Não é segredo que o engajamento dos funcionários tem diminuído nos últimos anos. De acordo com a Gallup, caiu em 2021 e 2022. A combinação da pandemia, a mudança para o trabalho híbrido e o número cada vez maior de aplicativos de trabalho criou novos desafios para os líderes de RH que buscam manter suas equipes engajadas e produtivas.

Dessa situação, uma nova onda de ferramentas surgiu para ajudar as empresas a resolver essas questões de novas maneiras. O software de intranet é uma dessas ferramentas. Bem, ‘software de intranet moderno’ para ser mais específico. Afinal, as intranets estão por aí há algum tempo. Mas o mercado agora está inundado com soluções de intranet frescas e inovadoras, muitas das quais estão aproveitando o que há de mais recente em tecnologia de IA.

Neste guia, vamos explorar as melhores soluções de software de intranet disponíveis no mercado hoje, destacar recursos indispensáveis e compartilhar orientações sobre como determinar qual intranet é a melhor para sua empresa. Vamos nos aprofundar!

O que é uma Plataforma de Software de Intranet?

Uma plataforma de software de intranet é uma rede interna que permite que os funcionários se comuniquem, colaborem e acessem informações dentro de uma organização. Com as empresas se tornando mais orientadas pela tecnologia e as forças de trabalho mais distribuídas, ter uma plataforma robusta de intranet é crucial para muitas empresas em 2024.

Uma intranet de funcionários pode aprimorar a comunicação ao dar às organizações um local centralizado para que os funcionários de diferentes locais e departamentos acessem notícias da empresa, documentos de políticas, organogramas e mais. Em vez de depender de longas cadeias de e-mails ou unidades de rede às quais algumas equipes têm acesso, uma intranet bem gerenciada garante que todos os funcionários estejam na mesma página.

Quais são os Recursos Mais Importantes do Software de Intranet?

Ao avaliar plataformas de intranet, existem alguns recursos chave que se tornaram essenciais nos últimos anos, à medida que a categoria evoluiu. Esses recursos desempenham um papel essencial em aprimorar a comunicação, colaboração e compartilhamento de conhecimento entre funcionários e equipes. 

Página Inicial e Anúncios

Uma página inicial personalizável é essencial. Isso atua como uma página de destino central para que os funcionários obtenham notícias da organização e acessem recursos chave. A capacidade de enviar anúncios também é crucial, pois permite que as equipes de liderança enviem mensagens sensíveis ao tempo para todos os funcionários.

Armazenamento e Compartilhamento de Documentos

Um repositório central para armazenar, organizar e compartilhar documentos de todos os tipos é uma das principais razões pelas quais as empresas investem em uma intranet. No entanto, com o volume de ferramentas de colaboração começando a sobrecarregar os trabalhadores, muitas empresas agora buscam um repositório de conhecimento que seja acessível nos fluxos de trabalho dos funcionários–eliminando a necessidade de abrir uma nova aba ou fazer login em um portal diferente.

Diretório Corporativo

Um organograma atualizado com informações de contato, departamentos, locais e estrutura de reporte é extremamente valioso. Isso pode ajudar na comunicação interna, facilitar a identificação de especialistas e melhorar a colaboração entre equipes. As principais plataformas de intranet se integram com sistemas de RH, mantendo as informações sempre atualizadas.

Gestão do Conhecimento

Bases de conhecimento, wikis e módulos de treinamento online permitem que as empresas capturem conhecimento institucional que, de outra forma, poderia ser perdido. Isso é ótimo para integração, garantindo consistência e reduzindo perguntas básicas para TI e RH.

Controles de Acesso

Gerenciar acesso e habilidades de edição é importante para a segurança e a organização das informações em uma intranet. Por exemplo, a documentação de RH deve ser visível apenas para determinados funcionários, e informações sensíveis devem estar disponíveis apenas para os membros da equipe que precisam acessá-las.

Integrações de Aplicativos

Com os funcionários usando cada vez mais ferramentas diariamente, é fundamental que uma intranet tenha uma ampla gama de integrações. A capacidade de incorporar aplicativos de negócios do dia a dia, como Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox e ferramentas de gerenciamento de projetos, vai muito longe para criar fluxos de trabalho sem costura.

