Tidak ada rahasia bahwa keterlibatan karyawan telah menurun selama beberapa tahun terakhir. Menurut Gallup, itu turun pada tahun 2021 dan 2022. Kombinasi dari pandemi, pergeseran ke kerja hibrida, dan jumlah aplikasi tempat kerja yang terus meningkat telah menciptakan tantangan baru bagi para pemimpin SDM yang berusaha menjaga tim mereka tetap terlibat dan produktif.

Dari situasi ini, gelombang baru alat telah muncul untuk membantu perusahaan menyelesaikan masalah ini dengan cara baru. Perangkat lunak intranet adalah salah satu alat tersebut. Yah, ‘perangkat lunak intranet modern’ untuk lebih spesifik. Bagaimanapun, intranet sudah ada sejak lama. Namun, pasar sekarang dipenuhi dengan solusi intranet yang segar dan inovatif, banyak di antaranya memanfaatkan teknologi AI terbaru.

Dalam panduan ini, kami akan menjelajahi solusi perangkat lunak intranet terbaik di pasar saat ini, menggariskan fitur-fitur penting yang harus ada, dan memberikan panduan tentang cara menentukan intranet mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda. Mari kita mulai!

Apa Itu Platform Perangkat Lunak Intranet?

Platform perangkat lunak intranet adalah jaringan internal yang memungkinkan karyawan berkomunikasi, berkolaborasi, dan mengakses informasi di dalam organisasi. Dengan perusahaan yang semakin mengandalkan teknologi dan tenaga kerja yang semakin terdistribusi, memiliki platform intranet yang kuat sangat penting bagi banyak bisnis di tahun 2024.

Sebuah intranet karyawan dapat meningkatkan komunikasi dengan memberi organisasi tempat terpusat bagi karyawan di berbagai lokasi dan departemen untuk mengakses berita perusahaan, dokumen kebijakan, bagan organisasi, dan lainnya. Daripada mengandalkan rantai email panjang atau drive jaringan yang dapat diakses beberapa tim, intranet yang dikelola dengan baik memastikan setiap karyawan berada di halaman yang sama.

Apa Fitur Paling Penting dari Perangkat Lunak Intranet?

Saat mengevaluasi platform intranet, ada beberapa fitur kunci yang wajib ada yang telah menjadi standar dalam beberapa tahun terakhir, seiring evolusi kategori ini. Fitur-fitur ini memainkan peran penting dalam meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan antara karyawan dan tim. 

Beranda dan Pengumuman

Beranda yang dapat disesuaikan sangat penting. Ini berfungsi sebagai halaman arahan pusat bagi karyawan untuk mendapatkan berita di seluruh organisasi dan mengakses sumber daya kunci. Kemampuan untuk mengirim pengumuman juga penting karena memungkinkan tim kepemimpinan untuk mengirim pesan yang sensitif terhadap waktu kepada semua karyawan.

Penyimpanan dan Berbagi Dokumen

Repositori pusat untuk menyimpan, mengorganisir, dan berbagi dokumen dari semua jenis adalah salah satu alasan utama perusahaan berinvestasi di intranet. Namun, dengan volume alat kolaborasi yang kini mulai membanjiri pekerja, banyak perusahaan kini mencari repositori pengetahuan yang dapat diakses dalam alur kerja karyawan–menghilangkan kebutuhan untuk membuka tab baru atau masuk ke portal yang berbeda.

Direktori Perusahaan

Bagan organisasi yang selalu diperbarui dengan informasi kontak, departemen, lokasi, dan struktur pelaporan sangat berharga. Ini dapat membantu dalam komunikasi internal, memudahkan untuk mengidentifikasi para ahli, dan meningkatkan kolaborasi antar tim. Platform intranet terkemuka terintegrasi dengan sistem HR sehingga informasi selalu diperbarui.

Manajemen Pengetahuan

Basis pengetahuan, wiki dan modul pelatihan online memungkinkan perusahaan untuk menangkap pengetahuan institusional yang mungkin sebaliknya hilang. Ini sangat baik untuk onboarding, memastikan konsistensi, dan mengurangi pertanyaan dasar kepada IT dan HR.

Kontrol Akses

Mengelola akses dan kemampuan pengeditan penting untuk keamanan dan mengorganisir informasi di intranet. Sebagai contoh, dokumentasi HR seharusnya hanya terlihat oleh staf tertentu dan informasi sensitif hanya seharusnya tersedia untuk anggota tim yang membutuhkannya.

Integrasi Aplikasi

Dengan karyawan saat ini menggunakan semakin banyak alat setiap hari, sangat penting agar intranet memiliki berbagai macam integrasi. Kemampuan untuk menyematkan aplikasi bisnis sehari-hari seperti Office 365, G Suite, Salesforce, Dropbox dan alat manajemen proyek sangat membantu dalam menciptakan alur kerja yang tanpa batas.

