Hvad er et intranet?

Intranet betydning og definition

Et intranet er en intern kommunikations- og samarbejdsplatform, der anvendes af virksomheder af alle størrelser og brancher. Det er et sikkert netværk for virksomhedens medarbejdere og betroede partnere til at dele oplysninger, kommunikere godt, og arbejde effektivt sammen.

Nogle af de vigtigste ting, et intranet kan tilbyde, er:

• En måde at dele interne oplysninger sikkert
• Forbedret kommunikation mellem ledelse og medarbejdere
• Øget tilpasning mellem tværfaglige teams
• Et hjemsted for virksomheder til at opbevare og organisere politikker, retningslinjer og standard arbejdsprocedurer

I det væsentlige fungerer et intranet som virksomhedens digitale hovedkvarter og det primære ressource for medarbejdere til at holde sig opdateret. Det er et uvurderligt værktøj til at holde teams forbundet med hinanden samt virksomhedens kultur og mission.

Traditionelt bruger mange organisationer SharePoint eller tilpassede platforme som deres intranet. Men efterhånden som arbejdsverdenen har ændret sig, nye brugervenlige løsninger er dukket op, med fordele der imødekommer de udviklende behov hos medarbejderne.

‍

Fordele ved et intranet

‍Implementering af et intranet hjælper ikke kun medarbejdere med at forblive forbundne og organiserede—det kan faktisk transformere effektiviteten og produktiviteten i hele organisationen. Her er nogle af de største fordele ved et intranet:

• Forbedret kommunikation: Intraneter faciliterer effektiv kommunikation på tværs af organisationen, hvilket gør det muligt for medarbejdere at dele nyheder, opdateringer og annonceringer nemt.
• Forbedret samarbejde: Med værktøjer som delte kalendere, projektstyringssoftware og dokumentdelingsmuligheder, gør de det muligt for teams at arbejde sammen mere effektivt, uanset hvor de befinder sig.
• Øget produktivitet: Intraneter giver et centralt sted for information og ressourcer, hvilket reducerer den tid, medarbejdere bruger på at søge efter information og gør dem i stand til at fokusere på deres arbejde.
• Besparelser: Ved at bruge et intranet til intern kommunikation og samarbejde kan organisationer reducere omkostningerne ved trykning, udsendelse og andre traditionelle metoder til deling af information.
• Strømlining af processer: Intraneter kan automatisere og strømlining forskellige forretningsprocesser, såsom HR-opgaver, udgiftsreportering og indkøb, hvilket sparer tid og reducerer fejl.
• Bedre vidensstyring: Et intranet kan fungere som en vidensbase, der indfanger og gemmer organisationens kollektive viden og ekspertise, hvilket gør det nemt tilgængeligt for alle medarbejdere.
• Forbedret medarbejderengagement: Intraneter kan fremme en følelse af fællesskab og tilhørsforhold blandt medarbejderne ved at give en platform til at dele succeshistorier, anerkende præstationer og opmuntre til feedback.
• Forbedret sikkerhed: Med ordentlige adgangskontroller og sikkerhedsforanstaltninger sikrer intraneter, at følsomme oplysninger forbliver fortrolige og kun er tilgængelige for autoriserede personer.
• Skalerbarhed: Intraneter kan vokse og udvikle sig med organisationen og imødekomme nye brugere, indhold og funktioner efter behov.
• Integration med andre systemer: Intraneter kan integrere med andre virksomhedssystemer, såsom software til kunde relations management (CRM) eller enterprise resource planning (ERP), hvilket giver en samlet platform til at få adgang til information og værktøjer.

Hvorfor er et virksomhedsintranet vigtigt?

I 2024 er det sværere end nogensinde for medarbejdere at finde de oplysninger, de har brug for, for at udføre deres arbejde, holde sig forbundne med hinanden og holde sig ajour med virksomhedens retning. Faktisk har en undersøgelse fra HBR fandt, at kun 23% af medarbejderne faktisk er i overensstemmelse med deres virksomheds strategier.

Et intranet tilbyder følgende kritiske funktionalitet, der kan hjælpe virksomheder med at adressere dette tilpasningsgab:

1. Giv synlighed på tværs af teams

Et intranet er en fantastisk måde at gøre information tilgængelig for hele virksomheden. Da hver medarbejder automatisk har adgang, er det nemt at dele opdateringer fra virksomhedens ledelse, der gælder for alle.

