ما هي إدارة المعرفة؟

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

المعرفة هي واحدة من أصول مؤسستك الأكثر قيمة. Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

عند النظر إلى الأمر من هذه الزاوية، يتضمن معنى إدارة المعرفة العملية التي تساعدك على اكتساب وتنظيم ومشاركة:

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• المعرفة الإجرائية (المعرفة التي تركز على 'كيف')
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

على أعلى مستوى، فإن عملية إدارة المعرفة هي الطريقة التي تدير بها الأعمال المعرفة، بدءًا من إنشائها إلى منهجية تنظيمها، إلى كيف تواصل التأكد من أنها تتم مشاركتها.

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. عندما يتم اكتساب المعرفة، الخطوة التالية هي فهم ما ستستخدم من أجله، وكيف سيتم تطبيقها وأين تكون قابلة للتطبيق.
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

​

Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

هل ستحسن إدارة المعرفة أداء العمل؟

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. هذه ممارسة غير فعالة ومكلفة. Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

ماذا يفعل مدير المعرفة؟

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. من الشائع أن يقوم مدراء المعرفة بتحديد نبرة ثقافة تخزين ومشاركة المعرفة في جميع أنحاء مؤسستهم، مع التأكد من حصول الأشخاص المناسبين على المعرفة المناسبة دون خطر overload المعلومات. 

لماذا إدارة المعرفة مهمة؟

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. هل كانت في دردشة، وثيقة، أم بريد إلكتروني؟ عندما تجد تلك المعلومات، كيف تعرف أنها صحيحة عندما تكون معرفة الشركة متناثرة عبر جميع هذه الأنظمة؟ And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

بعد أن قضيت وقتًا في البحث عن المعلومات وأخيراً وجدته، كيف يمكنك أن تعرف أنها المعلومات الأكثر موثوقية وحداثة؟ عندما تعيش المعلومات الخاصة بالشركة عبر أنظمة متعددة، تواجه خطر اتخاذ قرارات أو الإشارة إلى معلومات غير دقيقة. A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

{{cta}}

ما نوع المعلومات التي يتم التقاطها في إدارة المعرفة؟

Information captured as part of knowledge management can include:

‍

Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

‍

Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. في جميع هذه الحالات، لا يتم توثيق المعلومات، مما يعني أنه لا يمكن نشرها على نطاق واسع.
2. Searching is time-consuming. عندما تفتقر الشركات إلى مصدر واحد من الحقيقة، يمكن أن تنتشر المعلومات عبر تطبيقات مختلفة كثيرة. إذا كان الموظف لا يعرف أين ينظر أو كان عليه البحث في أماكن كثيرة للحصول على إجابة، فقد يتوقف ببساطة عن البحث، ويبدأ الاعتماد على الزملاء للحصول على إجابات بسرعة.
3. المعلومات قديمة. إذا كانت عمليات إدارة المعرفة تُستخدم بشكل أساسي لتخزين الوثائق بدلاً من تطبيق المعرفة، فإن المعلومات القديمة ستنتشر مما يجعل البحث عن الإجابة الصحيحة صعباً للغاية. في هذه الحالة، يتوقف الموظفون ببساطة عن الاعتماد على قاعدة المعرفة.

أسئلة شائعة حول إدارة المعرفة

كيف يمكن أن تعزز إدارة المعرفة التعلم التنظيمي؟

يمكن أن تعزز إدارة المعرفة التعلم التنظيمي من خلال إنشاء ثقافة مدفوعة بالمعرفة، حيث يشكل الفضول والانفتاح على المعلومات الجديدة جزءاً مركزياً من الهيكل التشغيلي للشركة.

كيف يمكن تنفيذ إدارة المعرفة؟

يمكن تنفيذ إدارة المعرفة من خلال استخدام أساليب إدارة التغيير لاختيار قاعدة المعرفة، وتحديد مقاييس النجاح، وتشجيع الاعتماد العالي.

من يمتلك إدارة المعرفة؟

من يمتلك إدارة المعرفة يعتمد على هيكل وحجم الشركة. في الشركات الصغيرة، قد تكون مسؤولية الحفاظ على قاعدة المعرفة وتشجيع الاستخدام الجيد على عاتق الجميع، بينما قد تقرر المؤسسات الكبيرة توظيف مدير للمعرفة مخصص.

ما هو دورة إدارة المعرفة؟

دورة إدارة المعرفة هي العملية التي يتم من خلالها التقاط المعرفة ومعالجتها وتوزيعها.