Análises

Uma intranet é tão valiosa quanto sua taxa de adoção. Análises fornecem insights sobre os padrões reais de uso da intranet em comparação com as necessidades supostas. Isso permite que as plataformas sejam ajustadas ao longo do tempo, garantindo o uso contínuo em toda a organização.

As 9 Principais Plataformas

1. Guru

O Guru oferece os recursos de uma intranet moderna para funcionários, juntamente com pesquisa de IA corporativa e capacidades de wiki–tudo em uma plataforma. Com o Guru, as empresas podem personalizar a página inicial de sua intranet para dar a cada funcionário uma experiência familiar, destacar atualizações importantes e acompanhar o engajamento em anúncios de toda a empresa ou da equipe. Os funcionários também podem acessar e capturar informações instantaneamente do Slack, Teams e de qualquer aplicativo baseado na web em sua pilha de tecnologia.

Graças ao robusto conjunto de integrações do Guru, as equipes podem integrar seu organograma e perfis de funcionários com sincronizações de HRIS e potencializar processos conectando suas ferramentas mais populares ao Guru por meio do Workato e Zapier.

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2. Workvivo

O Workvivo é uma plataforma de experiência do funcionário projetada para aprimorar a cultura da empresa unificando comunicação, engajamento e recursos analíticos em um único aplicativo. Projetado para construir conexões entre equipes distribuídas, o Workvivo capacita os funcionários a terem uma voz, enquanto fornece supervisão para os líderes seniores.

As principais propostas de valor incluem menos distrações e maior engajamento por meio de uma interface social familiar, rápida adoção e integração com ferramentas existentes, e análises de conteúdo para entender o comportamento do público. Adquirido pela Zoom em 2023, o Workvivo é utilizado globalmente em indústrias como saúde e aviação para oferecer uma experiência unificada ao funcionário.

3. Simpplr

O Simpplr é uma plataforma de experiência do funcionário impulsionada por IA usada pelas empresas para aumentar o engajamento e a produtividade. O software fornece experiências personalizadas projetadas para inspirar equipes, seja elas uma força de trabalho no escritório, híbrida ou totalmente remota.

As principais capacidades incluem integrações sem código, busca inteligente e análises prescritivas, todas projetadas para ajudar empresas a melhorar o engajamento dos funcionários em toda a sua organização.

4. Jive

O Jive fornece uma plataforma intranet interativa que conecta os funcionários às informações e pessoas que eles precisam para se destacar em seus trabalhos. Seu software atua como um hub de colaboração, integrando sistemas fragmentados em um único ambiente comum acessível via desktop e mobile.

Recursos como análise de sentimentos, notificações urgentes e inteligência adaptativa visam conectar proativamente os funcionários a recursos vitais–tudo com o objetivo de ajudar as empresas a aproveitar seu conhecimento coletivo para obter uma vantagem competitiva.

5. Happeo

O Happeo é uma plataforma de software de intranet de próxima geração que ajuda as equipes a gerenciar compartilhamento de conhecimento e comunicações internas em um espaço de trabalho unificado. Oferece criadores de páginas com modelos e integrações com ferramentas populares como Gmail, Google Drive e mais para ajudar as empresas a manter os funcionários informados, alinhados e produtivos.

Os principais recursos incluem aplicativos móveis nativos para conectividade em movimento, capacidades de redes sociais para facilitar o fluxo livre de informações em toda a organização, e busca inteligente para trazer à tona conteúdo relevante de fontes internas e externas.

6. LumApps

O LumApps é uma plataforma de experiência do funcionário que visa aumentar o engajamento da força de trabalho, a colaboração e a produtividade. Seus aplicativos web e móveis foram projetados para ajudar as organizações a fornecer uma experiência personalizada e rica em mídias para cada funcionário, incluindo trabalhadores de linha de frente e remotos, adaptada ao seu papel, localização, idioma e dispositivo. 