Mange løsninger har sektioner for forskellige teams. Dette gør det nemt at se, hvad andre arbejder på. Det hjælper også med at holde sig i overensstemmelse med teamets mål.

2. Tilbyde et centralt sted for dokument- og indholdsopbevaring og -hentning

Et intranet er et centralt sted for medarbejdere til at opbevare vigtige dokumenter og oplysninger. Det er søgbart for alle, der har brug for adgang til dem. Dette system hjælper medarbejdere med nemt at finde de oplysninger, de har brug for.

Intranetet er et praktisk værktøj til at organisere og dele vigtige ressourcer inden for en virksomhed. I stedet for at finde og dele dokumenter fra systemer som Microsoft Office eller Google Drive, kan brugere uploade dem til en portal og gøre dem bredt tilgængelige.

3. Forenkle tilladelser

Når det bruges med SSO eller som en del af en softwarepakke, kan administratorer nemt administrere autoriserede brugere. De kan tilføje eller fjerne brugere med blot et par klik.

Anvendelser af et intranet

Et intranet er et alsidigt og kraftfuldt værktøj, der kan ændre den måde, en organisation opererer på. De kan hjælpe med kommunikation, samarbejde, automatisering af opgaver og støtte fjernarbejde, og give mange fordele for organisationer. Her er blot nogle af de måder, hvorpå virksomheder bruger et intranet:

• Intern kommunikation: Deling af virksomhedens nyheder, annonceringer og opdateringer
• Medarbejderdirectory: Tilvejebringelse af en søgbar database over medarbejderprofiler og kontaktoplysninger
• Dokumenthåndtering: Opbevaring, organisering og deling af vigtige dokumenter og filer
• Samarbejde: Muliggøre teamwork gennem delte arbejdsområder, projektstyringsværktøjer og diskussionsfora
• Vidensstyring: Oprettelse af et centralt sted for virksomhedens viden, bedste praksis og ofte stillede spørgsmål
• HR og medarbejder selvbetjening: Håndtering af HR-processer, såsom medarbejder onboarding, tilmelding til fordele og fraværsanmodninger
• Uddannelse og udvikling: Giv online træningskurser og materialer til medarbejdernes færdighedsudvikling
• IT-support: Tilbyde en helpdesk og ressourcer til fejlfinding af almindelige tekniske problemer
• Distribution af politikker og procedurer: Sikre nem adgang til virksomhedens politikker, håndbøger og retningslinjer

Hvad er fordelene og ulemperne ved at bruge intranet-software?

Fordele ved et intranet

Et moderne intranet kan tilbyde enorme fordele for de fleste virksomheder. Her er blot et par:

• Forbedret kommunikation: Det giver en centraliseret platform for medarbejdere at kommunikere og samarbejde om projekter, hvilket fører til øget produktivitet og effektivitet.
• Strømlinet informationsdeling: Intraneter hjælper organisationer med at dele virksomhedspolitikker, procedurer og opdateringer nemt, hvilket holder alle medarbejdere informerede og tilpassede.
• Forbedret datasikkerhed: De tilbyder en sikker platform til at dele følsomme oplysninger inden for en organisation, hvilket reducerer risikoen for databrud og andre sikkerhedstrusler.
• Øget medarbejderengagement: Ved at give adgang til træningsmaterialer, programmer til medarbejderanerkendelse og andre ressourcer kan et intranet hjælpe med at holde medarbejdere engagerede og motiverede.
• Omkostningsbesparelser: De kan reducere tryk- og distributionsomkostninger ved at tilbyde en papirfri platform til deling af information, hvilket kan resultere i betydelige omkostningsbesparelser for organisationer.

Ulemperne ved et intranet

Som vi har set, er der mange fordele ved at bruge et intranet. Dog er de ikke alle lavet lige. I modsætning til moderne løsninger har traditionelle intranettilbud ofte følgende ulemper:

Traditionelle intraneter kræver, at medarbejdere navigerer til en anden destination for at få adgang til oplysninger

Virkelige data understøtter ikke påstanden om, at intraneter er designet til at være let tilgængelige. Videnarbejdere føler sig overveldet af faner, apps, kanaler og information, hvilket kan forårsage kontektskift og tab af fokus. Traditionelle tilbud fungerer som portaler, der fungerer som endnu en destination for medarbejdere at besøge.

