Qu'est-ce que le processus d'intégration des employés ?

L'intégration des employés est le processus qui consiste à intégrer une nouvelle recrue dans une entreprise et à la préparer à devenir un membre productif de l'équipe. Cela comprend les premiers jours, semaines et mois d'emploi au fur et à mesure que l'employé découvre la culture d'entreprise, les politiques, les processus et les responsabilités de son travail.

L'intégration comprend généralement trois étapes :

1. Une orientation présente l'employé à l'entreprise et explique ses responsabilités.
2. La formation enseigne les compétences nécessaires pour le poste.
3. La socialisation aide l'employé à se connecter avec ses collègues et à s'adapter à la culture de l'entreprise.

Prendre le temps de bien intégrer améliore la satisfaction et la rétention des employés. En bref, cela prépare chacun au succès.

Qu'est-ce qui est requis pour l'intégration des employés ?

Assurer un processus d'intégration fluide implique une série d'étapes clés, de la gestion des documents initiaux à la fourniture d'une formation complète et à l'intégration harmonieuse des nouveaux employés dans la culture d'entreprise.

Commencez par favoriser une communication claire entre les ressources humaines et le nouveau salarié. Cela implique d'envoyer rapidement tous les documents nécessaires, de répondre à toutes les questions que l'employé peut avoir et d'établir des attentes claires pour le parcours d'intégration. Tout aussi important est de s'assurer que les nouvelles recrues ont un accès rapide aux documents de formation essentiels, aux politiques et procédures.

Un aspect crucial d'une intégration efficace est d'attribuer à chaque nouvelle recrue un mentor ou un accompagnateur pour le soutenir. Cela les aide non seulement à se sentir plus connectés à l'équipe, mais cela leur donne également un sentiment de sécurité tout au long du processus d'intégration. Grâce aux capacités de partage de connaissances de Guru, la connexion avec les mentors et les pairs devient un jeu d'enfant, favorisant une culture d'entreprise positive.

Pourquoi l'intégration est-elle importante ?

Le processus d'intégration forme la pierre angulaire de l'expérience entière d'un nouveau salarié avec votre entreprise. Le fait de leur fournir les outils et les connaissances nécessaires pour prospérer dans leur rôle contribue à rendre les employés plus heureux, qui sont plus susceptibles de rester à long terme. Cela se traduit par des taux de rétention d'employés améliorés, une productivité accrue et des économies de coûts substantielles pour votre entreprise. Comme le dit Amy Hirsh Robinson, principale du cabinet de conseil The Interchange Group à Los Angeles, « L'intégration est un moment magique où les nouveaux employés décident de rester engagés ou de devenir désengagés. » Il est extrêmement important de bien faire les choses.

Quels sont les 4 C de l'intégration des employés ?

L'intégration des employés est un élément clé de toute entreprise prospère, car elle contribue à garantir que les nouvelles recrues disposent de tout ce dont elles ont besoin pour réussir dans leurs rôles. Une façon de maximiser l'efficacité de l'intégration des employés est de suivre le modèle des « 4 C ». Ce modèle se concentre sur quatre éléments clés : Communication, Culture, Conformité et Capacité.

Conformité

La conformité est le processus qui consiste à s'assurer que votre nouvel employé respecte toutes les exigences légales nécessaires pour travailler pour vous. Cela inclut les vérifications des antécédents, les formulaires fiscaux et tout autre document ou processus qui doit être complété afin qu'il devienne un membre officiel de votre organisation.

Clarification

La clarification est le processus qui consiste à s'assurer que votre nouvel employé comprend son rôle, ses attentes et toutes les politiques ou procédures qui doivent être respectées. Cela inclut des séances d'orientation, des cours de formation en entreprise et d'autres activités conçues pour s'assurer que le nouveau salarié est au courant de toutes les informations pertinentes avant de commencer à travailler.

Culture

La culture est le processus qui consiste à présenter à votre nouvel employé la culture et les valeurs de votre organisation. Cela inclut des activités de consolidation d'équipe, des sorties entre collègues et d'autres activités conçues pour s'assurer qu'ils se sentent acceptés comme faisant partie de la main-d'œuvre.

