En el entorno laboral actual, es común pasar hasta unas pocas horas cada semana buscando documentos, archivos e información. Con tantas aplicaciones ahora al alcance de la mano, hay innumerables ubicaciones digitales donde se pueden almacenar documentos importantes.

Por eso muchas empresas deciden comprar un CMS intranet. Los mejores CMS intranets ofrecen a las empresas una forma sencilla de centralizar la documentación, proporcionar a sus equipos una única fuente de verdad para la información y mejorar las comunicaciones internas.

En este artículo, explicaremos qué es un CMS intranet, sus ventajas y sus características clave.

Definición de CMS intranet 

Comencemos definiendo los términos ‘intranet’ y ‘sistema de gestión de contenido’ por separado.

Una intranet es un sitio web interno de la empresa al que solo pueden acceder los empleados de esa empresa. Se utiliza para almacenar información útil, compartir actualizaciones y proporcionar a los trabajadores acceso a recursos como organigramas, procedimientos operativos estándar, y políticas de vacaciones. Las intranets existen desde hace décadas y han experimentado recientemente un auge en popularidad gracias a la llegada de soluciones modernas impulsadas por IA al mercado.

Así que eso es lo que es una intranet. Pero, ¿qué hay de esas tres letras, ‘CMS’?

Bueno, un CMS–o sistema de gestión de contenido–es un tipo de software que permite a sus usuarios crear, editar y gestionar contenido en un sitio web. Los CMS tienen la reputación de ser fáciles de usar y mantener. Hoy en día, la mayoría de los sitios web que tienen una sección de blog utilizan un CMS para alojar sus artículos (como este).

Entonces, teniendo esto en mente, ¿cuál es la definición de ‘CMS intranet’?

Un CMS intranet es un sitio web interno de la empresa con un sistema de gestión de contenido incorporado, lo que permite a los administradores y usuarios cargar, modificar y mantener contenido fácilmente. Las empresas utilizan un CMS intranet para proporcionar a sus empleados una única fuente de verdad para la información, aumentar la calidad de las comunicaciones internas y mejorar la colaboración entre equipos.

Beneficios de un CMS intranet

Los CMS intranets ofrecen una variedad de beneficios a las empresas. Son especialmente atractivos para las empresas que buscan mejorar la participación, retención y productividad de los empleados. Aquí hay algunas de las principales ventajas que prometen los intranets modernos para empleados.

Aumento de la compartición de conocimientos

Dada la cantidad de diferentes aplicaciones que los equipos deben gestionar hoy en día, es más difícil que nunca evitar que el conocimiento se aísle. Y cuando eso sucede, lleva a una disminución en la colaboración y a un aumento en las preguntas repetidas, dos tendencias que pueden causar que el crecimiento de una empresa se estanque.

Un CMS intranet da a todos los empleados un único lugar para almacenar, compartir y encontrar conocimiento. Como resultado, puede romper los silos y facilitar una distribución fluida del conocimiento entre equipos.

Mejores comunicaciones internas

Si los últimos años nos han enseñado algo, es que el cambio es constante y inevitable. Dirigir una empresa a través de tiempos turbulentos como estos es imposible sin comunicaciones internas sólidas. Los cambios en estrategias, políticas y productos deben comunicarse a todos los empleados de manera rápida y clara.

Un intranet corporativo ofrece una forma eficaz de hacerlo. Le da a los equipos de liderazgo la capacidad de publicar una actualización a todos los empleados y ver las tasas de compromiso en tiempo real. De esa manera, saben que la noticia que compartieron ha sido recibida, vista y probablemente será actuada.

Mejorar el compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados ha estado  declinando en los últimos años, y mejorarlo es una prioridad principal para muchos líderes de RRHH. Hay muchas herramientas que prometen un impulso inmediato a las tasas de compromiso, pero pocas son tan efectivas como un CMS intranet ampliamente adoptado y bien gestionado.

Cuando los empleados pueden encontrar fácilmente la información que necesitan para hacer su trabajo, recibir actualizaciones regulares de los líderes e interactuar de manera significativa con sus colegas–incluso aquellos en diferentes ubicaciones y zonas horarias–es probable que se sientan significativamente más comprometidos.

Mayor eficiencia 

Cuando las empresas no ofrecen una forma sencilla de acceder a información importante, eso es una receta para la ineficiencia. Los empleados pueden perder horas cada semana buscando lo que necesitan y, a menudo, recurren a pedir ayuda a un compañero, lo que a su vez retrasa al compañero. Patrones como este se acumulan con el tiempo y hacen que la eficiencia se desplome.

