Det är ingen hemlighet att medarbetarengagemanget har sjunkit under de senaste åren. Enligt Gallup föll det 2021 och 2022. Kombinationen av pandemin, övergången till hybridarbete och det ständigt ökande antalet arbetsplatsappar har skapat nya utmaningar för HR-ledare som söker att hålla sina team engagerade och produktiva.

Ur denna situation har en ny våg av verktyg framkommit för att hjälpa företag att lösa dessa problem på nya sätt. Intranets mjukvara är ett sådant verktyg. Nåväl, 'modern intranetsprogramvara' för att vara mer specifik. Ändå har intranets funnits ett tag. Men marknaden är nu översvämmad med fräscha och innovativa intranetlösningar, många av vilka utnyttjar det senaste inom AI-teknik.

I denna guide kommer vi att utforska de bästa intranetslösningarna som finns på marknaden idag, skissera nödvändiga funktioner och dela vägledning om hur man avgör vilket intranät som är bäst anpassat för ditt företag. Låt oss dyka in!

Vad är en intranet mjukvaruplattform?

En intranet mjukvaruplattform är ett internt nätverk som tillåter anställda att kommunicera, samarbeta och få tillgång till information inom en organisation. Med företag som blir mer teknikdrivna och arbetsstyrkor mer spridda, är det avgörande att ha en robust intranetplattform för många företag 2024.

Ett anställdas intranet kan förbättra kommunikationen genom att ge organisationer en central plats för anställda över platser och avdelningar för att få tillgång till företagsnyheter, policydokument, organisationsscheman och mer. Istället för att förlita sig på långa e-postkonversationer eller nätverksdrev som vissa team har tillgång till, säkerställer ett välhanterat intranet att alla anställda är på samma sida.

Vad är de viktigaste funktionerna i intranet mjukvara?

När man utvärderar intranetplattformar finns det några nyckel funktioner som har blivit grundläggande under de senaste åren, eftersom kategorin har utvecklats. Dessa funktioner spelar en avgörande roll för att förbättra kommunikationen, samarbetet och kunskapsdelningen mellan anställda och team. 

Startsida och Meddelanden

En anpassningsbar startsida är avgörande. Detta fungerar som en central landningssida för anställda att få organisationens nyheter och få tillgång till viktiga resurser. Förmågan att skicka meddelanden är också avgörande då det gör det möjligt för ledningsgrupper att skicka tidskänsliga meddelanden till alla anställda.

Dokumentlagring och -delning

Ett centralt arkiv för att lagra, organisera och dela dokument av alla typer är en av huvudorsakerna till att företag investerar i ett intranet. Men, med volymen av samarbetsverktyg som nu börjar överväldiga arbetstagare, söker många företag nu en kunskapsdatabas som är tillgänglig i medarbetares arbetsflöden–vilket tar bort behovet av att öppna en ny flik eller logga in på en annan portal.

Företagskatalog

Ett uppdaterat organisationsschema med kontaktinformation, avdelningar, platser och rapporteringsstruktur är oerhört värdefullt. Det kan hjälpa till med intern kommunikation, göra det lätt att identifiera experter och förbättra samarbetet mellan team. Ledande intranetplattformar integreras med HR-system så att informationen hålls uppdaterad hela tiden.

Kunskapsförvaltning

Kunskapsbaser, wikis och online-träningsmoduler gör det möjligt för företag att fånga institutionell kunskap som annars skulle kunna gå förlorad. Detta är bra för onboarding, för att säkerställa konsistens och minska grundläggande frågor till IT och HR.

Åtkomstkontroller

Att hantera åtkomst och redigeringsmöjligheter är viktigt för säkerheten och organiseringen av information i ett intranet. Till exempel bör HR-dokumentation endast vara synlig för viss personal och känslig information bör endast vara tillgänglig för medlemmar i team som behöver få tillgång till den.

App-integreringar

Medan anställda idag använder fler och fler verktyg varje dag är det avgörande att ett intranät har ett brett utbud av integrationer. Förmågan att integrera vanliga affärsapplikationer som Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox och projektledningsverktyg bidrar mycket till att skapa sömlösa arbetsflöden.