Traditionelle intraneter har ofte brug for IT-administration for at blive opdateret, skaleret og vedligeholdt

Traditionelle intraneter er administrationsintensive. De kræver specialiseret IT-viden for at vedligeholde. Dette resulterer nogle gange i, at de er lidt bagefter i UX og sikkerhed.

Noget så simpelt som at opdatere “startside” kan kræve flere trin, og oprettelse af en ny sektion til et nyoprettet team kan tage ret lang tid, hvis intranetet ikke har en indbygget wiki-sektion. Ideelt set tillader en intranet CMS nem opdatering af medarbejderkommunikation og dokumentation.

Traditionelle intranet skærer ikke igennem støjen fra informationsoversvømmelse

Medarbejdere føler sig stressede af den hurtige udveksling af information i chat- og videoapps som Slack eller Teams. Dette sker, uanset om de er på kontoret eller arbejder hjemmefra.

Den hurtige kommunikationshastighed kan være overvældende for dem. Intraneter kan være ineffektive som en erstatning eller tilføjelse til nogle applikationer. De kan også forværre informationsoverbelastning i stedet for at forbedre den.

Traditionelle intraneter bliver hurtigt forældede, næsten så snart indholdet bliver offentliggjort

Intraneter har brug for godt indhold for at tiltrække medarbejdere. Indholdsteams bruger nogle gange clickbait for at opfordre medarbejdere til at bruge intranettet.

Det andet problem med forældet indhold er, at det ofte er utroværdigt. Dette kan føre til, at medarbejdere ignorerer de oplysninger, de finder, og i sidste ende stopper med at søge helt.

Traditionelle intranet fremmer ikke koordinering mellem virksomheder

Lad os se det i øjnene, det digitale torv fra tidligere skærer ikke længere igennem. De er lige så meget et kommunikationsrum som det triste ‘90'er mølle, der lukkede i din by sidste år. I dag, intern kommunikation, samarbejde og koordinering foregår, hvor medarbejderne allerede forbinder: i deres “virtuelle hovedkvarter” beliggende i Slack eller Microsoft Teams.

Bedste praksis for intranet

Hvis du implementerer intranet-software, er der en række måder, du kan sikre, at alle får mest muligt ud af det. For at få det maksimale ud af din investering, skal du følge disse bedste praksisser:

1. Når vi arbejder online,

Det er vigtigt for alle at kommunikere effektivt. Dette er især afgørende i et fjern- eller hybridarbejdsmiljø. Brug din portal til at fremme medarbejderengagement ved at poste opdateringer og information regelmæssigt. Et intranet, når det bruges korrekt, kan være et værktøj for alle i virksomheden til at samarbejde, sammen med dit chatsystem.

Et intranet, når det anvendes korrekt, kan være et værktøj for alle i virksomheden til at samarbejde, sammen med dit chat-system. Hvorfor ikke se, om du kan integrere de to? Når du forbinder til Slack eller Teams, kan du sende information og dokumenter til enhver, når det er nødvendigt.

2. Reducer tiden, der spildes på at finde vigtige oplysninger

Den bedste måde at få det maksimale ud af dit opsætning, er at betragte det som en enkelt sandhedskilde for alle medarbejdere. Lad ikke dit intranet blive rodet med gammel information. Det vil gøre det svært for folk at finde det, de har brug for.

Hvis dit setup har et indholdsstyringssystem, der tydeligt viser, hvornår et dokument sidst blev opdateret—eller, endnu bedre, hvis det kan markere potentielt duplikeret indhold—vil søgere have en meget bedre tid med at finde hvad de har brug for.

3. Hold dit team produktivt ved at forhindre tidskrævende afbrydelser for nøglemedarbejdere

Det sker i hver virksomhed: et par emneeksperter (SMEs), der har masser af information, bliver ofte afbrudt af kolleger, der har brug for svar. En undersøgelse fra University of California og Humboldt University fandt, at det tager medarbejdere op til 23 minutter at genvinde fokus efter at være blevet afbrudt.

Eksperter kan undgå forstyrrelser ved at tilføje deres viden til en enkel kilde til sandhed for at gøre det tilgængeligt for alle, der har brug for det, når de har brug for det. Lidt mere indsats i starten kan have enorme tidsstyringsimplikationer senere hen.

