今日の職場では、文書、ファイル、情報を探すのに毎週数時間を費やすことが一般的です。 私たちの指先には 非常に多くのアプリがありますが、重要なドキュメントが保存されている可能性のあるデジタルの場所は無数にあります。

だから、多くの企業がCMSイントラネットを購入することに決めるのです。 優れたCMSイントラネットは、企業に資料を集約する簡単な方法を提供し、チームに対して情報の唯一の真実の源を提供し、内部コミュニケーションを改善します。

この記事では、CMSイントラネットが何であるか、その利点、主要な機能について説明します。

CMSイントラネットの定義 

まず、用語 ‘イントラネット’ と‘コンテンツ管理システム’を別々に定義しましょう。

イントラネットとは、その会社の従業員のみがアクセスできる内部の会社のウェブサイトです。 これは、役立つ情報を保存し、更新を共有し、従業員に組織図や 標準業務手順、休暇ポリシーなどのリソースへのアクセスを提供するために使用されます。 イントラネットは何十年も前から存在しており、最近では市場に登場したより現代的でAI駆動のソリューションのおかげで人気が急上昇しています。

これが イントラネットとは何かです。 しかし、その3つの文字‘CMS’についてはどうでしょうか？

さて、CMS、つまりコンテンツ管理システムは、ユーザーがウェブサイト上でコンテンツを作成、編集、管理できるタイプのソフトウェアです。 CMSは使いやすく、維持しやすいという評判があります。 今日、ブログセクションを持つほとんどのウェブサイトは、自分たちの記事をホストするためにCMSを使用しています（このページのように）。

では、このことを考慮して、‘CMSイントラネット’の定義とは何でしょうか？

CMSイントラネットは、コンテンツ管理システムが組み込まれた内部の会社ウェブサイトであり、管理者とユーザーがコンテンツを簡単にアップロード、変更、および維持できるようにします。 企業は、CMSイントラネットを使用して従業員に情報の唯一の真実の源を提供し、内部コミュニケーションの質を向上させ、チーム間のコラボレーションを改善します。

CMSイントラネットの利点

CMSイントラネットは企業に多くの利点を提供します。 彼らは特に、従業員のエンゲージメント、保持、効率を改善したいと考えている企業にとって魅力的です。 ここに、現代の従業員イントラネットが約束するいくつかの重要な利点があります。

知識共有の促進

今日、チームが管理しなければならないさまざまなアプリの数を考えると、知識が孤立しないようにすることはこれまで以上に難しくなっています。 そして、それが起こると、コラボレーションの減少と、繰り返しの質問の増加という2つの傾向につながります。これは企業の成長が停滞する原因となり得ます。

CMSイントラネットは、すべての従業員に知識を保存し、共有し、見つけるための1つの場所を提供します。 その結果、サイロを打破し、チーム間で知識をシームレスに広めることができます。

内部コミュニケーションの改善

ここ数年が私たちに教えてくれたことは、変化は常に、そして避けられないものであるということです。 このような激動の時期に企業をリードすることは、強力な内部コミュニケーションなしには不可能です。 戦略、方針、および製品の変更は、すべての従業員に迅速かつ明確に伝えられる必要があります。

企業のイントラネットは、それを行うための効果的な方法を提供します。 それは、リーダーシップチームがすべての従業員にアップデートを投稿し、リアルタイムのエンゲージメント率を確認できる能力を与えます。 その結果、彼らは共有したニュースが受け取られ、見られ、行動される可能性があることを知っています。

従業員のエンゲージメントの向上

従業員のエンゲージメントは 近年減少していますが、それを改善することは多くの人事リーダーにとって最優先事項です。 エンゲージメント率の即座の向上を約束するツールはたくさんありますが、広く採用され、適切に管理されたCMSイントラネットと同じくらい効果的なものは少ないです。

従業員が自分の仕事に必要な情報を簡単に見つけられ、リーダーからの定期的な更新を受け取り、異なる場所やタイムゾーンの同僚と意味のある対話ができると、彼らははっきりとエンゲージメントが高まる可能性があります。

効率の向上 

企業が重要な情報にアクセスするための簡単な方法を提供していない場合、それは非効率のレシピです。 従業員は、必要なものを探すのに毎週数時間を失い、しばしば同僚に頼ることになりますが、これは同僚の作業を遅くします。 このようなパターンは時間をかけて蓄積し、効率を大幅に低下させます。

