What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. 会社の従業員や信頼できるパートナーが情報を共有し、円滑にコミュニケーションを取り、効果的に共同作業を行うための安全なネットワークです。

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

本質的に、イントラネットは会社のデジタル本部として機能し、従業員が情報を得るためのリソースです。 それは、チームが互いに、そして会社の文化や使命に繋がるための非常に価値のあるツールです。

従来、多くの組織は、SharePointやカスタムプラットフォームをイントラネットとして使用しています。 しかし、働く環境が変わる中、新しいユーザーフレンドリーなソリューションが登場し、従業員の進化するニーズに応える利点があります。

‍

Benefits of an intranet

イントラネットの導入は、従業員が繋がりやすく、整理されるだけでなく、組織全体の効率性と生産性を変革することもできます。 Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• コミュニケーションの改善:イントラネットは、組織全体で効果的なコミュニケーションを促進し、従業員がニュース、アップデート、お知らせを簡単に共有できるようにします。
• コラボレーションの強化:共有カレンダー、プロジェクト管理ソフトウェア、ドキュメント共有などのツールを使用することで、チームがどこにいても効率的に共同作業ができるようにします。
• 生産性の向上:イントラネットは情報とリソースの集中した場所を提供し、従業員が情報を探す時間を減らし、仕事に集中させることができます。
• コスト削減:内部コミュニケーションやコラボレーションにイントラネットを使用することで、印刷、郵送、その他の伝統的な情報共有手法にかかるコストを削減できます。
• プロセスの効率化:イントラネットは、HRタスク、費用報告、調達などのさまざまなビジネスプロセスを自動化し、効率化し、時間を節約し、エラーを減らします。
• より良い知識管理:イントラネットは知識ベースとして機能し、組織の集団知識と専門知識をキャプチャし、保存し、すべての従業員が簡単にアクセスできるようにします。
• 従業員のエンゲージメントの改善:イントラネットは、成功事例の共有、業績の認識、フィードバックの奨励のためのプラットフォームを提供し、従業員間のコミュニティや帰属意識を育むことができます。
• セキュリティの向上:適切なアクセス制御とセキュリティ対策を講じることで、イントラネットは機密情報が公然とされず、認可された者のみがアクセスできることを保証します。
• スケーラビリティ:イントラネットは、組織の成長と進化に応じて、新しいユーザー、コンテンツ、機能を必要に応じて受け入れることができます。
• 他のシステムとの統合:イントラネットは、他のエンタープライズシステムと統合でき、顧客関係管理（CRM）や企業資源計画（ERP）ソフトウェアなどの情報やツールへアクセスするための統一プラットフォームを提供します。

Why is a company intranet important?

2024年、従業員が仕事を遂行するために必要な情報を見つけるのがますます難しくなっています。これには、互いに繋がり、会社の方向性を把握する必要があります。 実際、HBRによる研究では、実際に会社の戦略に沿っている従業員はわずか23%であることがわかりました。

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. すべての従業員が自動的にアクセスできるため、全員に適用される会社のリーダーシップからの更新情報を共有するのが簡単です。

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. また、チームの目標に沿ったままでいるのにも役立ちます。

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• 内部コミュニケーション:会社のニュース、発表、更新の共有
• 従業員ディレクトリ:従業員のプロフィールと連絡先情報の検索可能なデータベースの提供
• ドキュメント管理:重要なドキュメントやファイルの保存、整理、共有
• コラボレーション:共有作業スペース、プロジェクト管理ツール、ディスカッションフォーラムを通じたチームワークの促進
• 知識管理:会社の知識、ベストプラクティス、よくある質問のための中央集中的な場所の作成
• HRと従業員セルフサービス:従業員の入社手続き、福利厚生の登録、休暇申請などのHRプロセスの管理
• トレーニングと開発:従業員のスキル開発のためのオンライン研修コースや資料の提供
• ITサポート:よくある技術的問題のトラブルシューティングのためのヘルプデスクとリソースの提供
• ポリシーと手続きの配布:会社のポリシー、ハンドブック、ガイドラインへの簡単なアクセスを保証する

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

見てきたように、イントラネットを使用することには多くの利点があります。 ただし、すべてが等しく作られているわけではありません。 Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

「ホームページ」を更新するだけでも複数のステップが必要であり、新しく結成されたチームのための新しいセクションの立ち上げには、イントラネットに組み込まれたウィキセクションがない場合、かなりの時間がかかることがあります。 理想的には、イントラネットCMSは、更新容易な従業員コミュニケーションや文書を可能にします。

従来のイントラネットは情報過多のノイズを突破できません。

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

古いコンテンツのもう一つの問題は、それが信頼できないものであることが多いということです。 This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

従来のイントラネットは企業間の調整を促進しません。

正直に言うと、昔のデジタルタウンスクエアはもう通用しません。 彼らは、あなたの町で昨年閉鎖された悲しい'90年代の商業施設のように、コミュニケーションスペースでしかありません。 今日、内部コミュニケーション、コラボレーション、調整は、従業員が既に接続している場所で発生します: SlackやMicrosoft Teamsにある「バーチャルHQ」です。

Intranet best practices

もしあなたがイントラネットソフトウェアを導入する場合、すべての人が最大限に活用できることを保証するための方法がたくさんあります。 To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. 古い情報でイントラネットを散らかさないでください。 It will make it hard for people to find what they need.

