Wat is kennismanagement?

Kennismanagement (KM) is het proces van het organiseren, creëren, gebruiken en delen van collectieve kennis binnen een organisatie. Succesvol kennismanagement omvat het onderhouden van informatie op een plek waar het gemakkelijk toegankelijk is, zoals een wiki of werknemersintranet.

Ongeacht de tool die je kiest, zijn maar een paar initiatieven in staat om echt te transformeren hoe een organisatie functioneert, en kennismanagement is er één van.

Soorten kennismanagement

Kennis is een van de meest waardevolle activa van uw organisatie. Het opslaan, uitbreiden en delen van die kennis is cruciaal voor elke onderneming.

Wanneer je het vanuit dit perspectief bekijkt, omvat de betekenis van kennismanagement het proces dat je helpt om kennis te verwerven, te organiseren en te delen:

• Expliciete kennis (kennis die gemakkelijk op te schrijven en te delen is)
• ‍Impliciete kennis (toegepaste kennis)
• Tacite kennis (kennis verkregen uit persoonlijke ervaring)
• Declaratieve kennis (statische kennis die specifiek is voor een onderwerp)
• Procedurele kennis (kennis die zich richt op de 'hoe')
• A Posteriori kennis (subjectieve kennis verkregen uit individuele ervaring)
• A Priori kennis (kennis verkregen onafhankelijk van bewijs)

‍Lees meer over de verschillende soorten kennismanagement.

Kennismanagementproces

Op het hoogste niveau is een kennismanagementproces de manier waarop een bedrijf kennis beheert, van de creatie tot de organisatie-methodologie, tot hoe het vervolgens ervoor zorgt dat deze kennis gedeeld wordt.

1. Kenniscreatie. Kenniscreatie begint met kennisverwerving. Deze kennis kan van veel verschillende bronnen komen, waaronder werknemers binnen een organisatie of externe personen die zijn ingehuurd voor kennis of expertise op een specifiek onderwerp. Naarmate kennis wordt verworven, is de volgende stap te begrijpen waarvoor de kennis zal worden gebruikt, hoe deze zal worden toegepast en waar deze toepasbaar is.
2. Kennisorganisatie. De kennis moet dan worden gestructureerd in een kennismanagementsysteem voor toekomstig gebruik. Deze kennis moet niet alleen georganiseerd zijn, maar het moet ook veiligheidsfuncties bevatten zodat kennis kan worden geopend door geautoriseerd personeel wanneer nodig. Dit proces van kennisorganisatie is een belangrijk onderdeel van kennismanagement, want zonder dit raakt kennis ongeorganiseerd en heeft het geen structuur, waardoor het moeilijk of onmogelijk is om het in de toekomst te vinden wanneer de kennis nodig is.
3. Kennisdeling. Het proces van kennisorganisatie wordt afgerond door kennisdeling. Deze kennisdeling omvat alles van kennistraining tot kennisuitwisseling, waarbij kennis kan worden verworven of verbeterd door kennisdiscussies met andere medewerkers binnen een organisatie.

Al deze aspecten werken samen om een kennismanagementproces te vormen, dat samenwerking en informatie delen bevordert.

​

Krijg een dieper inzicht in KM-processen en leer hoe je het  kennismanagementproces  kunt starten in jouw bedrijf.‍

Hoe een kennismanagementsysteem organisaties helpt

Wanneer een organisatie in staat is om eenvoudig toegang te krijgen tot, te delen en bedrijfskennis bij te werken, kan deze productiever en kosteneffectiever worden. De mogelijkheid om op het juiste moment toegang te krijgen tot de juiste kennis, via een robuust kennismanagementsysteem, bevordert een nauwkeurige besluitvorming en stimuleert samenwerking en innovatie.

Voordelen van een kennismanagementsysteem

Hoe effectiever en efficiënter een bedrijf zijn informatie met zijn werknemers deelt, des te beter de prestaties van het bedrijf zullen zijn. De voordelen van kennismanagement zijn:

• Snellere besluitvorming
• Efficiënte toegang tot kennis en informatie
• Verhoogde samenwerking en ideeën generatie
• Verbeterde communicatie door de organisatie heen
• Verbeterde kwaliteit van informatie en gegevens
• Meer beveiliging voor intellectueel eigendom
• Geoptimaliseerde training

Zal kennismanagement de werkprestaties verbeteren?

