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Un sistema de gestión de documentos (DMS) es esencial para las empresas modernas, agilizando la creación, modificación y gestión de documentos como PDFs, imágenes y correos electrónicos. Ahorra tiempo, reduce el desorden y mejora la colaboración al automatizar procesos y organizar documentos para una fácil recuperación. Ya sea basado en la nube o en las instalaciones, un DMS mejora la productividad y asegura información sensible, convirtiéndolo en una herramienta valiosa para cualquier organización.

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¿Qué es la gestión de documentos?
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Un sistema de gestión de documentos también te permite crear, modificar y gestionar archivos comerciales. Estos documentos pueden ser PDFs, archivos de procesamiento de textos, imágenes escaneadas y guardadas de contenido en papel, correos electrónicos, informes financieros y hojas de cálculo.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos automatiza los procesos de gestión de documentos empresariales, ahorrando a ti y a tus empleados un tiempo valioso, además de ayudarte a limpiar y desordenar los espacios de almacenamiento físicos y digitales existentes.

• Los documentos organizados y etiquetados de manera adecuada se pueden recuperar más fácilmente, lo que ahorra tiempo y también reduce la frustración entre tus empleados y clientes.
• Los procesos automatizados también pueden capturar metadatos, ayudar a validar y verificar tus documentos, y clasificarlos, mejorando los flujos de trabajo de los empleados y aumentando las capacidades de colaboración.
• Las funciones de seguridad integradas pueden ayudarte a establecer reglas de acceso y permisos y ver cuándo los documentos han sido vistos, compartidos y editados.
• La gestión de documentos también te permite hacer copias de seguridad de archivos previamente en papel, así como de archivos digitales como correos electrónicos, para que no se pierdan.

¿Qué es un sistema EDMS?

Un sistema de gestión de documentos electrónico (EDMS) permite almacenar, organizar, buscar, compartir y distribuir de manera más eficiente muchos tipos de documentos en toda tu organización.

Un EDMS puede ser integrado sin problemas en flujos de trabajo normales. Esto proporciona a los usuarios acceso a herramientas y procesos automatizados que hacen que la creación y conversión de documentos sea menos consumidora de tiempo y más confiable. Un EDMS también ayuda a crear un camino hacia una colaboración más rápida y fácil dentro de esos documentos, almacenando y accediendo a archivos, y asegurando y verificando estos documentos.

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7 ejemplos de sistemas de gestión de documentos

Existen varios tipos de sistemas de gestión de documentos disponibles, por lo que es importante revisar las características de cada uno para determinar cuál satisface mejor las necesidades de tu organización.

Plataformas de gestión de proyectos

Al planificar y gestionar proyectos, los gerentes de proyecto y los empleados pueden acceder a un repositorio central que contiene documentos relevantes. Con este software, los equipos de proyecto pueden almacenar archivos y compartirlos entre sí en formatos de solo lectura o editables.

Bases de conocimiento internas

Una base de conocimiento interna es creada por y para miembros del equipo dentro de una organización para aprovechar el conocimiento privado y/o propietario según sea necesario. Debería contener la mayor cantidad de información y documentación posible para ayudar a los empleados a realizar su trabajo con la menor interrupción. Es una forma efectiva de almacenar, gestionar y compartir documentos internos.

Herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración ofrecen a los miembros de tu organización que trabajan juntos en documentos específicos un acceso instantáneo, una visión clara de quién está trabajando en cada sección o componente, estructuras de aprobación claramente definidas y notificaciones cuando se necesitan o completan ediciones o actualizaciones.

Herramientas de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se refiere a cómo una organización cataloga, actualiza y utiliza el conocimiento colectivo de sus empleados, tanto pasado como presente. También se refiere al análisis de ese conocimiento. Los documentos son ejemplos importantes de ese conocimiento capturado, y las herramientas de gestión del conocimiento permiten un archivo digital centralizado para los documentos de la empresa. Como resultado, los documentos pueden ser recuperados más fácilmente, lo que permite flujos de trabajo más eficientes. Además, un sistema de gestión del conocimiento bien mantenido puede ayudar a las empresas a mantenerse en cumplimiento con normas regulatorias que están en constante cambio. Cuando un sistema de gestión de documentos se mejora con contraseñas y procedimientos de copia de seguridad, también se mejora la seguridad de los documentos.

