What is knowledge management?

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

Knowledge is one of your organization’s most valuable assets. Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

When looking at it from this perspective, knowledge management's meaning includes the process that helps you acquire, organize, and share:

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• Procedural knowledge (knowledge that focuses on the 'how')
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

At the highest level, a knowledge management process is the way in which a business manages knowledge, from its creation through to its organization methodology, to how it then continues to make sure it’s shared out.

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. As knowledge is acquired, the next step is to understand what knowledge will be used for, how it will be applied and where it’s applicable.
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

​

Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

Will knowledge management improve work performance?

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. That’s an inefficient and costly practice. Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

What does a knowledge manager do?

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. It’s common for knowledge managers to set the tone for a culture of knowledge storage and sharing throughout their organization, making sure the right knowledge gets to the right people without the risk of information overload. 

Why is knowledge management important?

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. Was it in chat, a document, or email? When you do find that information, how do you know it's correct when company knowledge is scattered across all these systems? And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

After you’ve spent time searching for information and finally found it, how can you tell that it's the most reliable and recent information? When company information lives across multiple systems, you run the risk of making decisions or referencing information that isn’t accurate. A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

{{cta}}

What kind of information is captured in knowledge management?

Information captured as part of knowledge management can include:

‍

Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

‍

Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. In all of these cases, information doesn't get documented, which means it can't be widely disseminated.
2. Searching is time-consuming. Kun yrityksiltä puuttuu yhteinen totuus lähde, tieto voi levitä liian moniin erilaisiin sovelluksiin. Jos työntekijä ei tiedä, mihin etsiä tai hänen täytyy etsiä liian monista paikoista saadakseen vastauksen, hän saattaa yksinkertaisesti lopettaa etsimisen ja alkaa luottaa kollegoihin saadakseen vastaukset nopeasti.
3. Tieto on vanhentunutta. Jos tietojohtamisen prosesseja käytetään ensisijaisesti asiakirjojen tallentamiseen eikä tiedon soveltamiseen, vanha tieto leviää, jolloin oikean vastauksen etsiminen on äärimmäisen vaikeaa. Tässä tapauksessa työntekijät yksinkertaisesti lopettavat tukeutumisen tietopohjaan.

Tietojohtamisen UKK

Miten tietojohtaminen voi edistää organisaation oppimista?

Tietämyksen hallinta voi edistää organisaation oppimista luomalla tietoa ohjaavan kulttuurin, jossa uteliaisuus ja avoimuus uudelle tiedolle ovat keskeisiä osia yrityksen toimintarakenteessa.

Miten tietojohtaminen voidaan toteuttaa?

Tietojohtamista voidaan toteuttaa käyttämällä muutosjohtamisen menetelmiä valitsemaan tietopohja, asettamaan menestyskriteereitä ja kannustamaan korkeaan omaksumiseen.

Kuka omistaa tietojohtamisen?

Se, kuka omistaa tietojohtamisen, riippuu yrityksen rakenteesta ja koosta. Pienemmissä yrityksissä tietopohjan ylläpitäminen ja hyvän käytön edistäminen voi olla kaikkien vastuulla, kun taas suuret yritykset saattavat päättää palkata erillisen tietojohtajan.

Mikä on tietämyksen hallintasykli?

Tietojohtamisen sykli on prosessi, jolla tietoa kerätään, käsitellään ja jaetaan.

Mikä on tietämyksen hallinnan vaikutus organisaation suorituskykyyn?

Kun tietämyksen hallinta toteutetaan oikein, sillä voi olla valtava myönteinen vaikutus organisaation suorituskykyyn. Esimerkiksi tutkimuksessa, joka koskee tietoajoyrityksiä, jotka pitävät KM:ää kulttuuriensa ytimessä, 94 % saavutti tai ylitti vuoden 2019 kasvutavoitteensa.

