Ce n'est un secret pour personne que l'engagement des employés est en baisse depuis quelques années. Selon Gallup, il a chuté en 2021 et 2022. La combinaison de la pandémie, le passage au travail hybride, et le nombre toujours croissant d'applications en milieu de travail a créé de nouveaux défis pour les responsables RH cherchant à maintenir leurs équipes engagées et productives.

De cette situation, une nouvelle génération d'outils a émergé pour aider les entreprises à résoudre ces problèmes de manière novatrice. Les logiciels intranet sont l'un de ces outils. Eh bien, pour être plus précis, ‘logiciels intranet modernes’. Après tout, les intranets existent depuis un certain temps. Mais le marché est désormais inondé de solutions intranet fraîches et innovantes, dont beaucoup tirent parti des dernières technologies en IA.

Dans ce guide, nous explorerons les meilleures solutions de logiciels intranet sur le marché aujourd'hui, définirons les fonctionnalités indispensables, et partagerons des conseils sur la manière de déterminer quel intranet convient le mieux à votre entreprise. Plongeons-y !

Qu'est-ce qu'une plateforme de logiciels intranet ?

Une plateforme de logiciels intranet est un réseau interne qui permet aux employés de communiquer, de collaborer et d'accéder à l'information au sein d'une organisation. Avec des entreprises de plus en plus tournées vers la technologie et des effectifs plus distribués, avoir une plateforme intranet robuste est crucial pour de nombreuses entreprises en 2024.

Un intranet pour les employés peut améliorer la communication en fournissant aux organisations un lieu centralisé pour que les employés, à travers les différents lieux et départements, puissent accéder aux nouvelles de l'entreprise, aux documents de politique, aux organigrammes, etc. Plutôt que de s'appuyer sur de longues chaînes de courriels ou des disques réseau auxquels certaines équipes ont accès, un intranet bien géré garantit que tous les employés sont sur la même longueur d'onde.

Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes des logiciels intranet ?

Lors de l'évaluation des plateformes intranet, il y a quelques fonctionnalités clés qui sont devenues des incontournables ces dernières années, car la catégorie a évolué. Ces fonctionnalités jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de la communication, de la collaboration et du partage de connaissances entre les employés et les équipes. 

Page d'accueil et annonces

Une page d'accueil personnalisable est essentielle. Ceci sert de page d'atterrissage centrale pour que les employés obtiennent des nouvelles à l'échelle de l'organisation et accèdent aux ressources clés. La capacité d'envoyer des annonces est également cruciale, car elle permet aux équipes de direction de transmettre des messages urgents à tous les employés.

Stockage et partage de documents

Un dépôt central pour stocker, organiser et partager des documents de tous types est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises investissent dans un intranet. Cependant, avec le volume d'outils de collaboration qui commence à submerger les travailleurs, de nombreuses entreprises recherchent maintenant un dépôt de connaissances accessible dans les flux de travail des employés–supprimant le besoin d'ouvrir un nouvel onglet ou de se connecter à un autre portail.

Annuaire d'entreprise

Un organigramme à jour avec des informations de contact, des départements, des lieux et une structure de reporting est extrêmement précieux. Cela peut aider à la communication interne, à identifier les experts et à améliorer la collaboration entre les équipes. Les principales plateformes intranet s'intègrent aux systèmes RH afin que les informations restent constamment à jour.

Gestion des connaissances

Les bases de connaissances, wikis et les modules de formation en ligne permettent aux entreprises de capturer des connaissances institutionnelles qui pourraient autrement être perdues. C'est idéal pour l'intégration des nouveaux employés, garantissant la cohérence et réduisant les questions de base à l'IT et aux RH.

Contrôles d'accès

Gérer les accès et les capacités d'édition est important pour la sécurité et l'organisation des informations dans un intranet. Par exemple, la documentation des RH ne devrait être visible que par certains membres du personnel et les informations sensibles ne devraient être accessibles qu'aux membres de l'équipe qui en ont besoin.

Intégrations d'applications

Avec les employés utilisant de plus en plus d'outils chaque jour, il est essentiel qu'un intranet dispose d'un large éventail d' intégrations. La capacité d'incorporer des applications business courantes comme Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox et des outils de gestion de projet contribue grandement à créer des flux de travail fluides.

