No es un secreto que el compromiso de los empleados ha disminuido en los últimos años. Según Gallup, cayó en 2021 y 2022. La combinación de la pandemia, el cambio a un trabajo híbrido y el número cada vez mayor de aplicaciones en el lugar de trabajo ha creado nuevos desafíos para los líderes de RRHH que buscan mantener a sus equipos comprometidos y productivos.

De esta situación, ha surgido una nueva ola de herramientas que ayudan a las empresas a resolver estos problemas de nuevas maneras. El software de intranet es una de estas herramientas. Bueno, ‘software de intranet moderno’ para ser más específicos. Después de todo, las intranets han existido durante un tiempo. Pero ahora el mercado está inundado de soluciones de intranet frescas e innovadoras, muchas de las cuales están aprovechando lo último en tecnología de IA.

En esta guía, exploraremos las mejores soluciones de software de intranet en el mercado actual, esbozaremos las características imprescindibles y compartiremos orientación sobre cómo determinar qué intranet es la mejor opción para tu empresa. ¡Vamos a profundizar!

¿Qué es una Plataforma de Software de Intranet?

Una plataforma de software de intranet es una red interna que permite a los empleados comunicarse, colaborar y acceder a información dentro de una organización. Con las empresas volviéndose más impulsadas por la tecnología y las fuerzas laborales más distribuidas, tener una plataforma de intranet robusta es crucial para muchas empresas en 2024.

Un intranet para empleados puede mejorar la comunicación al brindar a las organizaciones un lugar centralizado para que los empleados de diferentes ubicaciones y departamentos accedan a noticias de la empresa, documentos de políticas, organigramas y más. En lugar de depender de largas cadenas de correos electrónicos o unidades de red a las que algunos equipos tienen acceso, una intranet bien gestionada asegura que cada empleado esté en la misma página.

¿Cuáles son las Características Más Importantes del Software de Intranet?

Al evaluar plataformas de intranet, hay algunas características clave que se han convertido en imprescindibles en los últimos años, a medida que la categoría ha evolucionado. Estas características juegan un papel esencial en la mejora de la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre empleados y equipos. 

Página de Inicio y Anuncios

Una página de inicio personalizable es esencial. Esto actúa como una página de aterrizaje central para que los empleados obtengan noticias de toda la organización y accedan a recursos clave. La capacidad de enviar anuncios también es crucial, ya que permite a los equipos de liderazgo enviar mensajes urgentes a todos los empleados.

Almacenamiento y Compartición de Documentos

Un repositorio central para almacenar, organizar y compartir documentos de todo tipo es una de las principales razones por las que las empresas invierten en una intranet. Sin embargo, con el volumen de herramientas de colaboración ya comenzando a abrumar a los trabajadores, muchas empresas buscan ahora un repositorio de conocimientos que sea accesible en los flujos de trabajo de los empleados–eliminando la necesidad de abrir una nueva pestaña o iniciar sesión en un portal diferente.

Directorio Corporativo

Un organigrama actualizado con información de contacto, departamentos, ubicaciones y estructura de informes es de gran valor. Puede ayudar con la comunicación interna, facilitar la identificación de expertos y mejorar la colaboración entre equipos. Las principales plataformas de intranet se integran con sistemas de RRHH para que la información se mantenga actualizada todo el tiempo.

Gestión del Conocimiento

Las bases de conocimiento, wikis y módulos de formación en línea permiten a las empresas capturar el conocimiento institucional que podría perderse de otra manera. Esto es excelente para la incorporación, asegurando consistencia y reduciendo las preguntas básicas a TI y RRHH.

Controles de Acceso

Gestionar el acceso y las habilidades de edición es importante para la seguridad y la organización de la información en una intranet. Por ejemplo, la documentación de RRHH debería ser visible solo para cierto personal y la información sensible debería estar disponible únicamente para los miembros del equipo que necesiten acceder a ella.

Integraciones de Aplicaciones

Con los empleados utilizando cada vez más herramientas a diario, es crítico que una intranet tenga una amplia gama de integraciones. La capacidad de integrar aplicaciones comerciales diarias como Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox y herramientas de gestión de proyectos es fundamental para crear flujos de trabajo sin problemas.

