¿Qué es una intranet?

Significado y definición de intranet

Una intranet es una plataforma de comunicación interna y colaboración utilizada por empresas de todos los tamaños e industrias. Es una red segura para que los empleados de una empresa y sus socios de confianza compartan información, se comuniquen bien y trabajen juntos de manera efectiva.

Algunas de las cosas clave que una intranet puede proporcionar son:

• Una forma de compartir información interna de forma segura
• Mejora de la comunicación entre la dirección y los empleados
• Mayor alineación entre equipos multifuncionales
• Una base de operaciones para que las empresas almacenen y organicen políticas, directrices y procedimientos operativos estándar

En esencia, una intranet actúa como la sede digital de una empresa y recurso de referencia para que los empleados se mantengan informados. Es una herramienta invaluable para mantener a los equipos conectados entre sí y con la cultura y misión de su empresa.

Tradicionalmente, muchas organizaciones usan SharePoint o plataformas personalizadas como intranet. Pero, a medida que el mundo laboral ha cambiado, han surgido nuevas soluciones amigables para el usuario que cumplen con las necesidades cambiantes de los empleados.

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Beneficios de una intranet

‍Implementar una intranet no solo ayuda a los empleados a mantenerse conectados y organizados, sino que puede transformar la eficiencia y productividad de toda una organización. Aquí hay algunos de los mayores beneficios de una intranet:

• Mejora de la comunicación: Las intranets facilitan una comunicación efectiva en toda la organización, permitiendo a los empleados compartir noticias, actualizaciones y anuncios fácilmente.
• Colaboración mejorada: Con herramientas como calendarios compartidos, software de gestión de proyectos y compartición de documentos, permiten a los equipos trabajar juntos de manera más eficiente, independientemente de su ubicación.
• Aumento de la productividad: Las intranets proporcionan un lugar centralizado para información y recursos, reduciendo el tiempo que los empleados pasan buscando información y permitiéndoles centrarse en su trabajo.
• Ahorro de costos: Al utilizar una intranet para la comunicación y colaboración internas, las organizaciones pueden reducir costos asociados con la impresión, el envío y otros métodos tradicionales de intercambio de información.
• Procesos simplificados: Las intranets pueden automatizar y agilizar varios procesos comerciales, como tareas de recursos humanos, informes de gastos y adquisiciones, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
• Mejor gestión del conocimiento: Una intranet puede servir como una base de datos de conocimientos, capturando y almacenando el conocimiento y la experiencia colectiva de la organización, haciéndolo fácilmente accesible para todos los empleados.
• Mejora del compromiso del empleado: Las intranets pueden fomentar un sentido de comunidad y pertenencia entre los empleados al proporcionar una plataforma para compartir historias de éxito, reconocer logros y alentar la retroalimentación.
• Mayor seguridad: Con controles de acceso y medidas de seguridad adecuadas, las intranets garantizan que la información sensible permanezca confidencial y sea accesible solo para personal autorizado.
• Escalabilidad: Las intranets pueden crecer y evolucionar con la organización, acomodando nuevos usuarios, contenido y funciones según sea necesario.
• Integración con otros sistemas: Las intranets pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como software de gestión de relaciones con clientes (CRM) o software de planificación de recursos empresariales (ERP), proporcionando una plataforma unificada para acceder a información y herramientas.

¿Por qué es importante la intranet de una empresa?

En 2024, es más difícil que nunca para los empleados encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo, mantenerse conectados entre sí y estar al tanto de la dirección de su empresa. De hecho, un estudio de HBR encontró que solo el 23% de los empleados están realmente alineados con las estrategias de su empresa.

Una intranet ofrece la siguiente funcionalidad crítica que puede ayudar a las empresas a abordar esta brecha de alineación:

1. Proporcionar visibilidad a través de equipos

Una intranet es una excelente manera de hacer que la información esté disponible para toda la empresa. Dado que cada empleado tiene automáticamente acceso, es fácil compartir actualizaciones de la dirección de la empresa que se aplican a todos.

Muchas soluciones tienen secciones para diferentes equipos. Esto facilita ver en qué están trabajando los demás. También ayuda a mantenerse alineado con los objetivos del equipo.