Connexion

La connexion est le processus de s'assurer que votre nouvel employé se sent connecté à ses collègues. Cela inclut la fourniture d'un mentor ou d'un sponsor, l'organisation d'événements sociaux et d'autres activités conçues pour aider le nouveau salarié à nouer des relations avec ses collègues.

Les 4 phases du processus d'intégration des employés

Phase 1 : Pré-intégration 

La pré-intégration est le processus qui consiste à habituer les nouvelles recrues à l'entreprise avant leur premier jour de travail. La pré-intégration peut inclure l'offre de poste, l'envoi d'une lettre d'acceptation, le partage de ce à quoi s'attendre (ou apporter) le premier jour, et la fourniture d'informations sur la culture d'entreprise. En prenant soin de ces éléments à l'avance, vous pouvez aider les nouvelles recrues à se sentir plus à l'aise et préparées pour leur premier jour au travail. La pré-intégration est un excellent moyen de faire bonne impression sur les nouvelles recrues et de les préparer au succès dans votre entreprise.

Forfait de bienvenue chaleureux

Qui n'aime pas recevoir une petite boîte de goodies de l'entreprise le premier jour ? Selon QZ, des signes d'appréciation comme ceux-ci peuvent aider les employés à se sentir connectés. Quelques t-shirts de marque, quelques petits objets qui reflètent la culture de votre entreprise, et une carte de vœux de l'équipe permettent de bien débuter le premier jour. Si vous êtes à distance, expédiez un paquet de bienvenue accompagné d'autres matériels de travail à domicile à leur adresse ! Ce petit plus permettra même aux membres d'équipe distribués de se sentir plus proches de leurs collègues et créera une excellente première expérience d'employé.

Préparez-les pour leur premier jour

Le premier jour peut être une expérience intimidante pour toute nouvelle recrue. Pour les aider (et vous aider), il y a quelques documents importants qu'ils devraient apporter avec eux : documents RH, identification et informations de paie. Les documents RH comprennent des éléments tels que leur lettre d'offre, leur description de poste et le manuel de l'employé. Ils auront besoin d'une identification pour remplir les formulaires nécessaires, et d'informations de paie pour savoir quand ils recevront leur premier chèque de paie. S'ils ont des questions à l'avance, fournissez-leur vos coordonnées pour qu'ils puissent vous contacter. En étant préparé à l'avance, vous aiderez à rendre leur transition dans l'entreprise aussi fluide que possible.

Phase 2 : Présentations

Commencer un nouveau travail peut être accablant, surtout si vous ne connaissez personne dans l'entreprise. C'est pourquoi il est important que les managers et les collègues prennent le temps de présenter les nouveaux employés à tous ceux avec qui ils travailleront. Les présentations aident les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et à l'aise, et elles peuvent fournir des informations précieuses sur la culture d'entreprise et les attentes. De plus, les présentations aident à établir des relations et la confiance, qui sont essentielles pour un travail d'équipe efficace. En prenant le temps de présenter les nouveaux employés à leurs collègues, les managers et collègues peuvent les aider à bien commencer leur nouveau travail.

Envoyez une annonce

Rappelez au personnel qu'une nouvelle personne a rejoint l'équipe ! Trouvez un modèle pour que les gens partagent leurs histoires de vie, des faits amusants et des styles de travail préférés. L'intégration ne consiste pas uniquement à des politiques d'entreprise et à des formulaires fiscaux, il s'agit également de connaître les personnes avec lesquelles vous allez travailler. Créez un espace pour que votre nouvelle recrue se connecte avec ses collègues et trouve des centres d'intérêt communs ! 

Mettez en place des visites, des moments sociaux et des présentations

Si vous travaillez dans un bureau, commencez par une visite pour permettre aux nouvelles recrues de se familiariser avec l'endroit. C'est un bon moment pour présenter votre nouvelle recrue aux collègues inter-départementaux et lui fournir les clés ou les codes d'accès dont elle pourrait avoir besoin pour le bâtiment.

