What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. Det er et sikkert nettverk for en bedrifts ansatte og pålitelige partnere å dele informasjon, kommunisere godt og jobbe sammen effektivt.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

I essens fungerer et intranett som en bedrifts digitale hovedkontor og en gå-til ressurs for ansatte for å holde seg informert. Det er et uvurderlig verktøy for å holde teamene tilkoblet hverandre så vel som deres bedrifts kultur og oppdrag.

Traditionally, many organizations use SharePoint or custom platforms as their intranet. But as the world of work has changed, new user-friendly solutions have emerged, with benefits to meet the evolving needs of employees.

‍

Benefits of an intranet

Implementering av et intranett hjelper ikke bare ansatte å forbli tilkoblet og organiserte—det kan faktisk transformere effektiviteten og produktiviteten til en hel organisasjon. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Improved communication: Intranets facilitate effective communication across the organization, allowing employees to share news, updates, and announcements easily.
• Enhanced collaboration: With tools like shared calendars, project management software, and document sharing, they enable teams to work together more efficiently, regardless of their location.
• Increased productivity: Intranets provide a centralized place for information and resources, reducing the time employees spend searching for information and allowing them to focus on their work.
• Cost savings: By using an intranet for internal communication and collaboration, organizations can reduce costs associated with printing, mailing, and other traditional methods of information sharing.
• Streamlined processes: Intranets can automate and streamline various business processes, such as HR tasks, expense reporting, and procurement, saving time and reducing errors.
• Better knowledge management: An intranet can serve as a knowledge base, capturing and storing the organization's collective knowledge and expertise, making it easily accessible to all employees.
• Improved employee engagement: Intranets can foster a sense of community and belonging among employees by providing a platform for sharing success stories, recognizing achievements, and encouraging feedback.
• Enhanced security: With proper access controls and security measures, intranets ensure that sensitive information remains confidential and accessible only to authorized personnel.
• Scalability: Intranets can grow and evolve with the organization, accommodating new users, content, and features as needed.
• Integration with other systems: Intranets can integrere med andre bedriftssystemer, som programvare for kundehåndtering (CRM) eller Enterprise Resource Planning (ERP), og gir en enhetlig plattform for tilgang til informasjon og verktøy.

Why is a company intranet important?

I 2024 er det vanskeligere enn noen gang for ansatte å finne informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin, holde seg tilkoblet hverandre, og følge med på retningen til selskapet. Faktisk fant en studie av HBR at bare 23 % av de ansatte faktisk er i tråd med selskapets strategier.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Siden hver ansatt automatisk har tilgang, er det enkelt å dele oppdateringer fra selskapets ledelse som gjelder alle.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Det hjelper også å holde seg i tråd med teamets mål.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Internal communication: Sharing company news, announcements, and updates
• Employee directory: Providing a searchable database of employee profiles and contact information
• Document management: Storing, organizing, and sharing important documents and files
• Collaboration: Enabling teamwork through shared workspaces, project management tools, and discussion forums
• Knowledge management: Creating a centralized location for company knowledge, best practices, and frequently asked questions
• HR and employee self-service: Managing HR processes, such as employee onboarding, benefits enrollment, and time-off requests
• Training and development: Delivering online training courses and materials for employee skill development
• IT support: Offering a helpdesk and resources for troubleshooting common technical issues
• Policy and procedure distribution: Ensuring easy access to company policies, handbooks, and guidelines

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

Som vi har sett, er det mange fordeler ved å bruke et intranett. Imidlertid er de ikke alle like. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

Noe så enkelt som å oppdatere “hjemmesiden” kan kreve flere trinn, og å opprette en ny seksjon for et nettopp dannet team kan ta ganske lang tid hvis intranettet ikke kommer med en innebygd wiki-seksjon. Ideally, an intranet CMS allows for easy-to-update employee communications and documentation.

Tradisjonelle intranett kutter ikke gjennom støyen fra informasjonsmengden

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

Det andre problemet med foreldet innhold er at det ofte er upålitelig. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

Tradisjonelle intranett fremmer ikke koordinering på tvers av selskaper

La oss innse det, det digitale torget fra tidligere fungerer ikke lenger. De er like mye et kommunikasjonsrom som det triste ‘90-tallsmallet som stengte i byen din i fjor. I dag skjer intern kommunikasjon, samarbeid og koordinering der ansatte allerede er tilkoblet: i deres “virtuelle hovedkontor” som finnes i Slack eller Microsoft Teams.

Intranet best practices

Hvis du implementerer intranettprogramvare, er det mange måter du kan sikre at alle får mest mulig ut av det. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Ikke la intranettet ditt bli rotete med gammel informasjon. It will make it hard for people to find what they need.