2. Ofrecer un lugar centralizado para el almacenamiento y recuperación de documentos y contenido

Una intranet es un lugar central para que los empleados almacenen documentos e información importantes. Es buscable para cualquiera que necesite acceso a ellos. Este sistema ayuda a los empleados a encontrar fácilmente la información que necesitan.

La intranet es una herramienta conveniente para organizar y compartir recursos importantes dentro de una empresa. En lugar de encontrar y compartir documentos de sistemas como Microsoft Office o Google Drive, los usuarios pueden subirlos a un portal y hacerlos ampliamente disponibles.

3. Simplificar el permiso de acceso

Cuando se usa con SSO o como parte de un conjunto de software, los administradores pueden gestionar fácilmente a los usuarios autorizados. Pueden agregar o eliminar usuarios con solo unos pocos clics.

Usos de una intranet

Una intranet es una herramienta versátil y poderosa que puede cambiar la forma en que opera una organización. Pueden ayudar con la comunicación, colaboración, automatización de tareas y apoyo al trabajo remoto, proporcionando muchos beneficios para las organizaciones. Aquí hay solo algunas de las formas en que las empresas utilizan una intranet:

• Comunicación interna: Compartir noticias de la empresa, anuncios y actualizaciones
• Directorio de empleados: Proporcionar una base de datos buscable de perfiles de empleados e información de contacto
• Gestión de documentos: Almacenar, organizar y compartir documentos y archivos importantes
• Colaboración: Permitir el trabajo en equipo a través de espacios de trabajo compartidos, herramientas de gestión de proyectos y foros de discusión
• Gestión del conocimiento: Crear un lugar centralizado para el conocimiento de la empresa, mejores prácticas y preguntas frecuentes
• Recursos humanos y autoservicio para empleados: Gestionar procesos de recursos humanos, como la incorporación de empleados, la inscripción de beneficios y las solicitudes de tiempo libre
• Capacitación y desarrollo: Ofrecer cursos de capacitación en línea y materiales para el desarrollo de competencias de los empleados
• Soporte de TI: Ofrecer un servicio de asistencia y recursos para resolver problemas técnicos comunes
• Distribución de políticas y procedimientos: Garantizar un fácil acceso a las políticas de la empresa, manuales y directrices

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de usar software de intranet?

Las ventajas de una intranet

Una intranet moderna puede ofrecer enormes ventajas para la mayoría de las empresas. Aquí hay solo algunos:

• Mejora de la comunicación: Proporciona una plataforma centralizada para que los empleados se comuniquen y colaboren en proyectos, lo que lleva a un aumento de productividad y eficiencia.
• Compartición de información simplificada: Las intranets ayudan a las organizaciones a compartir políticas de la empresa, procedimientos y actualizaciones con facilidad, manteniendo a todos los empleados informados y alineados.
• Mayor seguridad de los datos: Proporcionan una plataforma segura para compartir información sensible dentro de una organización, reduciendo el riesgo de violaciones de datos y otras amenazas de seguridad.
• Aumento del compromiso de los empleados: Al proporcionar acceso a materiales de capacitación, programas de reconocimiento de empleados y otros recursos, una intranet puede ayudar a mantener a los empleados comprometidos y motivados.
• Ahorro de costos: Pueden reducir los costos de impresión y distribución al proporcionar una plataforma sin papel para compartir información, lo que puede resultar en ahorros significativos para las organizaciones.

Las desventajas de una intranet

Como hemos visto, hay muchos beneficios al usar una intranet. Sin embargo, no todas son iguales. A diferencia de las soluciones modernas, las ofertas tradicionales de intranet a menudo tienen las siguientes desventajas:

Las intranets tradicionales requieren que los empleados naveguen a otro destino para acceder a la información

Los datos del mundo real no respaldan la afirmación de que las intranets están diseñadas para ser fácilmente accesibles. Los trabajadores del conocimiento se sienten abrumados por pestañas, aplicaciones, canales e información, lo que puede causar cambios de contexto y pérdida de enfoque. Las ofertas tradicionales actúan como portales que actúan como otro destino más para que los empleados visiten.

