What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

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Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Use Guru’s 30-60-90 day plan template to create a check in cadence with your new hire to get continuous, long term feedback about their onboarding experience and to ensure you're setting them up for long term success.

Onboarding process examples

Let’s look at three examples of effective onboarding processes:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. 이 유형의 온보딩은 원격 근무자들에게 효과적일 수 있으며, 그들이 사무실로 이동하지 않고도 시작하는 데 필요한 도구와 자원을 제공합니다.
2. 팀원 온보딩: 이 유형의 온보딩은 새로운 직원에게 멘토 또는 팀원을 배정하는 것을 포함합니다. 멘토나 팀원은 일반적으로 온보딩 과정 중 대안을 제공할 수 있는 경험이 풍부한 직원입니다. 이 유형의 온보딩은 새로운 직업을 시작하는 것에 긴장할 수 있는 새로운 직원들에게 특히 효과적일 수 있습니다.
3. 관리자 주도 온보딩: 이 유형의 온보딩에서는 신입 사원의 관리자가 교육 및 지원을 제공하는 주도적인 역할을 합니다. 이 유형의 온보딩은 관리자나 감독자와 가까이 일할 직원들에게 효과적일 수 있습니다. 이는 새로운 직원이 초기부터 관리와의 관계를 구축할 수 있게 해 주며, 팀과의 연결감을 더욱 높일 수 있습니다.

온보딩 과정에 관계없이, 새로운 직원들이 지원받고 참여하고 있다고 느끼도록 하는 것이 핵심입니다. 명확한 커뮤니케이션, 필수 자원 접근, 그리고 공동체 의식을 제공함으로써, 조직들은 새로운 직원들을 성공적으로 설정할 수 있습니다. 또한,  Guru 와 같은 솔루션을 사용하면 온보딩 과정을 간소화하고 새로운 직원들이 성공하는 데 필요한 모든 정보에 접근할 수 있도록 보장할 수 있습니다.

직원 온보딩 중 일반적인 도전 과제

모두가 이곳에 있었던 경험이 있습니다: 첫 근무일인데 외워야 할 이름이 많고, 익혀야 할 절차가 있으며, 배워야 할 새로운 프로그램이 있고, 긍정적인 첫인상을 남겨야 합니다. 압도적이며, 원격 환경에서 새로운 회사에 취업하는 경우 더욱 고립감을 느낄 수 있습니다.

모든 온보딩 리소스와 교육이 도구, 이메일 발송 및 단발적인 Slack 메시지에 분산되어 있다면, 그 스트레스와 고립감이 더욱 심화되기 쉽습니다. 새로운 직원들이 생산적으로 시작하는 데 필요한 모든 자료를 통합한  온보딩 소프트웨어 에 투자하는 것은 즉시 힘을 실어주는 훌륭한 방법입니다. 그리고 이는 중요합니다; 부정적인 새로운 직원 온보딩 경험을 가진 사람들은  두 배로 가능성이 높습니다 다른 기회를 찾는 것에 대해. 

생산성 향상이 중요하지만, 서두르지 마세요. 하버드 비즈니스 리뷰 기사에 따르면, 직원 퇴사율의 최대 20%가 고용 첫 45일에 발생하며, 가장 성공적인 회사는 신입 사원 온보딩에 1년을 할애합니다.

정보 과부하

새로운 직원이 직무를 시작하면, 그들은 종종 수많은 정보와 배우고 성취해야 하는 작업에 압도됩니다. 이는 쉽게 정보 과부하를 초래할 수 있으며, 이는 압도적일 수 있고 새로운 역할에서 잘 수행하는 능력을 방해할 수 있습니다. 그러나 잘 설계된 직원 온보딩 프로세스는 이 문제를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

직원 온보딩 프로세스가 정보 과부하를 방지할 수 있는 한 가지 방법은 정보를 관리 가능한 조각으로 나누는 것입니다. 새로운 직원에게 긴 리스트의 작업과 정보를 한 번에 제시하기보다는, 효과적인 온보딩 프로그램은 필요한 정보를 구조적이고 논리적인 순서로 제공합니다. 여기에는 작고 소화하기 쉬운 섹션으로 나누어진 교육 자료를 제공하거나, 새로운 직원이 지식과 기술을 점차적으로 쌓도록 돕기 위해 논리적 순서로 특정 작업을 할당하는 것이 포함될 수 있습니다.

