Di tempat kerja saat ini, adalah hal yang umum untuk menghabiskan hingga beberapa jam setiap minggu mencari dokumen, file, dan informasi. Dengan begitu banyak aplikasi yang sekarang di tangan kita, ada banyak lokasi digital di mana dokumen penting bisa disimpan.

Itulah sebabnya banyak perusahaan memutuskan untuk membeli CMS intranet. CMS intranet terbaik memberikan perusahaan cara mudah untuk memusatkan dokumentasi, memberikan tim mereka satu sumber kebenaran untuk informasi, dan meningkatkan komunikasi internal.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu CMS intranet, keuntungannya, dan fitur kuncinya.

Definisi CMS intranet 

Mari kita mulai dengan mendefinisikan istilah ‘intranet’ dan ‘content management system’ secara terpisah.

Intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawan perusahaan tersebut. Ini digunakan untuk menyimpan informasi yang berguna, membagikan pembaruan, dan memberikan akses kepada pekerja ke sumber daya seperti bagan organisasi, prosedur operasi standar, dan kebijakan cuti. Intranets telah ada selama beberapa dekade dan baru-baru ini telah melihat lonjakan popularitas berkat semakin modern, solusi berbasis AI memasuki pasar.

Jadi, itulah apa itu intranet. Tapi bagaimana dengan tiga huruf tersebut, ‘CMS’?

Nah, CMS–atau sistem manajemen konten–adalah jenis perangkat lunak yang memungkinkan penggunanya untuk membuat, mengedit, dan mengelola konten di sebuah situs web. CMS dikenal memiliki reputasi mudah digunakan dan dikelola. Saat ini, sebagian besar situs web yang memiliki bagian blog menggunakan CMS untuk menampung artikel mereka (seperti ini).

Jadi, dengan pemikiran ini, apa definisi dari ‘CMS intranet’?

CMS intranet adalah situs web internal perusahaan dengan sistem manajemen konten yang telah dibangun, yang memungkinkan administrator dan pengguna untuk dengan mudah mengunggah, memodifikasi, dan memelihara konten. Perusahaan menggunakan CMS intranet untuk memberikan karyawan mereka satu sumber kebenaran untuk informasi, meningkatkan kualitas komunikasi internal, dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

Manfaat dari CMS intranet

CMS intranet menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan. Mereka sangat menarik bagi bisnis yang ingin meningkatkan keterlibatan, retensi, dan produktivitas karyawan. Berikut adalah beberapa keuntungan kunci yang dijanjikan oleh intranet karyawan modern.

Tingkatkan berbagi pengetahuan

Mengingat banyaknya berbagai aplikasi yang harus dikelola oleh tim saat ini, lebih sulit dari sebelumnya untuk mencegah pengetahuan terpisah. Dan ketika itu terjadi, itu menyebabkan penurunan kolaborasi dan peningkatan pertanyaan yang diulang–dua tren yang dapat menyebabkan pertumbuhan perusahaan terhenti.

CMS intranet memberikan semua karyawan satu tempat untuk menyimpan, berbagi, dan menemukan pengetahuan. Sebagai hasilnya, ini dapat mengatasi silo dan memfasilitasi penyebaran pengetahuan secara mulus di seluruh tim.

Komunikasi internal yang lebih baik

Jika beberapa tahun terakhir telah mengajarkan kita sesuatu, itu adalah bahwa perubahan itu konstan–dan tak terhindarkan. Memimpin perusahaan melalui masa-masa sulit seperti ini adalah sesuatu yang mustahil tanpa komunikasi internal yang kuat. Perubahan pada strategi, kebijakan, dan produk perlu dikomunikasikan kepada semua karyawan dengan cepat dan jelas.

Sebuah intranet perusahaan menawarkan cara yang efektif untuk melakukan itu. Ini memberikan tim kepemimpinan kemampuan untuk memposting pembaruan kepada semua karyawan dan melihat tingkat keterlibatan secara real-time. Dengan cara itu, mereka tahu bahwa berita yang mereka bagikan telah diterima, terlihat, dan kemungkinan akan ditindaklanjuti.

Tingkatkan keterlibatan karyawan

Keterlibatan karyawan telah menurun dalam beberapa tahun terakhir, dan meningkatkannya adalah prioritas utama bagi banyak pemimpin HR. Ada banyak alat yang menjanjikan dorongan instan terhadap tingkat keterlibatan, tetapi sedikit yang seefektif CMS intranet yang banyak digunakan dan dikelola dengan baik.

Ketika karyawan dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, mendapatkan pembaruan reguler dari pemimpin, dan berinteraksi secara berarti dengan rekan-rekan mereka–bahkan dengan mereka yang berada di lokasi dan zona waktu yang berbeda–mereka cenderung merasa jauh lebih terlibat.

Efisiensi yang lebih besar 

Ketika perusahaan tidak memberikan cara yang mudah untuk mengakses informasi penting, itu adalah resep untuk ketidakefisienan. Karyawan bisa kehilangan jam setiap minggu mencari apa yang mereka butuhkan, dan sering kali akan meminta bantuan rekan kerja, yang pada gilirannya memperlambat rekan kerja tersebut. Pola seperti ini terakumulasi seiring waktu dan menyebabkan efisiensi menurun.

Dengan intranet karyawan yang dikelola dengan baik, karyawan tahu persis kemana harus pergi untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dan mereka tidak mengganggu rekan-rekan mereka dengan pertanyaan. Hasilnya adalah peningkatan efisiensi di seluruh perusahaan.  

