant lu une carte une fois. Envoyez une annonce dans Guru lorsqu'une chose change et suivez qui l'a vue et reconnue. C'est une façon simple de s'assurer que rien ne se perd dans une boîte de réception encombrée ou un document long.

Adoption facile

Une bonne solution intranet doit amener les employés à vouloir l'utiliser. Après le déploiement de Guru, non seulement “Avez-vous utilisé Guru ?” est devenu une réponse standard, mais les entreprises constatent un retour sur investissement à long terme grâce à une adoption élevée.

Qu'est-ce qu'un extranet ?

Un extranet est une sous-section de l'intranet d'une entreprise. Un réseau privé comme un intranet où les fournisseurs, partenaires et clients autorisés peuvent accéder à des informations du réseau d'une entreprise.

Le terme "extranet" a gagné en popularité au début des années 2000. Il était utilisé par des organisations pour désigner un emplacement central pour le partage de données. Ces données ne pouvaient être accessibles que par des groupes de travail spécifiques.

Étant donné que l'extranet est structuré comme un intranet, il repose sur IP et TCP pour l'échange de données. Les extranets disposent également de fonctionnalités de sécurité telles que des pare-feu et des détails de connexion protégés par mot de passe pour empêcher tout accès non autorisé.

Exemples d'extranets

• Un réseau de distribution pour maintenir la communication entre les fournisseurs et les distributeurs
• Un outil de collaboration central pour qu'une franchise communique à travers de nombreux sites.
• Collaboration croisée entre les agences gouvernementales
• Intégration de site e-commerce pour échanger des données d'inventaire via un réseau sécurisé
• Un outil de gestion de projet où un chef de projet peut partager des documents et des contrats avec des sous-traitants et d'autres parties prenantes
• Un portail de conseil où les membres d'une association peuvent accéder aux procès-verbaux des réunions et aux documents du conseil
• Documents d'intégration pour des sous-traitants ou des travailleurs indépendants qui n'ont pas accès à votre intranet d'entreprise

Intranet vs. extranet : quelle est la différence ?

Un intranet et un extranet sont tous deux des réseaux privés utilisant des technologies Internet, mais ils diffèrent en termes d'accès et de but.

Intranet :

• Un intranet est un réseau privé accessible uniquement aux employés d'une organisation.
• Il est utilisé pour partager des informations, des ressources et des outils à l'interne.
• L'accès à un intranet est limité aux utilisateurs autorisés au sein de l'organisation et nécessite généralement une connexion.

Extranet :

• Un extranet est une extension d'un intranet qui permet un accès contrôlé aux utilisateurs externes autorisés, tels que les clients, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux.
• Il permet à une organisation de partager des informations en toute sécurité et de collaborer avec des parties externes spécifiques.
• L'accès à un extranet est accordé à des utilisateurs externes spécifiques via des méthodes d'authentification telles que des noms d'utilisateur et des mots de passe.

En gros, un intranet est limité à un usage interne au sein d'une organisation, tandis qu'un extranet peut être accessible par des parties externes. Les deux types de réseaux visent à faciliter la communication, la collaboration et le partage d'informations de manière sécurisée à l'aide de technologies Internet.