What is knowledge management?

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

ความรู้เป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดขององค์กรของคุณ。 Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

เมื่อมองจากมุมนี้ ความหมายของการจัดการความรู้รวมถึงกระบวนการที่ช่วยให้คุณได้มา จัดระเบียบ และแบ่งปัน:

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• ความรู้เชิงกระบวนการ (ความรู้ที่มุ่งเน้นที่ 'วิธีการ')
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

ในระดับสูงสุด กระบวนการจัดการความรู้คือวิธีที่ธุรกิจจัดการความรู้ ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงระเบียบวิธีในการจัดระเบียบ ไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่ามันจะถูกแชร์ออกไปอย่างต่อเนื่อง。

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. เมื่อความรู้ถูกได้มา ขั้นตอนถัดไปคือการทำความเข้าใจว่าความรู้นั้นจะถูกใช้ทำอะไร วิธีการนำไปใช้ และที่ไหนที่มันนำไปใช้ได้。
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

​

Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

Will knowledge management improve work performance?

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. นั่นเป็นวิธีปฏิบัติที่ไร้ประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง。 Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

What does a knowledge manager do?

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. เป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการความรู้จะตั้งโทนให้กับวัฒนธรรมในการจัดเก็บความรู้และการแบ่งปันทั่วทั้งองค์กรของพวกเขา ทำให้มั่นใจว่าความรู้ที่ถูกต้องจะไปถึงผู้ที่เหมาะสมโดยไม่เสี่ยงต่อภาระข้อมูลที่มากเกินไป. 

Why is knowledge management important?

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. Was it in chat, a document, or email? เมื่อคุณพบข้อมูลนั้นแล้ว คุณจะรู้ได้อย่างไรว่ามันถูกต้องเมื่อความรู้ของบริษัทกระจายอยู่ในระบบเหล่านี้ทั้งหมด? And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

หลังจากที่คุณใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลและในที่สุดก็เจอมัน คุณจะรู้ได้อย่างไรว่ามันคือข้อมูลที่เชื่อถือได้และทันสมัยที่สุด? เมื่อข้อมูลของบริษัทถูกจัดเก็บอยู่ในระบบหลายระบบ คุณอาจเสี่ยงที่จะตัดสินใจหรืออ้างอิงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง。 A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

{{cta}}

What kind of information is captured in knowledge management?

Information captured as part of knowledge management can include:

‍

Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

‍

Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. ในทั้งหมดเหล่านี้ ข้อมูลไม่ได้รับการบันทึก ซึ่งหมายความว่ามันไม่สามารถเผยแพร่อย่างกว้างขวางได้。
2. Searching is time-consuming. เมื่อบริษัทต่าง ๆ ขาดแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพียงแห่งเดียว ข้อมูลอาจถูกกระจายไปยังแอปพลิเคชันต่าง ๆ มากเกินไป หากพนักงานไม่รู้ว่าจะมองหาอะไร หรือจำเป็นต้องมองหาในหลายที่เพื่อหาคำตอบ พวกเขาอาจหยุดมองหาและเริ่มพึ่งพาเพื่อนร่วมงานเพื่อให้ได้คำตอบอย่างรวดเร็ว。
3. ข้อมูลล้าสมัย หากกระบวนการจัดการความรู้ถูกใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสารแทนที่จะนำไปใช้ ทำให้ข้อมูลเก่าแพร่หลายมากขึ้นและทำให้การค้นหาคำตอบที่ถูกต้องยากยิ่งขึ้น ในกรณีนี้อีกครั้ง พนักงานหยุดพึ่งพาฐานข้อมูลความรู้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการความรู้

การจัดการความรู้สามารถส่งเสริมการเรียนรู้ขององค์กรได้อย่างไร?

การบริหารจัดการความรู้สามารถส่งเสริมการเรียนรู้ขององค์กรโดยการสร้าง วัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ ที่ซึ่งความอยากรู้และความเปิดกว้างต่อข้อมูลใหม่เป็นส่วนสำคัญในโครงสร้างการดำเนินงานของบริษัท

การจัดการความรู้สามารถดำเนินการได้อย่างไร?

การจัดการความรู้สามารถนำไปใช้โดยการใช้ วิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อเลือกฐานข้อมูลความรู้ ตั้งค่ามาตรฐานความสำเร็จ และกระตุ้นให้มีการนำไปใช้สูงๆ

ใครเป็นเจ้าของการจัดการความรู้?

เจ้าของการจัดการความรู้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและขนาดของบริษัท ในบริษัทขนาดเล็ก อาจเป็นความรับผิดชอบของทุกคนในการรักษาฐานข้อมูลความรู้และกระตุ้นการใช้งานที่ดี ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่สามารถเลือกที่จะจ้าง ผู้จัดการความรู้เฉพาะทาง

วงจรการบริหารจัดการความรู้คืออะไร?