Analytique

Un intranet n'est aussi précieux que son taux d'adoption. L'analytique fournit un aperçu des réelles habitudes d'utilisation de l'intranet comparé aux besoins supposés. Cela permet de peaufiner les plateformes au fil du temps, garantissant une utilisation continue au sein de l'organisation.

Top 9 plateformes

1. Guru

Guru offre les fonctionnalités d'un intranet moderne pour les employés, ainsi que une recherche AI d'entreprise et des capacités de wiki–tout en une seule plateforme. Avec Guru, les entreprises peuvent personnaliser la page d'accueil de leur intranet pour offrir à chaque employé une expérience familière, mettre en lumière les mises à jour importantes et suivre sans effort l'engagement sur les annonces à l'échelle de l'entreprise ou de l'équipe. Les employés peuvent également accéder et capturer instantanément des informations depuis Slack, Teams et toute application Web dans leur pile technologique.

Grâce à la suite robuste d'intégrations de Guru, les équipes peuvent intégrer leur organigramme et les profils d'employés avec des synchronisations HRIS et dynamiser les processus en connectant leurs outils les plus populaires avec Guru via Workato et Zapier.

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2. Workvivo

Workvivo est une plateforme d'expérience employé conçue pour améliorer la culture d'entreprise en unifiant les fonctionnalités de communication, d'engagement et d'analyse dans une seule application. Conçu pour établir des connexions entre les équipes distribuées, Workvivo permet aux employés d'avoir une voix tout en fournissant une supervision aux dirigeants.

Les principales propositions de valeur incluent moins de distractions et un plus grand engagement grâce à une interface sociale familière, une adoption rapide et une intégration avec des outils existants, et des analyses de contenu pour comprendre le comportement du public. Acquise par Zoom en 2023, Workvivo est utilisée dans le monde entier dans des secteurs tels que la santé et l'aviation pour offrir une expérience employé unifiée.

3. Simpplr

Simpplr est une plateforme d'expérience employé alimentée par l'IA utilisée par les entreprises pour augmenter l'engagement et la productivité. Le logiciel propose des expériences personnalisées conçues pour inspirer les équipes qu'elles aient une main-d'œuvre en bureau, hybride ou entièrement à distance.

Les fonctionnalités essentielles incluent des intégrations sans code, une recherche intelligente et des analyses prescriptives, toutes conçues pour aider les entreprises à améliorer l'engagement des employés au sein de leur organisation.

4. Jive

Jive propose une plateforme intranet interactive qui connecte les employés aux informations et aux personnes dont ils ont besoin pour exceller dans leur travail. Leur logiciel agit comme un hub de collaboration, intégrant des systèmes fragmentés en un environnement commun accessible via bureau et mobile.

Des capacités comme l'analyse de sentiment, les notifications urgentes, et l'intelligence adaptative visent à connecter proactivement les employés à des ressources vitales–le tout dans l'optique d'aider les entreprises à exploiter leurs connaissances collectives pour obtenir un avantage concurrentiel.

5. Happeo

Happeo est une plateforme de logiciels intranet de nouvelle génération qui aide les équipes à gérer le partage des connaissances et les communications internes dans un espace de travail unifié. Elle propose des créateurs de pages avec des modèles et des intégrations avec des outils populaires tels que Gmail, Google Drive, et plus pour aider les entreprises à tenir les employés informés, alignés et productifs.

Les fonctionnalités clés incluent des applications mobiles natives pour une connectivité en déplacement, des capacités de réseautage social pour faciliter le flux d'informations dans toute l'organisation, et une recherche intelligente pour faire émerger du contenu pertinent provenant de sources internes et externes.

6. LumApps

LumApps est une plateforme d'expérience employé qui vise à stimuler l'engagement, la collaboration et la productivité de la main-d'œuvre. Ses applications Web et mobile sont conçues pour aider les organisations à offrir une expérience personnalisée et riche en médias à chaque employé, y compris les travailleurs de première ligne et à distance, adaptée à leur rôle, leur emplacement, leur langue et leur appareil. 

