What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. Det är ett säkert nätverk för ett företags anställda och betrodda partners att dela information, kommunicera väl och arbeta effektivt tillsammans.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

I grunden fungerar ett intranät som ett företags digitala huvudkontor och en gå-till resurs för anställda att hålla sig informerade. Det är ett ovärderligt verktyg för att hålla team anslutna till varandra såväl som till företagets kultur och uppdrag.

Traditionally, many organizations use SharePoint or custom platforms as their intranet. But as the world of work has changed, new user-friendly solutions have emerged, with benefits to meet the evolving needs of employees.

‍

Benefits of an intranet

‍Implementering av ett intranät hjälper inte bara anställda att hålla sig anslutna och organiserade—det kan faktiskt omvandla effektiviteten och produktiviteten hos en hel organisation. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Improved communication: Intranets facilitate effective communication across the organization, allowing employees to share news, updates, and announcements easily.
• Enhanced collaboration: With tools like shared calendars, project management software, and document sharing, they enable teams to work together more efficiently, regardless of their location.
• Increased productivity: Intranets provide a centralized place for information and resources, reducing the time employees spend searching for information and allowing them to focus on their work.
• Cost savings: By using an intranet for internal communication and collaboration, organizations can reduce costs associated with printing, mailing, and other traditional methods of information sharing.
• Streamlined processes: Intranets can automate and streamline various business processes, such as HR tasks, expense reporting, and procurement, saving time and reducing errors.
• Bättre kunskapshantering: Ett intranät kan fungera som en kunskapsbas, där den samlade kunskapen och expertisen inom organisationen fångas och lagras, vilket gör den lättillgänglig för alla anställda.
• Improved employee engagement: Intranets can foster a sense of community and belonging among employees by providing a platform for sharing success stories, recognizing achievements, and encouraging feedback.
• Enhanced security: With proper access controls and security measures, intranets ensure that sensitive information remains confidential and accessible only to authorized personnel.
• Scalability: Intranets can grow and evolve with the organization, accommodating new users, content, and features as needed.
• Integration with other systems: Intranets can integrate with other enterprise systems, such as customer relationship management (CRM) or enterprise resource planning (ERP) software, providing a unified platform for accessing information and tools.

Why is a company intranet important?

År 2024 är det svårare än någonsin för anställda att hitta informationen de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter, hålla sig anslutna till varandra och hålla sig informerade om företagets riktning. Faktum är att en studie av HBR fann att endast 23% av de anställda faktiskt är i linje med företagets strategier.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Eftersom varje anställd automatiskt har tillgång är det enkelt att dela uppdateringar från företagsledningen som gäller alla.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Det hjälper också att hålla sig i linje med teamets mål.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Internal communication: Sharing company news, announcements, and updates
• Employee directory: Providing a searchable database of employee profiles and contact information
• Document management: Storing, organizing, and sharing important documents and files
• Collaboration: Enabling teamwork through shared workspaces, project management tools, and discussion forums
• Knowledge management: Creating a centralized location for company knowledge, best practices, and frequently asked questions
• HR and employee self-service: Managing HR processes, such as employee onboarding, benefits enrollment, and time-off requests
• Training and development: Delivering online training courses and materials for employee skill development
• IT support: Offering a helpdesk and resources for troubleshooting common technical issues
• Policy and procedure distribution: Ensuring easy access to company policies, handbooks, and guidelines

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

Som vi har sett finns det många fördelar med att använda ett intranät. Men de är inte alla skapade lika. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

Något så enkelt som att uppdatera “startsidan” kan kräva flera steg, och att starta en ny sektion för ett nybildat team kan ta ganska lång tid om intranätet inte levereras med en inbyggd wiki-sektion. Ideally, an intranet CMS allows for easy-to-update employee communications and documentation.

Traditionella intranät skär inte igenom ljudet av informationsöverbelastning.

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

Det andra problemet med gammalt innehåll är att det ofta är otillförlitligt. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

Traditionella intranät främjar inte samordning mellan företag.

Låt oss erkänna det, det digitala torget från förr fungerar inte längre. De är lika mycket ett kommunikationsutrymme som det ledsna ‘90-talet köpcentret som stängde ner i din stad förra året. Idag, intern kommunikation, samarbete och samordning sker där anställda redan kopplar upp sig: i deras “virtuella huvudkontor” som ligger i Slack eller Microsoft Teams.

Intranet best practices

Om du implementerar intranätsprogramvara, finns det flera sätt du kan säkerställa att alla får ut det mesta av den. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Låt inte ditt intranät bli rörigt med gammal information. It will make it hard for people to find what they need.

