No es ningún secreto que el compromiso de los empleados ha disminuido en los últimos años. Según Gallup, cayó en 2021 y 2022. La combinación de la pandemia, el cambio al trabajo híbrido y el número cada vez mayor de aplicaciones para el lugar de trabajo ha creado nuevos desafíos para los líderes de RRHH que buscan mantener a sus equipos comprometidos y productivos.

A partir de esta situación, ha surgido una nueva ola de herramientas para ayudar a las empresas a resolver estos problemas de nuevas maneras. El software de intranet es una de esas herramientas. Bueno, «software de intranet moderno» para ser más específicos. Después de todo, las intranets existen desde hace tiempo. Sin embargo, el mercado ahora está repleto de soluciones de intranet nuevas e innovadoras, muchas de las cuales aprovechan lo último en tecnología de inteligencia artificial.

En esta guía, exploraremos las mejores soluciones de software de intranet del mercado actual, describiremos las funciones imprescindibles y compartiremos orientación sobre cómo determinar qué intranet es la más adecuada para su empresa. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es una plataforma de software de intranet?

Una plataforma de software de intranet es una red interna que permite a los empleados comunicarse, colaborar y acceder a la información dentro de una organización. Dado que las empresas se basan cada vez más en la tecnología y las fuerzas laborales están más distribuidas, contar con una plataforma de intranet sólida es crucial para muchas empresas en 2024.

Un intranet de empleados puede mejorar la comunicación al ofrecer a las organizaciones un lugar centralizado para que los empleados de todas las ubicaciones y departamentos accedan a las noticias de la empresa, los documentos de políticas, los organigramas y más. En lugar de depender de largas cadenas de correo electrónico o unidades de red a las que algunos equipos tienen acceso, una intranet bien gestionada garantiza que todos los empleados estén en sintonía.

¿Cuáles son las características más importantes del software de intranet?

Al evaluar las plataformas de intranet, hay algunas claves características que se han convertido en apuestas en los últimos años, a medida que la categoría ha evolucionado. Estas funciones desempeñan un papel esencial a la hora de mejorar la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los empleados y los equipos.

Página de inicio y anuncios

Una página de inicio personalizable es esencial. Actúa como una página de inicio central para que los empleados reciban noticias de toda la organización y accedan a los recursos clave. La capacidad de enviar anuncios también es crucial, ya que permite a los equipos directivos enviar mensajes urgentes a todos los empleados.

Almacenamiento y uso compartido de documentos

Un repositorio central para almacenar, organizar y compartir documentos de todo tipo es una de las principales razones por las que las empresas invierten en una intranet. Sin embargo, con el volumen de herramientas de colaboración ahora comienza a abrumar a los trabajadores, muchas empresas buscan ahora un repositorio de conocimientos al que se pueda acceder en los flujos de trabajo de los empleados, lo que elimina la necesidad de abrir una pestaña nueva o iniciar sesión en un portal diferente.

Directorio corporativo

Un organigrama actualizado con información de contacto, departamentos, ubicaciones y estructura de informes es muy valioso. Puede ayudar con la comunicación interna, facilitar la identificación de expertos y mejorar la colaboración entre equipos. Las principales plataformas de intranet se integran con los sistemas de recursos humanos para que la información se mantenga actualizada en todo momento.

Gestión del conocimiento

Bases de conocimiento, wikis y los módulos de formación en línea permiten a las empresas captar conocimientos institucionales que, de otro modo, podrían perderse. Esto es excelente para la incorporación, ya que garantiza la coherencia y reduce las preguntas básicas para TI y RRHH.

Controles de acceso

Administrar las capacidades de acceso y edición es importante para la seguridad y la organización de la información en una intranet. Por ejemplo, la documentación de recursos humanos solo debe estar visible para cierto personal y la información confidencial solo debe estar disponible para los miembros del equipo que necesiten acceder a ella.

Integraciones de aplicaciones

En la actualidad, los empleados utilizan cada vez más herramientas a diario, por lo que es fundamental que una intranet tenga una amplia gama de integraciones. La capacidad de integrar aplicaciones empresariales cotidianas como Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox y herramientas de gestión de proyectos contribuye en gran medida a crear flujos de trabajo fluidos.