Analys

Ett intranet är endast så värdefullt som dess användningsgrad. Analys ger insikt i faktiska intranet-användningsmönster i jämförelse med antagna behov. Detta gör det möjligt för plattformar att finjusteras över tid, vilket säkerställer fortsatt användning över hela organisationen.

Topp 9 Plattformar

1. Guru

Guru erbjuder funktioner av ett modernt medarbetarintranät, tillsammans med företags AI-sökning och wiki-funktioner–allt i en och samma plattform. Med Guru kan företag anpassa sin intranetstartsida för att ge varje anställd en bekant upplevelse, lyfta fram viktiga uppdateringar och sömlöst spåra engagemang på företags- eller team-bred meddelanden. Anställda kan också omedelbart få åtkomst till och fånga information från Slack, Teams och alla webbaserade appar i sin teknikstack.

Tack vare Gurus robusta uppsättning av integrationer kan team integrera sitt organisationsschema och anställdas profiler med HRIS-synkronisering och turbo-ladda processer genom att koppla sina mest populära verktyg med Guru via Workato och Zapier.

Kolla in vår on-demand demo-video för att lära dig mer!

2. Workvivo

Workvivo är en plattform för anställdas upplevelse som är utformad för att förbättra företagskulturen genom att förena kommunikations-, engagemangs- och analysfunktioner i en enda app. Utformad för att bygga kopplingar mellan distribuerade team, ger Workvivo anställda möjlighet att få en röst medan de ger tillsyn till högre ledare.

Nyckelvärdepropositionerna inkluderar mindre distraktion och större engagemang genom ett bekant socialt gränssnitt, snabb adoption och integration med befintliga verktyg samt innehållsanalys för att förstå publikbeteende. Förvärvad av Zoom 2023, används Workvivo globalt inom branscher som hälso- och sjukvård och luftfart för att leverera en enhetlig anställdas upplevelse.

3. Simpplr

Simpplr är en AI-driven plattform för anställdas upplevelse som används av företag för att öka engagemang och produktivitet. Programvaran erbjuder personliga upplevelser som är utformade för att inspirera team oavsett om de har en på kontoret, hybrid eller helt fjärrarbetsstyrka.

Kärnfunktioner inkluderar no-code-integreringar, smart sökning och föreskrivande analyser, som alla är utformade för att hjälpa företag att förbättra anställdas engagemang i hela organisationen.

4. Jive

Jive tillhandahåller en interaktiv intranetplattform som kopplar samman anställda med den information och de människor de behöver för att lyckas med sina jobb. Deras programvara fungerar som ett samarbetsnav, som integrerar fragmenterade system i en gemensam miljö som är åtkomlig via dator och mobil.

Funktioner som känsloanalys, brådskande meddelanden och adaptiv intelligens syftar till att proaktivt koppla medarbetare till viktiga resurser–allt med syfte att hjälpa företag att utnyttja sin kollektiva kunskap för att få en konkurrensfördel.

5. Happeo

Happeo är en nästa generations intranetprogramvaruplattform som hjälper team att hantera kunskapsdelning och intern kommunikation i en enhetlig arbetsyta. Det erbjuder sidbyggare med mallar och integreringar med populära verktyg som Gmail, Google Drive och mer för att hjälpa företag att hålla anställda informerade, samordnade och produktiva.

Nyckelfunktioner inkluderar inbyggda mobilappar för anslutning på språng, funktioner för sociala nätverk för att underlätta informationens fria flöde inom organisationen och smart sökning för att lyfta fram relevant innehåll från interna och externa källor.

6. LumApps

LumApps är en plattform för anställdas upplevelse som syftar till att öka engagemanget i arbetsstyrkan, samarbetet och produktiviteten. Dess webb- och mobilappar är byggda för att hjälpa organisationer att erbjuda en personlig, mediarik upplevelse till varje anställd, inklusive frontlinje- och fjärrarbetare, anpassad till deras roll, plats, språk och enhet. 