Herramientas de gestión de documentos basadas en la web

La gestión de documentos basada en la web permite a tu organización organizar documentos digitales en carpetas y subcarpetas con navegación y controles basados en la web para compartir, buscar y recuperar documentos. Las herramientas de gestión de documentos basadas en la web permiten a tus empleados que trabajan desde diversas ubicaciones crear, colaborar, compartir y buscar documentos de manera eficiente y segura.

Sistemas de gestión de documentos basados en la nube

La gestión de documentos basada en la nube es proporcionada por un proveedor externo y se hace accesible para tu organización en línea. El proveedor de la nube generalmente maneja todo el mantenimiento y actualizaciones de software, por lo que no necesitarás un equipo de TI para instalarlo o mantenerlo. Los documentos almacenados en la nube se pueden acceder desde cualquier lugar donde tus empleados tengan acceso en línea, y como los archivos se guardan automáticamente en la nube, no necesitas preocuparte por respaldarlos.

Sistemas de gestión de documentos en las instalaciones

Con un sistema de gestión de documentos en las instalaciones, tu organización emplea sus propios servidores y almacenamiento, y realiza su propio mantenimiento. Necesitarás respaldar todos tus archivos para asegurarte de que los documentos sean retenidos y seguros. Si bien siempre tendrás control sobre tu sistema, tu organización necesitará suficiente soporte de TI para mantenimiento y actualizaciones. Una ventaja es que, debido a que los sistemas en las instalaciones no dependen de las conexiones a internet, todavía podrás acceder a los documentos si tu conexión falla.

Capacidades y características de los ejemplos de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos efectivos incluyen ciertas características y capacidades para asegurar que todos los documentos de tu organización sean capturados, convertidos, almacenados, organizados y etiquetados adecuadamente, recuperados fácilmente y listos para distribución y colaboración. Estas características incluyen:

Organización inteligente

Para mejorar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de tu organización, deseas que las personas adecuadas puedan encontrar los documentos correctos rápidamente. Un sistema de organización documental bien organizado que emplee categorización inteligente, etiquetado, calificación y verificación hará que tus búsquedas sean más rápidas e intuitivas.

Visibilidad y navegación clara

Tu sistema de gestión de documentos debe ser fácil de usar. Una interfaz atractiva con funciones de búsqueda claramente visibles y otras herramientas significará menos frustración y más aceptación y uso por parte de tus equipos.

Una potente función de búsqueda

Menos tiempo dedicado a buscar los documentos que necesitan significa que tus empleados tendrán más tiempo para colaborar, innovar y, de otro modo, avanzar en tu organización. La capacidad de buscar todos los documentos de tu empresa a la vez, después de que esos documentos han sido optimizados por tu sistema de gestión de documentos para búsqueda, significa menos frustración y más productividad entre tus equipos.

Control de versiones

Un sistema de gestión de documentos que preserva todas las versiones (y ediciones y actualizaciones asociadas) de tus archivos es importante para identificar fácilmente errores o discrepancias entre colaboradores, rastrear el progreso y los cambios del documento, evitar la duplicación de contenido y, a veces, evitar reescrituras completas cuando surgen problemas.

Acceso y permisos

No todos los miembros de tu organización necesitan editar o contribuir a cada documento. Algunos documentos importantes deben ser de solo lectura o solo enmendables por gerentes específicos, mientras que otros necesitan ser editables por equipos clave. La capacidad de establecer permisos específicos dará acceso a las personas correctas a los documentos adecuados.

Capacidades de formatos de archivo diversos

Los documentos comerciales pueden estar en una amplia variedad de formatos de archivo, desde PDFs y archivos de procesamiento de palabras, hasta imágenes escaneadas y guardadas de contenido impreso, correos electrónicos, informes financieros y hojas de cálculo. Necesitas un sistema de gestión de documentos que pueda soportarlos a todos.

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