역할 명확성 부족

성공적인 직원 온보딩 프로세스의 중요한 측면 중 하나는 새로운 직원이 조직 내 자신의 역할과 책임을 명확히 이해하도록 하는 것입니다. 이에는 기본적인 직무 설명뿐만 아니라 그들의 역할이 회사의 더 큰 목표와 비전과 어떻게 맞물리는지에 대한 더 깊은 이해가 포함됩니다. 이를 달성하기 위해 효과적인 온보딩 프로그램에는 새로운 직원에게 의무와 기대에 대한 완전한 이해를 제공하는 종합적인 교육 세션이 포함되어야 합니다.

교육 외에도 새로운 직원이 자신의 직무를 효과적으로 수행하는 데 필요한 도구를 제공하는 것도 중요합니다. 여기에는 회사 소프트웨어나 하드웨어에 대한 접근, 관련 정책 및 절차에 대한 정보, 주요 팀원이나 이해관계자와의 연결이 포함될 수 있습니다. 

역할별 온보딩을 구현하지 않음

조직 내의 모든 역할은 독특하며 각 역할에 고유한 책임, 기능 및 지식 요구 사항이 있다는 것을 인식하는 것이 중요합니다. 온보딩 프로세스가 효과적이도록 보장하기 위해 프로그램의 일부는 신입 사원의 역할에 특별히 맞추어져야 합니다. 여기에는 전문화된 교육을 제공하거나 역할별 작업을 할당하거나 새로운 직원이 책임 영역의 주요 이해관계자와 연결될 수 있도록 하는 것이 포함될 수 있습니다. 

신입 사원의 역할에 맞춘 온보딩 경험을 제공함으로써, 회사는 그들이 새로운 위치에서 더 자신감 있고 권한을 부여받았다고 느끼도록 도울 수 있으며, 이는 팀 내에서의 원활한 전환과 빠른 통합으로 이어집니다. 또한 역할에 특화된 교육과 리소스를 제공하는 것은 직원이 더 생산적이 되고 조직의 목표에 더 빨리 기여하는 데 도움이 될 수 있습니다.

정확하고 최신 정보를 제공하기

성공적인 온보딩 프로세스를 유지하려면, 새로운 직원이 받는 정보가 최신이고 정확한지 확인하는 것이 중요합니다. 오래된 정보는 혼란과 좌절로 이어질 수 있으며 결과적으로 성과 저하를 초래할 수 있습니다. 더욱이 부정확한 정보는 오해와 오류를 초래할 수 있으며, 이는 신입 직원의 업무와 조직 전체에 영향을 미칠 수 있습니다.

피드백 요청하기

이는 종종 간과되는 단계지만, 신입 직원의 경험에 대한 피드백을 요청하는 것이 중요하지 않다는 것을 의미하지는 않습니다. 첫째, 이는 온보딩 프로그램의 효과에 대한 귀중한 통찰력을 제공하고 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다. 둘째, 새로운 직원의 피드백은 조직이 잠재적인 문제를 조기에 식별하도록 도와줄 수 있으며, 나중에 큰 장애물이 되는 문제를 방지할 수 있습니다. 마지막으로, 피드백 요청은 직원 참여 및 개발에 대한 약속을 보여주며, 이는 긍정적인 회사 문화를 만들어주고 전반적인 직원 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 새로운 직원의 피드백을 적극적으로 요청하고 사용하는 것으로 인해, 기업들은 향후 직원들을 위한 보다 효과적이고 긍정적인 온보딩 경험을 만들어낼 수 있습니다.