もしあなたの設定に、ドキュメントが最後に更新された時期を明確に示すコンテンツ管理システムがある場合、または、さらに良いことに、潜在的な重複コンテンツを警告できる場合、検索者は必要な情報を見つけるのがずっと簡単になります。

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. カリフォルニア大学とフンボルト大学による研究では、従業員が中断された後に集中を取り戻すのに最大23分かかることがわかりました。

専門家は、単一の信頼源に自分の知識を追加することにより、必要なときに誰でもアクセスできるようにすることで中断を避けることができます。 最初に少し努力することで、将来的に大きな時間管理の影響をもたらすことができます。

4. 従業員が毎日使用するツールで、生産性を維持するために無駄なコンテキストの切り替えを避けましょう

あなたのチャットプラットフォームとの統合は素晴らしいですが、従業員が仕事をするために必要な他のツールすべてとの統合はどうですか？ はるかに良いです。 あらゆるウェブベースのツールで情報を提供できる次世代ソリューションを検討してください。

生産性を向上させ、従業員のエンゲージメントを促進する企業イントラネットをどのように作成しますか？

現在のイントラネットの採用率が低下している場合は、パニックにならないでください！ 購入の合意を形成し、代替手段を特定し（必要な場合）、新しいアプローチを展開し、持続可能なソリューションを作成するのを助けるために設計された具体的なアクションサイクルをチェックしてください。 変更管理における緊急性の創出について詳しく学ぶ こちらをクリック.

1. 採用のための計画を立てましょう

まず、最初（または47回目）の時に何がうまくいかなかったと思うかを考えてみてください。 長期的かつ広範な使用を妨げる主要な要因は何で、具体的な解決方法は何ですか？

2. 目標を設定します

設定すべき目標の例は：

• タイムライン
• “6月1日までに収集された従業員のフィードバック”
• “7月31日までにイントラネットを維持するか、置き換えるか決定する”
• “10月1日までに新しいガイダンス/ツールを展開する”
• 成功のための測定基準
• 定期的な目標とストレッチ目標を含める
• 通常の目標：人々は平均して6ヶ月間、少なくとも1x/週 イントラネットを利用します。
• ストレッチ目標：人々は6ヶ月間、少なくとも1x/日 イントラネットを利用します。

3. 従業員の意見を求める

人々に、彼らが使用しているソリューションについてどう感じているのか尋ねてください。 理論的には好きですが、使用するにはあまりにも煩雑だと感じているのですか？ 他の企業で異なるソリューションやアプローチを使用したことがありますか？ 他の企業の友人が使っているものを使いたいと思っていますか？ 効率的なテックスタックを作成する方法を学ぶ 詳細を学ぶ.

4. イントラネットプラットフォームを選択する

現在のプラットフォームの問題が解決不可能な場合は、十分な調査を行い、新しいイントラネットプロバイダーを見つけてください。 従業員の推薦を調査し、 G2 や TrustRadiusのようなレビューサイトで調べます。

5. ツール所有権を割り当てます

新しいイントラネット（またはアプローチ）の全体的な成功と展開に責任を持つ人を決定します。 なぜ知識マネージャーを使用することを検討する必要があるか こちらをクリック.

6. 選択したツールを設定します

チーム設定、スペース、権限を把握する時間です！

7. コンテンツを作成する

これは、他の場所からの文書をインポートしたり、まったく新しいリソースを作成したり、既存のコンテンツを書き直したりすることが含まれる場合があります。 一口サイズの情報が最適な理由を学ぶ 詳細を学ぶ.

8. 採用を改善するための従業員の取り組み

長くて退屈なトレーニングを避けてください。 トレーニングが必要な場合は、従来の一日中のセッションではなく、自己サービスモジュールを使用することを検討してください。 もっと楽しいオプションを提供し、スワッグを提供するか、パーティーを開催しましょう！‍

9. 成功を測定する

目標の進捗を確認するのを忘れないでください。

イントラネットソフトウェアの重要な機能

本当に素晴らしい従業員体験を作りたいのであれば、 最適なイントラネットソフトウェア—従来のもの以上の機能を持つツールを見つける必要があることを知っているでしょう。 最新のナレッジ管理および企業ウィキソリューションは、イントラネットの素晴らしい点をすべて取り入れ、さらに良くしています。 期待できることは次のとおりです：