Hvis oppsettet ditt har et innholdsstyringssystem som gjør det klart når et dokument sist ble oppdatert—eller, enda bedre, hvis det kan merke potensielt duplisert innhold—vil søkere ha mye bedre tid til å finne det de trenger.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. A study by the University of California and Humboldt University found that it takes workers up to 23 minutes to regain focus after being interrupted.

Experts can avoid disruptions by adding their knowledge to a single source of truth to make it accessible by anyone who needs it, when they need it. Litt mer innsats i starten kan ha enorme konsekvenser for tidsstyringen senere.

4. Unngå sløsende kontektskift for å holde ansatte produktive i verktøyene de bruker hver dag

Integrering med din chatplattform er flott, men å integrere med alle de andre verktøyene som ansatte trenger for å gjøre jobben sin? Mye bedre. Se på neste generasjons løsninger som kan levere informasjon i hvilket som helst nettbasert verktøy.

Hvordan lager du et selskapsintranett som forbedrer produktiviteten og driver ansattes engasjement?

Hvis ditt nåværende intranett lider av lav adopsjon, ikke få panikk! Ta en titt på denne spesifikke handlingssyklusen designet for å hjelpe deg med å bygge aksept, identifisere en erstatning (hvis du trenger en), rulle ut den nye tilnærmingen, og lage en bærekraftig løsning. Lær mer om å skape hastverk i endringsledelse.

1. Lag en plan for adopsjon

Først, finn ut hva du tror gikk galt første (eller 47.) gang. Hva var de viktigste faktorene som hindret langsiktig, utbredt adopsjon, og hva er noen spesifikke måter å løse dem på?

2. Sett mål

Noen eksempler på mål som kan settes er:

• Tidslinjer
• “Ansattes tilbakemeldinger samlet innen 1. juni”
• “Bestemme om vi skal beholde eller erstatte intranettet vårt innen 31. juli”
• “Rull ut nye retningslinjer/verktøy innen 1. oktober”
• Målinger for suksess
• Inkluder regelmessige og strekk mål
• Regelmessig mål: Folk bruker intranettet minst 1x/uke i gjennomsnitt i 6 måneder
• Strekk mål: Folk bruker intranettet minst 1x/dag i 6 måneder).

3. Søk ansattes innspill

Spør folk hvordan de føler om løsningen de bruker. Liker de det i teorien, men synes det er for tungvint å bruke? Har de brukt forskjellige løsninger eller tilnærminger i andre selskaper? Ønsker de at de kunne bruke det vennene fra andre selskaper bruker? Lær hvordan skape en effektiv teknologistabel.

4. Velg en intranettsplattform

Hvis problemene med din nåværende plattform er uløselige, gjør din due diligence og finn en ny intranettleverandør. Se på ansattes anbefalinger, og søk på vurderingsider som G2 og TrustRadius.

5. Tildel eierskap til verktøyet

Bestem hvem som vil være ansvarlig for den samlede suksessen og rullingen av ditt nye intranett (eller tilnærming). Lær hvorfor du kanskje vil bruke en kunnskapsadministrator.

6. Konfigurer ditt valgte verktøy

Tid til å få innstillingene, rommene, og tillatelsene for teamet ditt på plass!

7. Utvikle innholdet

Dette kan innebære å importere dokumentasjon fra andre steder, lage helt nye ressurser, eller omskrive eksisterende innhold helt. Lær hvorfor bite-størrelse informasjon er best.

8. Ansattinitiativer for å forbedre adopsjon

Unngå lange, kjedelige opplæringer. Hvis du trenger opplæring, vurder å bruke selvbetjeningsmoduler i stedet for tradisjonelle, heldagssesjoner. For mer spennende alternativer, tilby swag eller arranger en fest!‍

9. Mål suksess

Ikke glem å sjekke inn med målene dine.

Viktige funksjoner i intranettprogramvare

Hvis du er klar til å skape en virkelig flott ansattopplevelse, vet du at du må finne den beste intranettprogramvaren—et verktøy som kan gjøre mer enn tradisjonelle. De nyeste løsningene for kunnskapsstyring og bedriftswiki tar alt som er bra med intranetter og gjør dem enda bedre. Her er hva du kan se frem til:

Fantastisk UX

Det stive, overfylte 90-tallsutseendet (og ikke på en kul måte) til det tradisjonelle intranettet er best å glemme raskt. Guru har en enkel—men intuitiv—brukeropplevelse designet for å servere pålitelige svar når som helst og hvor som helst ansatte jobber.