Analitik

Sebuah intranet hanya seberharga tingkat adopsinya. Analitik memberikan wawasan tentang pola penggunaan intranet yang sebenarnya dibandingkan dengan kebutuhan yang diasumsikan. Ini memungkinkan platform untuk disesuaikan dari waktu ke waktu, memastikan penggunaan yang berkelanjutan di seluruh organisasi.

9 Platform Teratas

1. Guru

Guru menawarkan fitur-fitur dari intranet karyawan modern, bersama dengan pencarian AI enterprise dan kemampuan wiki–semuanya dalam satu platform. Dengan Guru, perusahaan dapat menyesuaikan beranda intranet mereka untuk memberikan pengalaman yang familiar kepada setiap karyawan, menyoroti pembaruan penting, dan melacak keterlibatan secara mulus pada pengumuman perusahaan atau tim. Karyawan juga dapat langsung mengakses dan menangkap informasi dari Slack, Teams, dan aplikasi berbasis web lainnya dalam tumpukan teknologi mereka.

Berkat rangkaian integrasi yang kuat dari Guru, tim dapat mengintegrasikan bagan organisasi dan profil karyawan dengan sinkronisasi HRIS dan meningkatkan proses dengan menghubungkan alat paling populer mereka dengan Guru melalui Workato dan Zapier.

Lihat video demo on-demand kami di sini untuk mempelajari lebih lanjut!

2. Workvivo

Workvivo adalah platform pengalaman karyawan yang dirancang untuk meningkatkan budaya perusahaan dengan mengintegrasikan komunikasi, keterlibatan, dan fitur analitik ke dalam satu aplikasi. Dirancang untuk membangun koneksi antar tim yang terdistribusi, Workvivo memberdayakan karyawan untuk memiliki suara sambil memberikan pengawasan kepada para pemimpin senior.

Proposisi nilai kunci mencakup lebih sedikit gangguan dan keterlibatan yang lebih besar melalui antarmuka sosial yang familiar, adopsi dan integrasi yang cepat dengan alat yang ada, dan analitik konten untuk memahami perilaku audiens. Diakuisisi oleh Zoom pada tahun 2023, Workvivo digunakan secara global di berbagai industri seperti kesehatan dan penerbangan untuk memberikan pengalaman karyawan yang terintegrasi.

3. Simpplr

Simpplr adalah platform pengalaman karyawan yang didukung AI yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan keterlibatan dan produktivitas. Perangkat lunak ini memberikan pengalaman yang dipersonalisasi yang dirancang untuk menginspirasi tim baik yang memiliki tenaga kerja di kantor, hibrida, atau sepenuhnya jarak jauh.

Kemampuan inti mencakup integrasi tanpa kode, pencarian cerdas, dan analitik preskriptif, yang semuanya dirancang untuk membantu perusahaan meningkatkan keterlibatan karyawan di seluruh organisasi.

4. Jive

Jive menyediakan platform intranet interaktif yang menghubungkan karyawan dengan informasi dan orang-orang yang mereka butuhkan untuk berprestasi di pekerjaan mereka. Perangkat lunak mereka bertindak sebagai pusat kolaborasi, mengintegrasikan sistem yang terfragmentasi ke dalam satu lingkungan umum yang dapat diakses melalui desktop dan mobile.

Kemampuan seperti analitik sentimen, notifikasi mendesak, dan kecerdasan adaptif bertujuan untuk secara proaktif menghubungkan karyawan dengan sumber daya penting–semua dengan tujuan membantu perusahaan memanfaatkan pengetahuan kolektif mereka untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

5. Happeo

Happeo adalah platform perangkat lunak intranet generasi berikutnya yang membantu tim mengelola berbagi pengetahuan dan komunikasi internal dalam satu ruang kerja yang terpadu. Ini menawarkan pembangun halaman dengan template dan integrasi dengan alat populer seperti Gmail, Google Drive, dan lainnya untuk membantu perusahaan menjaga karyawan tetap terinformasi, selaras, dan produktif.

Fitur kunci mencakup aplikasi mobile native untuk konektivitas saat bepergian, kemampuan jaringan sosial untuk memfasilitasi aliran informasi yang bebas di seluruh organisasi, dan pencarian cerdas untuk menampilkan konten relevan dari sumber internal dan eksternal.

6. LumApps

LumApps adalah platform pengalaman karyawan yang bertujuan untuk meningkatkan keterlibatan tenaga kerja, kolaborasi, dan produktivitas. Aplikasi web dan mobile-nya dirancang untuk membantu organisasi memberikan pengalaman yang dipersonalisasi, kaya media kepada setiap karyawan, termasuk karyawan garis depan dan pekerja remote, disesuaikan dengan peran, lokasi, bahasa, dan perangkat mereka. 