Tingkat retensi yang lebih tinggi

Penelitian dari Forrester telah menunjukkan bahwa kurangnya akses ke informasi berharga adalah kontributor utama untuk kelelahan. Dan ketika karyawan mengalami kelelahan, mereka memiliki risiko tinggi untuk mengundurkan diri.

Dengan memberikan karyawan satu sumber kebenaran untuk informasi, serta kesempatan untuk terlibat dengan rekan-rekan mereka, intranet perusahaan dapat membantu mencegah kelelahan dan menjaga tingkat retensi tetap tinggi.

Cara mengimplementasikan CMS intranet

Sekarang Anda mungkin merasa antusias dengan pemikiran menikmati banyak manfaat yang ditawarkan oleh CMS intranet. Jadi, Anda harus! Tetapi penting untuk diingat bahwa produk perangkat lunak apa pun hanya efektif jika diadopsi oleh pengguna yang dimaksudkan.

Jalan menuju adopsi dimulai dengan implementasi yang berhasil. Berikut adalah langkah-langkah kunci yang harus diikuti saat mengimplementasikan intranet baru.

Tentukan kesuksesan

Sebelum memulai dengan intranet perusahaan, penting untuk dengan jelas mendefinisikan tantangan yang ingin Anda selesaikan dan seperti apa kesuksesan itu.

Jika masalahnya adalah komunikasi internal yang buruk, penting bahwa CMS intranet yang Anda pilih memiliki fitur yang dapat mengatasi masalah tersebut. Demikian pula, jika masalah yang dihadapi perusahaan Anda adalah kurangnya berbagi pengetahuan, mungkin produk lain–seperti alat pencarian AI enterprise atau wiki–merupakan opsi yang lebih baik.

Dengan jelas mendefinisikan visi kesuksesan adalah langkah pertama untuk memastikan bahwa pembelian Anda akan menjadi investasi yang positif.

Latih dan orientasikan pengguna

Tidak cukup hanya dengan ‘atur dan lupakan’ CMS intranet. Sangat penting untuk merencanakan proses orientasi yang jelas yang memberi semua karyawan tingkat akses yang mereka butuhkan, menunjukkan kepada mereka cara menggunakan produk baru, dan idealnya memerlukan mereka untuk menyelesaikan tugas tertentu seperti mempublikasikan konten atau memperbarui profil mereka. Video pelatihan on-demand, lokakarya langsung, dan jam kerja dengan administrator adalah semua cara efektif untuk membantu karyawan membiasakan diri dengan intranet baru.

Proses orientasi yang dilaksanakan dengan baik untuk karyawan yang ada dan karyawan baru akan memastikan CMS intranet Anda menawarkan sebanyak mungkin nilai.

Tetapkan pedoman dan tugaskan tanggung jawab

Pedoman dan tata kelola yang baik diperlukan agar intranet perusahaan Anda dapat berhasil dalam jangka panjang. Karyawan tertentu, seperti anggota senior tim HR misalnya, harus diberikan izin tingkat lanjut yang memberi mereka pengawasan tentang bagaimana CMS intranet diatur.

Harus ada pedoman konten yang berlaku untuk memberikan arahan kepada tim tentang jenis informasi apa yang harus ditambahkan dan bagaimana cara membagikannya. Merupakan praktik yang baik untuk memberikan tim template siap pakai untuk berbagai jenis konten. Ini tidak hanya membuat tugas menambahkan konten lebih mudah, tetapi memberi semua karyawan pengalaman yang konsisten saat mengonsumsi informasi yang disimpan di intranet.

Ukur kinerja

CMS intranet bukanlah solusi jangka pendek. Ini adalah investasi jangka panjang yang harus terus memberikan nilai. Jadi penting untuk memiliki metrik kesuksesan yang jelas dan melaporkan kinerja secara teratur.

Metrik seperti penggunaan harian oleh karyawan dan tingkat bacaan pada konten penting dapat menjadi ukuran keberhasilan yang efektif. Survei karyawan adalah cara lain untuk mendapatkan umpan balik tentang efektivitas intranet. Ketika pembelajaran muncul, penting untuk bertindak cepat untuk mengatasi masalah yang teridentifikasi.

Masa depan: CMS intranet bertenaga AI 

Kategori intranet telah mengalami kelahiran kembali dalam beberapa tahun terakhir dengan munculnya gelombang baru intranet CMS modern. Jika Anda membandingkan opsi, baca artikel kami tentang 9 platform dan alat perangkat lunak intranet terbaik di 2024. Fitur yang dulunya dianggap sebagai terdepan kini telah menjadi hal yang umum. 

Sekarang, intranet CMS terkemuka didukung oleh teknologi AI generatif terbaru. Ini memungkinkan karyawan melakukan hal-hal seperti mencari semua konten di intranet mereka dan mendapatkan jawaban instan untuk pertanyaan mereka serta melihat konten yang dipersonalisasi di intranet mereka berdasarkan peran, lokasi, dan aktivitas terbaru mereka. 

Kemampuan seperti ini menjadikan CMS intranet semakin efektif dalam membantu perusahaan meningkatkan berbagi pengetahuan, komunikasi internal, dan produktivitas. Intranet karyawan guru adalah solusi modern yang didukung oleh AI dan dilengkapi dengan kemampuan pencarian AI enterprise dan basis pengetahuan. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, tonton video demo sesuai permintaan kami.

‍