Las intranets tradicionales a menudo necesitan la administración de TI para actualizar, escalar y mantener

Las intranets tradicionales son pesadas en cuanto a administración. Requieren conocimientos específicos de TI para mantenerlas. Esto a veces resulta en que estén un poco detrás en cuanto a la experiencia del usuario y la seguridad.

Algo tan simple como actualizar la “página de inicio” puede requerir múltiples pasos, y crear una nueva sección para un equipo recién formado puede tardar bastante si la intranet no viene con una sección de wiki integrada. Idealmente, un CMS de intranet permite comunicaciones y documentación para empleados que se actualizan fácilmente.

Las intranets tradicionales no logran filtrar el ruido de la sobrecarga de información

Los empleados se sienten estresados por el rápido intercambio de información en aplicaciones de chat y video como Slack o Teams. Esto sucede ya sea que estén en la oficina o trabajando desde casa.

El ritmo rápido de la comunicación puede ser abrumador para ellos. Las intranets pueden no ser efectivas como reemplazo o adición a algunas aplicaciones. También pueden empeorar la sobrecarga de información en lugar de mejorarla.

Las intranets tradicionales se vuelven obsoletas casi tan pronto como se publica el contenido

Las intranets necesitan buen contenido para atraer a los empleados. Los equipos de contenido a veces utilizan clickbait para alentar a los empleados a usar la intranet.

El otro problema con el contenido obsoleto es que a menudo no es fiable. Esto puede llevar a que los empleados ignoren la información que encuentran y, finalmente, dejen de buscarla por completo.

Las intranets tradicionales no fomentan la coordinación entre empresas.

Seamos sinceros, la plaza digital de antaño ya no es suficiente. Son tanto un espacio de comunicación como ese triste centro comercial de los años 90 que cerró en tu ciudad el año pasado. Hoy en día, la comunicación interna, colaboración y coordinación ocurren donde los empleados ya se conectan: en su “HQ virtual” ubicado en Slack o Microsoft Teams.

Mejores prácticas de intranet

Si estás implementando software de intranet, hay varias formas de asegurarte de que todos estén sacando el máximo provecho. Para sacar el máximo provecho de tu inversión, sigue estas mejores prácticas:

1. Alcanza a los trabajadores donde estén

Todo el mundo está trabajando en línea ahora. Es importante que todos se comuniquen de manera efectiva. Esto es especialmente crucial en un entorno de trabajo remoto o híbrido. Utiliza tu portal para fomentar el compromiso de los empleados publicando actualizaciones e información regularmente.

Una intranet, cuando se usa correctamente, puede ser una herramienta para que todos en la empresa colaboren, junto con tu sistema de chat. ¿Por qué no ver si puedes integrar los dos? Cuando te conectas a Slack o Teams, puedes enviar información y documentos a cualquiera cuando sea necesario.

2. Reducir el tiempo perdido buscando información importante

La mejor manera de aprovechar tu configuración es tratarla como una única fuente de verdad para todos los empleados. No dejes que tu intranet se desordene con información antigua. Esto dificultará que las personas encuentren lo que necesitan.

Si tu configuración tiene un sistema de gestión de contenido que deja claro cuándo se actualizó por última vez un documento—o, aún mejor, si puede señalar contenido potencialmente duplicado—a los buscadores les será mucho más fácil encontrar lo que necesitan.

3. Mantén a tu equipo productivo evitando interrupciones que consumen tiempo para empleados clave

Sucede en todas las empresas: unos pocos expertos en la materia (SMEs) que tienen mucha información son interrumpidos con frecuencia por colegas que necesitan respuestas. Un estudio de la Universidad de California y la Universidad de Humboldt encontró que los trabajadores tardan hasta 23 minutos en recuperar la concentración después de haber sido interrumpidos.

Los expertos pueden evitar interrupciones al agregar su conocimiento a una fuente única de verdad para que sea accesible por cualquiera que lo necesite, cuando lo necesite. Un poco más de esfuerzo al principio puede tener enormes implicaciones en la gestión del tiempo a largo plazo.

4. Evite el desperdicio de cambiar de contexto para mantener a los empleados productivos en las herramientas que usan todos los días

Integrarse con su plataforma de chat es genial, pero ¿integrarse con todas las demás herramientas que los empleados necesitan para hacer su trabajo? Mucho mejor. Investigue soluciones de próxima generación que puedan servir información en cualquier herramienta basada en la web.

