What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Tack vare Gurus kunskapsdelningsmöjligheter blir det enkelt att koppla samman med mentorer och kollegor, vilket främjar en positiv företagskultur.

Why is onboarding important?

Onboardingprocessen utgör grunden för en nyanställds hela upplevelse med ditt företag. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. Som Amy Hirsh Robinson, chef för konsultföretaget The Interchange Group i Los Angeles, sade: "Onboarding är ett magiskt ögonblick när nya anställda bestämmer sig för att vara engagerade eller bli mindre engagerade." Det är otroligt viktigt att få rätt.

Vilka är de 4 C:s vid anställning av medarbetare?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. Ett sätt att maximera effektiviteten vid anställning av medarbetare är att följa "4 C:s"-modellen. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Fas 1: Före anställning 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Vem gillar inte en liten låda med företagsprylar på sin första dag? Enligt QZ kan belöningar som dessa gå långt för att hjälpa  anställda att känna sig kopplade. Några märkta t-shirts, några småprylar som återspeglar ditt företags kultur och ett välkomstkort från teamet ger en bra start på dag ett. Om du arbetar på distans, skicka ett välkomstpaket tillsammans med andra WFH-material till deras dörr! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. De kommer att behöva ID för att fylla i de nödvändiga formulären och löneinformation så att de vet när de kommer att få sin första lön. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. Genom att vara förberedd i förväg kommer du att hjälpa till att göra deras övergång till företaget så smidig som möjligt. 

Phase 2: Introductions

Att börja ett nytt jobb kan vara överväldigande, särskilt om du inte känner någon på företaget. Det är därför det är viktigt för chefer och kollegor att ta sig tid att introducera nya anställda för alla de kommer att arbeta med. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Hitta en mall för att dela ut sina livshistorier, roliga fakta och föredragna arbetsstilar. Onboarding handlar inte bara om företagsregler och skattepapper, utan det handlar om att lära känna de människor du kommer att arbeta med. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

Om du arbetar på ett kontor, börja med en rundtur så de nya anställda kan bli bekanta med utrymmet. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

Om du arbetar på distans, snåla inte med '‘kontorsrundturen'! Få alla dina teammedlemmar på ett orienteringssamtal via Zoom på den nya teammedlemmens första dag, håll det till en avslappnad kaffestund för att få dina nya kollegor att känna sig bekväma och glada över möjligheten att arbeta i detta team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. Som chef är du en coach, så luta dig in i den delen av din roll genom att hjälpa nya anställda att snabbt komma in så att de kan komma igång och vara framgångsrika från början. Detta hjälper inte bara till att minska friktion med befintliga anställda, det minskar också risken för att din nya anställda kommer att ångra att de tagit jobbet och gör det lättare att 'passa in' direkt.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Tillhandahåll onboardingchecklistor och värdefulla resurser 

Utrusta dina nya anställda med de resurser de behöver för att lyckas och komma igång i sina roller med vår guide för att skapa en onboardingchecklista. När du anställer en ny medarbetare är det viktigt att skapa en personlig upplevelse baserad på deras roll. Onboardingprocessen för nya anställda inom försäljning kommer att se annorlunda ut än de som onboardas inom HR eller People Ops och att ha en strukturerad onboarding som inkluderar rollspecifika resurser kommer att hjälpa till att hålla din nya anställda engagerad och på rätt spår.

Konsolidera resurser för nya anställda på en sökbar plats 

Give new team members a clear place to start. Ett enkelt välkomstmail med en tät att-göra-lista får bara ditt nya anställandes första dag att kännas mer skrämmande. Försök istället att använda en användarvänlig programvara för onboarding av medarbetare som lagrar allt från företagsregler, pappersarbete för nya anställda, info om enhetsinställningar, olika verktyg och inloggningar, och alla andra delar av ditt onboardingprogram på en sökbar plats.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Nyfiken på hur Guru använder Guru för att anställa medarbetare? Kolla in detta inlägg av Bobby Lundquist, Gurus ledande specialist inom People Operations.

Fas 4: Uppföljning 

När du har etablerat tydliga förväntningar för din nya anställda är det viktigt att regelbundet kolla in med din medarbetare för att säkerställa en smidig övergång till deras nya roll. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Att vara aktivt involverad i en nyanställds onboarding visar att du bryr dig om deras upplevelse och kan hjälpa till att skapa förtroende, samt öka prestationerna och behålla arbetskraften.

Establish a plan for review

Onboarding slutar inte efter de första veckorna eller månaderna på ett nytt jobb och uppföljningar ska inte göra det heller. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. Det kan också användas för att spåra framsteg för en nyanställd och för att identifiera områden där ytterligare utbildning kan behövas.

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Slutligen, etablera mått på framgång för varje mål så att du kan spåra den nya anställdas framsteg. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Använd Gurus mall för 30-60-90 dagars plan för att skapa en check-in-cadens med din nya anställda för att få kontinuerlig, långsiktig feedback om deras onboardingupplevelse och för att säkerställa att du förbereder dem för långsiktig framgång.