Analítica

Una intranet solo es tan valiosa como su tasa de adopción. La analítica proporciona información sobre los patrones de uso real de la intranet en comparación con las necesidades asumidas. Esto permite que las plataformas se ajusten con el tiempo, asegurando un uso continuo en toda la organización.

Las 9 Principales Plataformas

1. Guru

Guru ofrece las características de una intranet moderna para empleados, junto con búsqueda de IA empresarial y capacidades de wiki–todo en una sola plataforma. Con Guru, las empresas pueden personalizar la página de inicio de su intranet para dar a cada empleado una experiencia familiar, resaltar actualizaciones importantes y rastrear sin problemas el compromiso en anuncios a nivel de empresa o de equipo. Los empleados también pueden acceder y capturar información instantáneamente desde Slack, Teams y cualquier aplicación web en su conjunto de herramientas.

Gracias a la sólida suite de integraciones de Guru, los equipos pueden integrar su organigrama y perfiles de empleados con sincronizaciones de HRIS y potenciar procesos conectando sus herramientas más populares con Guru a través de Workato y Zapier.

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2. Workvivo

Workvivo es una plataforma de experiencia del empleado diseñada para mejorar la cultura de la empresa unificando la comunicación, el compromiso y las características analíticas en una sola aplicación. Diseñada para construir conexiones entre equipos distribuidos, Workvivo empodera a los empleados para que tengan una voz mientras proporciona supervisión a los líderes senior.

Las principales propuestas de valor incluyen menos distracciones y mayor compromiso a través de una interfaz social familiar, rápida adopción e integración con herramientas existentes, y análisis de contenido para comprender el comportamiento de la audiencia. Adquirido por Zoom en 2023, Workvivo se utiliza a nivel mundial en industrias como la salud y la aviación para brindar una experiencia unificada para los empleados.

3. Simpplr

Simpplr es una plataforma de experiencia del empleado impulsada por IA utilizada por empresas para aumentar el compromiso y la productividad. El software proporciona experiencias personalizadas diseñadas para inspirar a los equipos, ya sea que tengan una fuerza laboral en oficina, híbrida o completamente remota.

Las capacidades centrales incluyen integraciones sin código, búsqueda inteligente y análisis predictivos, todos diseñados para ayudar a las empresas a mejorar el compromiso de los empleados en toda su organización.

4. Jive

Jive proporciona una plataforma de intranet interactiva que conecta a los empleados con la información y las personas que necesitan para sobresalir en sus trabajos. Su software actúa como un hub de colaboración, integrando sistemas fragmentados en un entorno común accesible a través de escritorio y móvil.

Capacidades como la analítica de sentimientos, las notificaciones urgentes y la inteligencia adaptativa tienen como objetivo conectar proactivamente a los empleados con recursos vitales–todo con el objetivo de ayudar a las empresas a aprovechar su conocimiento colectivo para obtener una ventaja competitiva.

5. Happeo

Happeo es una plataforma de software de intranet de nueva generación que ayuda a los equipos a gestionar el intercambio de conocimientos y las comunicaciones internas en un espacio de trabajo unificado. Ofrece creadores de páginas con plantillas e integraciones con herramientas populares como Gmail, Google Drive y más para ayudar a las empresas a mantener a los empleados informados, alineados y productivos.

Las características clave incluyen aplicaciones móviles nativas para conectividad en movimiento, capacidades de redes sociales para facilitar el flujo libre de información en la organización y búsqueda inteligente para mostrar contenido relevante de fuentes internas y externas.

6. LumApps

LumApps es una plataforma de experiencia del empleado que busca aumentar el compromiso de la fuerza laboral, la colaboración y la productividad. Sus aplicaciones web y móviles están diseñadas para ayudar a las organizaciones a brindar una experiencia personalizada y rica en medios a cada empleado, incluidos los trabajadores de primera línea y remotos, adaptada a su rol, ubicación, idioma y dispositivo. 