Sin embargo, con un intranet de empleados bien mantenido, los empleados saben exactamente dónde ir para encontrar la información que necesitan. Y no interrumpen a los colegas con preguntas. El resultado es una eficiencia mejorada en toda la empresa.  

Mayores tasas de retención

Investigaciones de Forrester han demostrado que la falta de acceso a información valiosa es un contribuyente principal al agotamiento. Y cuando los empleados se sienten agotados, están en alto riesgo de renunciar.

Al proporcionar a los empleados una única fuente de verdad para la información, así como oportunidades para interactuar con sus colegas, un intranet empresarial puede ayudar a prevenir el agotamiento y mantener altas las tasas de retención.

Cómo implementar un CMS intranet

Para este momento, es posible que ya te entusiasme la idea de disfrutar de los muchos beneficios que un CMS intranet tiene para ofrecer. ¡Así que deberías! Pero es importante recordar que cualquier producto de software solo es efectivo si es adoptado por sus usuarios previstos.

El camino hacia la adopción comienza con una implementación exitosa. Aquí están los pasos clave a seguir al implementar un nuevo intranet.

Definir el éxito

Antes de comenzar con un intranet corporativo, es esencial definir claramente el desafío que estás tratando de resolver y cómo se ve el éxito.

Si el problema son las malas comunicaciones internas, es importante que el CMS intranet que elijas tenga las características que pueden abordar ese problema. Del mismo modo, si el problema que tiene tu empresa es la falta de compartición de conocimientos, es posible que un producto diferente, como una herramienta de búsqueda AI empresarial o un wiki sea una mejor opción.

Definir claramente una visión para el éxito es el primer paso para asegurar que tu compra será una inversión positiva.

Capacitar y orientar a los usuarios

No es suficiente con simplemente ‘configurar y olvidar’ un CMS intranet. Es vital delinear un proceso de orientación claro que dé a todos los empleados el nivel de acceso que necesitan, les muestre cómo usar el nuevo producto y, idealmente, les exija completar ciertas tareas como publicar contenido o actualizar su perfil. Videos de capacitación bajo demanda, talleres en vivo y horas de oficina con administradores son todas formas efectivas de ayudar a los empleados a familiarizarse con un nuevo intranet.

Un proceso de orientación bien ejecutado tanto para empleados existentes como para nuevos contrataciones asegurará que tu CMS intranet ofrezca tanto valor como sea posible.

Establecer pautas y asignar responsabilidades

Se necesitan buenas pautas y gobernanza para que tu intranet empresarial tenga éxito a largo plazo. Ciertos empleados, como los miembros senior del equipo de RRHH, por ejemplo, deben recibir permisos avanzados que les den supervisión de cómo está organizado el CMS intranet.

También deben existir pautas de contenido para dar dirección a los equipos sobre qué tipo de información debe añadirse y cómo debe compartirse. Es una buena práctica dar a los equipos plantillas listas para usar para varios tipos de contenido. Estos no solo facilitan la tarea de añadir contenido, sino que también brindan a todos los empleados una experiencia consistente al consumir información almacenada en el intranet.

Medir el rendimiento

Un CMS intranet no es una solución a corto plazo. Es una inversión a largo plazo que debe ofrecer valor continuamente. Por lo tanto, es importante tener métricas de éxito claras y reportar el rendimiento regularmente.

Métricas como el uso diario por parte de los empleados y las tasas de lectura de contenido importante pueden ser medidas efectivas de éxito. Las encuestas a empleados son otra forma de obtener retroalimentación sobre la efectividad de un intranet. A medida que surjan aprendizajes, también es importante actuar rápidamente para abordar cualquier problema que se identifique.

El futuro: CMS intranets impulsados por IA 

La categoría de intranets ha experimentado un renacimiento en los últimos años con la aparición de una nueva ola de CMS intranets modernos. Si estás comparando opciones, lee nuestro artículo sobre los 9 mejores plataformas y herramientas de software de intranet en 2024. Las características que alguna vez se consideraron de vanguardia se han convertido en requisitos básicos. 

Ahora, los CMS intranets líderes están impulsados por lo último en tecnología de IA generativa. Esto está haciendo posible que los empleados realicen cosas como buscar en todo el contenido de su intranet y obtener respuestas instantáneas a sus preguntas y ver contenido personalizado en su intranet según su rol, ubicación y actividad reciente. 

Capacidades como estas están haciendo que los CMS intranets sean aún más efectivos para ayudar a las empresas a mejorar la compartición de conocimientos, las comunicaciones internas y la productividad. El intranet para empleados de Guru es una solución moderna que está impulsada por IA y equipada con capacidades de búsqueda AI empresarial y base de conocimientos. Si deseas aprender más, mira nuestro video de demostración bajo demanda.

‍