Dans le milieu de travail d'aujourd'hui, il est courant de passer jusqu'à quelques heures chaque semaine à chercher des documents, des fichiers et des informations. Avec tant d'applications à portée de main, il existe d'innombrables emplacements numériques où des documents importants peuvent être stockés.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises décident d'acheter un intranet CMS. Les meilleurs intranets CMS offrent aux entreprises un moyen facile de centraliser la documentation, de donner à leurs équipes une source unique de vérité pour l'information et d'améliorer les communications internes.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un intranet CMS, ses avantages et ses caractéristiques clés.

Définition de l'intranet CMS 

Commençons par définir les termes ‘intranet’ et ‘système de gestion de contenu’ séparément.

Un intranet est un site web interne d'entreprise auquel seuls les employés de cette entreprise peuvent accéder. Il est utilisé pour stocker des informations utiles, partager des mises à jour et fournir aux travailleurs un accès à des ressources telles que des organigrammes, procédures opérationnelles standard, et des politiques de vacances. Les intranets existent depuis des décennies et ont récemment connu une hausse de popularité grâce à l'émergence de solutions modernes et propulsées par l'IA sur le marché.

C'est donc ce qu'est un intranet. Mais que dire de ces trois lettres, ‘CMS’?

Eh bien, un CMS–ou système de gestion de contenu–est un type de logiciel qui permet à ses utilisateurs de créer, éditer et gérer du contenu sur un site web. Les CMS ont la réputation d'être faciles à utiliser et à maintenir. Aujourd'hui, la plupart des sites web qui ont une section blog utilisent un CMS pour héberger leurs articles (comme celui-ci).

Alors, dans cet esprit, quelle est la définition de ‘CMS intranet’?

Un intranet CMS est un site web interne d'entreprise avec un système de gestion de contenu intégré, permettant aux administrateurs et aux utilisateurs de télécharger, modifier et maintenir facilement du contenu. Les entreprises utilisent un intranet CMS pour donner à leurs employés une source unique de vérité pour l'information, augmenter la qualité des communications internes et améliorer la collaboration entre les équipes.

Avantages d'un intranet CMS

Les intranets CMS offrent une gamme d'avantages aux entreprises. Ils sont particulièrement attrayants pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'engagement des employés, la rétention et la productivité. Voici quelques-uns des principaux avantages que les intranets d'employés modernes promettent.

Augmenter le partage des connaissances

Étant donné le nombre d'applications différentes que les équipes doivent gérer aujourd'hui, il est plus difficile que jamais d'empêcher les connaissances de se retrouver en silo. Et lorsque cela se produit, cela entraîne une diminution de la collaboration et une augmentation des questions répétées–deux tendances qui peuvent faire stagner la croissance d'une entreprise.

Un intranet CMS donne à tous les employés un endroit où stocker, partager et trouver des connaissances. En conséquence, il peut décomposer les silos et faciliter une diffusion harmonieuse des connaissances au sein des équipes.

Meilleures communications internes

Si les dernières années nous ont appris quelque chose, c'est que le changement est constant–et inévitable. Diriger une entreprise dans des temps turbulents comme ceux-ci est impossible sans de solides communications internes. Les changements de stratégies, de politiques et de produits doivent être rapidement et clairement communiqués à tous les employés.

Un intranet d'entreprise offre un moyen efficace de le faire. Il donne aux équipes dirigeantes la possibilité de publier une mise à jour à tous les employés et de voir les taux d'engagement en temps réel. De cette façon, ils savent que les nouvelles qu'ils ont partagées ont été reçues, vues et qu'elles seront probablement prises en compte.

Améliorer l'engagement des employés

L'engagement des employés a été en déclin ces dernières années, et l'améliorer est une priorité pour de nombreux responsables RH. Il existe de nombreux outils qui promettent un coup de pouce immédiat des taux d'engagement, mais peu sont aussi efficaces qu'un intranet CMS largement adopté et bien géré.

Lorsque les employés peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, recevoir des mises à jour régulières des dirigeants et interagir de manière significative avec leurs collègues–même ceux dans différents lieux et fuseaux horaires–ils sont susceptibles de se sentir beaucoup plus engagés.

Meilleure efficacité 

Lorsque les entreprises ne fournissent pas un moyen facile d'accéder à des informations importantes, c'est une recette pour l'inefficacité. Les employés peuvent perdre des heures chaque semaine à chercher ce dont ils ont besoin et recourent souvent à interpeller un coéquipier, ce qui ralentit à son tour le coéquipier. Des modèles comme celui-ci se cumulent au fil du temps et font chuter l'efficacité.

Avec un intranet d'employés bien entretenu, les employés savent exactement où aller pour trouver les informations dont ils ont besoin. Et ils n'interrompent pas leurs collègues avec des questions. Le résultat est une amélioration de l'efficacité à l'échelle de l'entreprise.  

