Nie jest tajemnicą, że zaangażowanie pracowników spadło w ciągu ostatnich kilku lat. Według Gallupa, spadło w 2021 i 2022 roku. Połączenie pandemii, przejścia na pracę hybrydową oraz stale rosnącej liczby aplikacji w miejscu pracy stworzyło nowe wyzwania dla liderów HR, którzy starają się utrzymać zaangażowanie i produktywność swoich zespołów.

Z tej sytuacji wyłoniła się nowa fala narzędzi, które pomagają firmom rozwiązywać te problemy w nowy sposób. Oprogramowanie intranetowe jest jednym z takich narzędzi. Cóż, ‘nowoczesne oprogramowanie intranetowe’ mówiąc bardziej precyzyjnie. W końcu intranety istnieją już od jakiegoś czasu. Jednak rynek obecnie jest zalany nowymi i innowacyjnymi rozwiązaniami intranetowymi, z których wiele wykorzystuje najnowszą technologię AI.

W tym przewodniku zbadamy najlepsze rozwiązania oprogramowania intranetowego dostępne na rynku dziś, nakreślimy niezbędne funkcje oraz podzielimy się wskazówkami jak określić, które intranet jest najlepszym dopasowaniem dla twojej firmy. Zanurzmy się!

Czym jest platforma oprogramowania intranetowego?

Platforma oprogramowania intranetowego to wewnętrzna sieć, która umożliwia pracownikom komunikację, współpracę i dostęp do informacji w obrębie organizacji. W miarę jak firmy stają się coraz bardziej zorientowane na technologię, a siły robocze coraz bardziej zróżnicowane, posiadanie solidnej platformy intranetowej jest kluczowe dla wielu firm w 2024 roku.

Intranet dla pracowników może poprawić komunikację, dając organizacjom centralne miejsce, w którym pracownicy z różnych lokalizacji i działów mogą uzyskiwać dostęp do wiadomości firmowych, dokumentów policyjnych, schematów organizacyjnych i innych. Zamiast polegać na długich łańcuchach e-mailowych lub dyskach sieciowych, do których niektóre zespoły mają dostęp, dobrze zarządzany intranet zapewnia, że każdy pracownik jest na tej samej stronie.

Jakie są najważniejsze funkcje oprogramowania intranetowego?

Oceniając platformy intranetowe, istnieje kilka kluczowych funkcji , które stały się standardem w ostatnich latach, ponieważ kategoria ta ewoluowała. Funkcje te odgrywają kluczową rolę w wzmacnianiu komunikacji, współpracy i dzielenia się wiedzą między pracownikami i zespołami. 

Strona główna i ogłoszenia

Dostosowywalna strona główna jest niezbędna. Działa jako centralna strona startowa dla pracowników, aby uzyskać ogólne wiadomości organizacyjne i uzyskać dostęp do kluczowych zasobów. Możliwość wysyłania ogłoszeń jest również kluczowa, ponieważ pozwala zespołom liderów przesyłać wiadomości o wysokim priorytecie do wszystkich pracowników.

Przechowywanie i udostępnianie dokumentów

Centralne repozytorium do przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów wszelkiego rodzaju jest jednym z głównych powodów, dla których firmy inwestują w intranet. Jednak wraz z wielkością narzędzi do współpracy, która zaczyna już przytłaczać pracowników, wiele firm poszukuje teraz repozytorium wiedzy, które jest dostępne w przepływie pracy pracowników–eliminując konieczność otwierania nowej karty lub logowania się do innego portalu.

Katalog pracowników

Aktualny schemat organizacyjny z informacjami kontaktowymi, działami, lokalizacjami i strukturą raportowania jest niezmiernie wartościowy. Może to pomóc w komunikacji wewnętrznej, ułatwić identyfikację ekspertów i poprawić współpracę między zespołami. Najlepsze platformy intranetowe integrują się z systemami HR, aby informacje były zawsze aktualne.

Zarządzanie wiedzą

Bazy wiedzy, wiki i moduły szkoleniowe online pozwalają firmom uchwycić wiedzę instytucjonalną, która mogłaby inaczej zostać utracona. To świetne dla onboardingu, zapewniając spójność i zmniejszając podstawowe pytania do IT i HR.

Kontrola dostępu

Zarządzanie dostępem i możliwościami edycji jest ważne dla bezpieczeństwa i organizacji informacji w intranecie. Na przykład dokumentacja HR powinna być widoczna tylko dla określonego personelu, a wrażliwe informacje powinny być dostępne tylko dla członków zespołu, którzy muszą mieć do nich dostęp.

Integracje aplikacji

W obliczu tego, że pracownicy dzisiaj używają coraz więcej narzędzi na co dzień, kluczowe jest, aby intranet posiadał szeroką gamę integracji. Możliwość osadzania codziennych aplikacji biznesowych, takich jak Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox i narzędzi do zarządzania projektami, znacznie przyczynia się do tworzenia płynnych przepływów pracy.

