Ei ole salaisuus, että työntekijöiden sitoutuminen on vähentynyt viime vuosina. Gallupin mukaan, se putosi 2021 ja 2022. Pandemian, hybridityön muutoksen ja yhä kasvavan työntekijäohjelmistojen määrän yhdistelmä on luonut uusia haasteita HR-johtajille, jotka pyrkivät pitämään tiiminsä sitoutuneina ja tuottavina.

Tämästä tilanteesta on syntynyt uusi työkaluaalto, joka auttaa yrityksiä ratkaisemaan näitä haasteita uusilla tavoilla. Intranet-ohjelmisto on yksi tällainen työkalu. No, ‘moderni intranet-ohjelmisto’ tarkemmin sanottuna. Loppujen lopuksi intranetit ovat olleet olemassa jo jonkin aikaa. Mutta markkinat ovat nyt tulvillaan tuoreita ja innovatiivisia intranet-ratkaisuja, joista monet hyödyntävät uusinta tekoälyteknologiaa.

Tässä oppaassa tutkimme tänään markkinoilla olevia parhaita intranet-ohjelmistoratkaisuja, määrittelemme välttämättömät ominaisuudet ja jaamme ohjeita sen määrittämisessä, mikä intranet sopii parhaiten yrityksellesi. Sukelletaanpa sisään!

Mikä on intranet-ohjelmiston alusta?

Intranet-ohjelmiston alusta on sisäinen verkko, joka mahdollistaa työntekijöiden viestinnän, yhteistyön ja tiedonhankinnan organisaatiossa. Kun yrityksistä tulee teknologiapainotteisempia ja työvoimat yhä useammin jakautuvat, vahvan intranet-alustan omistaminen on monille yrityksille ratkaisevan tärkeää vuonna 2024.

Työntekijä-intranet voi parantaa viestintää antamalla organisaatioille keskitety paikan, josta työntekijät eri paikoista ja osastoilta voivat päästä käsiksi yrityksen uutisiin, politiikkadokumentteihin, organisaatiokaavioihin ja muuhun. Sen sijaan, että luotettaisiin pitkiin sähköpostiketjuihin tai verkkoajureihin, joihin osa tiimeistä pääsee, hyvin hallittu intranet varmistaa, että jokainen työntekijä on samalla sivulla.

Mitkä ovat intranet-ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet?

Intranet-alustoja arvioidessasi on muutama keskeinen ominaisuus jonka on tullut yhdeksi tärkeäksi tekijäksi viime vuosina, kun kategoria on kehittynyt. Nämä ominaisuudet ovat ratkaisevan tärkeitä työntekijöiden ja tiimien välisen viestinnän, yhteistyön ja tiedonjakamisen parantamisessa. 

Etusivu ja ilmoitukset

Mukautettava etusivu on välttämätön. Se toimii keskeisenä saapumissivuna, josta työntekijät saavat organisaation laajuisia uutisia ja pääsevät käsiksi tärkeisiin resursseihin. Ilmoitusten lähetysmahdollisuus on myös ratkaisevan tärkeä, koska se mahdollistaa johtoryhmien ajoissa tärkeiden viestien välittämisen kaikille työntekijöille.

Dokumenttien tallennus ja jakaminen

Keskeinen varasto kaikkien tyyppisten dokumenttien tallentamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen on yksi pääsyy, miksi yritykset investoivat intranetiin. Kuitenkin, kun yhteistyötyökalujen määrä alkaa nyt ylittää työntekijöiden kapasiteetin, monet yritykset etsivät nyt tietopankkia, joka on saavutettavissa työntekijöiden työnkuluissa – poistamalla tarpeen avata uusi välilehti tai kirjautua eri portaaliin.

Yrityshakemisto

Ajantasainen organisaatiokaavio, jossa on yhteystiedot, osastot, sijainnit ja raportointirakenne, on äärimmäisen arvokas. Se voi auttaa sisäisessä viestinnässä, helpottaa asiantuntijoiden tunnistamista ja parantaa tiimien välistä yhteistyötä. Johtavat intranet-alustat integroivat HR-järjestelmien kanssa, joten tiedot pidetään aina ajantasaisina.