¿Cómo se crea una intranet empresarial que mejore la productividad y fomente el compromiso de los empleados?

¡Si su intranet actual está sufriendo por baja adopción, no se asuste! Considere este ciclo de acción específico diseñado para ayudarle a obtener aceptación, identificar un reemplazo (si necesita uno), implementar el nuevo enfoque y crear una solución sostenible. Aprenda más sobre crear urgencia en la gestión del cambio.

1. Haga un plan para la adopción

Primero, descubra qué cree que salió mal la primera (o la 47ª) vez. ¿Cuáles fueron los principales factores que impidieron la adopción a largo plazo y generalizada, y cuáles son algunas formas específicas de resolverlos?

2. Establezca objetivos

Algunos ejemplos de objetivos a establecer son:

• Cronogramas
• “Comentarios de empleados recopilados antes del 1 de junio.”
• “Decidir si mantener o reemplazar nuestra intranet antes del 31 de julio.”
• “Implementación de nuevas directrices/herramienta antes del 1 de octubre.”
• Medidas para el éxito
• Incluya objetivos regulares y de estiramiento
• Objetivo regular: Las personas usan la intranet al menos 1 vez/semana durante 6 meses en promedio
• Objetivo de estiramiento: Las personas usan la intranet al menos 1 vez/día durante 6 meses).

3. Busque la opinión de los empleados

Pregunte a las personas cómo se sienten acerca de la solución que están utilizando. ¿Les gusta en teoría, pero lo encuentran demasiado complicado para usar? ¿Han utilizado diferentes soluciones o enfoques en otras empresas? ¿Les gustaría usar lo que sus amigos en otras empresas están utilizando? Aprenda cómo crear un stack tecnológico eficiente.

4. Seleccione una plataforma de intranet

Si los problemas de su plataforma actual son irresolubles, haga su debida diligencia y encuentre un nuevo proveedor de intranet. Considere las recomendaciones de los empleados y busque en sitios de reseñas como G2 y TrustRadius.

5. Asigne la propiedad de la herramienta

Determine quién será responsable del éxito general y el despliegue de su nueva intranet (o enfoque). Aprenda por qué podría querer usar un gestor del conocimiento.

6. Configura tu herramienta seleccionada

¡Es hora de aclarar la configuración del equipo, los espacios y los permisos!

7. Desarrolle el contenido

Esto puede implicar importar documentación de otros lugares, crear recursos completamente nuevos o reescribir completamente el contenido existente. Aprenda por qué la información concisa es la mejor.

8. Iniciativas de los empleados para mejorar la adopción

Evite capacitaciones largas y tediosas. Si necesita entrenamiento, considere usar módulos de autoservicio en lugar de sesiones tradicionales de todo el día. ¡Para opciones más emocionantes, ofrezca regalos o organice una fiesta!

9. Medir el éxito

No olvide revisar sus objetivos

Características importantes del software de intranet

Si está listo para crear una experiencia de empleado realmente genial, sabe que debe encontrar el mejor software de intranet—una herramienta que puede hacer más que las tradicionales. Las últimas soluciones de gestión del conocimiento y wikis empresariales toman todo lo bueno de las intranets y lo hacen aún mejor. Esto es lo que puede esperar:

Increíble experiencia de usuario

El aspecto anticuado y sobrecargado de las intranets tradicionales es mejor olvidarlo rápidamente. Guru tiene una experiencia de usuario simple, pero intuitiva, diseñada para proporcionar respuestas de confianza siempre que y donde los empleados estén trabajando.

Fuertes capacidades de búsqueda

Debería poder encontrar lo que necesita sin conocer todos los detalles. En la plataforma Guru, eso significa que la avanzada búsqueda AI empresarial funciona en cualquier aplicación o herramienta en la que esté trabajando actualmente.

Capacidades de integración

Cambiar de contexto perjudica la productividad. Por eso Guru superpone cada sitio web a través de una extensión del navegador y posee integraciones nativas con Slack, Microsoft Teams y otras aplicaciones de comunicación y colaboración que su equipo ya está utilizando, por lo que no tiene que dejar de hacer lo que está haciendo para usarlo.