4. Undgå spild af tid ved at skifte mellem kontekster for at holde medarbejdere produktive i de værktøjer, de bruger hver dag

Integrering med din chatplatform er godt, men integrering med alle de andre værktøjer, som medarbejdere har brug for for at udføre deres arbejde? Meget bedre. Se nærmere på næste generations løsninger, der kan servere information i ethvert webbaseret værktøj.

Hvordan skaber du et virksomhedsintranet, der forbedrer produktiviteten og driver medarbejderengagement?

Hvis din nuværende intranet lider under lav adoption, så panik ikke! Tjek denne specifikke handlingscyklus, der er designet til at hjælpe dig med at opbygge opbakning, identificere en erstatning (hvis du har brug for en), implementere den nye tilgang og skabe en bæredygtig løsning. Læs mere om at skabe hastighed i forandringsledelse.

1. Lav en plan for adoption

Først skal du finde ud af, hvad du mener gik galt første gang (eller 47. gang). Hvad var de vigtigste faktorer, der forhindrede langvarig, udbredt adoption, og hvad er nogle specifikke måder at løse dem på?

2. Sæt mål

Nogle eksempler på mål at sætte er:

• Tidslinjer
• “Medarbejderfeedback indsamlet inden den 1. juni”
• “Beslut om vi skal beholde eller erstatte vores intranet inden den 31. juli”
• “Udrul nye retningslinjer/værktøjer inden den 1. oktober”
• Mål for succes
• Inkluder regelmæssige og stræk mål
• Regelmæssigt mål: Folk bruger intranettet mindst 1x/uge i gennemsnit i 6 måneder
• Stretch mål: Folk bruger intranettet mindst 1x/dag i 6 måneder).

3. Søg medarbejderinput

Spørg folk, hvordan de har det med den løsning, de bruger. Kan de lide den i teori, men finde den for besværlig at bruge? Har de brugt forskellige løsninger eller tilgange i andre virksomheder? Ønsker de, at de kunne bruge det, venner i andre virksomheder bruger? Læs hvordan man skaber en effektiv tech-stack.

4. Vælg en intranet platform

Hvis problemerne med din nuværende platform ikke kan løses, så gør dit hjemmearbejde og find en ny intranetleverandør. Se på medarbejderanbefalinger og søg på anmeldelsessider som G2 og TrustRadius.

5. Tildel værktøjsansvar

Bestem, hvem der vil være ansvarlig for den overordnede succes og implementering af dit nye intranet (eller tilgang). Læs hvorfor du måske vil bruge en knowledge manager.

6. Konfigurer dit valgte værktøj

Tid til at få figureret dine teamindstillinger, rum og tilladelser!

7. Udvikl indholdet

Dette kan involvere import af dokumentation fra andre steder, oprettelse af helt nye ressourcer eller fuldstændig omskrivning af eksisterende indhold. Læs hvorfor bidrage information er bedst.

8. Medarbejderinitiativer for at forbedre adoption

Undgå lange, kedelige træninger. Hvis du har brug for træning, skal du overveje at bruge selvbetjeningsmoduler i stedet for traditionelle heldagssessioner. For mere spændende muligheder, tilbyd swag eller vær vært for en fest!‍

9. Mål succes

Glem ikke at tjekke ind på dine mål.

Vigtige funktioner i intranet software

Hvis du er klar til at skabe en virkelig god medarbejderoplevelse, ved du, at du skal finde den bedste intranet software—et værktøj, der kan gøre mere end traditionelle. De nyeste løsninger inden for vidensstyring og virksomhedens wiki har taget alt det gode ved intranetter og gjort dem endnu bedre. Her er, hvad du kan se frem til:

Fantastisk UX

Det kedelige, overfyldte 90’er-udseende (og ikke på en cool måde) af det traditionelle intranet er bedst hurtigt glemt. Guru har en enkel—men intuitiv—brugeroplevelse designet til at give pålidelige svar, uanset hvor og hvornår medarbejderne arbejder.

Stærke søgemuligheder

Du skulle kunne finde det, du har brug for, uden at kende alle detaljer. I Guru-platformen betyder det avanceret enterprise AI-søgning der fungerer i hvilken som helst app eller værktøj, du i øjeblikket arbejder i.

Integrationsmuligheder

Kontekstskift dræber produktivitet. Derfor overlayer Guru hver hjemmeside via en browserudvidelse og har native integrationer med Slack, Microsoft Teams og andre kommunikations- og samarbejdsapps, dit team allerede bruger, så du ikke skal stoppe, hvad du laver for at bruge det.