LumApps busca mejorar la colaboración empoderando a los empleados para que compartan fácilmente conocimientos a través de espacios comunitarios ricos, vídeos y más. También guía a los trabajadores a través de momentos clave como la incorporación con viajes integrados. Las integraciones con Microsoft, Google y otras aplicaciones comerciales populares maximizan la productividad individual y del equipo al conectar a los empleados con las personas, herramientas e información que necesitan.

7. Blink

Blink es una solución de software para el compromiso del empleado diseñada específicamente para trabajadores de primera línea. Su plataforma con enfoque móvil ofrece características como mensajería de chat con historial busqueable, compartición de documentos, feeds de actividad personalizables y calendarios de equipo. 

Blink se integra con aplicaciones como Office 365 para ofrecer una experiencia unificada de búsqueda y gestión de tareas. Con características de seguridad robustas como cifrado AES-256 y autenticación de múltiples factores, Blink mantiene los datos seguros mientras facilita la comunicación y colaboración.

8. Igloo

Igloo ofrece una plataforma de lugar de trabajo digital que busca mejorar la comunicación, la colaboración y la cultura de las fuerzas laborales distribuidas. Su solución basada en la nube sirve como un centro digital que busca aumentar la productividad de los empleados, independientemente de la ubicación, ya sea en oficinas corporativas, sitios remotos, utilizando dispositivos móviles o trabajando desde casa.

La plataforma se integra con herramientas populares para crear un destino centralizado para todos los empleados, todo con el objetivo de crear equipos más comprometidos.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva reúne comunicaciones, conocimientos, aprendizaje, recursos e información en una plataforma integrada de experiencia del empleado. Incrustado dentro de Microsoft Teams, Viva tiene como objetivo romper silos y ayudar a los empleados a conectar, encontrar información, desarrollar habilidades y medir el compromiso.

Las capacidades clave incluyen Viva Connections para noticias y recursos de la empresa, Viva Learning para contenido de formación, Viva Topics para acceso a conocimiento organizacional, y Viva Insights para proporcionar análisis sobre patrones de colaboración y tendencias de trabajo.

Cómo Seleccionar la Mejor Plataforma de Software de Intranet

Seleccionar la plataforma de intranet adecuada para las necesidades de tu organización requiere una evaluación cuidadosa en varios factores. Sigue estas mejores prácticas al pasar por el proceso de selección de soluciones de intranet:

Identificar Características Imprescindibles

Comienza por reunir opiniones de las partes interesadas de diferentes departamentos para desarrollar una lista integral de características imprescindibles de la intranet. Prioriza capacidades como almacenamiento y búsqueda de documentos, directorio corporativo, noticias y anuncios, controles de acceso, y analítica. Considera integraciones con tu software existente y el deseo de una página de inicio personalizable dirigida a diferentes grupos de empleados.

Evaluar el Costo Total de Propiedad

No solo mires las tarifas de licencia en la cotización del proveedor. Calcula el costo total de propiedad incluyendo servicios de implementación, capacitación en gestión del cambio, actualizaciones de plataforma, personalizaciones y soporte continuo. Una plataforma de menor costo podría requerir más recursos de TI para su configuración y aumentar los costos operativos con el tiempo.

Definir Métricas de Éxito

Alinea lo que el éxito significa para la intranet desde el inicio del proceso de compra. Identifica métricas clave de adopción, compromiso y rendimiento alineadas con objetivos comerciales específicos como mejorar las comunicaciones de la empresa, aumentar la productividad o reducir costos operativos. Esto sirve como punto de referencia para medir el ROI.

Conclusión

Encontrar la mejor plataforma de software de intranet para tu equipo puede ser difícil, pero esperamos que esta guía te haya dado un buen comienzo en tu viaje.

La categoría ha evolucionado dramáticamente en los últimos años y ahora hay muchas plataformas de intranet excelentes disponibles en el mercado, cada una capaz de optimizar las comunicaciones, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre tus equipos. Según estudios recientes, los líderes de RRHH continúan priorizando el compromiso de los empleados. Con esto en mente, podemos esperar que el software de intranet continúe mejorando durante los próximos años.

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