Mantenga la información accesible en todas partes

No importa dónde estén sus empleados o qué herramienta estén utilizando, obtener una respuesta debería ser simple. Reciba conocimiento específico del contexto antes de siquiera saber que lo necesita con Knowledge Triggers, o lleve el conocimiento a donde vaya con la aplicación móvil de Guru.

Analíticas

Las analíticas profundas de Guru permiten a los administradores y autores evaluar continuamente la configuración en busca de brechas y ineficiencias en el conocimiento de la empresa, además de brindar análisis detallados sobre el uso del producto.

Realice un seguimiento de cómo los usuarios se involucran con el contenido

La peor sensación es trabajar en algo—y luego que nadie lo vea. Guru le permite ver no solo quién ha leído su tarjeta, sino cuántas veces la gente la ha copiado o marcado como favorita. ¿No sabe qué buscan las personas? Utilice análisis de búsqueda para ver qué busca la gente y elimine esas brechas de contenido.

Asegúrese de que se cumplan los requisitos de cumplimiento y se mantengan organizados

No se detenga en ver quién ha leído una tarjeta una vez. Envíe un anuncio en Guru cuando algo cambie y haga un seguimiento de quién lo ha visto y reconocido. Esa es una manera fácil de asegurarse de que nada se pierda en una bandeja de entrada ocupada o en un documento extenso.

Adopción fácil

Una gran solución de intranet debería hacer que los empleados quieran usarla. Después de implementar Guru, no solo se ha convertido en una respuesta estándar el “¿Lo hiciste en Guru?”, sino que las empresas ven un retorno de inversión a largo plazo gracias a la alta adopción.

¿Qué es una extranet?

Una extranet es una subsección de la intranet de una empresa. Una red privada como una intranet donde los proveedores, socios y clientes autorizados pueden acceder a información de la red de una empresa.

El término "extranet" ganó popularidad a principios de los 2000. Se utilizaba por organizaciones para referirse a un lugar central para compartir datos. Estos datos solo podían ser accedidos por grupos de trabajo específicos.

Dado que la extranet está estructurada como una intranet, depende del IP y TCP para el intercambio de datos. Las extranets también tienen características de seguridad como cortafuegos y detalles de inicio de sesión protegidos por contraseña para evitar el acceso no autorizado.

Ejemplos de extranets

• Una red de distribución para mantener la comunicación entre proveedores y distribuidores
• Una herramienta de colaboración central para que una franquicia se comunique a través de numerosas ubicaciones.
• Colaboración cruzada entre agencias gubernamentales
• Integración de sitios de comercio electrónico para intercambiar datos de inventario a través de una red segura
• Una herramienta de gestión de proyectos donde un gerente de proyecto puede compartir documentos y contratos con subcontratistas y otras partes interesadas
• Un portal de la junta donde los miembros de una asociación pueden acceder a actas de reuniones y documentos de la junta
• Documentos de incorporación para subcontratistas o contratados independientes que no tienen acceso a su intranet de empleados

Intranet vs. extranet: ¿cuál es la diferencia?

Una intranet y una extranet son ambas redes privadas que utilizan tecnologías de internet, pero difieren en términos de acceso y propósito.

Intranet:

• Una intranet es una red privada accesible solo para los empleados de una organización.
• Se utiliza para compartir información, recursos y herramientas de la empresa internamente.
• El acceso a una intranet está restringido a usuarios autorizados dentro de la organización y normalmente requiere un inicio de sesión.

Extranet:

• Una extranet es una extensión de una intranet que permite el acceso controlado a usuarios externos autorizados, como clientes, proveedores o socios comerciales.
• Permite a una organización compartir información de forma segura y colaborar con partes externas específicas.
• El acceso a una extranet se concede a usuarios externos específicos a través de métodos de autenticación como nombres de usuario y contraseñas.

Básicamente, una intranet está limitada a uso interno dentro de una organización, mientras que una extranet puede ser accedida por partes externas. Ambos tipos de redes tienen como objetivo facilitar la comunicación segura, la colaboración y el intercambio de información utilizando tecnologías de internet.