직원 온보딩 비용

신규 직원의 온보딩 및 교육의 실질적인 비용 는 중소기업의 경우 약 2,000달러 에서 대기업의 경우 3,000달러 이상에 이릅니다. 가장 성공적인 회사조차도 신입 직원의 온보딩에 몇 개월을 할애할 수 있으며, 대부분의 신입 직원은 많은 주 동안 완전한 생산성을 달성하지 못합니다. 

모두 합쳐서 이 비용들은 바닥선에 정량화 가능한 영향을 미칩니다: 신규 고용(및 전배!) 총 수익을 줄일 수 있습니다 1%에서 2.5% 사이로. 회사의 규모와 관계없이, 이는 비즈니스를 개선하는 과정에서 잃게 되는 상당한 비율의 수익입니다. 

상회하는 방법을 배우기 신규 직원 교육의 평균 비용을 줄이는 방법.

온보딩 과정에서 자주 묻는 질문

새 직업을 시작하는 것은 흥미롭고 동시에 두려울 수 있습니다. 배우고 할 일이 너무 많기 때문에 많은 질문이 있는 것이 일반적입니다. 그렇기 때문에 잘 설계된 온보딩 프로세스가 매우 중요합니다. 다음은 온보딩 과정 중 가장 자주 묻는 질문입니다.

• 저에게 제공되는 혜택은 무엇인가요?
• 직장에서 무엇을 입어야 하나요?
• 어떻게 교육을 받게 되나요?
• 질문이나 문제가 있으면 누에게 문의해야 하나요?

온보딩 워크플로우란 무엇인가요?

온보딩 워크플로우는 새로운 직원이 온보딩 과정 동안 거치는 구조적 단계와 절차의 집합입니다. 이는 일반적으로 오리엔테이션, 교육 및 현장 학습의 혼합을 포함합니다. 사전 온보딩 프로세스는 포괄적이어야 하며, 직원의 역할과 회사 문화의 모든 측면을 포함해야 합니다. 또한 모든 신규 직원의 개별 요구에 맞추어 조정되어야 하며, 모든 신규 직원이 동일한 요구를 다 가지고 있지 않기 때문입니다.

Guru와 함께, HR은 각 신입 직원의 개별 요구에 맞춤화된 효율적이고 체계적인 온보딩 워크플로우를 만들 수 있습니다. 우리의 AI 기반 검색 기능은 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있게 하며, 지식 공유 기능은 새로운 직원이 멘토 및 동료들과 연결할 수 있게 해줍니다.

강력한 온보딩 프로세스란 무엇인가요?

강력한 온보딩 프로세스는 포괄적이고 참여를 유도하며 지원하는 것이어야 합니다. 이는 새로운 직원이 자신의 역할을 완전히 생산적으로 수행하는 데 필요한 모든 도구와 자원을 제공해야 하며, 긍정적인 회사 문화를 조성해야 합니다. Guru와 함께, HR은 교육, 정책 및 절차를 포함한 직원 역할의 모든 측면을 포함하는 포괄적인 온보딩 프로세스를 만들 수 있습니다.

온보딩 과정에서 HR의 역할은 무엇인가요?

HR은 온보딩 과정에서 중요한 역할을 하며, 온보딩 워크플로우를 만들고 구현하는 책임이 있습니다. Guru를 사용하면 HR은 각 신입 직원의 개별 요구에 맞춰 조정된 포괄적인 온보딩 프로세스를 쉽게 생성할 수 있고, 이는 직원의 역할의 모든 측면을 포함하며 긍정적인 회사 문화를 조성합니다. Guru를 사용하면 새로운 직원이 지원과 연결을 느낄 수 있으며, HR은 온보딩 워크플로우를 간소화하여 오류의 위험을 줄이고 회사 성과를 향상시킬 수 있습니다.