Sterke søkefunksjoner

Du bør kunne finne det du trenger uten å kjenne alle detaljene. I Guru-plattformen betyr det avansert enterprise AI-søk som fungerer i hvilken som helst app eller verktøy du for øyeblikket jobber i.

Integrasjonsmuligheter

Kontekstsending dreper produktivitet. Det er derfor Guru dekker over hvert nettsted via en nettleserutvidelse og har innfødte integrasjoner med Slack, Microsoft Teams og andre kommunikasjons- og samarbeidsapper teamet ditt allerede bruker, så du ikke trenger å stoppe det du gjør for å bruke det.

Hold informasjon tilgjengelig overalt

Uansett hvor ansatte er eller hvilket verktøy de bruker, burde det være enkelt å få svar. Få levert kontekstspesifikk kunnskap før du til og med vet at du trenger det med Knowledge Triggers, eller ta med deg kunnskapen med Guru-mobilappen.

Analyse

Gurus dype analyser gjør at administratorer og forfattere kontinuerlig kan evaluere oppsettet for kunnskapshull og ineffektiviteter på hele selskapet, i tillegg til å gi detaljerte analyser av produktbruk.

Følg med på hvordan brukere engasjerer seg med innholdet

Den verste følelsen er å legge arbeid i noe—og så ha ingen som ser det. Guru lar deg se ikke bare hvem som har lest kortet ditt, men hvor mange ganger folk har kopiert eller favorisert det. Vet du ikke hva folk ser etter? Bruk søkeanalyser for å se hva folk søker etter og eliminere de innholdsgapene.

Sørg for at krav til samsvar overholdes og holdes organisert

Ikke stopp ved å se hvem som har lest et kort én gang. Send en kunngjøring i Guru når noe endres og spor hvem som har sett og anerkjent det. Det er en enkel måte å sikre at ingenting blir borte i en travel innboks eller et langt dokument.

Enkel adopsjon

En god intranettsløsning burde få ansatte til å ville bruke det. Etter å ha rullet ut Guru, har ikke bare “Did you Guru it?” blitt et standard svar, men selskaper ser også en langsiktig avkastning på investering takket være høy adopsjon.

Hva er et ekstranett?

En ekstranet er en del av et selskaps intranett. Et privat nettverk som et intranett der leverandører, partnere og autoriserte kunder kan få tilgang til informasjon fra et selskaps nettverk.

Begrepet "ekstranett" fikk popularitet på tidlig 2000-tallet. Det ble brukt av organisasjoner for å referere til et sentralt sted for datadeling. Disse dataene kunne bare bli tilgang av spesifikke arbeidsgrupper.

Siden ekstranettet er strukturert som et intranett, er det avhengig av IP og TCP for datasynkronisering. Ekstranett har også sikkerhetsfunksjoner som brannmurer og passordbeskyttede påloggingsdetaljer for å forhindre uautorisert tilgang.

Eksempler på ekstranett

• Et distribusjonsnettverk for å opprettholde kommunikasjon mellom leverandører og distributører
• Et sentralt samarbeidsverktøy for en franchise for å kommunisere på tvers av mange steder.
• Tverrkollektiv samarbeid mellom offentlige etater
• Integrering av netthandelsnettsteder for å utveksle lagerdata via et sikkert nettverk
• Et prosjektledelsesverktøy der en prosjektleder kan dele dokumenter og kontrakter med underleverandører og andre interessenter
• En styreportal der medlemmer av en forening kan få tilgang til møteprotokoller og styredokumenter
• Onboarding-dokumenter for underleverandører eller freelanceansettelser som ikke har tilgang til ditt ansattintranett

Intranett vs. ekstranet: hva er forskjellen?

Et intranett og et ekstranett er begge private nettverk som bruker internetteknologier, men de skiller seg i tilgang og formål.

Intranett:

• Et intranett er et privat nettverk kun tilgjengelig for organisasjonens ansatte.
• Det brukes til å dele informasjon, ressurser og verktøy internt.
• Tilgang til et intranett er begrenset til autoriserte brukere innen organisasjonen og krever vanligvis en pålogging.

Ekstranett:

• Et ekstranett er en forlengelse av intranettet som tillater kontrollert tilgang for autoriserte eksterne brukere, som kunder, leverandører eller forretningspartnere.
• Det gjør det mulig for en organisasjon å dele informasjon trygt og samarbeide med spesifikke eksterne parter.
• Tilgang til et ekstranett gis til spesifikke eksterne brukere gjennom autentiseringsmetoder som brukernavn og passord.

I utgangspunktet er et intranett begrenset til intern bruk innen en organisasjon, mens et ekstranett kan nås av eksterne parter. Begge typer nettverk har som mål å legge til rette for sikker kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling ved hjelp av internetteknologier.