O LumApps busca melhorar a colaboração capacitando os funcionários a compartilhar conhecimentos facilmente por meio de espaços comunitários ricos, vídeos e mais. Ele também guia os trabalhadores através de momentos-chave, como a integração, com jornadas integradas. Integrações com Microsoft, Google e outros aplicativos de negócios populares maximizam a produtividade individual e da equipe ao conectar os funcionários com as pessoas, ferramentas e informações de que precisam.

7. Blink

O Blink é uma solução de software de engajamento de funcionários projetada especificamente para trabalhadores de linha de frente. Sua plataforma mobile-first oferece recursos como mensagens de chat com histórico pesquisável, compartilhamento de documentos, feeds de atividades personalizáveis e calendários de equipe. 

O Blink se integra a aplicativos como Office 365 para oferecer uma experiência unificada de busca e gerenciamento de tarefas. Com recursos de segurança robustos como criptografia AES-256 e autenticação multifator, o Blink mantém os dados seguros enquanto facilita a comunicação e a colaboração.

8. Igloo

O Igloo oferece uma plataforma de ambiente de trabalho digital que visa aprimorar a comunicação, a colaboração e a cultura de forças de trabalho distribuídas. Sua solução baseada em nuvem serve como um hub digital que visa aumentar a produtividade dos funcionários, independentemente da localização - seja em escritórios corporativos, locais remotos, usando dispositivos móveis ou trabalhando de casa.

A plataforma se integra com ferramentas populares para criar um destino centralizado para todos os funcionários, tudo com o objetivo de criar equipes mais engajadas.

9. Microsoft Viva Engage

O Microsoft Viva reúne comunicações, conhecimento, aprendizado, recursos e insights em uma plataforma integrada de experiência do funcionário. Incorporado no Microsoft Teams, o Viva visa quebrar silos e ajudar os funcionários a se conectar, encontrar informações, desenvolver habilidades e medir o engajamento.

As principais capacidades incluem Viva Connections para notícias e recursos da empresa, Viva Learning para conteúdo de treinamento, Viva Topics para acesso ao conhecimento organizacional e Viva Insights para fornecer análises sobre padrões de colaboração e tendências de trabalho.

Como Escolher a Melhor Plataforma de Software de Intranet

Selecionar a plataforma de intranet certa para as necessidades da sua organização requer uma avaliação cuidadosa de uma série de fatores. Siga estas melhores práticas ao passar pelo processo de seleção da solução de intranet:

Identifique Recursos Essenciais

Comece reunindo opiniões de partes interessadas de diferentes departamentos para desenvolver uma lista abrangente de recursos essenciais para a intranet. Priorize capacidades como armazenamento e busca de documentos, diretório corporativo, notícias e anúncios, controles de acesso e análises. Considere integrações com seu software existente e o desejo de uma página inicial personalizável, atendendo a diferentes grupos de funcionários.

Avalie o Custo Total de Propriedade

Não olhe apenas para as taxas de licença na cotação do fornecedor. Calcule o custo total de propriedade, incluindo serviços de implementação, treinamento em gerenciamento de mudanças, upgrades de plataforma, personalizações e suporte contínuo. Uma plataforma de menor custo pode exigir mais recursos de TI para configuração e aumentar os custos operacionais ao longo do tempo.

Defina Métricas de Sucesso

Alinhe o que o sucesso parece para a intranet no início da jornada de compra. Identifique as principais métricas de adoção, engajamento e desempenho alinhadas a objetivos de negócios específicos, como melhorar as comunicações da empresa, aumentar a produtividade ou reduzir os custos operacionais. Isso serve como a linha de base para medir o ROI.

Em Resumo

Encontrar a melhor plataforma de software de intranet para sua equipe pode ser difícil, mas esperamos que este guia tenha lhe dado um início em sua jornada.

A categoria evoluiu dramaticamente nos últimos anos e agora existem muitas excelentes plataformas de intranet disponíveis no mercado, cada uma capaz de otimizar comunicações, colaboração e compartilhamento de conhecimento entre suas equipes. De acordo com estudos recentes, os líderes de RH continuam priorizando o engajamento dos funcionários. Com isso em mente, podemos esperar que o software de intranet continue a melhorar nos próximos anos.

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