Analítica

Una intranet es tan valiosa como su tasa de adopción. Los análisis proporcionan información sobre los patrones reales de uso de la intranet en comparación con las necesidades asumidas. Esto permite que las plataformas se ajusten con el tiempo, lo que garantiza un uso continuo en toda la organización.

Las 9 mejores plataformas

1. Gurú

Guru ofrece las funciones de una intranet moderna para empleados, junto con búsqueda de IA empresarial y funciones wiki, todo en una sola plataforma. Con Guru, las empresas pueden personalizar la página de inicio de su intranet para ofrecer a todos los empleados una experiencia familiar, destacar las actualizaciones importantes y hacer un seguimiento sin problemas de la participación en los anuncios de toda la empresa o del equipo. Los empleados también pueden acceder al instante a la información de Slack, Teams y cualquier aplicación basada en la web de su plataforma tecnológica y capturarla al instante.

Gracias al sólido conjunto de integraciones de Guru, los equipos pueden integrar su organigrama y los perfiles de los empleados con las sincronizaciones de HRIS y potenciar los procesos conectando sus herramientas más populares con Guru a través de Workato y Zapier.

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2. Trabaja en vivo

Workvivo es una plataforma de experiencia de los empleados diseñada para mejorar la cultura de la empresa al unificar las funciones de comunicación, participación y análisis en una sola aplicación. Diseñada para crear conexiones entre equipos distribuidos, Workvivo permite a los empleados tener voz y, al mismo tiempo, supervisa a los líderes sénior.

Las propuestas de valor clave incluyen menos distracciones y una mayor participación a través de una interfaz social conocida, una rápida adopción e integración con las herramientas existentes y análisis de contenido para comprender el comportamiento de la audiencia. Adquirida por Zoom en 2023, Workvivo se utiliza en todo el mundo en sectores como la sanidad y la aviación para ofrecer una experiencia unificada a los empleados.

3. Sencillo

Simpplr es una plataforma de experiencia de empleados basada en inteligencia artificial que utilizan las empresas para impulsar el compromiso y la productividad. El software proporciona experiencias personalizadas diseñadas para inspirar a los equipos, ya sea que tengan una fuerza laboral en la oficina, híbrida o totalmente remota.

Las capacidades principales incluyen integraciones sin código, búsqueda inteligente y análisis prescriptivo, todos los cuales están diseñados para ayudar a las empresas a mejorar el compromiso de los empleados en toda la organización.

4. Jive

Jive proporciona una plataforma de intranet interactiva que conecta a los empleados con la información y las personas que necesitan para sobresalir en sus trabajos. Su software actúa como un centro de colaboración, integrando sistemas fragmentados en un entorno común al que se puede acceder desde ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles.

Capacidades como el análisis de opiniones, las notificaciones urgentes y la inteligencia adaptativa tienen como objetivo conectar de manera proactiva a los empleados con los recursos vitales, todo ello con el fin de ayudar a las empresas a aprovechar su conocimiento colectivo para obtener una ventaja competitiva.

5. Happeo

Happeo es una plataforma de software de intranet de próxima generación que ayuda a los equipos a gestionar el intercambio de conocimientos y las comunicaciones internas en un espacio de trabajo unificado. Ofrece creadores de páginas con plantillas e integraciones con herramientas populares como Gmail, Google Drive y más para ayudar a las empresas a mantener a los empleados informados, alineados y productivos.

Las funciones clave incluyen aplicaciones móviles nativas para la conectividad móvil móvil móvil, capacidades de redes sociales para facilitar el libre flujo de información en toda la organización y una búsqueda inteligente para mostrar contenido relevante de fuentes internas y externas.

6. LumApps

LumApps es una plataforma de experiencia de los empleados que tiene como objetivo impulsar el compromiso, la colaboración y la productividad de la fuerza laboral. Sus aplicaciones web y móviles están diseñadas para ayudar a las organizaciones a brindar una experiencia personalizada y rica en contenido multimedia a todos los empleados, incluidos los trabajadores de primera línea y remotos, adaptada a su función, ubicación, idioma y dispositivo.