Een McKinsey Global Institute Rapport geeft aan dat een robuust kennismanagementsysteem de tijd die nodig is om informatie te zoeken met maar liefst 35 procent kan verminderen en de productiviteit binnen de organisatie met 20 tot 25 procent kan verhogen. Gegevens verzameld van de International Data Corp bevestigen ook de waarde van een kennismanagementsysteem, waarbij wordt benadrukt dat Fortune 500-bedrijven jaarlijks ongeveer $31,5 miljard verliezen door kennis niet te delen.

Naarmate jouw onderneming groeit, zal de behoefte aan toegang tot een betrouwbare kennisdatabase om jouw bedrijf effectief te runnen, jouw klanten te bedienen, en de inkomsten te verhogen, ook toenemen. Zonder een kennismanagementsysteem zullen jouw werknemers gedwongen worden om processen en informatie opnieuw te leren. Dat is een inefficiënte en kostbare praktijk. Bovendien loop je ook het risico om die processen of informatie te verliezen als een kennisleider of ervaren werknemer jouw bedrijf verlaat.

Wat doet een kennismanager?

Een kennismanager is verantwoordelijk voor het zorgen dat werknemers eenvoudig toegang hebben tot de essentiële informatie die ze nodig hebben om productief te zijn. Zij zorgen ervoor dat de organisatorische geheugen bij het bedrijf blijft en zorgen voor een snellere tijd-tot-waarde voor mensen die nieuwe verantwoordelijkheden op zich nemen. Kennismanagement verbetert de winstgevendheid en de kennismanager stelt de processen en procedures vast voor hoe kennis wordt opgeslagen en gedeeld binnen de organisatie. In veel gevallen onderhouden zij ook een enkele bron van kennissoftware. 

Kennismanagers spelen cruciale rollen in data- en kennisgedreven bedrijven. Zij zijn verantwoordelijk voor het voorzien van elke individuele werknemer van de informatie die nodig is om goed te presteren en de algehele efficiëntie te verhogen. Het is gebruikelijk dat kennismanagers de toon zetten voor een cultuur van kennisopslag en -deling binnen hun organisatie, waarbij ze ervoor zorgen dat de juiste kennis bij de juiste mensen komt zonder het risico van informatie-overload. 

Waarom is kennismanagement belangrijk?

Goed uitgevoerd, stroomlijnt kennismanagement de bedrijfskennis, waardoor het toegankelijk en praktisch wordt voor iedereen in de organisatie. Met een goed kennismanagementsysteem kan jouw hele bedrijf afscheid nemen van verloren of geïsoleerde informatie. Een bedrijf dat een cultuur van kennisdeling bevordert, is er een die een aanpasbaar, afgestemd, betrokken, veerkrachtig en hoog-functionerend team creëert. 

1. Verhoging van efficiëntie en productiviteit

Denk aan alle uren die verspild worden aan het doorzoeken van meerdere systemen om de informatie te vinden die je nodig hebt. Was het in de chat, een document of een e-mail? Wanneer je die informatie vindt, hoe weet je dan dat deze correct is als de bedrijfskennis verspreid is over al deze systemen? En wanneer krijgen mensen die constant onderbroken worden eigenlijk hun belangrijke werk gedaan? 

Een kennismanagementsysteem heeft als doel om een enkele, betrouwbare bron van waarheid te creëren waar iedereen naartoe kan gaan om de informatie te vinden die ze nodig hebben zonder meerdere zoekopdrachten in verschillende bronnen uit te voeren of voortdurend essentiële medewerkers te onderbreken met herhaalde vragen. Een fantastisch kennismanagementtool maakt een wereld van verschil in operationele efficiëntie, bespaart tijd voor service- en IT-teams en genereert meer inkomsten voor de organisatie.

2. Maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk

Beslissingen mogen nooit in informatie-isolatie worden genomen. Een bedrijf dat kennistransparantie over de hele organisatie heeft, zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde informatie aan dezelfde doelen werkt. Het verenigt alle werknemers, zodat zij over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om zo goed mogelijke besluiten te nemen. 

3. Vermindert dubbele of verouderde informatie

Nadat je tijd hebt besteed aan het zoeken naar informatie en deze eindelijk hebt gevonden, hoe kun je dan weten dat het de meest betrouwbare en actuele informatie is? Wanneer bedrijfsinformatie verspreid is over meerdere systemen, loop je het risico om beslissingen te nemen of informatie te verwijzen die niet accuraat is. Een enkele bron van waarheid zoals Guru creëert een ruimte voor betrouwbare informatie zodat je sneller kunt aanpassen en veerkrachtig kunt blijven zonder het risico om verouderde informatie te gebruiken.

4. Voorkomt bedrijfsisolatie

Goed kennismanagement verwijdert het risico van informatie-isolatie en moedigt een cultuur van transparantie en communicatie aan. Een informatie-isolatie is wanneer informatie alleen bekend is bij één persoon of team, waardoor andere afdelingen mogelijk niet op de hoogte zijn van de informatie die ze nodig hebben om effectief samen te werken. Effectief omgaan met kennis zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de kennis die ze nodig hebben om in lijn met de bedrijfsdoelen te werken en productief te blijven.

{{cta}}

Wat voor soort informatie wordt vastgelegd in kennismanagement?

Informatie die als onderdeel van kennismanagement wordt vastgelegd kan omvatten:

‍

Documenten

• Bedrijfsrichtlijnen
• Voordelen uiteenzetting
• Product FAQ's
• Vakantiekalenders
• Release-informatie

Teamgegevens

• Strategie
• Concurrenten-informatie
• Productontwikkelingsschema's
• Presentatietactieken
• Projecten in uitvoering
• Best practices (zoals hoe jouw team Asana gebruikt of jouw change managementproces)

Organisatorische gegevens

• Organogrammen
• Inkoopstromen
• Informatie over individuele contracten
• Kantoorlocatie en contactinformatie
• Merkinformatie

Organisatie-nieuws

• Vermeldingen in de media van het bedrijf
• Updates van informatietechnologie (IT)
• Updates van alle medewerkers
• Aanstaande promoties
• NPS-scores en inzichten
• Promotie-updates

‍

Waarom mislukt kennismanagement

In een 2015 stuk voor de Wall Street Journal verklaarde Thomas H. Davenport, een expert in bedrijfsanalyse, dat er veel redenen zijn waarom KM historisch gefaald heeft, maar de belangrijkste redenen zijn driedubbel:

1. Het vasthouden van kennis. Sommige werknemers willen misschien kennis opkroppen om een bepaalde positie of niveau van belang binnen een bedrijf te behouden, terwijl anderen misschien gewoon geen tijd, interesse of een plek hebben om het te delen. In al deze gevallen wordt informatie niet gedocumenteerd, wat betekent dat deze niet breed kan worden verspreid.
2. Zoeken kost tijd. Wanneer bedrijven niet over een enkele bron van waarheid beschikken, kan informatie verspreid zijn over te veel verschillende apps. Als een werknemer niet weet waar te kijken of in te veel plekken moet zoeken voor een antwoord, kan hij of zij eenvoudig stoppen met zoeken en beginnen te vertrouwen op collega's om snel antwoorden te krijgen.
3. Informatie is verouderd. Als kennisbeheerprocessen voornamelijk worden gebruikt voor documentopslag in plaats van kennistoepassing, groeit oude informatie en maakt het zoeken naar het juiste antwoord buitengewoon moeilijk. In dit geval vertrouwen werknemers eenvoudigweg niet meer op de kennisbasis.

Veelgestelde vragen over kennisbeheer

Hoe kan kennisbeheer organisatief leren bevorderen?

Kennismanagement kan de organisatorische leerprocessen bevorderen door het creëren van een kennisgestuurde cultuur, waarin nieuwsgierigheid en openheid voor nieuwe informatie een centraal onderdeel zijn van de operationele structuur van een bedrijf.

