‍

Een documentbeheersysteem (DMS) is essentieel voor moderne bedrijven, omdat het de creatie, wijziging en het beheer van documenten zoals PDF's, afbeeldingen en e-mails stroomlijnt. Het bespaart tijd, vermindert rommel en verbetert samenwerking door processen te automatiseren en documenten te organiseren voor een gemakkelijke retrieval. Of het nu cloudgebaseerd of on-premise is, een DMS verbetert de productiviteit en beveiligt gevoelige informatie, waardoor het een waardevol hulpmiddel is voor elke organisatie.

‍

Wat is documentbeheer?
‍

Een documentbeheersysteem stelt je ook in staat om zakelijke bestanden te creëren, te wijzigen en te beheren. Deze documenten kunnen PDF's zijn, tekstverwerkingsbestanden, gescande en opgeslagen afbeeldingen van papieren inhoud, e-mails, financiële rapporten en spreadsheets.

Wat zijn de voordelen van een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem automatiseert de processen voor documentbeheer binnen de onderneming, waardoor jij en je werknemers waardevolle tijd besparen, en helpt je ook om bestaande fysieke en digitale opslagruimten te schonen en te declutteren.

• Georganiseerde en correct getagde documenten kunnen gemakkelijker worden geraadpleegd – een andere tijdsbesparing die ook de frustratie onder je werknemers en cliënten zal verminderen.
• Geautomatiseerde processen kunnen ook metadata vastleggen, helpen je documenten te valideren en te verifiëren, en classificeren, wat de workflows van werknemers verbetert en de mogelijkheden voor samenwerking verbetert.
• Ingebouwde beveiligingsfuncties kunnen je helpen om toegang en permissieregels in te stellen en te zien wanneer documenten zijn bekeken, gedeeld en bewerkt.
• Documentbeheer stelt je ook in staat om eerder papieren bestanden, evenals digitale bestanden zoals e-mails, te back-uppen, zodat ze niet verloren gaan.

Wat is een EDMS-systeem?

Een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) maakt het mogelijk om efficiënter veel soorten documenten op te slaan, te organiseren, te doorzoeken, te delen en te distribueren binnen jouw organisatie.

Een EDMS kan naadloos worden geïntegreerd in reguliere workflows. Dit biedt gebruikers toegang tot tools en geautomatiseerde processen die het creëren en omzetten van documenten minder tijdrovend en betrouwbaarder maken. Een EDMS helpt ook om een pad te banen voor snellere en eenvoudigere samenwerking binnen die documenten, het opslaan en ophalen van bestanden en het beveiligen en verifiëren van deze documenten.

Zoek alles, krijg antwoorden overal met Guru.

Bekijk een demoNeem een producttour

7 voorbeelden van documentbeheersystemen

Er zijn verschillende soorten documentbeheersystemen beschikbaar, dus het is belangrijk om de functies van elk te bekijken om te bepalen welke het beste voldoet aan de behoeften van jouw organisatie.

Projectmanagementplatforms

Bij het plannen en beheren van projecten kunnen projectmanagers en werknemers toegang krijgen tot een centrale repository met relevante documenten. Met deze software kunnen projectteams bestanden opslaan en deze met elkaar delen in alleen-lezen of bewerkbare formaten.

Interne kennisbanken

Een interne kennisbank wordt gemaakt door en voor teamleden binnen een organisatie om naadloos toegang te krijgen tot en/of privé kennis op een noodbasis. Het moet zoveel mogelijk informatie en documentatie bevatten om werknemers te helpen hun werk met minimale onderbreking uit te voeren. Het is een effectieve manier om interne documenten op te slaan, te beheren en te delen.

Samenwerkingstools

Samenwerkingstools bieden leden van jouw organisatie die aan specifieke documenten werken directe toegang, een duidelijk overzicht van wie aan elk sectie of component werkt, duidelijk gedefinieerde goedkeuringsstructuren, en meldingen wanneer bewerkingen of updates nodig zijn of compleet zijn.

Kennismanagementtools

Kennismanagement verwijst naar hoe een organisatie de gezamenlijke kennis van zijn werknemers - zowel verleden als heden - catalogiseert, bijwerkt en gebruikt. Het verwijst ook naar de analyse van die kennis. Documenten zijn belangrijke voorbeelden van die vastgelegde kennis, en kennismanagementtools maken gecentraliseerde digitale archivering van bedrijfsdocumenten mogelijk. Als gevolg hiervan kunnen documenten gemakkelijker worden geraadpleegd, wat zorgt voor efficiëntere workflows. Bovendien kan een goed onderhouden kennismanagementsysteem bedrijven helpen compliant te blijven met de voortdurend veranderende regelgeving. Wanneer een documentbeheersysteem wordt verbeterd met wachtwoorden en back-upprocedures, wordt de documentbeveiliging ook verbeterd.