LumApps busca mejorar la colaboración al permitir a los empleados compartir conocimientos fácilmente a través de espacios comunitarios enriquecidos, vídeos y más. También guía a los trabajadores en momentos clave, como la incorporación, con recorridos integrados. Las integraciones con Microsoft, Google y otras aplicaciones empresariales populares maximizan la productividad individual y de los equipos al conectar a los empleados con las personas, las herramientas y la información que necesitan.

7. Parpadear

Blink es una solución de software de compromiso de los empleados diseñada específicamente para los trabajadores de primera línea. Su plataforma, que da prioridad a los dispositivos móviles, ofrece funciones como la mensajería de chat con historial en el que se pueden realizar búsquedas, el intercambio de documentos, los feeds de actividad personalizables y los calendarios de equipo.

Blink se integra con aplicaciones como Office 365 para ofrecer una experiencia unificada de búsqueda y administración de tareas. Con funciones de seguridad sólidas como el cifrado AES-256 y la autenticación multifactor, Blink mantiene los datos seguros a la vez que facilita la comunicación y la colaboración.

8. Iglú

Igloo ofrece una plataforma de trabajo digital que busca mejorar la comunicación, la colaboración y la cultura de las fuerzas laborales distribuidas. Su solución basada en la nube sirve como un centro digital que tiene como objetivo aumentar la productividad de los empleados independientemente de su ubicación, ya sea en oficinas corporativas, sitios remotos, utilizando dispositivos móviles o trabajando desde casa.

La plataforma se integra con herramientas populares para crear un destino centralizado para todos los empleados, todo ello con el fin de crear equipos más comprometidos.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva reúne las comunicaciones, el conocimiento, el aprendizaje, los recursos y las perspectivas en una plataforma integrada de experiencia de los empleados. Integrado en Microsoft Teams, Viva tiene como objetivo romper los silos y ayudar a los empleados a conectarse, encontrar información, desarrollar habilidades y medir el compromiso.

Las capacidades clave incluyen Viva Connections para noticias y recursos de la empresa, Viva Learning para contenido de capacitación, Viva Topics para acceder al conocimiento organizacional y Viva Insights para proporcionar análisis sobre los patrones de colaboración y las tendencias laborales.

Cómo seleccionar la mejor plataforma de software de intranet

Selección de la correcta intranet La plataforma para las necesidades de su organización requiere una evaluación cuidadosa de varios factores. Siga estas prácticas recomendadas cuando realice el proceso de selección de una solución de intranet:

Identifique las funciones imprescindibles

Comience por recopilar las opiniones de las partes interesadas de todos los departamentos para desarrollar una lista completa de las funciones imprescindibles de la intranet. Priorice capacidades como el almacenamiento y la búsqueda de documentos, el directorio corporativo, las noticias y los anuncios, los controles de acceso y los análisis. Considera la posibilidad de integrarte con tu software actual y opta por una página de inicio personalizable que se adapte a los diferentes grupos de empleados.

Evalúe el costo total de propiedad

No se limite a mirar las tarifas de licencia en la cotización del proveedor. Calcule el costo total de propiedad, incluidos los servicios de implementación, la capacitación en administración de cambios, las actualizaciones de la plataforma, las personalizaciones y el soporte continuo. Una plataforma de menor costo podría requerir más recursos de TI para la configuración y aumentar los costos operativos con el tiempo.

Defina las métricas de éxito

Alinee lo que significa el éxito para la intranet en las primeras etapas del proceso de compra. Identifique las métricas clave de adopción, participación y rendimiento alineadas con objetivos empresariales específicos, como mejorar las comunicaciones de la empresa, aumentar la productividad o reducir los costos operativos. Esto sirve como base para medir el ROI.

Línea de fondo

Encontrar la mejor plataforma de software de intranet para tu equipo puede resultar difícil, pero esperamos que esta guía te haya servido de punto de partida para tu viaje.

La categoría ha evolucionado drásticamente en los últimos años y ahora hay muchas plataformas de intranet excelentes disponibles en el mercado, cada una de las cuales es capaz de agilizar las comunicaciones, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre sus equipos. Según estudios recientes, los líderes de RRHH siguen priorizando el compromiso de los empleados. Teniendo esto en cuenta, podemos esperar que el software de intranet siga mejorando en los próximos años.

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