What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Jo hieman brändättyjä t-paitoja, muutamia yrityksesi kulttuuria heijastavia tilpehöörejä ja tiimiltä saatu onnittelukortti tekevät ensimmäisestä päivästä hyvän alun. Jos työskentelet etänä, lähetä tervetulopaketti muiden etätyöskentelymateriaalien mukana suoraan heidän ovelleen! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Käytä Gurun 30-60-90 päivän suunnitelma mallia luodaksesi tarkastusrytmin uusille työntekijöillesi saadaksesi jatkuvaa, pitkäaikaista palautetta heidän perehdytyskokemuksestaan ja varmistaaksesi, että valmistelet heitä pitkäaikaiseen menestykseen.

Onboarding process examples

Katsotaanpa kolmea esimerkkiä tehokkaista perehdytysprosesseista:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Tämän tyyppinen perehdytys voi olla tehokasta etätyöntekijöille, koska se tarjoaa heille työkalut ja resurssit, joita he tarvitsevat aloittaakseen ilman, että heidän tarvitsee matkustaa toimistoon.
2. Kaveriperehdytys: Tähän tyyppiseen perehdytykseen kuuluu mentorin tai kaverin nimeäminen uudelle työntekijälle. Mentori tai kaveri on yleensä kokenut työntekijä, joka voi antaa ohjausta ja tukea perehdytysprosessin aikana. Tämän tyyppinen perehdytys voi olla erityisen tehokasta uusille työntekijöille, jotka saattavat olla hermostuneita uuden työn aloittamisesta.
3. Johtajan johdolla tapahtuva perehdytys: Tässä perehdytyksessä uusi työntekijä'n esimies ottaa johdon koulutuksessa ja tuessa. Tämäntyyppinen perehdytys voi olla tehokas työntekijöille, jotka työskentelevät tiiviisti esimiehensä tai valvojan kanssa. Se mahdollistaa uuden työntekijän luoda suhteen esimieheensä varhaisessa vaiheessa ja voi auttaa heitä tuntemaan itsensä enemmän osaksi tiimiä.

Riippumatta perehdytysprosessista, avain on varmistaa, että uudet työntekijät tuntevat itsensä tuetuiksi ja mukana prosessissa. Selkeän viestinnän, pääsyn tarvittaviin resursseihin ja yhteisöllisyyden tunteen tarjoaminen voi auttaa organisaatioita asettamaan uudet työntekijänsä menestykselle. Lisäksi ratkaisun, kuten Guru käyttäminen voi auttaa virtaviivaistamaan perehdytysprosessia ja varmistamaan, että uusilla työntekijöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin tietoihin, joita he tarvitsevat menestyäkseen.

Yleisimmät haasteet työntekijöiden perehdytyksessä

Olemme kaikki olleet siellä: se on ensimmäinen työpäiväsi, ja siellä on nimiä muistettavaksi, prosesseja opittavaksi, uusia ohjelmia harjoiteltavaksi ja positiivisia ensivaikutelmia luotavaksi. Se on ylivoimaista, ja jos aloitat uudessa yrityksessä etätyössä, se voi tuntua vielä eristävämmältä.

Jos kaikki perehdytysresurssit ja koulutus ovat hajallaan työkaluissa, sähköposteissa ja satunnaisissa Slack-viesteissä, on helppo tuntea stressiä ja eristyneisyyttä entistä enemmän. Sijoittaminen perehdytysohjelmistoon kuin koko kaikki materiaalit, joita uudet työntekijät tarvitsevat, tuottavan alun saamiseksi, on loistava tapa saada heidät tuntemaan itsensä heti voimakkaiksi työtehtävässään. Ja se on tärkeää; ihmiset, jotka ovat kokeneet negatiivisen uusien työntekijöiden perehdytyskokemuksen, ovat kaksi kertaa todennäköisempiä etsimään muuta mahdollisuutta heti tulevaisuudessa. 

Tuottavuusaika on tärkeä, mutta älä kiirehdi sitä. A Harvard Business Review -artikkeli osoittaa, että jopa 20% työntekijöiden vaihtuvuudesta tapahtuu työsuhteen ensimmäisten 45 päivän aikana, ja että menestyneimmät yritykset viettävät vuoden uusien työntekijöiden täysin perehdyttämiseen.