Taux de rétention plus élevés

Des recherches de Forrester ont montré qu'un manque d'accès à des informations précieuses est un facteur majeur de burnout. Et lorsque les employés sont épuisés, ils risquent fortement de démissionner.

En offrant aux employés une source unique de vérité pour l'information, ainsi que des opportunités de s'engager avec leurs collègues, un intranet d'entreprise peut aider à prévenir le burnout et à maintenir des taux de rétention élevés.

Comment mettre en œuvre un intranet CMS

À ce stade, vous pourriez être enthousiaste à l'idée de profiter des nombreux avantages qu'un intranet CMS a à offrir. Alors, vous devriez l'être! Mais il est important de se rappeler que tout produit logiciel n'est efficace que s'il est adopté par ses utilisateurs prévus.

Le chemin vers l'adoption commence par une mise en œuvre réussie. Voici les étapes clés à suivre lors de la mise en œuvre d'un nouvel intranet.

Définir le succès

Avant de commencer à travailler avec un intranet d'entreprise, il est essentiel de définir clairement le défi que vous essayez de résoudre et à quoi ressemble le succès.

Si le problème est de mauvaises communications internes, il est important que l'intranet CMS que vous choisissez dispose des fonctionnalités nécessaires pour résoudre ce problème. De même, si le problème de votre entreprise est un manque de partage de connaissances, il se peut qu'un produit différent–comme un outil de recherche AI d'entreprise ou un wiki–soit une meilleure option.

Définir clairement une vision du succès est la première étape pour garantir que votre achat sera un investissement positif.

Former et intégrer les utilisateurs

Il n'est pas suffisant de simplement ‘mettre en place et oublier’ un intranet CMS. Il est vital de décrire un processus d'intégration clair qui donne à tous les employés le niveau d'accès dont ils ont besoin, leur montre comment utiliser le nouveau produit et exige idéalement qu'ils accomplissent certaines tâches telles que publier du contenu ou mettre à jour leur profil. Des vidéos de formation à la demande, des ateliers en direct et des heures de bureau avec les administrateurs sont tous des moyens efficaces d'aider les employés à se familiariser avec un nouvel intranet.

Un processus d'intégration bien exécuté pour les employés existants et les nouvelles recrues garantira que votre intranet CMS offre autant de valeur que possible.

Établir des lignes directrices et assigner des responsabilités

De bonnes protections et une gouvernance sont nécessaires pour que votre intranet d'entreprise soit un succès à long terme. Certains employés, comme les membres senior de l'équipe RH par exemple, devraient obtenir des permissions avancées leur permettant de superviser comment l'intranet CMS est organisé.

Il devrait également y avoir des lignes directrices sur le contenu pour donner aux équipes des indications sur le type d'information qui doit être ajoutée et comment elle doit être partagée. Il est bon de donner aux équipes des modèles prêts à l'emploi pour différents types de contenu. Ceci simplifie non seulement la tâche d'ajout de contenu, mais donne également à tous les employés une expérience cohérente lors de la consultation des informations stockées dans l'intranet.

Mesurer la performance

Un intranet CMS n'est pas une solution à court terme. C'est un investissement à long terme qui devrait continuellement apporter de la valeur. Il est donc important d'avoir des indicateurs de succès clairs en place et de rendre compte de la performance régulièrement.

Des indicateurs comme l'utilisation quotidienne par les employés et les taux de lecture sur le contenu important peuvent être des mesures efficaces de succès. Les enquêtes auprès des employés sont une autre manière d'obtenir des retours sur l'efficacité d'un intranet. Au fur et à mesure que des enseignements émergent, il est ensuite important d'agir rapidement pour résoudre tout problème identifié.

L'avenir : des intranets CMS propulsés par l'IA 

La catégorie intranet a connu une renaissance ces dernières années avec l'émergence d'une nouvelle vague d'intranets CMS modernes. Si vous comparez des options, lisez notre article sur les 9 meilleures plateformes et outils logiciels d'intranet en 2024. Les fonctionnalités qui étaient autrefois considérées comme à la pointe sont devenues essentielles. 

Aujourd'hui, les principaux intranets CMS sont alimentés par les dernières technologies d'IA générative. Cela permet aux employés de réaliser des actions telles que rechercher dans tout le contenu de leur intranet, obtenir des réponses instantanées à leurs questions et voir du contenu personnalisé dans leur intranet en fonction de leur rôle, emplacement et activités récentes. 

Des capacités comme celles-ci rendent les intranets CMS d'autant plus efficaces pour aider les entreprises à améliorer le partage des connaissances, les communications internes et la productivité. L'intranet d'employé de Guru est une solution moderne qui est propulsée par l'IA et équipée de capacités de recherche AI d'entreprise et de base de connaissances. Si vous souhaitez en savoir plus, regardez notre vidéo de démonstration à la demande.

‍