ما هو تأثير إدارة المعرفة على الأداء التنظيمي؟

عند تنفيذها بشكل صحيح، يمكن أن يكون لتأثير إدارة المعرفة على الأداء التنظيمي فوائد ضخمة. على سبيل المثال، في الأبحاث حول الشركات المدفوعة بالمعرفة، التي تحتفظ بإدارة المعرفة في قلب ثقافاتها، حقق 94% أو تجاوزوا توقعات النمو لعام 2019.

أدوات إدارة المعرفة

إليك بعض الأمثلة الرائعة لأنظمة إدارة المعرفة:

أنظمة إدارة الوثائق

تع act as centralized digital filing cabinets for company documents. يسهلون استرجاع الوثائق، ويدعمون الامتثال التنظيمي، ويعززون سير العمل. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم تعزيز نظام إدارة الوثائق بكلمات مرور وإجراءات النسخ الاحتياطي، فإن أمان الوثائق يتحسن، لكنه لا يزال غير محمي بالكامل من الوصول الخارجي. تتمتع العديد من أنظمة إدارة الوثائق القياسية بحدود وظيفية، لذا يمكن أن تزيد الترقيات المخصصة من التكاليف. هذا النوع من النظام لا يلتقط البيانات تلقائياً أو يحللها.

أنظمة إدارة المحتوى

‍أنظمة إدارة المحتوى تشبه أنظمة إدارة الوثائق، ولكنها تخزن الصوت والفيديو وأنواع أخرى من الوسائط بالإضافة إلى الوثائق.

قواعد البيانات

قاعدة بيانات هي تطبيق كمبيوتري يسمح للأشخاص بالتقاط وتخزين وتحليل والتفاعل مع البيانات. تتم فهرسة قواعد البيانات لجعل المعلومات أكثر وصولاً. يمكن أن تكون البيانات المخزنة في قواعد البيانات آمنة جداً لأن النظام يمنع التلاعب. ومع ذلك، يمكن أن تكون متقلبة وغالباً ما تكون مكلفة في التصميم والإعداد. كما أنها تتطلب مستوى عالٍ من المهارة للاستخدام والصيانة.

مخازن البيانات

تقوم هذه الأنظمة التي تغطي المؤسسة بسحب البيانات من أجزاء مختلفة من مؤسستك ويمكن أن تكون فعالة للغاية للتقارير والتحليل. إنها تخزن البيانات الحالية، بالإضافة إلى البيانات التاريخية وتحوّل البيانات إلى معلومات ذات مغزى. ومع ذلك، فإن مخازن البيانات غالباً ما تكون أنظمة عالية الصيانة تتطلب تكامل معقد من أجل توفير رؤية موحدة للبيانات.

الإنترانات

تستطيع هذه الشبكات الخاصة المبنية على منصات قابلة للبحث أن توفر نظاماً سهلاً للوصول إلى المعلومات مما يعزز التعاون والشبكات الاجتماعية داخل مؤسستك. لكن الشبكات الداخلية التقليدية لديها بعض المخاطر، بما في ذلك الوصول السهل من قبل الأفراد غير المصرح لهم. شاهد لماذا تعتبر Guru الخيار الأفضل للحديث عن الشبكات الداخلية للموظفين.

ويكي

تكون هذه الصفحات الإلكترونية أدوات تعاونية سهلة الاستخدام تسمح للجميع بنشر وتخزين المعلومات في موقع مركزي. يمكن أن تكون أماكن جيدة للحفاظ على الوثائق التجارية أو كتالوجات المنتجات. ومع ذلك، لأنه يمكن تعديلها بشكل مفتوح، قد تحتوي الويكي غالباً على معلومات خاطئة. بالإضافة إلى ذلك، فهي ليست مُعدة لعرض المعلومات الموجودة بها والتي تتم مشاهدتها أو استخدامها أو مكان وجود فجوات المعرفة.

التواصل الاجتماعي

يسمح التواصل الاجتماعي للناس بالتواصل مع بعضهم البعض، والانضمام إلى مجموعات، والمساهمة بالمعلومات، ومناقشة القضايا التي تهمهم. يمكن أن يؤثر التواصل الاجتماعي على المعرفة التنظيمية. يمكن أن تطبق أنظمة إدارة المعرفة التواصل الاجتماعي لتحديد وتوثيق ونقل المعرفة.