Tietojohtaminen

Tietopankit, wikikirjat ja verkkokoulutusmoduulit sallivat yritysten tallentaa organisaation tietoa, joka muuten voisi mennä hukkaan. Tämä on erinomaista perehdyttämiseen, varmistamaan johdonmukaisuus ja vähentämään IT:n ja HR:n peruskysymyksiä.

Käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksien ja muokkausmahdollisuuksien hallinta on tärkeää turvallisuuden ja tiedon järjestämisen kannalta intranetissä. Esimerkiksi, HR-dokumenttien tulisi olla näkyvissä vain tietyille työntekijöille ja arkaluontoisten tietojen tulisi olla saatavilla vain tiimin jäsenille, jotka tarvitsevat niiden pääsyä.

Sovellusten integraatiot

Koska työntekijät käyttävät tänään yhä enemmän työkaluja päivittäin, on ratkaisevan tärkeää, että intranetillä on laaja valikoima integraatioita. Mahdollisuus upottaa jokapäiväisiä liiketoimintasovelluksia, kuten Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox ja projektinhallintatyökalut, auttaa luomaan saumatonta työnkulkua.

Analytiikka

Intranet on vain yhtä arvokas kuin sen käyttöönottoaste. Analytiikka tarjoaa tietoa todellisista intranetin käyttömallista verrattuna oletettuihin tarpeisiin. Tämä mahdollistaa alustojen hienosäädön ajan myötä, varmistaen jatkuvan käytön koko organisaatiossa.

Yhdeksän parasta alustaa

1. Guru

Guru tarjoaa modernin työntekijäintranetin ominaisuudet, samoin kuin yrityksen AI-hakupalvelun ja wiki-ominaisuudet – kaikki yhdessä alustassa. Gurun avulla yritykset voivat mukauttaa intranetin etusivua antaakseen jokaiselle työntekijälle tutun kokemuksen, korostaen tärkeitä päivityksiä ja seuraten saumatonta sitoutumista yritys- tai tiimitason ilmoituksiin. Työntekijät voivat myös heti päästä käsiksi ja tallentaa tietoa Slackista, Teamsista ja mistä tahansa web-pohjaisesta sovelluksesta tehostaan.

Kiitos Gurun laajan integraatio-ohjelmiston, tiimit voivat integroida organisaatiokaavionsa ja työntekijäprofiilinsa HRIS-synkronointien kanssa ja tehostaa prosesseja yhdistämällä suosituimmat työkalunsa Gurun kanssa Workaton ja Zapierin kautta.

Tutustu myös meidän tilausvideon lisätietoja varten!

2. Workvivo

Workvivo on työntekijäkokemusohjelmisto, joka on suunniteltu parantamaan yrityskulttuuria yhdistämällä viestintä-, sitoutumis- ja analytiikkaominaisuudet yhteen sovellukseen. Työntekijöiden välisten yhteyksien luomiseen suunniteltu Workvivo antaa työntekijöille äänen samalla kun se tarjoaa valvontaa ylimmille johtajille.

Keskeiset arvotarjoukset sisältävät vähemmän häiriöitä ja suurempaa sitoutumista tutun sosiaalisen käyttöliittymän kautta, nopean omaksumisen ja integroinnin olemassa oleviin työkaluihin, sekä sisältöanalytiikkaa ymmärtämään yleisön käyttäytymistä. Workvivo, joka on hankittu Zoomin toimesta vuonna 2023, on käytössä maailmanlaajuisesti eri teollisuuksilla, kuten terveydenhuollossa ja ilmailussa, tarjoamaan yhtenäistä työntekijäkokemusta.

