Non è un segreto che il coinvolgimento dei dipendenti sia diminuito negli ultimi anni. Secondo Gallup, è diminuito nel 2021 e nel 2022. La combinazione della pandemia, il passaggio al lavoro ibrido e il numero sempre crescente di app lavorative ha creato nuove sfide per i leader HR che cercano di mantenere i loro team coinvolti e produttivi.

Da questa situazione è emersa una nuova ondata di strumenti per aiutare le aziende a risolvere questi problemi in modi nuovi. Il software intranet è uno di questi strumenti. Beh, per essere più specifici, ‘software intranet moderno’. Dopotutto, gli intranet esistono da un po'. Ma il mercato è ora inondato di soluzioni intranet fresche e innovative, molte delle quali sfruttano le ultime tecnologie di intelligenza artificiale.

In questa guida esploreremo le migliori soluzioni software intranet disponibili sul mercato oggi, delineeremo le caratteristiche imprescindibili e condivideremo indicazioni su come determinare quale intranet sia il più adatto per la tua azienda. Individuiamo subito!

Che cos'è una piattaforma di software intranet?

Una piattaforma di software intranet è una rete interna che consente ai dipendenti di comunicare, collaborare e accedere alle informazioni all'interno di un'organizzazione. Con le aziende che diventano sempre più orientate alla tecnologia e le forze lavoro sempre più distribuite, avere una piattaforma intranet robusta è cruciale per molte aziende nel 2024.

Un intranet per dipendenti può migliorare la comunicazione fornendo alle organizzazioni un luogo centralizzato per i dipendenti di diverse sedi e reparti per accedere a notizie aziendali, documenti politici, organigrammi e altro. Piuttosto che fare affidamento su catene di email lunghe o unità di rete a cui alcuni team hanno accesso, un intranet ben gestito garantisce che ogni dipendente sia sulla stessa lunghezza d'onda.

Quali sono le caratteristiche più importanti del software intranet?

Quando si valutano le piattaforme intranet, ci sono alcune caratteristiche chiave features che sono diventate fondamentali negli ultimi anni, mentre la categoria è evoluta. Queste caratteristiche giocano un ruolo essenziale nel migliorare la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di conoscenze tra dipendenti e team. 

Homepage e annunci

Una homepage personalizzabile è essenziale. Questa funge da pagina di atterraggio centrale per i dipendenti per ottenere notizie a livello organizzativo e accedere a risorse chiave. La possibilità di inviare annunci è altrettanto cruciale poiché consente ai team di leadership di inviare messaggi urgenti a tutti i dipendenti.

Archiviazione e condivisione di documenti

Un repository centrale per archiviare, organizzare e condividere documenti di tutti i tipi è uno dei motivi principali per cui le aziende investono in un intranet. Tuttavia, con il volume di strumenti di collaborazione che ora inizia a sovraccaricare i lavoratori, molte aziende cercano ora un repository di conoscenze che sia accessibile nei flussi di lavoro dei dipendenti&a̶;ndash;rimuovendo la necessità di aprire una nuova scheda o accedere a un portale diverso.

Directory aziendale

Un organigramma aggiornato con informazioni di contatto, reparti, sedi e struttura gerarchica è estremamente prezioso. Può aiutare nella comunicazione interna, facilitare l'identificazione degli esperti e migliorare la collaborazione tra team. Le principali piattaforme intranet si integrano con i sistemi HR in modo che le informazioni siano costantemente aggiornate.

Gestione della conoscenza

Le basi di conoscenza, wiki e moduli di formazione online consentono alle aziende di catturare la conoscenza istituzionale che potrebbe altrimenti andare persa. Questo è utile per l'onboarding, per garantire coerenza e ridurre le domande di base a IT e HR.

Controllo accessi

Gestire l'accesso e le capacità di modifica è importante per la sicurezza e per organizzare le informazioni in un intranet. Ad esempio, la documentazione HR dovrebbe essere visibile solo a determinati membri del personale e le informazioni sensibili dovrebbero essere disponibili solo per i membri del team che hanno bisogno di accedervi.

Integrazioni di app

Con i dipendenti che oggi utilizzano sempre più strumenti quotidiani, è fondamentale che un intranet abbia una vasta gamma di integrazioni. La possibilità di incorporare applicazioni aziendali quotidiane come Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox e strumenti di gestione progetti va un lungo percorso per creare flussi di lavoro senza interruzioni.