วงจรการจัดการความรู้คือกระบวนการที่ความรู้ถูกจับข้อมูล ประมวลผล และกระจาย

ผลกระทบของการบริหารจัดการความรู้ต่อประสิทธิภาพขององค์กรคืออะไร?

เมื่อได้รับการดำเนินการอย่างถูกต้อง การบริหารจัดการความรู้จะมีผลกระทบเชิงบวกต่อประสิทธิภาพขององค์กรอย่างมหาศาล ตัวอย่างเช่น ในการวิจัยเกี่ยวกับ บริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ ซึ่งทำให้ KM เป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมของพวกเขา 94% ของพวกเขาทำได้สำเร็จหรือเกินความคาดหวังการเติบโตในปี 2019

เครื่องมือจัดการความรู้

นี่คือบางตัวอย่างที่ดีของระบบการจัดการความรู้:

ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบเหล่านี้ทำการทำงานเป็นตู้เก็บเอกสารดิจิทัลที่มีศูนย์กลางสำหรับเอกสารของบริษัท พวกเขาทำให้การดึงเอกสารทำได้ง่าย สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ เมื่อระบบการจัดการเอกสารถูกเสริมด้วยรหัสผ่านและขั้นตอนการสำรองข้อมูล ความปลอดภัยของเอกสารจะถูกเสริม แต่ก็ไม่ได้รับการป้องกันอย่างสมบูรณ์จากการเข้าถึงภายนอก หลายระบบการจัดการเอกสารทั่วไปมีข้อจำกัดด้านฟังก์ชันดังนั้นการอัปเกรดแบบกำหนดเองอาจเพิ่มค่าใช้จ่าย ระบบประเภทนี้ไม่ทำการจับข้อมูลโดยอัตโนมัติหรือวิเคราะห์ข้อมูล

ระบบการจัดการเนื้อหา

‍ระบบการจัดการเนื้อหา คล้ายกับระบบการจัดการเอกสาร แต่จัดเก็บเสียง วิดีโอ และประเภทสื่ออื่น ๆ นอกเหนือจากเอกสาร

ฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลคือตัวประมวลผลข้อมูลที่ช่วยให้ผู้คนสามารถจับข้อมูล จัดเก็บ วิเคราะห์ และมีปฏิสัมพันธ์กับข้อมูล ฐานข้อมูลมีการจัดทำดัชนีเพื่อทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลสามารถมีความปลอดภัยมากเพราะระบบห้ามการจัดการ อย่างไรก็ตาม พวกมันอาจมีความผันผวนและมักมีค่าใช้จ่ายสูงในการออกแบบและตั้งค่า พวกเขายังต้องการระดับทักษะที่สูงในการใช้งานและดูแล

คลังข้อมูล

ระบบเหล่านี้ดึงข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ ขององค์กรของคุณและสามารถมีประสิทธิภาพสูงมากสำหรับการรายงานและการวิเคราะห์ พวกเขาจัดเก็บข้อมูลปัจจุบันรวมถึงข้อมูลประวัติศาสตร์และแปลงข้อมูลให้เป็นข้อมูลที่มีความหมาย อย่างไรก็ตาม คลังข้อมูลมักเป็นระบบที่ต้องดูแลรักษาสูงซึ่งต้องการการรวมข้อมูลที่ซับซ้อนเพื่อให้สามารถให้มุมมองที่รวมของข้อมูลได้

อินทราเน็ต

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มที่สามารถค้นหาได้สามารถจัดหาแหล่งข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับข้อมูลที่เสริมสร้างการทำงานร่วมกันและการสร้างเครือข่ายทางสังคมภายในองค์กรของคุณ แต่ อินทราเน็ตแบบดั้งเดิมมีความเสี่ยงบางประการ รวมถึงการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ดูว่าทำไม Guru จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ อินทราเน็ตของพนักงานสมัยใหม่.

วิกิ

หน้าเว็บเหล่านี้เป็น เครื่องมือต collaborative ที่ใช้งานง่ายที่อนุญาตให้ใครก็ตามเผยแพร่และจัดเก็บข้อมูลในที่เดียวกลาง พวกเขาสามารถเป็นสถานที่ที่ดีในการรักษาเอกสารทางธุรกิจหรือแคตาล็อกผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม การแก้ไขได้อย่างเปิดเผย วิกิจมักจะสามารถรวมข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ นอกจากนี้ พวกเขายังไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อแสดงข้อมูลใดบ้างที่ถูกดูหรือใช้งาน หรือช่องว่างในความรู้ที่มีอยู่

การสร้างเครือข่ายทางสังคม

การสร้างเครือข่ายทางสังคมช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่อกันเข้าร่วมกลุ่ม บริจาคข้อมูล และหารือเกี่ยวกับประเด็นที่พวกเขาสนใจ การสร้างเครือข่ายทางสังคมสามารถส่งผลต่อความรู้ขององค์กร ระบบการจัดการความรู้สามารถใช้การสร้างเครือข่ายทางสังคมเพื่อระบุ บันทึก และถ่ายโอนความรู้