3. Simpplr

Simpplr on tekoälyllä tehostettu työntekijäkokemusohjelmisto, jota yritykset käyttävät sitoutumisen ja tuottavuuden lisäämiseksi. Ohjelmisto tarjoaa henkilökohtaisia kokemuksia, jotka on suunniteltu inspiroimaan tiimejä, olivatpa ne sitten toimistotyössä, hybridimallissa tai täysin etänä.

Keskeisiin ominaisuuksiin kuuluvat koodittomat integraatiot, älykäs haku ja ennakoiva analytiikka, jotka kaikki on suunniteltu auttamaan yrityksiä parantamaan työntekijöiden sitoutumista koko organisaatiossaan.

4. Jive

Jive tarjoaa interaktiivisen intranet-alustan, joka yhdistää työntekijät tarvitsemaansa tietoon ja ihmisiin, jotta he voivat menestyä työssään. Heidän ohjelmistonsa toimii yhteistyöhubina, integroimalla hajautuneet järjestelmät yhteen yhteiseen ympäristöön, johon pääsee käsiksi tietokoneelta ja mobiililaitteelta.

Ominaisuudet kuten tunteiden analytiikka, kiireelliset ilmoitukset ja mukautuva älykkyys pyrkivät proaktiivisesti yhdistämään työntekijät tärkeisiin resursseihin – kaikki tavoitteena auttaa yrityksiä hyödyntämään kollektiivista tietämystään saadakseen kilpailuetua.

5. Happeo

Happeo on seuraavan sukupolven intranet-ohjelmiston alusta, joka auttaa tiimejä hallitsemaan tietojen jakamista ja sisäistä viestintää yhtenäisessä työpisteessä. Se tarjoaa sivujen rakentajia mallien kanssa ja integraatioita suosittuihin työkaluihin, kuten Gmail, Google Drive ja muihin, auttaakseen yrityksiä pitämään työntekijät ajan tasalla, yhdenmukaisina ja tuottavina.

Keskeisiin ominaisuuksiin kuuluvat natiivimobilit sovellukset liikkumiskykyä varten, sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuudet tietojen vapaalle virralle organisaatiossa sekä älykäs haku sisäisten ja ulkoisten resurssien tuottamiseksi.

6. LumApps

LumApps on työntekijäkokemusohjelma, jonka tavoitteena on parantaa työvoiman sitoutumista, yhteistyötä ja tuottavuutta. Sen verkkosivustot ja mobiilisovellukset on rakennettu auttamaan organisaatioita tarjoamaan henkilökohtaisia, monimediakokemuksia jokaiselle työntekijälle, mukaan lukien etulinjan ja etätyöntekijät, räätälöitynä heidän roolinsa, sijaintinsa, kielensä ja laitteensa mukaan. 

LumApps pyrkii parantamaan yhteistyötä antamalla työntekijöille mahdollisuuden jakaa tietoa helposti rikastuttavissa yhteisötiloissa, videoiden ja muiden kautta. Se opastaa myös työntekijöitä keskeisten hetkien läpi, kuten uudelleenkoulutuksessa, integroituilla matkoilla. Integraatiot Microsoftin, Googlen ja muiden suosittujen liiketoimintasovellusten kanssa maksimoivat yksilön ja tiimin tuottavuuden yhdistämällä työntekijät henkilöiden, työkalujen ja tietojen kanssa, joita he tarvitsevat.

7. Blink

Blink on työntekijöiden sitoutumiseen suunniteltu ohjelmistoratkaisu, joka on suunnattu erityisesti etulinjan työntekijöille. Sen mobiiliystävällinen alusta tarjoaa ominaisuuksia, kuten keskustelun viestintä hakuhistorialla, asiakirjojen jakaminen, muokattavissa olevat aktiviteettivirrat ja tiimikalenterit. 

Blink integroituu sovelluksiin kuten Office 365 tarjotakseen yhdenmukaisen hakemisen ja tehtävienhallinnan kokemuksen. Robustit turvallisuusominaisuudet, kuten AES-256 salaus ja monivaiheinen tunnistus, pitävät tiedot turvassa samalla kun ne helpottavat viestintää ja yhteistyötä.