Onboarding process examples

Låt oss titta på tre exempel på effektiva onboardingprocesser:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Denna typ av onboarding kan vara effektiv för distansarbetare, eftersom den ger dem de verktyg och resurser de behöver för att komma igång utan att kräva att de reser till ett kontor.
2. Buddy Onboarding: Denna typ av onboarding involverar att tilldela en mentor eller kompis till den nya anställde. Mentorn eller kompisen är vanligtvis en erfaren anställd som kan ge vägledning och stöd under onboardingprocessen. Denna typ av onboarding kan vara särskilt effektiv för nya anställda som kan vara nervösa över att börja ett nytt jobb.
3. Manager-led onboarding: I den här typen av onboarding tar den nyanställdas chef ledningen i att ge utbildning och stöd. Denna typ av onboarding kan vara effektiv för anställda som kommer att arbeta nära sin chef eller handledare. Det gör att den nya anställde kan etablera en relation med sin chef tidigt och kan hjälpa dem att känna sig mer kopplade till teamet.

Oavsett onboardingprocessen är nyckeln att säkerställa att nya anställda känner sig stödda och engagerade under processen. Genom att ge tydlig kommunikation, tillgång till nödvändiga resurser och en känsla av gemenskap, kan organisationer förbereda sina nya anställda för framgång. Dessutom kan användning av en lösning som Guru hjälpa till att effektivisera onboardingprocessen och säkerställa att nya anställda har tillgång till all nödvändig information de behöver för att lyckas.

Vanliga utmaningar under anställdas onboarding

Vi har alla varit där: det är din första dag på jobbet och det finns namn att memorera, processer att förstå, nya program att lära sig och positiva första intryck att göra. Det är överväldigande, och om du börjar på ett nytt företag i en fjärrinställning kan det kännas ännu mer isolerat.

Om alla onboardingresurser och utbildningar är spridda över verktyg, e-post och enstaka Slack-meddelanden är det lätt för känslorna av stress och isolering att förstärkas. Att investera i en onboardingprogramvara som konsoliderar allt material som nya anställda behöver för att få en produktiv start är ett bra sätt att få dem att känna sig omedelbart stärkta i sin position. Och det är viktigt; personer som har haft en negativ onboardingupplevelse som nyanställd är två gånger så benägna att söka en annan möjlighet i den närmaste framtiden. 

Tid till produktivitet är viktigt, men skynda inte. En Harvard Business Review-artikel pekade på att upp till 20% av medarbetarturnover sker under de första 45 dagarna av anställning, och att de mest framgångsrika företagen lägger ett år på att fullt ut onboarda nya anställda.

Informationsöverbelastning

När en ny anställd börjar ett jobb blir de ofta bombarderade med en mängd information och uppgifter att lära sig och åstadkomma. Detta kan lätt resultera i informationsöverbelastning, vilket kan vara överväldigande och hindra deras förmåga att prestera bra i sin nya roll. Emellertid kan en väl utformad onboardingprocess för anställda hjälpa till att mildra detta problem.

Ett sätt som en onboardingprocess för anställda kan förhindra informationsöverbelastning är att bryta ner informationen i hanterbara bitar. Istället för att presentera en ny anställd för en lång lista av uppgifter och information på en gång kommer ett effektivt onboardingprogram att ge den nödvändiga informationen i en strukturerad och logisk ordning. Detta kan innebära att man tillhandahåller utbildningsmaterial som är uppdelade i små, lättsmälta sektioner, eller att man tilldelar specifika uppgifter i en logisk följd för att hjälpa den nya anställde att gradvis bygga sin kunskap och sina färdigheter.

Brist på rollklarhet

En avgörande aspekt av en framgångsrik onboardingprocess för anställda är att säkerställa att nya anställda har en tydlig förståelse för sin roll och sina ansvarsområden inom organisationen. Detta inkluderar inte bara en grundläggande arbetsbeskrivning utan också en djupare förståelse för hur deras roll passar in i företagets större mål och vision. För att uppnå detta bör ett effektivt onboardingprogram inkludera omfattande utbildningssessioner som ger nya anställda en fullständig förståelse för sina plikter och förväntningar.

Utöver träning är det också viktigt att ge nya anställda de verktyg de behöver för att utföra sitt arbete effektivt. Detta kan inkludera tillgång till företagsprogramvara eller hårdvara, information om relevanta policies och procedurer, och kontakter med nyckelmedlemmar i teamet eller intressenter.

Att inte implementera rollspecifik onboarding

Det är viktigt att erkänna att varje roll inom en organisation är unik och kommer med sina egna ansvar, färdigheter och kunskapskrav. För att säkerställa att onboardingprocessen är effektiv bör en del av programmet riktas specifikt mot den nyanställdas roll. Detta kan innebära att tillhandahålla specialiserad träning, tilldela roll-specifika uppgifter eller koppla den nyanställda med nyckelintressenter inom deras ansvarsområde.