Hoe kan kennisbeheer worden geïmplementeerd?

Kennisbeheer kan worden geïmplementeerd door gebruik te maken van veranderingsbeheer methoden om een kennisbasis te kiezen, succesmetingen in te stellen en hoge acceptatie aan te moedigen.

Wie is verantwoordelijk voor kennisbeheer?

Wie verantwoordelijk is voor kennisbeheer hangt af van de structuur en de grootte van het bedrijf. In kleinere bedrijven kan het de verantwoordelijkheid van iedereen zijn om de kennisbasis te onderhouden en goed gebruik aan te moedigen, terwijl grote ondernemingen kunnen besluiten een toegewijde kennismanager in te zetten.

Wat is de kennismanagementcyclus?

De cyclus van kennisbeheer is het proces waarbij kennis wordt vastgelegd, verwerkt en verspreid.

Wat is de impact van kennismanagement op de prestaties van de organisatie?

Wanneer het correct wordt geïmplementeerd, kan de impact van kennismanagement op de prestaties van de organisatie enorm voordelig zijn. Bijvoorbeeld, in onderzoek naar kennisgestuurde bedrijven, die KM in het hart van hun culturen houden, heeft 94% hun groeiverwachtingen voor 2019 bereikt of overtroffen.

Kennisbeheertools

Hier zijn enkele geweldige voorbeelden van kennisbeheersystemen:

Documentbeheersystemen

Deze systemen fungeren als gecentraliseerde digitale archieven voor bedrijfsdocumenten. Ze maken het gemakkelijk om documenten op te vragen, ondersteunen de naleving van regelgeving en verbeteren de workflow. Bovendien, wanneer een documentbeheersysteem wordt verbeterd met wachtwoorden en back-upprocedures, wordt de documentbeveiliging verbeterd, maar niet grondig beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Veel typische documentbeheersystemen hebben functionele beperkingen, zodat op maat gemaakte upgrades de kosten kunnen verhogen. Dit type systeem legt gegevens niet automatisch vast of analyseert deze.

Inhoudsbeheersystemen

‍Inhoudsbeheersystemen zijn vergelijkbaar met documentbeheersystemen, maar slaan audio, video en andere media types op naast documenten.

Databases

Een database is een computerapplicatie die mensen in staat stelt om gegevens vast te leggen, op te slaan, te analyseren en ermee om te gaan. Databases worden geïndexeerd om informatie toegankelijker te maken. Gegevens die in databases worden opgeslagen, kunnen zeer veilig zijn omdat het systeem manipulatie voorkomt. Echter, ze kunnen vluchtig zijn en zijn vaak kostbaar om te ontwerpen en op te zetten. Ze vereisen ook een hoog niveau van vaardigheden om te gebruiken en onderhouden.

Datawarehouses

Deze systemen voor de hele onderneming halen gegevens uit verschillende delen van uw organisatie en kunnen zeer effectief zijn voor rapportage en analyse. Ze slaan huidige, evenals historische gegevens op en transformeren gegevens in betekenisvolle informatie. Echter, datawarehouses zijn typisch systemen die veel onderhoud vergen en complexe integratie vereisen om een verenigd beeld van de gegevens te bieden.

Intranets

Deze privé computernetwerken, gebouwd op doorzoekbare platforms, kunnen een gemakkelijk toegankelijk hulpmiddel voor informatie bieden dat samenwerking en sociaal netwerk binnen uw onderneming bevordert. Maar traditionele intranets hebben enkele risico's, inclusief gemakkelijk toegang door ongeautoriseerd personeel. Zie waarom Guru de beste keuze is voor een moderne werknemersintranet.

Wikis

Deze webpagina's zijn gebruiksvriendelijke samenwerkingstools die iedereen in staat stellen informatie te publiceren en op te slaan op een centrale locatie. Ze kunnen goede plaatsen zijn om bedrijfsdocumenten of productcatalogi te onderhouden. Echter, omdat ze openlijk kunnen worden bewerkt, kunnen wiki's vaak verkeerde informatie bevatten. Bovendien zijn ze niet geoptimaliseerd om te tonen welke informatie erin wordt bekeken of gebruikt of waar kennisgaps zich bevinden.