Si vous êtes en télétravail, ne négligez pas la 'visite de bureau' ! Faites participer tous les membres de votre équipe à un appel Zoom d'orientation le premier jour du nouveau membre de l'équipe, limitez-le à un café et une bavardage convivial pour permettre à vos nouveaux collègues de se sentir à l'aise et enthousiastes à l'idée de travailler avec cette équipe. Partager des photos et des vidéos de bienvenue de l'équipe, du siège de l'entreprise ou d'événements de cohésion passés est un excellent moyen de montrer à votre nouvelle recrue ce qu'est vraiment la culture de votre entreprise.

Partagez les politiques, valeurs et directives avec un manuel de l'employé

Un manuel de l'employé est un document qui décrit les politiques, les valeurs et les directives d'une entreprise. C'est un outil important pour communiquer avec les employés et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Un manuel de l'employé bien rédigé peut contribuer à améliorer le moral et à réduire le turnover, tout en fournissant un point de référence pour résoudre les conflits. Il peut également clarifier quels types d'attentes un membre d'équipe devrait avoir pour son expérience globale en tant qu'employé.

Un manuel doit être clair et concis, et doit couvrir des sujets tels que la présence, le code vestimentaire, le harcèlement et la sécurité au travail. De plus, le manuel doit être examiné et mis à jour régulièrement pour s'assurer qu'il reste pertinent.

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Phase 3 : S'installer

Commencer un nouveau travail est à la fois excitant et stressant. En tant que manager, vous êtes un coach, alors exploitez cette partie de votre rôle en aidant les nouvelles recrues à s'installer rapidement afin qu'elles puissent partir du bon pied et réussir dès le départ. Cela aide non seulement à réduire les frictions avec les employés existants, mais réduit également le risque que votre nouvelle recrue regrette d'avoir pris le poste et facilite son intégration immédiate.

Associez les nouveaux employés à un parrain d'intégration

Configurer des nouvelles recrues avec un point de contact pour les guider pendant leurs premières semaines et mois aide à faciliter la transition. Et bien que leur manager soit là pour toutes les questions qu'ils pourraient avoir, il est parfois plus naturel d’aborder les petites questions et les douleurs de croissance à un pair plutôt qu'à un supérieur.

Fournissez des listes de vérification d'intégration et des ressources précieuses 

Équipez vos nouvelles recrues des ressources dont elles ont besoin pour exceller et se mettre au niveau dans leur rôle avec notre guide sur la création d'une liste de vérification d'intégration. Lors de l'intégration d'un nouvel employé, il est important de créer une expérience personnalisée en fonction de son rôle. Le processus d'intégration pour les nouvelles recrues en vente sera différent de celui des intégrations en RH ou en People Ops et disposer d'un processus d'intégration structuré qui inclut des ressources spécifiques au rôle aidera à garder votre nouvel employé engagé et sur la bonne voie.

Consolidez les ressources pour les nouvelles recrues en un seul endroit searchable 

Donnez aux nouveaux membres de l'équipe un endroit clair pour commencer. Un simple e-mail de bienvenue avec une liste de choses à faire fournie denses ne fera que rendre leur premier jour encore plus intimidant. Essayez plutôt d'utiliser un logiciel d'intégration utilisateur convivial qui conserve tout, des politiques de l'entreprise, des documents des nouvelles recrues, des informations de configuration des dispositifs, divers outils et identifiants, et chaque autre partie de votre programme d'intégration, en un seul endroit searchable.

Un logiciel d'intégration qui garde l'information accessible même après la fin du processus d'intégration formel aidera vos nouveaux employés à se sentir confiants dans leur rôle plus rapidement à court terme et leur donnera la flexibilité de revenir sur ces premiers apprentissages pour maintenir leur productivité à long terme.

Vous vous demandez comment Guru utilise Guru pour l'intégration des employés ? Découvrez cet article de Bobby Lundquist, spécialiste des opérations humaines chez Guru.