Analiza

Intranet jest wart tyle, ile jego wskaźnik przyjęcia. Analizy dostarczają informacji na temat rzeczywistych wzorców użytkowania intranetu w porównaniu do zakładanych potrzeb. To pozwala na stopniowe dostosowywanie platform, zapewniając ich ciągłe użytkowanie w całej organizacji.

9 najlepszych platform

1. Guru

Guru oferuje funkcje nowoczesnego intranetu dla pracowników, wraz z inteligentnym wyszukiwaniem AI i możliwościami wiki–wszystko w jednej platformie. Z Guru firmy mogą dostosować stronę główną swojego intranetu, aby zapewnić każdemu pracownikowi znajome doświadczenie, wyróżnić ważne aktualizacje i bezproblemowo śledzić zaangażowanie w ogłoszenia na poziomie firmy lub zespołu. Pracownicy mogą również natychmiast uzyskać dostęp i zarejestrować informacje z Slack, Teams oraz wszelkich aplikacji internetowych w swojej stosie technologicznym.

Dzięki solidnemu zestawowi integracji Guru, zespoły mogą zintegrować swoją strukturę organizacyjną i profile pracowników z synchronizacjami HRIS oraz zwiększać wydajność procesów, łącząc swoje najpopularniejsze narzędzia z Guru za pomocą Workato i Zapiera.

Zobacz nasz film demonstracyjny on-demand , aby dowiedzieć się więcej!

2. Workvivo

Workvivo to platforma doświadczenia pracowników zaprojektowana w celu poprawy kultury firmy poprzez zjednoczenie komunikacji, zaangażowania oraz funkcji analitycznych w jednym aplikacji. Zaprojektowana w celu budowania więzi między rozproszonymi zespołami, Workvivo umożliwia pracownikom wyrażenie swojego zdania, jednocześnie zapewniając nadzór senior leaders.

Główne propozycje wartości to mniejsze rozproszenie i większe zaangażowanie dzięki znajomej interfejsowi społecznościowemu, szybkie przyjęcie i integrację z istniejącymi narzędziami oraz analizy treści w celu zrozumienia zachowań odbiorców. Przejęta przez Zoom w 2023 roku, Workvivo jest używane globalnie w różnych branżach, takich jak opieka zdrowotna i lotnictwo, aby dostarczyć spójne doświadczenie pracownika.

3. Simpplr

Simpplr to platforma doświadczenia pracowników napędzana AI, wykorzystywana przez firmy do zwiększenia zaangażowania i produktywności. Oprogramowanie zapewnia spersonalizowane doświadczenia zaprojektowane w celu inspirowania zespołów, niezależnie od tego, czy mają one biurko w biurze, czy pracują w modelu hybrydowym lub całkowicie zdalnym.

Główne możliwości obejmują integracje bez użycia kodu, inteligentne wyszukiwanie i analitykę preskrypcyjną, które mają na celu wspieranie firm w poprawie zaangażowania pracowników w całej organizacji.

4. Jive

Jive oferuje interaktywną platformę intranetową, która łączy pracowników z informacjami i ludźmi, którzy są im potrzebni, aby doskonale wykonywać swoje zadania. Ich oprogramowanie działa jako centrum współpracy, integrując rozproszone systemy w jedno wspólne środowisko dostępne za pośrednictwem komputerów stacjonarnych i urządzeń mobilnych.

Funkcje takie jak analiza sentymentów, pilne powiadomienia i inteligencja adaptacyjna mają na celu proaktywne połączenie pracowników z kluczowymi zasobami–wszystko w celu pomocy firmom w wykorzystaniu ich zbiorowej wiedzy dla uzyskania przewagi konkurencyjnej.

5. Happeo

Happeo to platforma oprogramowania intranetowego nowej generacji, która pomaga zespołom zarządzać dzieleniem się wiedzą oraz wewnętrzną komunikacją w jednolitym miejscu pracy. Oferuje kreatory stron z szablonami i integracjami z popularnymi narzędziami, takimi jak Gmail, Google Drive i innymi, aby pomóc firmom utrzymać pracowników poinformowanych, zharmonizowanych i produktywnych.

Kluczowe funkcje obejmują natywne aplikacje mobilne do łączności w drodze, funkcje sieciowe do ułatwienia swobodnego przepływu informacji w organizacji oraz inteligentne wyszukiwanie, które wyszukuje odpowiednie treści z wewnętrznych i zewnętrznych źródeł.

6. LumApps

LumApps to platforma doświadczenia pracowników, która ma na celu zwiększenie zaangażowania, współpracy i produktywności siły roboczej. Nasze aplikacje internetowe i mobilne zostały zaprojektowane, aby pomóc organizacjom zapewnić spersonalizowane, bogate w multimedia doświadczenie dla każdego pracownika, w tym pracowników na pierwszej linii i zdalnych, dostosowane do ich roli, lokalizacji, języka i urządzenia. 