Om din installation har ett innehållshanteringssystem som tydligt anger när ett dokument senast uppdaterades—eller, ännu bättre, om det kan flagga potentiellt dubbelt innehåll—kommer sökande att ha mycket lättare att hitta vad de behöver.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. A study by the University of California and Humboldt University found that it takes workers up to 23 minutes to regain focus after being interrupted.

Experts can avoid disruptions by adding their knowledge to a single source of truth to make it accessible by anyone who needs it, when they need it. Ett lite mer ansträngning i början kan ha stora tidsförvaltningsimplikationer senare.

4. Undvik slöseri med kontextbyten för att hålla anställda produktiva i de verktyg de använder varje dag

Att integrera med din chattplattform är bra, men att integrera med alla andra verktyg som anställda behöver för att utföra sina jobb? Mycket bättre. Titta på nästa generations lösningar som kan ge information i vilket webbaserat verktyg som helst.

Hur skapar du en företagsintranät som förbättrar produktiviteten och ökar engagemanget bland de anställda?

Om ditt nuvarande intranät lider av låg adoption, oroa dig inte! Kolla in denna specifika handlingscykel som är utformad för att hjälpa dig att skapa stöd, identifiera en ersättning (om du behöver en), rulla ut den nya metoden och skapa en hållbar lösning. Läs mer om att skapa brådska i förändringshantering.

1. Gör en plan för adoption

Först, ta reda på vad du tror gick fel första (eller 47:e) gången. Vilka var de stora faktorerna som hindrade långsiktig, spridd användning, och vilka specifika sätt finns det att lösa dem?

2. Sätt mål

Några exempel på mål att sätta är:

• Tidslinjer
• “Återkoppling från anställda insamlad senast 1 juni”
• “Bestämma om vi ska behålla eller ersätta vårt intranät senast 31 juli”
• “Rulla ut nya riktlinjer/verktyg senast 1 oktober”
• Mått på framgång
• Inkludera regelbundna och sträcka mål
• Vanligt mål: Personer använder intranätet minst 1x/vecka under 6 månader i genomsnitt
• Stretchmål: Folk använder intranätet minst 1x/dag i 6 månader).

3. Sök medarbetaråterkoppling

Fråga folk hur de känner för lösningen de använder. Tycker de om det i teorin, men tycker att det är för besvärligt att använda? Har de använt olika lösningar eller metoder på andra företag? Önskar de att de kunde använda vad vänner på andra företag använder? Lär dig hur man skapar en effektiv teknikstack.

4. Välj en intranetplattform

Om ditt nuvarande plattforms problem är olösliga, gör din plikt och hitta en ny intranätleverantör. Titta på medarbetarrecensioner och sök på recensionssajter som G2 och TrustRadius.

5. Tilldela verktygsansvar

Bestäm vem som ansvarar för den övergripande framgången och lanseringen av ditt nya intranät (eller metod). Lär dig varför du kanske vill använda en kunskapshanterare.

6. Konfigurera ditt valda verktyg

Dags att få dina teaminställningar, utrymmen och behörigheter på plats!

7. Utveckla innehållet

Detta kan innebära att importera dokumentation från annat håll, skapa helt nya resurser eller helt skriva om befintligt innehåll. Lär dig varför information i bitar är bäst.

8. Medarbetarinitiativ för att förbättra adoption

Undvik långa, tråkiga utbildningar. Om du behöver utbildning, överväg att använda självbetjäningsmoduler istället för traditionella heldagssessioner. För mer spännande alternativ, erbjud swag eller håll en fest!‍

9. Mät framgång

Glöm inte att kolla in dina mål.

Viktiga funktioner i intranetsprogramvara

Om du är redo att skapa en riktigt bra anställd erfarenhet, vet du att du måste hitta den bästa intranätmjukvaran—ett verktyg som kan göra mer än traditionella. De senaste lösningarna inom kunskapshantering och företagswiki tar allt det bra med intranät och gör dem ännu bättre. Här är vad du kan se fram emot:

Fantastisk användarupplevelse

Det tråkiga, överfulla, ‘90-talsutseendet (och inte på ett coolt sätt) av det traditionella intranätet är bäst att snabbt glömma. Guru har en enkel—men intuitiv—användarupplevelse designad för att ge pålitliga svar när som helst och var som helst anställda arbetar.