Tietotulva

Kun uusi työntekijä aloittaa työssä, heitä pommitetaan usein valtavalla määrällä tietoa ja tehtäviä, jotka heidän on opittava ja suoritettava. Tämä voi helposti johtaa tietotulvaan, mikä voi olla ylivoimaista ja estää heidän kykyään suoriutua hyvin uudessa roolissaan. Kuitenkin hyvin suunniteltu työntekijöiden perehdytysprosessi voi auttaa lievittämään tätä ongelmaa.

Yksi tapa, jolla työntekijöiden perehdytysprosessi voi estää tietotulvan, on jakaa tieto hallittaviin osiin. Sen sijaan, että esitetään uudelle työntekijälle pitkä luettelo tehtävistä ja tiedoista kerralla, tehokas perehdytysohjelma tarjoaa tarvittavat tiedot rakenteellisessa ja loogisessa järjestyksessä. Tämä voisi sisältää koulutusmateriaaleja, jotka on jaettu pieniin, helposti sulaviin osiin, tai tiettyjen tehtävien jäsentämisen loogiseen järjestykseen, jotta uusi työntekijä voisi vähitellen rakentaa tietoa ja taitojaan.

Roolin selkeyden puute

Yksi ratkaiseva näkökohta onnistuneessa työntekijöiden perehdytysprosessi on varmistaa, että uusilla työntekijöillä on selkeä käsitys roolistaan ja vastuistaan organisaatiossa. Tämä sisältää ei vain perusperehdytystä, vaan myös syvemmän ymmärryksen siitä, miten heidän roolinsa liittyy yrityksen suurempiin tavoitteisiin ja visioon. Tämän saavuttamiseksi tehokkaassa perehdytysohjelmassa tulisi sisältää kattavia koulutussessioita, jotka tarjoavat uusille työntekijöille täydellisen käsityksen heidän velvollisuuksistaan ja odotuksistaan.

Koulutuksen lisäksi on myös tärkeää antaa uusille työntekijöille työkalut, joita he tarvitsevat työnsä tehokkaaseen suorittamiseen. Tämä voi sisältää pääsyn yrityksen ohjelmistoihin tai laitteisiin, tietoa asianmukaisista käytännöistä ja menettelyistä sekä yhteydet avainhenkilöihin tai sidosryhmiin. 

Roolikohtaisen perehdytyksen puute

On tärkeää tunnistaa, että jokainen rooli organisaatiossa on ainutlaatuinen ja siihen liittyy omat vastuunsa, taitovaatimuksensa ja tietotarpeensa. Jotta perehdysprosessi olisi tehokas, ohjelman osan tulisi olla erityisesti suunnattu uuden työntekijän roolille. Tämä voisi sisältää erityiskoulutuksen tarjoamisen, roolikohtaisten tehtävien määrittämisen tai uuden työntekijän liittämisen keskeisiin sidosryhmiin heidän vastuualallaan. 

Räätälöimällä perehdytyskokemus uuden työntekijän rooliin yritys voi auttaa heitä tuntemaan itsensä varmemmaksi ja voimaantuneeksi uudessa asemassaan, mikä johtaa sujuvampaan siirtymiseen ja nopeampaan integración tiimiin. Lisäksi tarjoamalla rooliin liittyvää koulutusta ja resursseja voidaan auttaa työntekijää tulemaan tuottavammaksi ja osallistumaan nopeammin organisaation tavoitteisiin.

Oikean ja ajantasaisen tiedon tarjoaminen

Onnistuneiden perehdytysprosessien ylläpitämisessä on kriittistä varmistaa, että uudet työntekijät saavat ajankohtaista ja tarkkaa tietoa. Vanhentunut tieto voi johtaa hämmennykseen, turhautumiseen ja lopulta huonoon suoritukseen. Lisäksi virheellinen tieto voi johtaa väärinkäsityksiin ja virheisiin, jotka voivat vaikuttaa sekä uuden työntekijän työhön että koko organisaatioon.

Palaute

Se on usein unohtunut vaihe, mutta se ei tarkoita, että palautteen pyytäminen uusilta työntekijöiltä heidän kokemuksistaan ei ole tärkeää. Ensinnäkin se tarjoaa arvokkaita näkemyksiä perehdytysohjelman tehokkuudesta ja auttaa tunnistamaan alueita, jotka tarvitsevat parannusta. Toiseksi, palautteet uusilta työntekijöiltä voivat auttaa organisaatioita tunnistamaan mahdolliset ongelmat aikaisessa vaiheessa, estäen ongelmien muuttumasta suuriksi esteiksi myöhemmin. Lopuksi palautteen pyytäminen osoittaa sitoutumista työntekijöiden osallistamiseen ja kehittämiseen, mikä voi auttaa luomaan myönteistä yrityskulttuuria ja parantamaan kokonaisvaltaista työntekijätyytyväisyyttä. Aktivisesti etsimällä ja hyödyntämällä palautetta uusilta työntekijöiltä, yritykset voivat luoda tuleville työntekijöille tehokkaamman ja myönteisemmän perehdytyskokemuksen.