Analisi

Un intranet è valido solo quanto il suo tasso di adozione. L'analisi fornisce informazioni su modelli di utilizzo effettivi dell'intranet rispetto ai bisogni percepiti. Questo consente di ottimizzare le piattaforme nel tempo, garantendo un uso continuato in tutta l'organizzazione.

Le 9 migliori piattaforme

1. Guru

Guru offre le funzionalità di un intranet moderno per i dipendenti, insieme a enterprise AI search e capacità wiki&a̶;ndash;tutto in un'unica piattaforma. Con Guru, le aziende possono personalizzare la homepage del loro intranet per offrire a ogni dipendente un'esperienza familiare, evidenziare aggiornamenti importanti e monitorare senza sforzo il coinvolgimento sugli annunci aziendali o di team. I dipendenti possono anche accedere istantaneamente e catturare informazioni da Slack, Teams e qualsiasi app basata sul web nella loro stack tecnologica.

Grazie al robusto pacchetto di integrazioni di Guru, i team possono integrare organigrammi e profili dei dipendenti con sincronizzazioni HRIS e potenziare i processi collegando i loro strumenti più popolari con Guru tramite Workato e Zapier.

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2. Workvivo

Workvivo è una piattaforma di esperienza per i dipendenti progettata per migliorare la cultura aziendale unificando comunicazione, coinvolgimento e funzionalità di analisi in un'unica app. Progettato per costruire connessioni tra team distribuiti, Workvivo consente ai dipendenti di avere voce in capitolo, fornendo allo stesso tempo supervisione ai leader senior.

Le proposte di valore chiave includono meno distrazioni e maggiore coinvolgimento tramite un'interfaccia sociale familiare, rapida adozione e integrazione con strumenti esistenti, e analisi dei contenuti per comprendere il comportamento del pubblico. Acquisito da Zoom nel 2023, Workvivo è utilizzato globalmente in settori come quello sanitario e dell'aviazione per fornire un'esperienza unificata per i dipendenti.

3. Simpplr

Simpplr è una piattaforma di esperienza per i dipendenti alimentata da AI utilizzata dalle aziende per aumentare il coinvolgimento e la produttività. Il software offre esperienze personalizzate progettate per ispirare i team, sia che abbiano una forza lavoro in ufficio, ibrida o completamente remota.

Le funzionalità principali includono integrazioni senza codice, ricerca intelligente e analisi prescrittiva, tutte progettate per aiutare le aziende a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti in tutta l'organizzazione.

4. Jive

Jive fornisce una piattaforma intranet interattiva che connette i dipendenti alle informazioni e alle persone di cui hanno bisogno per eccellere nel loro lavoro. Il loro software funge da hub di collaborazione, integrando sistemi frammentati in un ambiente comune accessibile tramite desktop e mobile.

Funzionalità come analisi del sentiment, notifiche urgenti e intelligenza adattiva mirano a connettere proattivamente i dipendenti a risorse vitali&a̶;ndash;tutto con l'obiettivo di aiutare le aziende a sfruttare la loro conoscenza collettiva per ottenere un vantaggio competitivo.

5. Happeo

Happeo è una piattaforma di software intranet di nuova generazione che aiuta i team a gestire la condivisione della conoscenza e le comunicazioni interne in uno spazio di lavoro unificato. Offre editor di pagine con modelli e integrazioni con strumenti popolari come Gmail, Google Drive e altro per aiutare le aziende a mantenere i dipendenti informati, allineati e produttivi.

Le caratteristiche chiave includono app mobili native per la connettività in movimento, funzionalità di social networking per facilitare il libero scorrere delle informazioni all'interno dell'organizzazione e ricerca intelligente per individuare contenuti rilevanti da fonti interne ed esterne.

6. LumApps

LumApps è una piattaforma di esperienza per i dipendenti che mira a migliorare il coinvolgimento della forza lavoro, la collaborazione e la produttività. Le sue app web e mobili sono costruite per aiutare le organizzazioni a fornire un'esperienza personalizzata e ricca di contenuti a ogni dipendente, compresi i lavoratori in prima linea e remoti, su misura per il loro ruolo, posizione, lingua e dispositivo. 