Genom att skräddarsy onboardingupplevelsen för den nyanställda kan företaget hjälpa dem att känna sig mer självsäkra och stärkta i sin nya position, vilket leder till en smidigare övergång och snabbare integration i teamet. Dessutom kan tillhandahållande av roll-specifik träning och resurser hjälpa den anställde att bli mer produktiv och bidra snabbare till organisationens mål.

Att ge korrekt och uppdaterad information

Vid upprätthållandet av framgångsrika onboardingprocesser är det avgörande att säkerställa att den information som nya anställda får är aktuell och korrekt. Föråldrad information kan leda till förvirring, frustration och slutligen dålig prestation. Dessutom kan felaktig information leda till missförstånd och fel som kan påverka både den nya anställdas arbete och organisationen som helhet.

Att begära feedback

Det är ofta ett förbiseende, men det betyder inte att det inte är viktigt att be om feedback från nya anställda om deras erfarenhet. För det första ger det värdefulla insikter om effektiviteten hos onboardingprogrammet och hjälper till att identifiera områden som behöver förbättras. För det andra kan feedback från nya anställda hjälpa organisationer att identifiera potentiella problem tidigt och förhindra att problem blir stora hinder senare. Slutligen demonstrerar det att man begär feedback visar ett åtagande för medarbetares engagemang och utveckling, vilket kan hjälpa till att skapa en positiv företagskultur och förbättra den övergripande medarbetartillfredsställelsen. Genom att aktivt söka och använda feedback från nya anställda kan företag skapa en mer effektiv och positiv onboardingupplevelse för framtida medarbetare.

Kostnader för anställdas onboarding

Den verkliga kostnaden för onboarding och utbildning av en ny anställd ligger på cirka $2,000 för mindre företag till mer än $3,000 för större företag. Även de mest framgångsrika företagen kan spendera månader på att fullt onboarda nya anställda, vilket innebär att de flesta nyanställda inte uppnår full produktivitet på många, många veckor. 

Sammanfattningsvis har dessa kostnader en mätbar inverkan på resultatet: nya anställda (och överföringar!) kan minska totala intäkter med mellan 1 och 2.5%. Oavsett storleken på ditt företag är det en betydande procentandel av intäkterna som går förlorade i processen att förbättra ditt företag. 

Lär dig hur du minskar den genomsnittliga kostnaden för att utbilda en ny anställd.

Vanliga frågor under onboardingprocessen

Att börja ett nytt jobb kan vara både spännande och skrämmande. Med så mycket att lära och göra är det vanligt att ha många frågor. Det är därför en väl utformad onboardingprocess är så viktig. Här är några av de mest frekvent ställda frågorna under onboardingprocessen.

• Vilka förmåner finns tillgängliga för mig?
• Vad ska jag ha på mig på jobbet?
• Hur kommer jag att bli utbildad?
• Vem ska jag vända mig till om jag har en fråga eller problem?

Vad är en onboardingarbetsflöde?

Ett onboardingarbetsflöde är ett strukturerat uppsättning steg och procedurer som nya anställda går igenom under onboardingprocessen. Det inkluderar vanligtvis en blandning av orientering, träning och lärande på jobbet. Ett bra onboardingarbetsflöde bör vara heltäckande och täcka alla aspekter av den anställdes roll och företagets kultur. Det bör också anpassas till de individuella behoven hos den anställde, eftersom inte alla nya anställda har samma krav.

Med Guru kan HR skapa ett strömlinjeformat och effektivt onboardingarbetsflöde som är anpassat till varje nyanställdes individuella behov. Vår AI-drivna sökfunktion gör det enkelt att hitta den information som behövs, medan kunskapsdelningsmöjligheterna möjliggör för nya anställda att koppla ihop med mentorer och kollegor.

Vad gör en stark onboardingprocess?

En stark onboardingprocess är en som är omfattande, engagerande och stödjande. Det bör ge nya anställda alla de verktyg och resurser de behöver för att bli fullt produktiva i sin roll samtidigt som de främjar en positiv företagskultur. Med Guru kan HR skapa en heltäckande onboardingprocess som täcker alla aspekter av den anställdes roll, inklusive träning, policies och procedurer.

Vad är rollen för HR i onboardingprocessen?

HR spelar en viktig roll i onboardingprocessen, eftersom de är ansvariga för att skapa och implementera onboardingarbetsflödet. Genom att använda Guru kan HR enkelt skapa en heltäckande onboardingprocess som är anpassad till varje nyanställds individuella behov; en som täcker alla aspekter av den anställdes roll och främjar en positiv företagskultur. Med Guru kan nya anställda känna sig stödda och sammanlänkade, medan HR kan effektivisera onboardingarbetsflödet, minska risken för fel och förbättra den övergripande företagsresultatet.