Tietojohtamisen työkalut

Tässä on joitakin hyviä esimerkkejä tietojohtamisjärjestelmistä:

Asiakirjahallintajärjestelmät

Nämä järjestelmät toimivat keskitettyinä digitaalisina arkistoina yritysasiakirjoille. Ne helpottavat asiakirjojen hakemista, tukevat sääntelyvaatimusten noudattamista ja parantavat työnkulkua. Lisäksi, kun asiakirjahallintajärjestelmää parannetaan salasanoilla ja varmuuskopiointimenettelyillä, asiakirjojen turvallisuutta parannetaan, mutta niitä ei täysin suojata ulkopuoliselta pääsyltä. Monilla tyypillisillä asiakirjahallintajärjestelmillä on toiminnallisuusrajoituksia, joten mukautetut päivitykset voivat nostaa kustannuksia. Tämäntyyppinen järjestelmä ei automaattisesti kerää tietoa tai analysoi sitä.

Sisällönhallintajärjestelmät

‍Sisällönhallintajärjestelmät ovat samankaltaisia kuin asiakirjahallintajärjestelmät, mutta ne tallentavat ääntä, videota ja muita mediaformaatteja asiakirjojen lisäksi.

Tietokannat

Tietokanta on tietokoneohjelma, joka mahdollistaa tietojen tallentamisen, analysoinnin ja vuorovaikutuksen. Tietokannat on indeksoitu, jotta tieto olisi helpommin saatavilla. Tietokantaan tallennettu data voi olla erittäin turvallista, koska järjestelmä estää manipuloinnin. Kuitenkin ne voivat olla epävakaita ja usein kalliita suunnitella ja perustaa. Ne vaativat myös korkean tason taitoja käyttää ja ylläpitää.

Tietovarastot

Nämä organisaation laajuiset järjestelmät keräävät tietoja eri puolilta organisaatiotasi ja voivat olla erittäin tehokkaita raportoinnissa ja analysoinnissa. Ne tallentavat sekä ajankohtaista että historiallista dataa ja muuntavat tiedot merkitykselliseksi informaatioksi. Kuitenkin tietovarastot ovat tyypillisesti korkean ylläpidon järjestelmiä, jotka vaativat monimutkaista integraatiota, jotta ne voivat tarjota yhtenäisen näkymän tiedoista.

Intranetit

Nämä yksityiset tietokoneverkot, jotka on rakennettu hakukelpoisten alustojen päälle, voivat tarjota helposti saatavilla olevan resurssin, joka parantaa yhteistyötä ja sosiaalista verkottumista yrityksesi sisällä. Mutta perinteisillä intraneteillä on myös joitakin riskejä, kuten helppo pääsy valtuuttamattomilta henkilöiltä. Katso, miksi Guru on paras valinta nykyaikaiselle työntekijäintranetille.

Wikit

Nämä verkkosivut ovat helppokäyttöisiä yhteistyötyökaluja joilla kuka tahansa voi julkaista ja tallentaa tietoa keskitetysti. Ne voivat olla hyviä paikkoja ylläpitää liiketoimintaasiakirjoja tai tuotekatalogeja. Kuitenkin, koska niitä voidaan muokata avoimesti, wikit voivat usein sisältää virheellistä tietoa. Lisäksi niitä ei ole optimoitu näyttämään, mitä tietoa niiden sisällä katsotaan tai käytetään tai missä tietämykselliset aukot ovat.

Sosiaalinen verkottuminen

Sosiaalinen verkottuminen mahdollistaa ihmisten kytkeytyä toisiinsa, liittyä ryhmiin, jakaa tietoa ja keskustella heitä kiinnostavista asioista. Sosiaalinen verkottuminen voi vaikuttaa organisaation tietopohjaan. Tietojohtamisjärjestelmät voivat hyödyntää sosiaalista verkottumista tunnistaakseen, dokumentoidakseen ja siirtääkseen tietoa.

‍

‍

Tietojohtamisstrategiat, jotka edistävät tuottavuutta

On kolme pääasiallista tietojohtamisstrategiaa, jotka edistävät tuottavuutta:

Helpota tiedon jakamista

Luo kulttuuri, jossa työntekijät jakavat tietoa vapaasti toistensa kanssa sen sijaan, että he kätkevät sen. Tämä saavutetaan toteuttamalla tietojohtamistyökaluja, jotka mahdollistavat tiedon helpon löytymisen ja käytön.