Phase 4 : Suivi 

Une fois que vous avez établi des attentes claires pour votre nouvelle recrue, il est important de vérifier régulièrement avec votre employé pour s'assurer d'une transition en douceur dans son nouveau rôle. Maintenir une cohérence sur la façon dont un employé se porte peut aider à régler les problèmes ou les confusions qu'il pourrait rencontrer en cours de route. Être activement impliqué dans l'intégration d'une nouvelle recrue montrera que vous vous investissez dans son expérience et peut contribuer à établir la confiance, ainsi qu'à améliorer la performance et la rétention du personnel. 

Établir un plan de révision

L'intégration ne s'arrête pas après les premières semaines ou mois dans un nouvel emploi et les suivis ne devraient pas non plus. Un plan de 30-60-90 jours est un outil important que tout manager doit avoir dans son arsenal. Ce document simple peut aider à garantir qu'une nouvelle recrue reste concentrée et a une compréhension claire de ses objectifs et priorités. Il peut également être utilisé pour suivre les progrès d'une nouvelle recrue et pour identifier les domaines où une formation supplémentaire peut être nécessaire. 

Lorsque vous créez un plan de 30-60-90 jours, assurez-vous d'inclure un mélange de domaines de concentration, d'objectifs et de priorités. Pour chaque domaine de concentration, identifiez un ou deux objectifs que vous aimeriez que la nouvelle recrue atteigne. Ensuite, classifiez ces objectifs par ordre d'importance. Enfin, établissez des critères de réussite pour chaque objectif, afin que vous puissiez suivre les progrès de la nouvelle recrue. En prenant le temps de créer un plan bien équilibré de 30-60-90 jours, vous pouvez préparer votre nouvelle recrue au succès dès le premier jour.

Utilisez le modèle de plan de 30-60-90 jours de Guru pour créer un rythme de vérification avec votre nouvelle recrue afin d'obtenir un retour d'information continu et à long terme sur son expérience d'intégration et vous assurer que vous la préparez à réussir à long terme.

Exemples de processus d'intégration

Examinons trois exemples de processus d'intégration efficaces :

1. Intégration virtuelle : L'intégration virtuelle implique généralement un mélange de sessions de formation en ligne, de conférences vidéo et d'autres ressources virtuelles. Ce type d'intégration peut être efficace pour les employés distants, car il leur fournit les outils et les ressources dont ils ont besoin pour commencer sans nécessiter un déplacement au bureau.
2. Intégration par parrainage : Ce type d'intégration consiste à attribuer un mentor ou un parrain au nouvel employé. Le mentor ou le parrain est généralement un employé expérimenté qui peut fournir des conseils et du soutien pendant le processus d'intégration. Ce type d'intégration peut être particulièrement efficace pour les nouveaux employés qui peuvent être nerveux à l'idée de commencer un nouvel emploi.
3. Intégration dirigée par le manager : Dans ce type d'intégration, le manager du nouvel employé prend les devants pour fournir formation et soutien. Ce type d'intégration peut être efficace pour les employés qui travailleront en étroite collaboration avec leur manager ou superviseur. Cela permet au nouvel employé d'établir une relation avec son manager dès le départ et peut les aider à se sentir plus connectés à l'équipe.

Quoi qu'il en soit du processus d'intégration, l'important est de s'assurer que les nouveaux membres se sentent soutenus et engagés pendant le processus. En fournissant une communication claire, un accès aux ressources nécessaires et un sens de la communauté, les organisations peuvent préparer leurs nouveaux employés au succès. De plus, utiliser une solution comme Guru peut aider à simplifier le processus d'intégration et à garantir que les nouveaux employés ont accès à toutes les informations nécessaires dont ils ont besoin pour réussir.

Défis courants lors de l'intégration des employés

Nous y avons tous été : c'est votre premier jour au travail et il y a des noms à mémoriser, des processus à apprendre, de nouveaux programmes à découvrir et des premières impressions positives à faire. C'est accablant, et si vous commencez dans une nouvelle entreprise dans un environnement distant, cela peut sembler encore plus isolant.