LumApps berupaya meningkatkan kolaborasi dengan memberdayakan karyawan untuk dengan mudah berbagi pengetahuan melalui ruang komunitas yang kaya, video, dan lainnya. Ini juga membimbing pekerja melalui momen kunci seperti onboarding dengan perjalanan terintegrasi. Integrasi dengan Microsoft, Google, dan aplikasi bisnis populer lainnya memaksimalkan produktivitas individu dan tim dengan menghubungkan karyawan dengan orang-orang, alat, dan informasi yang mereka butuhkan.

7. Blink

Blink adalah solusi perangkat lunak keterlibatan karyawan yang dirancang khusus untuk pekerja garis depan. Platform mobile-first ini menawarkan fitur seperti pesan obrolan dengan riwayat yang dapat dicari, berbagi dokumen, umpan aktivitas yang dapat disesuaikan, dan kalender tim. 

Blink terintegrasi dengan aplikasi seperti Office 365 untuk menawarkan pengalaman pencarian dan manajemen tugas yang terintegrasi. Dengan fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi AES-256 dan otentikasi multi-faktor, Blink menjaga data tetap aman sambil memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi.

8. Igloo

Igloo menawarkan platform tempat kerja digital yang bertujuan untuk meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan budaya dari tenaga kerja yang terdistribusi. Solusi berbasis cloud ini berfungsi sebagai pusat digital yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan tanpa memandang lokasi - baik di kantor perusahaan, lokasi jarak jauh, menggunakan perangkat seluler, atau bekerja dari rumah.

Platform ini terintegrasi dengan alat populer untuk menciptakan tujuan terpusat bagi semua karyawan, semua dengan pandangan untuk menciptakan tim yang lebih terlibat.

9. Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva menggabungkan komunikasi, pengetahuan, pembelajaran, sumber daya, dan wawasan menjadi satu platform pengalaman karyawan yang terintegrasi. Terintegrasi dalam Microsoft Teams, Viva bertujuan untuk memecah silo dan membantu karyawan terhubung, menemukan informasi, mengembangkan keterampilan, dan mengukur keterlibatan.

Kemampuan kunci mencakup Viva Connections untuk berita dan sumber daya perusahaan, Viva Learning untuk konten pelatihan, Viva Topics untuk akses ke pengetahuan organisasi, dan Viva Insights untuk memberikan analitik tentang pola kolaborasi dan tren kerja.

Cara Memilih Platform Perangkat Lunak Intranet Terbaik

Memilih platform intranet yang tepat untuk kebutuhan organisasi Anda memerlukan evaluasi yang cermat di sejumlah faktor. Ikuti praktik terbaik ini saat melalui proses seleksi solusi intranet:

Identifikasi Fitur yang Harus Dimiliki

Mulailah dengan mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan di berbagai departemen untuk menyusun daftar komprehensif fitur-fitur intranet yang harus dimiliki. Prioritaskan kemampuan seperti penyimpanan dan pencarian dokumen, direktori perusahaan, berita dan pengumuman, kontrol akses, dan analitik. Pertimbangkan integrasi dengan perangkat lunak yang ada dan keinginan untuk beranda yang dapat disesuaikan yang diperuntukkan bagi berbagai kelompok karyawan.

Evaluasi Total Biaya Kepemilikan

Jangan hanya melihat biaya lisensi dalam kutipan vendor. Hitung total biaya kepemilikan termasuk layanan implementasi, pelatihan manajemen perubahan, peningkatan platform, kustomisasi, dan dukungan berkelanjutan. Platform dengan biaya lebih rendah bisa memerlukan lebih banyak sumber daya TI untuk konfigurasi dan meningkatkan biaya operasional seiring waktu.

Tentukan Metrik Keberhasilan

Selaraskan apa yang terlihat sebagai kesuksesan untuk intranet di awal perjalanan pembelian. Identifikasi metrik adopsi, keterlibatan, dan kinerja kunci yang selaras dengan tujuan bisnis spesifik seperti meningkatkan komunikasi perusahaan, meningkatkan produktivitas, atau mengurangi biaya operasional. Ini menjadi dasar untuk mengukur ROI.

Kesimpulan

Menemukan platform perangkat lunak intranet terbaik untuk tim Anda dapat menjadi sulit, tetapi kami harap panduan ini telah memberikan Anda awal untuk perjalanan Anda.

Kategori ini telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir dan sekarang ada banyak platform intranet yang sangat baik tersedia di pasar, masing-masing mampu menyederhanakan komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan di seluruh tim Anda. Menurut studi terbaru, para pemimpin SDM terus memprioritaskan keterlibatan karyawan. Dengan pikiran ini, kita dapat mengharapkan perangkat lunak intranet untuk terus meningkatkan selama bertahun-tahun yang akan datang.

‍