しかし、適切に管理された従業員イントラネットを使用すれば、従業員は必要な情報を見つけるために正確にどこに行けばよいかを知っています。 彼らは質問で同僚を中断しません。 その結果、会社全体の効率が改善されます。  

高い保持率

研究によると、 Forrester は、価値のある情報へのアクセスの欠如が燃え尽きの主要な要因であることを示しています。 従業員が燃え尽きているとき、彼らは退職のリスクが高くなります。

従業員に情報の唯一の真実の源を提供し、同僚と交流する機会を与えることにより、企業イントラネットは燃え尽きを防ぎ、保持率を高く保つのに役立ちます。

CMSイントラネットを実装する方法

今、あなたはCMSイントラネットが提供する多くの利点を享受することにワクワクしているかもしれません。 だから、そうすべきです！ ただし、すべてのソフトウェア製品は、意図されたユーザーによって採用される場合のみ効果的であることを忘れないことが重要です。

採用への道は、成功した実装から始まります。 新しいイントラネットを実装する際のキーとなるステップは以下の通りです。

成功の定義

企業インターネットの始め方については、解決しようとしている課題を明確に定義し、成功がどのように見えるかを定義することが不可欠です。

問題が内部コミュニケーションの悪さである場合、選択するCMSイントラネットにはその問題に対処できる機能が必要です。 同様に、あなたの会社の問題が知識共有の不足である場合、エンタープライズAI検索ツールやウィキのような別の製品がより良い選択である可能性があります。

成功のビジョンを明確に定義することは、あなたの購入が良い投資となることを確実にするための最初のステップです。

ユーザーのトレーニングとオンボーディング

ただCMSイントラネットを‘設定して忘れる’だけでは不十分です。 すべての従業員が必要なアクセスレベルを持ち、新しい製品の使い方を示し、理想的にはコンテンツの公開やプロフィールの更新などの特定のタスクを完了することを求められる明確なオンボーディングプロセスを示すことが重要です。 オンデマンドトレーニングビデオ、ライブワークショップ、管理者とのオフィスアワーは、従業員が新しいイントラネットに慣れるのを助けるための効果的な方法です。

既存の従業員と新しい雇用者の両方にとって、よく実行されたオンボーディングプロセスは、あなたのCMSイントラネットができるだけ多くの価値を提供することを確実にします。

ガイドラインの確立と責任の割り当て

長期的な成功のためには、会社のイントラネットに良好なガードレールとガバナンスが必要です。 たとえば、HRチームの上級メンバーなどの特定の従業員には、CMSイントラネットがどのように組織されているかを監視できる高度な権限が与えられるべきです。

また、どのような情報が追加されるべきか、どのように共有されるべきかについてチームに方向性を与えるためのコンテンツガイドラインも必要です。 さまざまなタイプのコンテンツのための既製のテンプレートをチームに提供することが良い実践です。 これにより、コンテンツの追加作業が簡単になり、情報を消費する際にすべての従業員が一貫した体験を得られます。

パフォーマンスの測定

CMSイントラネットは短期的な解決策ではありません。 それは長期的な投資であり、継続的に価値を提供するものであるべきです。 したがって、明確な成功の指標を設定し、定期的にパフォーマンスを報告することが重要です。

従業員の日常的な使用量や重要なコンテンツの読まれる率などの指標は、成功の効果的な測定手段となります。 従業員調査もイントラネットの効果を測る方法の一つです。 学びが明らかになると、特定された問題に対処するために迅速に行動することが重要です。

未来：AI搭載CMSイントラネット 

イントラネットカテゴリーは、最近何年かで新しい波の現代CMSイントラネットの登場により再生の過程を経ています。 選択肢を比較している場合は、私たちの 2024年の9つのベストイントラネットソフトウェアプラットフォームとツールに関する記事を読んでください。 かつて最先端と見なされていた機能は、今では必須条件になっています。 

現在、主要なCMSイントラネットは最先端の生成AI技術に支えられています。 これは、従業員がイントラネット内のすべてのコンテンツを検索し、質問に即座に答えを得て、役割、場所、最近の活動に基づいてイントラネット内のパーソナライズされたコンテンツを見ることを可能にしています。

これらの機能は、CMSイントラネットが企業の知識共有、内部コミュニケーション、効率を向上させるのに一層効果的であることを実現しています。 Guruの従業員イントラネットは、AIに基づいており、エンタープライズAI検索と知識ベースの機能を備えた現代的なソリューションです。 もっと知りたい場合は、 オンデマンドデモビデオを視聴してください。

‍