LumApps dąży do poprawy współpracy, umożliwiając pracownikom łatwe dzielenie się wiedzą w bogatych przestrzeniach społeczności, filmach i nie tylko. Pomaga również pracownikom przechodzić przez kluczowe momenty, takie jak onboarding, dzięki zintegrowanym ścieżkom. Integracje z Microsoft, Google i innymi popularnymi aplikacjami biznesowymi maksymalizują produktywność jednostek i zespołów, łącząc pracowników z ludźmi, narzędziami i informacjami, których potrzebują.

7. Blink

Blink to rozwiązanie software'owe do zaangażowania pracowników zaprojektowane specjalnie dla pracowników na pierwszej linii. Jego platforma z miejscem na urządzenia mobilne oferuje funkcje, takie jak czat z możliwością przeszukiwania historii, udostępnianie dokumentów, dostosowywane kanały aktywności oraz kalendarze zespołowe. 

Blink integruje się z aplikacjami, takimi jak Office 365, aby zapewnić zintegrowane doświadczenie w zakresie wyszukiwania i zarządzania zadaniami. Dzięki solidnym funkcjom bezpieczeństwa, takim jak szyfrowanie AES-256 i uwierzytelnienie wieloskładnikowe, Blink chroni dane, jednocześnie ułatwiając komunikację i współpracę.

8. Igloo

Igloo oferuje platformę cyfrowego miejsca pracy, która ma na celu poprawę komunikacji, współpracy i kultury rozproszonych zespołów. Ich rozwiązanie w chmurze działa jako cyfrowe centrum, które ma na celu zwiększenie wydajności pracowników, niezależnie od lokalizacji - czy to w biurach korporacyjnych, zdalnych, na urządzeniach mobilnych, czy pracując z domu.

Platforma integruje się z popularnymi narzędziami, aby stworzyć scentralizowane miejsce docelowe dla wszystkich pracowników, mając na celu stworzenie bardziej zaangażowanych zespołów.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva łączy komunikację, wiedzę, naukę, zasoby i wnioski w zintegrowaną platformę doświadczeń pracowników. Wbudowane w Microsoft Teams, Viva ma na celu przełamywanie silosów i pomaganie pracownikom w nawiązywaniu kontaktów, znajdowaniu informacji, rozwijaniu umiejętności i mierzeniu zaangażowania.

Kluczowe możliwości obejmują Viva Connections dla newsów i zasobów firmowych, Viva Learning dla treści szkoleniowych, Viva Topics dla dostępu do wiedzy organizacyjnej oraz Viva Insights w celu dostarczania analiz wzorców współpracy i trendów w pracy.

Jak wybrać najlepszą platformę oprogramowania intranetowego

Wybór odpowiedniej platformy intranetowej dla potrzeb twojej organizacji wymaga dokładnej oceny w wielu aspektach. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, przechodząc przez proces wyboru rozwiązania intranetowego:

Zidentyfikuj kluczowe funkcje

Rozpocznij od zbierania opinii od interesariuszy z różnych działów, aby opracować kompleksową listę kluczowych funkcji intranetowych. Priorytetyzuj możliwości takie jak przechowywanie dokumentów i wyszukiwanie, katalog korporacyjny, wiadomości i ogłoszenia, kontrole dostępu oraz analizy. Rozważ integracje z istniejącym oprogramowaniem oraz potrzebę dostosowywanej strony głównej dostosowanej do różnych grup pracowników.

Oceń całkowity koszt posiadania

Nie patrz tylko na opłaty licencyjne w ofercie dostawcy. Oblicz całkowity koszt posiadania, w tym usługi wdrożeniowe, szkolenie w zarządzaniu zmianami, aktualizacje platformy, dostosowania i bieżące wsparcie. Taniejsza platforma może wymagać większych zasobów IT do konfiguracji i zwiększać koszty operacyjne w dłuższym okresie.

Zdefiniuj wskaźniki sukcesu

Skoncentruj się na tym, jak wygląda sukces dla intranetu na wczesnym etapie procesu zakupu. Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki przyjęcia, zaangażowania i wydajności dostosowane do konkretnych celów biznesowych, takich jak poprawa komunikacji w firmie, zwiększenie produktywności lub zmniejszenie kosztów operacyjnych. To służy jako punkt odniesienia do mierzenia ROI.

Podsumowanie

Znalezienie najlepszej platformy oprogramowania intranetowego dla twojego zespołu może być trudne, ale mamy nadzieję, że ten przewodnik dał ci zastrzyk energii na twojej drodze.

Kategoria ta w ostatnich latach znacznie się rozwinęła, a obecnie na rynku dostępnych jest wiele doskonałych platform intranetowych, z których każda może usprawniać komunikację, współpracę i dzielenie się wiedzą w twoich zespołach. Zgodnie z danymi z ostatnich badań, liderzy HR nadal koncentrują się na zaangażowaniu pracowników. Mając to na uwadze, możemy spodziewać się, że oprogramowanie intranetowe będzie się w latach przyszłych nadal rozwijać.

‍