‍

‍

استراتيجيات إدارة المعرفة التي تعزز الإنتاجية

هناك ثلاث استراتيجيات رئيسية لإدارة المعرفة لتعزيز الإنتاجية:

اجعل من السهل مشاركة المعرفة

أنشئ ثقافة يشارك فيها الموظفون المعرفة بحرية مع بعضهم البعض، بدلاً من احتكارها. يتم ذلك عن طريق تنفيذ أدوات إدارة المعرفة التي تسمح بمعرفة كيفية العثور على المعلومات والوصول إليها بسهولة.

إنشاء عمليات قابلة للتكرار

لا تجعل الموظفين يعيدون اختراع العجلة في كل مرة لديهم معلومات مهمة لمشاركتها. إن الاعتماد على النماذج والمستندات الأخرى السهلة المشاركة والتعديل يجعل مشاركة المعرفة أكثر فعالية وبساطة.

تحفيز إنشاء المعرفة

كافأ أولئك الذين يساهمون بأكبر قدر من المعرفة. يمكن أن تساعد أدوات إدارة المعرفة التي تسهل على المساهمين الحصول على الاعتRecognition على تشجيع المزيد من الناس على المساهمة بالمعرفة.

تشجيع الاستخدام العالي

طرح الأسئلة شيء جيد، لكن إذا كان الموظفون يقطعون زملاءهم فقط للحصول على إجابات بدلاً من التحقق من قاعدة المعرفة، ابدأ في إنشاء تذكيرات لطيفة للتحقق من قاعدة المعرفة قبل السؤال. هذا لا يوفر لهم الوقت فحسب، بل يزيد أيضاً من الكفاءة الإجمالية.

معاً، تعمل هذه الاستراتيجيات على تحسين الوصول إلى المعلومات لجميع الموظفين والإدارات، مما يؤدي إلى ثقافة من الانفتاح والفضول.

هل تجعل قاعدة المعرفة في شركتك أكثر إنتاجية أم أقل؟ اتبع هذا المخطط الانسيابي السهل لاكتشاف أين تقع في الطيف، و ثم اكتشف ما تعنيه النتائج.

حالات استخدام إدارة المعرفة

إليك بعض من أكثر حالات استخدام إدارة المعرفة شيوعاً:

توظيف الموظفين الجدد

تحتاج الموظفين الجدد إلى الكثير من المعلومات بسرعة كبيرة ليصبحوا أعضاء فعّالين في المنظمة. يمكن أن يوفر نظام إدارة المعرفة إجابات فورية، مما يضمن أن الجميع على نفس الصفحة من اليوم الأول، مما يحد من الإحباط ويقلل من وقت التدريب. شاهد كيف تقوم Guru بتسريع توظيف الموظفين الجدد.

الاتصالات والتحديثات الداخلية

يمكن أن تعزز إدارة المعرفة الجيدة التعاون عن طريق تقليل ضوضاء الدردشة. من خلال استخدام إدارة المعرفة لإنشاء مكان مخصص لطرح الأسئلة والإجابة عليها وتقديم التحديثات، فإنك تحرير وقت الجميع ليكونوا أكثر كفاءة. شاهد كيف تقوم Guru بحل مشاكل الاتصالات الداخلية.

خدمة العملاء السلسة

نظرًا لأن واحدة من المقاييس الرئيسية لخدمة العملاء هي وقت إكمال التذاكر، فإن التأكد من أن الممثلين لديهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها بالضبط متى وأين يحتاجون إليها يجعل إدارة المعرفة الجيدة ضرورة. توقف عن وضع العملاء في الانتظار أو ترك التذاكر مفتوحة لعدة أيام (أو أسابيع) بينما يتتبع الممثلون الشخص الذي لديه الإجابة الصحيحة من خلال جعل هذا الشخص يقدمها للجميع مرة واحدة. شاهد كيف تقوم Guru بمساعدة العلامات التجارية في إنشاء تجارب عملاء من الدرجة الأولى.

تمكين المنتج

يتطلب إبقاء الجميع على اطلاع بأحدث وأفضل التغييرات والتحديثات على منتجك حلاً سلساً يمكن الوصول إليه من قبل الجميع. يجب أن يكون نظام إدارة المعرفة الخاص بك متاحاً على مستوى الشركة لضمان أن يعرف الجميع ما هو متاح ومتى. شاهد كيف تقوم Guru بالحفاظ على توافق الجميع في تطوير المنتجات.

‍

‍