I dagens arbetsmiljö är det vanligt att spendera upp till några timmar varje vecka på att leta efter dokument, filer och information. Med så många appar nu tillgängliga finns det otaliga digitala platser där viktiga dokument kan lagras.

Det är därför många företag beslutar att köpa ett CMS-intranät. De bästa CMS-intranäten ger företag ett enkelt sätt att centralisera dokumentation, ge sina team en enskild sanning för information och förbättra intern kommunikation.

I den här artikeln förklarar vi vad ett CMS-intranät är, dess fördelar och dess nyckelfunktioner.

Definition av CMS-intranät 

Låt oss börja med att definiera termerna ‘intranät’ och ‘innehållshanteringssystem’ separat.

Ett intranät är en intern företagswebbplats som endast företagets anställda kan komma åt. Det används för att lagra nyttig information, dela uppdateringar och ge arbetstagare tillgång till resurser som organisationsscheman, standardarbetsmetoder och semesterpolicyer. Intranät har funnits i årtionden och har nyligen sett en ökning i popularitet tack vare mer moderna, AI-drivna lösningar som kommer in på marknaden.

Så det är vad ett intranät är. Men vad sägs om de tre bokstäverna, ‘CMS’?

Nåväl, ett CMS–eller innehållshanteringssystem–är en typ av programvara som gör det möjligt för användare att skapa, redigera och hantera innehåll på en webbplats. CMS har ett rykte om att vara lätta att använda och underhålla. I dag använder de flesta webbplatser som har en bloggdela ett CMS för att värda sina artiklar (som denna).

Så, med detta i åtanke, vad är definitionen av ‘CMS-intranät’?

Ett CMS-intranät är en intern företagswebbplats med ett innehållshanteringssystem inbyggt, vilket gör att administratörer och användare enkelt kan ladda upp, ändra och underhålla innehåll. Företag använder ett CMS-intranät för att ge sina anställda en enda sanning för information, öka kvaliteten på intern kommunikation och förbättra samarbetet mellan team.

Fördelar med ett CMS-intranät

CMS-intranät erbjuder en rad fördelar för företag. De är särskilt tilltalande för företag som strävar efter att förbättra medarbetarengagemang, bevarande och produktivitet. Här är några av de viktigaste fördelarna som moderna medarbetar-intranät lovar.

Öka kunskapsdelning

Med tanke på antalet olika appar som team idag måste hantera, är det svårare än någonsin att förhindra att kunskap blir isolerad. Och när det händer leder det till en minskning av samarbetet och en ökning av upprepade frågor–två trender som kan få ett företags tillväxt att stanna av.

Ett CMS-intranät ger alla anställda en plats att lagra, dela och hitta kunskap. Som ett resultat kan det bryta ner silos och underlätta en sömlös spridning av kunskap mellan team.

Bättre intern kommunikation

Om de senaste åren har lärt oss något, så är det att förändring är konstant–och oundviklig. Att leda ett företag genom oroliga tider som dessa är omöjligt utan stark intern kommunikation. Förändringar i strategier, policyer och produkter behöver kommuniceras till alla anställda snabbt och tydligt.

Ett företagsintranät erbjuder ett effektivt sätt att göra det. Det ger ledarskapsteam möjlighet att publicera en uppdatering till alla anställda och se engagemangsnivåer i realtid. På så sätt vet de att nyheterna de delade har tagits emot, sett, och att det troligtvis kommer att ageras på.

Förbättra medarbetarengagemang

Medarbetarengagemang har minskat de senaste åren, och att förbättra det är en topprioritet för många HR-ledare. Det finns många verktyg som lovar en omedelbar ökning av engagemangsnivåerna, men få är så effektiva som ett brett antaget, väldefinierat CMS-intranät.

När medarbetarna enkelt kan hitta den information de behöver för att utföra sina jobb, få regelbundna uppdateringar från ledarna och interagera meningsfullt med sina kollegor–även de i olika platser och tidszoner–är de troligen betydligt mer engagerade.

Större effektivitet 

När företag inte tillhandahåller ett enkelt sätt att få tillgång till viktig information, är det ett recept för ineffektivitet. Anställda kan förlora timmar varje vecka på att leta efter vad de behöver, och kommer ofta att ta kontakt med en kollega, vilket i sin tur saktar ner kollegan. Mönster som detta samlas över tid och gör att effektiviteten minskar.

Med ett väl underhållet medarbetar-intranät vet anställda exakt vart de ska gå för att hitta den information de behöver. Och de avbryter inte kollegor med frågor. Resultatet är en förbättrad effektivitet i hela företaget.  