LumApps syftar till att förbättra samarbetet genom att ge anställda möjlighet att enkelt dela kunskap via rika samhällsutrymmen, videor och mer. Det guidar också arbetstagare genom centrala ögonblick som onboarding med integrerade resor. Integreringar med Microsoft, Google och andra populära affärsappar maximerar individuell och teamproduktivitets genom att koppla anställda med de personer, verktyg och den information de behöver.

7. Blink

Blink är en mjukvarulösning för anställdas engagemang som är utformad specifikt för frontlinjearbetare. Dess mobilförstaplattform erbjuder funktioner som chattmeddelande med sökbar historik, dokumentdelning, anpassningsbara aktivitetsflöden och teamkalendrar. 

Blink integreras med appar som Office 365 för att erbjuda en enhetlig sök- och uppgiftshanteringsupplevelse. Med robusta säkerhetsfunktioner som AES-256-kryptering och flerfaktorsautentisering, håller Blink data säkra samtidigt som kommunikation och samarbete underlättas.

8. Igloo

Igloo erbjuder en digital arbetsplatsplattform som syftar till att förbättra kommunikationen, samarbetet och kulturen för distribuerade arbetsstyrkor. Dess molnbaserade lösning fungerar som ett digitalt nav som syftar till att öka anställdas produktivitet oavsett plats - vare sig i kontor, fjärrskrivbord, med mobila enheter eller arbete hemifrån.

Plattformen integreras med populära verktyg för att skapa ett centralt mål för alla anställda, allt med syfte att skapa mer engagerade team.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva sammanför kommunikation, kunskap, lärande, resurser och insikter i en integrerad plattform för anställdas upplevelse. Inbäddad i Microsoft Teams syftar Viva till att bryta ner silos och hjälpa anställda att koppla, hitta information, utveckla färdigheter och mäta engagemang.

Nyckelfunktioner inkluderar Viva Connections för företagsnyheter och resurser, Viva Learning för träningsinnehåll, Viva Topics för tillgång till organisationskunskap och Viva Insights för att ge analyser om samarbetsmönster och arbetstrender.

Hur man väljer den bästa intranetprogramvaruplattformen

Att välja rätt intranät plattform för din organisations behov kräver noggrant utvärderande över ett antal faktorer. Följ dessa bästa metoder när du går igenom urvalsprocessen för intranetlösningar:

Identifiera måste-ha-funktioner

Börja med att samla in synpunkter från intressenter i hela avdelningar för att utveckla en omfattande lista över måste-ha intranetfunktioner. Prioritera funktioner som dokumentlagring och sökning, företagskatalog, nyheter och meddelanden, åtkomstkontroller och analys. Överväg integreringar med din befintliga programvara och önskan om en anpassningsbar startsida som är anpassad för olika anställdas grupper.

Utvärdera total ägandekostnad

Titta inte bara på licensavgifter i leverantörens offert. Beräkna den totala ägandekostnaden inklusive implementeringstjänster, förändringshanteringsträning, plattformsuppgraderingar, anpassningar och löpande support. En lägre kostnadsplattform kan kräva fler IT-resurser för konfiguration och öka driftskostnaderna över tid.

Definiera framgångsmått

Alignera vad framgång ser ut som för intranet tidigt i köpresan. Identifiera viktiga antagnings-, engagemangs- och prestationsmått kopplade till specifika affärsmål som att förbättra företagskommunikation, öka produktiviteten eller minska driftskostnader. Detta fungerar som baslinje för mätning av ROI.

Slutsats

Att hitta den bästa intranetprogramvaruplattformen för ditt team kan vara svårt, men vi hoppas att denna guide har gett dig en skjuts på din resa.

Kategorin har utvecklats dramatiskt under de senaste åren och det finns nu många utmärkta intranetplattformar tillgängliga på marknaden, var och en kapabel att strömlinjeforma kommunikation, samarbete och kunskapsdelning på dina team. Enligt nyligen genomförda studier prioriterar HR-ledare fortfarande anställdas engagemang. Med detta i åtanke kan vi förvänta oss att intranets mjukvara kommer att fortsätta att förbättras under många år framöver.

‍