LumApps cherche à améliorer la collaboration en permettant aux employés de partager facilement des connaissances via des espaces communautaires riches, des vidéos, et plus encore. Elle guide également les travailleurs à travers les moments clés comme l'intégration avec des parcours intégrés. Les intégrations avec Microsoft, Google et d'autres applications commerciales populaires maximisent la productivité des individus et des équipes en connectant les employés aux personnes, outils et informations dont ils ont besoin.

7. Blink

Blink est une solution logicielle d'engagement des employés conçue spécifiquement pour les travailleurs en première ligne. Sa plateforme mobile-first offre des fonctionnalités telles que la messagerie par chat avec un historique consultable, le partage de documents, des fils d'activité personnalisables et des calendriers d'équipe. 

Blink s'intègre avec des applications comme Office 365 pour offrir une expérience de recherche et de gestion des tâches unifiée. Avec des fonctionnalités de sécurité robustes comme le cryptage AES-256 et l'authentification à plusieurs facteurs, Blink garde les données en sécurité tout en facilitant la communication et la collaboration.

8. Igloo

Igloo propose une plateforme de lieu de travail numérique qui cherche à améliorer la communication, la collaboration, et la culture des effectifs distribués. Sa solution basée sur le cloud sert de hub numérique qui vise à augmenter la productivité des employés, quel que soit leur emplacement - que ce soit dans des bureaux d'entreprise, des sites éloignés, en utilisant des appareils mobiles ou en travaillant à domicile.

La plateforme s'intègre à des outils populaires pour créer une destination centralisée pour tous les employés, le tout dans le but de créer des équipes plus engagées.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva regroupe les communications, les connaissances, l'apprentissage, les ressources et les insights dans une plateforme d'expérience employé intégrée. Intégré à Microsoft Teams, Viva vise à briser les silos et à aider les employés à se connecter, à trouver des informations, à développer des compétences et à mesurer l'engagement.

Les capacités clés incluent Viva Connections pour les nouvelles et ressources de l'entreprise, Viva Learning pour le contenu de formation, Viva Topics pour l'accès aux connaissances organisationnelles, et Viva Insights pour fournir des analyses sur les tendances de collaboration et de travail.

Comment sélectionner la meilleure plateforme de logiciels intranet

Sélectionner la bonne plateforme intranet pour les besoins de votre organisation nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs facteurs. Suivez ces meilleures pratiques lors du processus de sélection de la solution intranet :

Identifier les fonctionnalités indispensables

Commencez par recueillir des avis d'intervenants dans les départements pour développer une liste complète de fonctionnalités intranet indispensables. Priorisez des capacités comme le stockage de documents et la recherche, l'annuaire d'entreprise, les nouvelles et les annonces, les contrôles d'accès, et l'analytique. Considérez les intégrations avec votre logiciel existant et le désir d'une page d'accueil personnalisable adaptée à différents groupes d'employés.

Évaluer le coût total de possession

Ne regardez pas seulement les frais de licence dans le devis du fournisseur. Calculez le coût total de possession incluant les services d'implémentation, la formation à la gestion du changement, les mises à niveau de la plateforme, les personnalisations, et le support continu. Une plateforme à coût inférieur pourrait nécessiter plus de ressources IT pour la configuration et augmenter les coûts opérationnels au fil du temps.

Définir les métriques de succès

Alignez-vous sur ce à quoi ressemble le succès pour l'intranet dès le début du parcours d'achat. Identifiez les indicateurs clés d'adoption, d'engagement et de performance alignés à des objectifs commerciaux spécifiques comme améliorer la communication au sein de l'entreprise, augmenter la productivité, ou réduire les coûts opérationnels. Cela sert de base pour mesurer le ROI.

Conclusion

Trouver la meilleure plateforme de logiciels intranet pour votre équipe peut être difficile, mais nous espérons que ce guide vous a donné un bon départ dans votre parcours.

La catégorie a évolué de manière spectaculaire ces dernières années et il existe maintenant de nombreuses excellentes plateformes intranet disponibles sur le marché, chacune capable de rationaliser les communications, la collaboration et le partage de connaissances au sein de vos équipes. Selon des études récentes, les leaders RH continuent de prioriser l'engagement des employés. Avec cela en tête, nous pouvons nous attendre à ce que les logiciels intranet continuent de s'améliorer au fil des ans.

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