Högre retention

Forskning från Forrester har visat att brist på tillgång till värdefull information är en av de största bidragsfaktorerna till utbrändhet. Och när medarbetarna är utbrända, så har de hög risk att säga upp sig.

Genom att ge anställda en enskild sanning för information, såväl som möjligheter att engagera sig med sina kollegor, kan ett företagsintranät hjälpa till att förhindra utbrändhet och hålla retentionen hög.

Hur man implementerar ett CMS-intranät

Vid det här laget kan du börja bli exalterad över tanken på att njuta av de många fördelarna ett CMS-intranät har att erbjuda. Så du borde det! Men det är viktigt att komma ihåg att vilken programvara som helst är endast effektiv om den antas av sina avsedda användare.

Vägen till antagande börjar med en framgångsrik implementation. Här är de viktigaste stegen att följa när man implementerar ett nytt intranät.

Definiera framgång

Innan du börjar med ett företagsintranät är det väsentligt att tydligt definiera den utmaning du försöker lösa och vad framgång innebär.

Om problemet är dålig intern kommunikation, är det viktigt att CMS-intranätet du väljer har de funktioner som kan ta itu med det problemet. På samma sätt, om problemet ditt företag har är brist på kunskapsdelning, är det möjligt att en annan produkt–som en enterprise AI-sökverktyg eller wiki är ett bättre alternativ.

Att tydligt definiera en vision för framgång är det första steget för att säkerställa att ditt köp blir en positiv investering.

Träna och onboarda användare

Det räcker inte att helt enkelt ‘ställa in och glömma’ ett CMS-intranät. Det är avgörande att skissera en tydlig onboarding-process som ger alla medarbetare den åtkomst de behöver, visar dem hur man använder den nya produkten, och helst kräver att de slutför vissa uppgifter som att publicera innehåll eller uppdatera sin profil. Utbildningsvideor på begäran, live-workshops och kontorstid med administratörer är alla effektiva sätt att hjälpa anställda att vänja sig vid ett nytt intranät.

En väl genomförd onboardingprocess för befintliga anställda och nyanställda säkerställer att ditt CMS-intranät erbjuder så mycket värde som möjligt.

Etablera riktlinjer och fördela ansvar

Bra ramar och styrning behövs för att ditt företagsintranät ska vara framgångsrikt på lång sikt. Vissa anställda, som seniora medlemmar av HR-teamet till exempel, bör ges avancerade behörigheter som ger dem översikt över hur CMS-intranätet är organiserat.

Det bör också finnas riktlinjer för innehåll på plats för att ge team vägledning om vilken typ av information som ska läggas till och hur den ska delas. Det är god praxis att ge team förberedda mallar för olika typer av innehåll. Dessa gör inte bara uppgiften att lägga till innehåll enklare, de ger alla anställda en konsekvent upplevelse när de får tillgång till information som lagrats i intranätet.

Mät prestanda

Ett CMS-intranät är inte en kortsiktig lösning. Det är en långsiktig investering som kontinuerligt bör leverera värde. Så det är viktigt att ha tydliga framgångsmått på plats och att rapportera om prestanda regelbundet.

Mått som daglig användning av anställda och läsräntor på viktig innehåll kan vara effektiva mått på framgång. Medarbetarundersökningar är ett annat sätt att få feedback på effektiviteten av ett intranät. När lärdomar dyker upp är det också viktigt att agera snabbt för att ta itu med eventuella identifierade problem.

Framtiden: AI-drivna CMS-intranät 

Intranät-kategorin har genomgått en återfödelse under de senaste åren med framväxten av en ny våg av moderna CMS-intranät. Om du jämför alternativ, läs vår artikel om de 9 bästa intranätprogramvaruplattformarna och verktygen 2024. Funktioner som en gång sågs som banbrytande har blivit standard. 

Nu drivs de ledande CMS-intranäten av den senaste tekniken inom generativ AI. Detta gör det möjligt för anställda att göra saker som att söka på allt innehåll i sitt intranät och få omedelbara svar på sina frågor samt se personligt innehåll i sitt intranät baserat på deras roll, plats och senaste aktiviteter. 

Funktioner som dessa gör CMS-intranät allt mer effektiva när det gäller att hjälpa företag att förbättra kunskapsdelning, intern kommunikation och produktivitet. Gurus medarbetarintranät är en modern lösning som drivs av AI och utrustad med företags-AI-sökning och kunskapsdatabasfunktioner. Om du vill veta mer, titta på vår on-demand demo-video.

‍