‍

‍

กลยุทธ์การจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วยผลิตภาพ

มีสามกลยุทธ์หลักในการจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วยผลิตภาพ:

ทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องง่าย

สร้างวัฒนธรรมที่พนักงานแบ่งปันความรู้ฟรีกับกันและกัน แทนที่จะเก็บความรู้ไว้ นี่ทำได้โดยการใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่อนุญาตให้ค้นหาและเข้าถึงความรู้ได้ง่าย

สร้างกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้

อย่าทำให้พนักงานต้องสร้างสิ่งที่มีอยู่ใหม่ทุกครั้งที่พวกเขามีความรู้ที่สำคัญจะต้องแชร์ การพึ่งพาแม่แบบและเอกสารอื่น ๆ ที่แชร์ได้ง่ายและแก้ไขได้ทำให้การแบ่งปันความรู้มีความมีประสิทธิภาพและง่ายมากขึ้น

กระตุ้นให้เกิดการสร้างความรู้

ให้รางวัลแก่ผู้ที่มีส่วนร่วมความรู้มากที่สุด การใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่ทำให้ผู้มีส่วนร่วมได้รับการยอมรับได้ง่ายช่วยกระตุ้นให้ผู้คนมากขึ้นมีส่วนร่วมความรู้

กระตุ้นการใช้งานในระดับสูง

การตั้งคำถามคือเรื่องที่ดี แต่ถ้าพนักงานเพียงแค่ขัดจังหวะเพื่อนร่วมงานเพื่อรับคำตอบแทนที่จะตรวจสอบฐานความรู้ ให้เริ่มสร้างการเตือนที่อ่อนโยนเพื่อให้ตรวจสอบ KB ก่อนที่จะถาม นี่ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังเพิ่มประสิทธิผลโดยรวม

กลยุทธ์เหล่านี้ช่วยเพิ่มการเข้าถึงข้อมูลสำหรับพนักงานและแผนกทั้งหมด ส่งผลให้เกิดวัฒนธรรมของความเปิดเผยและความอยากรู้

ฐานความรู้ของบริษัทของคุณทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? ติดตามแผนภาพทางไหลนี้เพื่อตรวจสอบว่าคุณอยู่ที่ไหนในสเปกตรัม และ จากนั้นค้นหาว่าผลลัพธ์หมายถึงอะไร.

กรณีการใช้งานการจัดการความรู้

นี่คือกรณีการใช้งานการจัดการความรู้ที่พบบ่อยที่สุดบางประการ:

การจัดตั้งพนักงานใหม่

พนักงานใหม่ต้องการข้อมูลจำนวนมากในเวลาอันรวดเร็วเพื่อให้เป็นสมาชิกที่มีประสิทธิภาพขององค์กร ระบบการจัดการความรู้สามารถให้คำตอบทันที ช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวจากวันแรก ลดความหงุดหงิดและลดเวลาในการฝึกอบรม ดูว่า Guru ทำให้การจัดตั้งพนักงานใหม่เร็วขึ้น.

การสื่อสารภายในและการอัปเดต

การจัดการความรู้ที่ดีสามารถเสริมสร้างความร่วมมือโดยการลดเสียงรบกวนจากการสนทนา โดยการใช้ KM เพื่อสร้างสถานที่เฉพาะเพื่อถามและตอบคำถามและให้ข้อมูลอัปเดต คุณกำลังเพิ่มเวลาให้ทุกคนเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดูว่า Guru แก้ปัญหาการสื่อสารภายใน.

บริการลูกค้าแบบมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากการวัดผลบริการลูกค้าหลักคือเวลาการทำงานให้เสร็จ การทำให้แน่ใจว่าผู้แทนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้ในเวลาที่และที่ต้องการนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการความรู้ที่ดี หยุดวางลูกค้าไว้หรือเปิดตั๋วค้างไว้หลายวัน (หรือหลายสัปดาห์) ในขณะที่ผู้แทนติดตามบุคคลที่มีคำตอบที่ถูกต้อง ด้วยการให้บุคคลนั้นให้การตอบสนองสำหรับทุกคนเพียงครั้งเดียว ดูว่า Guru ช่วยแบรนด์สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุดได้อย่างไร.

การทำให้ผลิตภัณฑ์พร้อมใช้งาน

การรักษาทุกคนให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตล่าสุดและดีที่สุดในผลิตภัณฑ์ของคุณต้องการวิธีการที่เรียบง่ายที่เข้าถึงได้โดยทุกคน ระบบการจัดการความรู้ของคุณควรมีให้ทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้ทุกคนรู้ว่ามีอะไรบ้างและเมื่อใด ดูว่า Guru ทำให้ทุกคนมีความสอดคล้องกันในด้านการพัฒนาสินค้า.

‍

‍