Starka sökfunktioner

Du ska kunna hitta vad du behöver utan att veta alla detaljer. I Guru-plattformen innebär det avancerad företags AI-sökning som fungerar i vilken app eller verktyg du för närvarande arbetar i.

Integrationsfunktioner

Kontextbyten dödar produktiviteten. Det är därför Guru överlagrar varje webbplats via en webbläsartillägg och har inbyggda integrationer med Slack, Microsoft Teams och andra kommunikations- och samarbetsappar som ditt team redan använder, så du behöver inte sluta med vad du gör för att använda det.

Håll information tillgänglig överallt

Oavsett var dina anställda är eller vilket verktyg de använder, bör det vara enkelt att få ett svar. Få skräddarsydd kunskap som du behöver innan du ens vet att du behöver den med Knowledge Triggers, eller ta med dig kunskap med Guru-mobilappen.

Analys

Gurus djupanalys tillåter administratörer och författare att kontinuerligt utvärdera inställningen för kunskapsluckor och ineffektivitet över hela företaget, förutom att ge detaljerad produktanvändningsanalys.

Spåra hur användarna engagerar sig med innehåll

Den värsta känslan är att lägga arbete på något—och sedan låta ingen ens se det. Guru gör det möjligt för dig att se inte bara vem som har läst ditt kort, utan hur många gånger människor har kopierat eller favoriserat det. Vet du inte vad folk letar efter? Använd sökansalyser för att se vad folk söker efter och eliminera dessa innehållsgap.

Säkerställ att efterlevnadskrav uppfylls och hålls organiserade

Sluta inte vid att se vem som har läst ett kort en gång. Skicka ett meddelande i Guru när något ändras och spåra vem som har sett och bekräftat det. Det är ett lätt sätt att se till att ingenting går förlorat i en hektisk inkorg eller långt dokument.

Lätt adoption

En bra intranätlösning bör få anställda att vilja använda det. Efter rullningen av Guru har inte bara “Har du Guru det?” blivit ett standard svar, utan företagen ser en långsiktig avkastning på investeringar tack vare hög adoption.

Vad är en extranet?

Ett extranet är en underavdelning av ett företags intranät. Ett privat nätverk som ett intranät där leverantörer, partner och auktoriserade kunder kan få tillgång till information från ett företags nätverk.

Termen "extranet" blev populär i början av 2000-talet. Den användes av organisationer för att hänvisa till en central plats för att dela data. Denna data kunde endast nås av specifika arbetsgrupper.

Eftersom extranätet är strukturerat som ett intranät, förlitar det sig på IP och TCP för datautbyte. Extranät har också säkerhetsfunktioner såsom brandväggar och lösenordsskyddade inloggningsuppgifter för att förhindra obehörig åtkomst.

Exempel på extranät

• Ett distributionsnätverk för att upprätthålla kommunikation mellan leverantörer och distributörer
• Ett centralt samarbetsverktyg för ett franchise att kommunicera över flera platser.
• Korsamarbete mellan myndigheter
• Integration av e-handelswebbplats för att utbyta lagersdata via ett säkert nätverk
• Ett projektledningsverktyg där en projektledare kan dela dokument och kontrakt med underentreprenörer och andra intressenter
• En styrelseportal där medlemmar av en förening kan få tillgång till mötesprotokoll och styrelsedokument
• Onboarding-dokument för underentreprenörer eller frilansanställda som inte har tillgång till ditt anställdaintranät

Intranät vs. extranet: vad är skillnaden?

Ett intranät och ett extranet är båda privata nätverk som använder internetteknologier, men de skiljer sig åt i termer av åtkomst och syfte.

Intranät:

• Ett intranät är ett privat nätverk som endast är tillgängligt för en organisations anställda.
• Det används för att dela företagsinformation, resurser och verktyg internt.
• Åtkomst till ett intranät är begränsad till auktoriserade användare inom organisationen och kräver vanligtvis en inloggning.

Extranet:

• Ett extranet är en utvidgning av ett intranät som tillåter kontrollerad åtkomst till auktoriserade externa användare, såsom kunder, leverantörer eller affärspartners.
• Det gör det möjligt för en organisation att säkert dela information och samarbeta med specifika externa parter.
• Åtkomst till ett extranet beviljas specifika externa användare genom autentiseringsmetoder som användarnamn och lösenord.

I grunden är ett intranät begränsat till internt bruk inom en organisation, medan ett extranet kan nås av externa parter. Båda typer av nätverk syftar till att underlätta säker kommunikation, samarbete och informationsdelning med hjälp av internetteknologier.