Luo toistettavia prosesseja

Älä pakota työntekijöitä keksimään pyörää uudelleen joka kerta, kun heillä on tärkeää tietoa jaettavaksi. Mallien ja muiden helposti jaettavien ja muokattavien asiakirjojen käyttö tekee tiedon jakamisesta yhä tehokkaampaa ja yksinkertaisempaa.

Kannusta tiedon luomista

Palkitse ne, jotka jakavat eniten tietoa. Tietojohtamistyökalujen käyttöönotto, jotka helpottavat osallistujien tunnustamista, voi auttaa kannustamaan yhä useampia ihmisiä jakamaan tietoa.

Kannusta korkeaa käyttöastetta

Kysymysten esittäminen on okei, mutta jos työntekijät vain keskeyttävät kollegoitaan saadakseen vastauksia sen sijaan, että tarkistaisivat tietopohjaa, aloita lempeiden muistutusten tekeminen tarkistaa KB ennen kysymistä. Tämä ei ainoastaan säästä heidän aikaa, vaan se lisää myös kokonaisvaltaista tehokkuutta.

Yhdessä nämä strategiat parantavat tiedon saatavuutta kaikille työntekijöille ja osastoille, mikä johtaa avoimuuden ja uteliaisuuden kulttuuriin.

Tehdäänkö yrityksesi tietopankista sinulle tuottavampi — vai vähemmän? Seuraa tätä helppoa prosessikaaviota selvittääksesi, mihin sijoitut spektrillä, ja selvitä sitten, mitä tulokset tarkoittavat.

Tietojohtamisen käyttötapaukset

Tässä ovat joitakin yleisimpiä tietojohtamisen käyttötapauksia:

Työntekijöiden perehdytys

Uusilla työntekijöillä on tarpeen saada paljon tietoa hyvin nopeasti, jotta heistä tulee tehokkaita jäseniä organisaatiossa. Tietojohtamisjärjestelmä voi tarjota välittömiä vastauksia varmistaen, että kaikki ovat samalla sivulla ensimmäisestä päivästä alkaen, rajoittaen turhautumista ja vähentäen koulutusaikaa. Katso, miten Guru kiihdyttää työntekijöiden perehdytystä.

Sisäinen viestintä ja päivitykset

Hyvä tietojohtaminen voi parantaa yhteistyötä vähentämällä keskusteluääntä. Käyttämällä KM:ää luodaksesi omistetun paikan kysymysten esittämiseen ja vastaamiseen sekä päivitysten tarjoamiseen, vapautat kaikkien aikaa olla tehokkaampia. Katso, miten Guru ratkaisee sisäisen viestinnän ongelmat.

Tehostettu asiakaspalvelu

Koska yksi tärkeimmistä asiakaspalvelun mittareista on tiketinhoitoaika, varmista, että edustajilla on pääsy tarvitsemaansa tietoon juuri silloin, kun ja missä sitä tarvitaan, tekee hyvän tietojohtamisen välttämättömäksi. Älä pidä asiakkaita linjalla tai jätä lippuja auki päiviksi (tai viikoiksi), kun edustajat jäljittävät oikeaa vastausta antavaa henkilöä, saamalla sen henkilön tarjoamaan sen kaikille kerralla. Katso, miten Guru auttaa brändejä luomaan ensiluokkaisia asiakaskokemuksia.

Tuotteen aktivointi

Kaikkien ajan tasalla pitäminen uusimmista ja parhaista muutoksista ja päivityksistä tuotteeseesi vaatii sujuvaa ratkaisua, joka on kaikkien saatavilla. Tietämyksen hallintajärjestelmäsi tulisi olla käytettävissä koko yrityksessä varmistaaksesi, että kaikki tietävät, mitä on saatavilla ja milloin. Katso, miten Guru pitää kaikkien linjassa tuotteen kehittämisessä.

‍

‍