Si toutes les ressources et formations d'intégration sont éparpillées à travers des outils, des envois d'e-mails et des messages ponctuels sur Slack, il est facile que ces sentiments de stress et d'isolement soient amplifiés. Investir dans un logiciel d'intégration qui regroupe tous les matériels dont les nouveaux employés ont besoin pour démarrer de manière productive est un excellent moyen de les rendre immédiatement autonomes dans leur poste. Et cela compte ; les personnes qui ont eu une expérience d'intégration négative pour les nouveaux employés sont deux fois plus susceptibles de chercher une autre opportunité dans un avenir immédiat. 

Le temps jusqu'à la productivité est important, mais ne le précipitez pas. Un article de la Harvard Business Review indique qu'environ 20 % du turnover des employés se produit dans les 45 premiers jours de l'emploi, et que les entreprises les plus performantes passent un an à pleinement intégrer les nouveaux employés.

Surcharge d'informations

Lorsqu'un nouvel employé commence un emploi, il est souvent bombardé d'une pléthore d'informations et de tâches à apprendre et à accomplir. Cela peut facilement entraîner une surcharge d'informations, ce qui peut être accablant et entraver leur capacité à bien performer dans leur nouveau rôle. Cependant, un processus d'intégration des employés bien conçu peut aider à atténuer ce problème.

Une des façons dont un processus d'intégration des employés peut prévenir la surcharge d'informations est de décomposer les informations en morceaux gérables. Plutôt que de présenter à un nouvel employé une longue liste de tâches et d'informations d'un coup, un programme d'intégration efficace fournira les informations nécessaires dans un ordre structuré et logique. Cela pourrait impliquer de fournir des matériaux de formation qui sont divisés en petites sections digestes, ou d'attribuer des tâches spécifiques dans une séquence logique pour aider le nouvel employé à construire progressivement ses connaissances et ses compétences.

Manque de clarté sur le rôle

Un aspect crucial d'un processus d'intégration des employés réussi est de veiller à ce que les nouveaux membres aient une compréhension claire de leur rôle et de leurs responsabilités au sein de l'organisation. Cela inclut non seulement une description de poste de base, mais aussi une compréhension plus approfondie de la façon dont leur rôle s'inscrit dans les objectifs et la vision plus larges de l'entreprise. Pour atteindre cet objectif, un programme d'intégration efficace devrait inclure des sessions de formation complètes qui donnent aux nouveaux employés une compréhension complète de leurs tâches et attentes.

En plus de la formation, il est également important de fournir aux nouveaux employés les outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. Cela peut inclure l'accès aux logiciels ou matériels de l'entreprise, des informations sur les politiques et procédures pertinentes, et des contacts avec les membres clés de l'équipe ou les parties prenantes. 

Non-implémentation d'une intégration spécifique au rôle

Il est important de reconnaître que chaque rôle au sein d'une organisation est unique et comporte son propre ensemble de responsabilités, de compétences et de besoins en matière de connaissances. Pour garantir que le processus d'intégration soit efficace, une partie du programme devrait être spécifiquement adaptée au rôle du nouvel employé. Cela pourrait impliquer d'offrir une formation spécialisée, d'assigner des tâches spécifiques au rôle, ou de mettre le nouvel employé en contact avec des parties prenantes clés dans son domaine de responsabilité. 

En adaptant l'expérience d'intégration au rôle du nouvel employé, l'entreprise peut les aider à se sentir plus confiants et autonomes dans leur nouveau poste, menant à une transition plus douce et une intégration plus rapide dans l'équipe. De plus, fournir une formation et des ressources spécifiques au rôle peut aider l'employé à devenir plus productif et à contribuer plus rapidement aux objectifs de l'organisation.

Fournir des informations précises et à jour

Dans le maintien de processus d'intégration réussis, il est crucial de s'assurer que les informations reçues par les nouveaux employés sont à jour et précises. Des informations obsolètes peuvent entraîner de la confusion, de la frustration et finalement de mauvaises performances. De plus, des informations inexactes peuvent entraîner des malentendus et des erreurs qui peuvent affecter à la fois le travail du nouvel employé et l'organisation dans son ensemble.