Webgebaseerde documentbeheertools

Webgebaseerd documentbeheer stelt jouw organisatie in staat om digitale documenten te organiseren in mappen en submappen met webgebaseerde navigatie en bedieningselementen voor het delen, zoeken en ophalen van documenten. Webgebaseerde documentbeheertools stellen jouw werknemers die op verschillende locaties werken in staat om efficiënt en veilig documenten te creëren, samen te werken, te delen en te zoeken.

Cloudgebaseerde documentbeheersystemen

Cloudgebaseerd documentbeheer wordt geleverd door een externe leverancier en toegankelijk gemaakt voor jouw organisatie online. De cloudprovider verzorgt doorgaans al het onderhoud en software-updates, zodat je geen IT-team nodig hebt voor installatie of onderhoud. Documenten die in de cloud zijn opgeslagen kunnen overal toegankelijk worden waar jouw medewerkers online kunnen komen, en omdat bestanden automatisch in de cloud worden opgeslagen, hoef je je geen zorgen te maken over het maken van back-ups.

On-premise documentbeheersystemen

Met een on-premise documentbeheersysteem gebruikt jouw organisatie zijn eigen servers en opslag en voert zelf onderhoud uit. Je moet al je bestanden back-uppen om ervoor te zorgen dat documenten behouden blijven en veilig zijn. Hoewel je altijd controle hebt over jouw systeem, heeft jouw organisatie voldoende IT-ondersteuning nodig voor onderhoud en updates. Een voordeel is dat omdat on-premises systemen niet afhankelijk zijn van internetverbindingen, je nog steeds toegang tot documenten zult hebben als jouw verbinding uitvalt.

Documentbeheer voorbeelden capaciteiten & functies

Effectieve documentbeheersystemen omvatten bepaalde functies en capaciteiten om ervoor te zorgen dat al jouw organisatie's documenten correct worden vastgelegd, omgezet, opgeslagen, georganiseerd en getagd, gemakkelijk toegankelijk zijn en klaar zijn voor distributie en samenwerking. Deze functies omvatten:

Intelligente organisatie

Om workflows te verbeteren, tijd te besparen en de efficiëntie van jouw organisatie te vergroten, wil je dat de juiste mensen de juiste documenten snel kunnen vinden. Een goed georganiseerd documentorganisatie systeem dat slimme categorisatie, tagging, rating en verificatie toepast, zal je zoekopdrachten sneller en intuïtiever maken.

Duidelijke zichtbaarheid en navigatie

Jouw documentbeheersysteem moet gebruiksvriendelijk zijn. Een aantrekkelijke interface met duidelijk zichtbare zoekfunctionaliteiten en andere tools betekent minder frustratie en meer acceptatie en gebruik door jouw teams.

Een sterke zoekfunctie

Minder tijd besteed aan het zoeken naar de documenten die ze nodig hebben, betekent dat jouw werknemers meer tijd hebben om samen te werken, innoveren en jouw organisatie verder te brengen. De mogelijkheid om alle documenten van jouw bedrijf tegelijk te doorzoeken, nadat die documenten zijn geoptimaliseerd door jouw documentbeheersysteem voor zoekopdrachten, betekent minder frustratie en meer productiviteit onder jouw teams.

Versiebeheer

Een documentbeheersysteem dat alle versies (en bijbehorende wijzigingen en updates) van jouw bestanden behoudt, is belangrijk voor het gemakkelijk identificeren van fouten of inconsistenties onder bijdragers, het volgen van documentvoortgang en wijzigingen, het vermijden van inhoudsduplicatie, en soms het vermijden van volledige herschrijvingen wanneer zich problemen voordoen.

Toegang en permissies

Niet elk lid van jouw organisatie hoeft elk document te bewerken of eraan bij te dragen. Sommige belangrijke documenten moeten alleen-lezen zijn of alleen wijzigbaar door specifieke managers, terwijl andere door relevante teams bewerkbaar moeten zijn. De mogelijkheid om specifieke permissies in te stellen, zorgt ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten.

Diverse bestandformaatmogelijkheden

Zakelijke documenten kunnen in een breed scala aan bestandsformaten zijn, van PDF's en tekstverwerkingsbestanden tot gescande en opgeslagen afbeeldingen van papieren inhoud, e-mails, financiële rapporten en spreadsheets. Je hebt een documentbeheersysteem nodig dat ze allemaal kan ondersteunen.

‍