Työntekijöiden perehdytyksen kustannukset

Työntekijän perehdytyksen todelliset kustannukset ja kouluttaminen on noin 2000 dollaria pienille yrityksille ja enemmän kuin 3000 dollaria suuremmille. Jopa menestyneimmät yritykset voivat käyttää kuukausia uuden työntekijän perehdyttämiseen, mikä tarkoittaa, että useimmat uudet työntekijät eivät saavuta täyttä tuottavuutta moniin, moniin viikkoihin. 

Kaikki ottaen huomioon, nämä kustannukset vaikuttavat mittaamalla tulosta: uudet työntekijät (ja siirrot!) voivat vähentää kokonaisliikevaihtoa 1–2,5%. Riippumatta yrityksesi koosta, se on merkittävä prosentti tuloista, joka menetetään prosessissa parantaa bisnestäsi. 

Opi, miten vähentää keskimääräistä kustannusta kouluttamiselle.

Usein kysyttyjä kysymyksiä perehdytysprosessin aikana

Uuden työn aloittaminen voi olla sekä jännittävää että pelottavaa. Kun on niin paljon opittavaa ja tehtävää, on yleistä, että kysymyksiä on paljon. Siksi hyvin suunniteltu perehdytysprosessi on niin tärkeä. Tässä on joitakin yleisimmin kysyttyjä kysymyksiä perehdytysprosessin aikana.

• Mitä etuja on saatavilla minulle?
• Mitä minun pitäisi pukea töihin?
• Miten minut koulutetaan?
• Keneen minun pitäisi kääntyä, jos minulla on kysymys tai ongelma?

Mikä on perehdytysprosessi?

Perehdytysprosessi on rakenteellinen joukko vaiheita ja menettelyjä, joita uudet työntekijät käyvät läpi perehdytysprosessin aikana. Se sisältää tyypillisesti sekoituksen orientaatiota, koulutusta ja käytännön oppimista. Hyvän perehdytysprosessin tulisi olla kattava, kattaen kaikki työntekijän roolin ja yrityksen kulttuurin näkökohdat. Sen tulisi myös olla räätälöity työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin, sillä kaikki uudet työntekijät eivät tarvitse samoja asioita.

Yhdessä Gurun kanssa HR voi luoda virtaviivaisen ja tehokkaan perehdytysprosessin, joka on mukautettu jokaisen uuden työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin. AI-pohjainen hakutoimintomme tekee tarvittavan tiedon löytämisestä helppoa, kun taas tietojen jakamisen kyvyt auttavat uusia työntekijöitä luomaan yhteyksiä mentoreihin ja kollegoihin.

Mikä tekee onnistuneesta perehdytysprosessista vahvan?

Vahva perehdytysprosessi on kattava, osallistava ja tukeva. Sen tulisi antaa uusille työntekijöille kaikki työkalut ja resurssit, joita he tarvitsevat tullakseen täysin tuottaviksi omaan rooliinsa samalla edistäen myönteistä yrityskulttuuria. Guru:n avulla HR voi luoda kattavan perehdytysprosessin, joka kattaa kaikki työntekijän roolin näkökohdat, mukaan lukien koulutuksen, politiikat ja menettelyt.

Mikä on HR:n rooli perehdytysprosessissa?

HR:llä on tärkeä rooli perehdytysprosessissa, koska he ovat vastuussa perehdytyksen työnkulun luomisesta ja toteuttamisesta. Guru:n avulla HR voi helposti luoda kattavan perehdytysprosessin, joka on mukautettu jokaisen uuden työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin; ja joka kattaa kaikki työntekijän roolin näkökohdat ja kannustaa myönteistä yrityskulttuuria. Gurun avulla uudet työntekijät voivat tuntea olevansa tuettuja ja yhteydessä, kun taas HR voi virtaviiaistaa perehdytysprosessin, vähentäen virheiden riskiä ja parantaen koko yrityksen suorituskykyä.