Hold information tilgængelig overalt

Uanset hvor dine medarbejdere er, eller hvilket værktøj de bruger, bør det være simpelt at få et svar. Få serveret kontekstspecifik viden, før du selv ved, du har brug for det med Knowledge Triggers, eller tag viden med dig med Guru mobilappen.

Analyser

Gurus dybe analyser giver administratorer og forfattere mulighed for løbende at evaluere opsætningen for virksomhedsbredde videnmangler og ineffektiviteter, udover at give detaljeret produktbrugsanalyser.

Spor hvordan brugere engagerer sig med indhold

Den værste følelse er at lægge arbejde i noget—og så have ingen endda set det. Guru gør det muligt for dig at se, ikke kun hvem der har læst dit kort, men hvor mange gange folk har kopieret eller tilføjet det til favoritter. Ved du ikke, hvad folk leder efter? Brug søgeanalyser til at se, hvad folk søger efter, og eliminere de indholdshuller.

Sikre, at overholdelseskrav opfyldes og holdes organiseret

Stop ikke med at se, hvem der har læst et kort én gang. Send en meddelelse i Guru, når noget ændrer sig, og spore, hvem der har set og anerkendt det. Det er en nem måde at sikre, at intet bliver mistet i en travl indbakke eller lang dokument.

Nem adoption

En god intranetløsning skal få medarbejdere til at ville bruge den. Efter implementeringen af Guru er ikke kun “Har du brugt Guru?” blevet et standard svar, men virksomheder ser et langsigtet afkast på investeringen takket være høj adoption.

Hvad er et ekstranet?

Et ekstranet er en sektion af en virksomheds intranet. Et privat netværk ligesom et intranet, hvor leverandører, partnere og autoriserede kunder kan få adgang til oplysninger fra en virksomheds netværk.

Begrebet "ekstranet" blev populært i begyndelsen af 2000'erne. Det blev brugt af organisationer til at henvise til et centralt sted til deling af data. Disse data kunne kun tilgås af specifikke arbejdsgrupper.

Da ekstranet er struktureret ligesom et intranet, er det afhængigt af IP og TCP til dataudveksling. Ekstranet har også sikkerhedsfunktioner såsom firewalls og adgangskoderbeskyttede loginoplysninger for at forhindre uautoriseret adgang.

Eksempler på ekstranet

• Et distributionsnetværk for at opretholde kommunikation mellem leverandører og distributører
• Et centralt samarbejdsværktøj for en franchise til at kommunikere på tværs af mange steder.
• Tværgående samarbejde mellem regeringsagenturer
• Ehandelssted integration for at udveksle lagerdata via et sikkert netværk
• Et projektledelsesværktøj, hvor en projektleder kan dele dokumenter og kontrakter med underleverandører og andre interessenter
• En bestyrelsesportal, hvor medlemmer af en forening kan få adgang til mødeprotokoller og bestyrelsesdokumenter
• Onboarding-dokumenter for underleverandører eller freelanceansatte, der ikke har adgang til dit medarbejderintranet

Intranet vs. ekstranet: hvad er forskellen?

Et intranet og et ekstranet er begge private netværk, der bruger internetteknologier, men de adskiller sig hvad angår adgang og formål.

Intranet:

• Et intranet er et privat netværk, der kun er tilgængeligt for en organisations medarbejdere.
• Det bruges til at dele virksomhedsinformation, ressourcer og værktøjer internt.
• Adgang til et intranet er begrænset til autoriserede brugere inden for organisationen og kræver typisk en login.

Ekstranet:

• Et ekstranet er en udvidelse af et intranet, der giver kontrolleret adgang til autoriserede eksterne brugere, såsom kunder, leverandører eller forretningspartnere.
• Det muliggør en organisation at dele information og samarbejde sikkert med specifikke eksterne parter.
• Adgang til et ekstranet gives til specifikke eksterne brugere gennem autentifikationsmetoder som brugernavne og adgangskoder.

Grundlæggende er et intranet begrænset til intern brug inden for en organisation, mens et ekstranet kan tilgås af eksterne parter. Begge typer netværk har til formål at lette sikker kommunikation, samarbejde og informationsdeling ved hjælp af internetteknologier.