素晴らしいUX

従来のイントラネットの古臭く、詰め込みすぎの90年代（クールではない方法で）の外観は、早急に忘れ去るべきです。 Guruはシンプル — しかし直感的 — なユーザーエクスペリエンスを提供し、従業員が働いている場所に関わらず、信頼できる答えを提供します。

強力な検索機能

すべての詳細を知らなくても、必要なものを見つけることができるはずです。 Guruプラットフォームでは、高度な 企業向けAI検索 が、現在作業中のアプリまたはツールで機能します。

統合機能

コンテキストの切り替えは生産性を殺します。 それがGuruがすべてのウェブサイトをブラウザー拡張機能でオーバーレイし、Slack、Microsoft Teams、他のチームですでに使用しているコミュニケーションおよびコラボレーションアプリとのネイティブ統合を持っている理由です。そうすれば、何をしているかを止めなくても済みます。

情報をどこでもアクセス可能に保つ

従業員がどこにいて、どのツールを使用していても、答えを得るのは簡単であるべきです。 Knowledge Triggersで必要になる前にコンテキスト特有の知識を提供したり、Guruモバイルアプリで知識を持ち歩いたりします。

分析

Guruの深い分析により、管理者と著者は、会社全体のナレッジギャップや非効率性を継続的に評価できるようになり、製品の使用状況に関する詳細な分析も提供します。

ユーザーがコンテンツにどのように関与しているかを追跡します

最悪な気分は、何かに取り組んでいても、誰もそれを見ていないことです。 Guruは、カードを読んだ人だけでなく、何回コピーまたはお気に入りにしたかを確認できます。 人々が何を探しているのか分からない？ 検索分析を使用して、人々が何を検索しているのかを確認し、コンテンツのギャップを排除します。

コンプライアンス要件が満たされ、整理されていることを確認します

カードを1回読んだ人の確認で終わらせないでください。 何かが変更されたときにGuruでアナウンスを送信し、誰がそれを見て認識したかを追跡します。 それは、忙しい受信トレイや長い文書の中で何も失われていないことを確認するための簡単な方法です。

簡単に採用できる

優れたイントラネットソリューションは、従業員に 使用したいと思わせるべきです。 Guruを展開した後、「Did you Guru it?」が標準的な反応になり、企業は高い採用率のおかげで長期的な投資収益率を得ることができます。

エクストラネットとは何ですか？

エクストラネットは、会社のイントラネットのサブセクションです。 ベンダーやパートナー、許可された顧客が会社のネットワークから情報にアクセスできる、イントラネットのようなプライベートネットワーク。

"エクストラネット"という用語は、2000年代初頭に人気を博しました。 これは、データを共有するための中央の場所を指すために組織によって使用されました。 このデータは特定の作業グループによってのみアクセスできました。

エクストラネットはイントラネットのように構造化されているので、データ交換にはIPとTCPに依存します。 エクストラネットには、承認されていないアクセスを防ぐためにファイアウォールやパスワード保護されたログイン詳細などのセキュリティ機能もあります。

エクストラネットの例

• サプライヤーとディストリビューター間の通信を維持するための流通ネットワーク
• フランチャイズで数多くの場所間でコミュニケーションを図るための中央コラボレーションツール。
• 政府機関間の連携。
• 安全なネットワーク経由で在庫データを交換するためのEコマースサイト統合
• プロジェクトマネージャーが下請け業者および他の利害関係者と文書や契約を共有できるプロジェクト管理ツール
• 協会のメンバーが会議の議事録やボード文書にアクセスできるボードポータル
• 従業員イントラネットにアクセスできない下請け業者やフリーランスの採用者のためのオンボーディング文書

イントラネットとエクストラネット：違いは何ですか？

イントラネットとエクストラネットはどちらもインターネット技術を使用したプライベートネットワークですが、アクセスと目的において異なります。

イントラネット：

• イントラネットは、組織の従業員のみにアクセスが許可されたプライベートネットワークです。
• 内部で会社の情報、リソース、およびツールを共有するために使用されます。
• イントラネットへのアクセスは、組織内の承認されたユーザーに制限され、通常、ログインが必要です。

エクストラネット：

• エクストラネットは、顧客、供給者、ビジネスパートナーなどの外部の承認されたユーザーへの制御されたアクセスを許可するイントラネットの拡張です。
• 特定の外部の関係者と情報を安全に共有し、協力するための機能を提供します。
• エクストラネットへのアクセスは、ユーザー名やパスワードのような認証方法を通じて特定の外部ユーザーに付与されます。

基本的に、イントラネットは組織内で内部使用に制限されており、エクストラネットは外部の者にもアクセス可能です。 両方のタイプのネットワークは、安全なコミュニケーション、コラボレーション、および情報共有を促進することを目的としています。