Solliciter des retours

C'est souvent une étape oubliée, mais cela ne signifie pas que solliciter des retours de nouveaux employés sur leur expérience n'est pas important. Tout d'abord, cela fournit des informations précieuses sur l'efficacité du programme d'intégration et aide à identifier les domaines qui nécessitent des améliorations. Deuxièmement, les retours des nouveaux employés peuvent aider les organisations à identifier les problèmes potentiels dès le début, empêchant que les problèmes ne deviennent de grands obstacles plus tard. Enfin, demander des retours démontre un engagement envers l'engagement et le développement des employés, ce qui peut aider à créer une culture d'entreprise positive et à améliorer la satisfaction globale des employés. En cherchant activement et en utilisant les retours des nouveaux employés, les entreprises peuvent créer une expérience d'intégration plus efficace et positive pour les futurs employés.

Coûts de l'intégration des employés

Le véritable coût de l'intégration et de la formation d'un nouvel employé est d'environ 2 000 $ pour les petites entreprises à plus de 3 000 $ pour les plus grandes. Même les entreprises les plus performantes peuvent passer mois à intégrer pleinement de nouveaux employés, ce qui signifie que la plupart des nouveaux employés n'atteignent pas une pleine productivité pendant de nombreuses semaines. 

Pris dans leur ensemble, ces coûts ont un impact quantifiable sur le résultat final : les nouveaux employés (et les transferts!) peuvent réduire les revenus totaux de 1 à 2,5 %. Quel que soit la taille de votre entreprise, c'est un pourcentage significatif de perte de revenus dans le processus d' amélioration de votre entreprise. 

Apprenez à réduire le coût moyen de formation d'un nouvel employé.

Questions fréquentes lors du processus d'intégration

Commencer un nouvel emploi peut être à la fois excitant et intimidant. Avec tant de choses à apprendre et à faire, il est courant d'avoir beaucoup de questions. C'est pourquoi un processus d'intégration bien conçu est si important. Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées lors du processus d'intégration.

• Quels avantages sont disponibles pour moi ?
• Que dois-je porter au travail ?
• Comment vais-je être formé ?
• Qui dois-je contacter si j'ai une question ou un problème ?

Qu'est-ce qu'un flux de travail d'intégration ?

Un flux de travail d'intégration est un ensemble structuré d'étapes et de procédures que les nouveaux employés suivent pendant le processus d'intégration. Il comprend généralement un mélange d'orientation, de formation et d'apprentissage sur le tas. Un bon flux de travail d'intégration devrait être complet, couvrant tous les aspects du rôle de l'employé et de la culture de l'entreprise. Il doit également être adapté aux besoins individuels de l'employé, car tous les nouveaux employés n'ont pas les mêmes besoins.

Avec Guru, les RH peuvent créer un flux de travail d'intégration rationalisé et efficace qui est personnalisé en fonction des besoins individuels de chaque nouvel employé. Notre fonction de recherche alimentée par l'IA facilite la recherche des informations nécessaires, tandis que les capacités de partage de connaissances permettent aux nouveaux employés de se connecter avec des mentors et leurs pairs.

Qu'est-ce qui constitue un processus d'intégration solide ?

Un processus d'intégration solide est celui qui est complet, engageant et soutenant. Il doit fournir aux nouveaux employés tous les outils et ressources dont ils ont besoin pour devenir pleinement productifs dans leur rôle tout en favorisant une culture d'entreprise positive. Avec Guru, les RH peuvent créer un processus d'intégration complet qui couvre tous les aspects du rôle de l'employé, y compris la formation, les politiques et les procédures.

Quel est le rôle des RH dans le processus d'intégration ?

Les RH jouent un rôle vital dans le processus d'intégration, car elles sont responsables de la création et de la mise en œuvre du flux de travail d'intégration. En utilisant Guru, les RH peuvent facilement créer un processus d'intégration complet qui est personnalisé en fonction des besoins individuels de chaque nouvel employé ; un qui couvre tous les aspects du rôle de l'employé et favorise une culture d'entreprise positive. Avec Guru, les nouveaux employés peuvent se sentir soutenus et connectés, tandis que les RH peuvent rationaliser le flux de travail d'intégration, réduisant ainsi le risque d'erreurs et améliorant la performance globale de l'entreprise.