8. Igloo

Igloo tarjoaa digitaalisen työpaikka-alustan, joka pyrkii parantamaan viestintää, yhteistyötä ja jakautuneiden työvoimien kulttuuria. Sen pilvipohjainen ratkaisu toimii digitaalihubina, jonka tavoitteena on parantaa työntekijöiden tuottavuutta sijainnista riippumatta - olivatpa he sitten yritystoimistoissa, etäpaikoissa, käyttäen mobiililaitteita tai työskennellen kotoa.

Alustaa integroidaan suosittujen työkalujen kanssa luomaan keskitetty määräys kaikille työntekijöille, kaikki edistäen aktiivisempia tiimejä.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva yhdistää viestinnän, tiedon, oppimisen, resurssit ja näkemykset integroituun työntekijäkokemusalustaan. Microsoft Teamsin sisällä upotettuna Viva pyrkii purkamaan siloja ja auttamaan työntekijöitä yhdistämään, löytämään tietoa, kehittämään taitoja ja mittaamaan sitoutumista.

Keskeisiin ominaisuuksiin kuuluvat Viva Connections yrityksen uutisille ja resursseille, Viva Learning koulutussisällölle, Viva Topics organisaatiotiedon pääsyyn, ja Viva Insights yhteistyömallien ja työtapojen analytiikan tarjoamiseen.

Kuinka valita paras intranet-ohjelmiston alusta

Oikean intranetin valinta organisaatiosi tarpeisiin vaatii huolellista arviointia monien tekijöiden osalta. Seuraa näitä parhaita käytäntöjä menettelyssä intranet-ratkaisun valinnassa:

Tunnista pakolliset ominaisuudet

Aloita keräämällä palautetta sidosryhmiltä eri osastoilta kehittääksesi kattava luettelo pakollisista intranet-ominaisuuksista. Aseta etusijalle ominaisuudet, kuten asiakirjojen tallennus ja haku, yrityshakemisto, uutiset ja ilmoitukset, käyttöoikeudet ja analytiikka. Harkitse integraatioita olemassa oleviin ohjelmistoihisi ja kaipaa mukautettavaa etusivua eri työntekijäryhmille.

Arvioi omistamisen kokonaiskustannukset

Älä katso vain lisenssimaksuja myyjän tarjouksessa. Laske omistamisen kokonaiskustannukset, jotka sisältävät käyttöönottopalvelut, muutosjohtamiskoulutuksen, alustan päivitykset, mukautukset ja jatkuvan tuen. Alemmalla hintatasolla oleva alusta saattaa vaatia enemmän IT-resursseja konfigurointiin ja nostaa operatiivisia kustannuksia ajan myötä.

Määritä menestyskriteerit

Sovi siitä, mitä menestys näyttää intranetin varhaisessa vaiheessa ostosmatkalla. Tunnista keskeiset omaksumis-, sitoutumis- ja suorituskykymittarit, jotka on kohdistettu erityisiin liiketoimintatavoitteisiin, kuten yrityksen viestinnän parantamiseen, tuottavuuden lisäämiseen tai operatiivisten kustannusten vähentämiseen. Tämä toimii perustana ROI:n mittaamiselle.

Loppupäätelmä

Parhaan intranet-ohjelmiston valitseminen tiimillesi voi olla vaikeaa, mutta toivomme, että tämä opas on antanut sinulle alkuun matkasi.

Kategoria on kehittynyt dramaattisesti viime vuosina, ja nyt markkinoilla on monia erinomaisia intranet-alustoja, joilla kaikilla on kyky virtaviivaistaa viestintää, yhteistyötä ja tietojen jakamista tiimeissä. Viimeisimpien tutkimusten mukaan, HR-johtajat ovat edelleen priorisoimassa työntekijöiden sitoutumista. Tämän mielessä voimme odottaa intranet-ohjelmiston kehittyvän vielä vuosien ajan.

‍