LumApps cerca di migliorare la collaborazione dando potere ai dipendenti di condividere facilmente conoscenze tramite spazi comunitari ricchi, video e altro. Guida anche i lavoratori attraverso momenti chiave come l'onboarding con percorsi integrati. Le integrazioni con Microsoft, Google e altre app aziendali popolari massimizzano la produttività individuale e di team collegando i dipendenti con le persone, gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno.

7. Blink

Blink è una soluzione software per il coinvolgimento dei dipendenti progettata specificamente per i lavoratori in prima linea. La sua piattaforma mobile-first offre funzionalità come messaggistica istantanea con cronologia ricercabile, condivisione di documenti, feed di attività personalizzabili e calendari di team. 

Blink si integra con app come Office 365 per offrire un'esperienza di ricerca e gestione delle attività unificata. Con robuste funzionalità di sicurezza come la crittografia AES-256 e l'autenticazione a più fattori, Blink mantiene i dati al sicuro mentre facilita la comunicazione e la collaborazione.

8. Igloo

Igloo offre una piattaforma per il posto di lavoro digitale che cerca di migliorare la comunicazione, la collaborazione e la cultura delle forze lavoro distribuite. La sua soluzione basata su cloud serve come hub digitale che mira a migliorare la produttività dei dipendenti indipendentemente dalla posizione - sia in uffici aziendali, siti remoti, utilizzando dispositivi mobili o lavorando da casa.

La piattaforma si integra con strumenti popolari per creare una destinazione centralizzata per tutti i dipendenti, con l'obiettivo di creare team più coinvolti.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva riunisce comunicazioni, conoscenze, formazione, risorse e intuizioni in una piattaforma integrata per l'esperienza dei dipendenti. Integrato in Microsoft Teams, Viva mira a abbattere i silos e aiutare i dipendenti a connettersi, trovare informazioni, sviluppare competenze e misurare il coinvolgimento.

Le capacità chiave includono Viva Connections per notizie e risorse aziendali, Viva Learning per contenuti di formazione, Viva Topics per accesso alle conoscenze organizzative, e Viva Insights per fornire analisi sui modelli di collaborazione e sulle tendenze lavorative.

Come selezionare la migliore piattaforma di software intranet

Selezionare la piattaforma giusta intranet per le esigenze della tua organizzazione richiede una valutazione attenta in base a una serie di fattori. Segui queste migliori pratiche durante il processo di selezione della soluzione intranet:

Identificare le caratteristiche indispensabili

Inizia raccogliendo input dai portatori di interesse di diversi reparti per sviluppare un elenco completo delle caratteristiche intranet indispensabili. Dai priorità a funzionalità come archiviazione documenti e ricerca, directory aziendale, notizie e annunci, controlli di accesso e analisi. Considera le integrazioni con il software esistente e il desiderio di una homepage personalizzabile rivolta a diversi gruppi di dipendenti.

Valutare il costo totale di proprietà

Non limitarti a guardare le spese di licenza nel preventivo del fornitore. Calcola il costo totale di proprietà includendo i servizi di implementazione, formazione sulla gestione del cambiamento, aggiornamenti della piattaforma, personalizzazioni e supporto continuato. Una piattaforma a basso costo potrebbe richiedere più risorse IT per la configurazione e aumentare i costi operativi nel tempo.

Definire i metriche di successo

Allineati su come appare il successo per l'intranet all'inizio del percorso d'acquisto. Identifica le metriche chiave di adozione, coinvolgimento e prestazioni allineate agli obiettivi aziendali specifici come migliorare le comunicazioni aziendali, aumentare la produttività o ridurre i costi operativi. Questo serve come base per misurare il ROI.

Conclusioni

Trovare la migliore piattaforma di software intranet per il tuo team può essere difficile, ma speriamo che questa guida ti abbia dato una spinta iniziale nel tuo percorso.

La categoria si è evoluta dramaticamente negli ultimi anni e ora ci sono molte ottime piattaforme intranet disponibili sul mercato, ognuna in grado di semplificare le comunicazioni, la collaborazione e la condivisione della conoscenza nei tuoi team. Secondo studi recenti, i leader HR continuano a dare priorità al coinvolgimento dei dipendenti. Tenendo conto di ciò, possiamo aspettarci che il software intranet continui a migliorare negli anni a venire.

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