Sociale netwerken

Sociale netwerken maken het mogelijk dat mensen met elkaar verbinden, groepen oprichten, informatie bijdragen en onderwerpen bespreken waarin ze geïnteresseerd zijn. Sociale netwerken kunnen de organisatiekennis beïnvloeden. Kennisbeheersystemen kunnen sociale netwerken toepassen om kennis te identificeren, documenteren en overdragen.

‍

‍

Kennisbeheerstrategieën die de productiviteit stimuleren

Er zijn drie belangrijkste kennisbeheerstrategieën om de productiviteit te stimuleren:

Maak het gemakkelijk om kennis te delen

Creëer een cultuur waarin werknemers kennis vrijelijk met elkaar delen, in plaats van het te verstoppen. Dit wordt gedaan door kennisbeheertools te implementeren die het gemakkelijk maken om kennis te vinden en toegankelijk te maken.

Creëer herhaalbare processen

Laat werknemers niet telkens opnieuw het wiel uitvinden wanneer ze belangrijke kennis willen delen. Vertrouwen op sjablonen en andere gemakkelijk deelbare en bewerkbare documenten maakt het delen van kennis nog effectiever en eenvoudiger.

Beloon de creatie van kennis

Beloningen voor degenen die de meeste kennis bijdragen. Het implementeren van kennisbeheertools die het voor bijdragers gemakkelijk maken om erkenning te krijgen, kan helpen om meer mensen aan te moedigen om kennis bij te dragen.

Moedig hoge gebruiksfrequentie aan

Vragen stellen is prima, maar als werknemers alleen collega's onderbreken om antwoorden te krijgen in plaats van de kennisbasis te raadplegen, begin dan met het creëren van milde herinneringen om de kennisbasis te raadplegen voordat ze vragen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de algehele efficiëntie.

Samen verbeteren deze strategieën de informatie-toegang voor alle werknemers en afdelingen, wat resulteert in een cultuur van openheid en nieuwsgierigheid.

Maakt de kennisbasis van uw bedrijf u productiever — of minder? Volg dit eenvoudige stroomdiagram om erachter te komen waar u zich op het spectrum bevindt, en ontdek vervolgens wat de resultaten betekenen.

Kennisbeheer gebruiksscenario's

Hier zijn enkele van de meest voorkomende gebruiksscenario's van kennisbeheer:

Personeelsinwerking

Nieuwe werknemers hebben snel veel informatie nodig om effectieve leden van de organisatie te worden. Een kennisbeheersysteem kan onmiddellijke antwoorden bieden, zodat iedereen vanaf dag één op dezelfde lijn zit, frustratie beperkt en de trainingstijd vermindert. Zie hoe Guru de onboarding van werknemers versnelt.

Interne communicatie en updates

Goed kennisbeheer kan samenwerking verbeteren door het chatgeluid te verminderen. Door KM te gebruiken om een specifieke plek te creëren om vragen te stellen en te beantwoorden en updates te geven, maakt u de tijd van iedereen vrij om efficiënter te zijn. Bekijk hoe Guru interne communicatieproblemen oplost.

Geoptimaliseerde klantenservice

Aangezien een van de belangrijkste klantenservicemetingen de tijd voor ticketafhandeling is, is het essentieel dat vertegenwoordigers toegang hebben tot de informatie die ze precies op het juiste moment en op de juiste plaats nodig hebben. Stop met klanten in de wacht te zetten of tickets dagen (of weken) open te laten terwijl vertegenwoordigers de persoon proberen te traceren met het juiste antwoord door die persoon het een keer voor iedereen te laten geven. Zie hoe Guru merken helpt om klantervaringen van wereldklasse te creëren.

Productenablement

Iedereen op de hoogte houden van de laatste en belangrijkste wijzigingen en updates van uw product vereist een gestroomlijnde oplossing die voor iedereen toegankelijk is. Uw kennismanagementsysteem moet beschikbaar zijn voor het hele bedrijf om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat beschikbaar is en wanneer. Bekijk hoe Guru iedereen op één lijn houdt bij productontwikkeling.

‍

‍