What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Use Guru’s 30-60-90 day plan template to create a check in cadence with your new hire to get continuous, long term feedback about their onboarding experience and to ensure you're setting them up for long term success.

Onboarding process examples

Let’s look at three examples of effective onboarding processes:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Ten typ onboardingu może być skuteczny dla pracowników zdalnych, ponieważ zapewnia im narzędzia i zasoby potrzebne do rozpoczęcia pracy bez konieczności podróżowania do biura.
2. Onboarding z mentorem: Ten typ onboardingu polega na przypisaniu mentora lub kolegi do nowego pracownika. Mentor lub kolega to zazwyczaj doświadczony pracownik, który może zapewnić wskazówki i wsparcie podczas procesu onboardingu. Ten typ onboardingu może być szczególnie skuteczny dla nowych pracowników, którzy mogą być zdenerwowani rozpoczęciem nowej pracy.
3. Onboarding prowadzony przez menedżera: W tym rodzaju onboardingu menedżer nowego pracownika odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu szkolenia i wsparcia. Ten typ onboardingu może być skuteczny dla pracowników, którzy będą ściśle współpracować ze swoim menedżerem lub przełożonym. Pozwala to nowemu pracownikowi na nawiązanie relacji z menedżerem na początku współpracy i może pomóc mu poczuć się bardziej związanym z zespołem.

Bez względu na proces onboardingu, kluczem jest zapewnienie, że nowi pracownicy czują się wspierani i zaangażowani w trakcie tego procesu. Dzięki jasnej komunikacji, dostępowi do niezbędnych zasobów i poczuciu wspólnoty, organizacje mogą zapewnić nowym pracownikom sukces. Dodatkowo, korzystanie z rozwiązań takich jak Guru może pomóc w uproszczeniu procesu onboardingu i zapewnieniu, że nowi pracownicy mają dostęp do wszelkich niezbędnych informacji potrzebnych do osiągnięcia sukcesu.

Typowe wyzwania podczas onboardingu pracowników

Wszyscy to przeżyliśmy: to twój pierwszy dzień w pracy, a trzeba zapamiętać imiona, poznać procesy, nauczyć się nowych programów oraz wywrzeć pozytywne pierwsze wrażenie. To przytłaczające, a jeśli zaczynasz w nowej firmie w zdalnym środowisku, może wydawać się jeszcze bardziej izolujące.

Jeśli wszystkie zasoby onboardingowe i szkoleniowe są rozprzestrzenione po narzędziach, e-mailach i pojedynczych wiadomościach na Slacku, łatwo jest, aby uczucia stresu i izolacji się zwiększyły. Inwestowanie w oprogramowanie onboardingu które łączy wszystkie materiały, które nowi pracownicy potrzebują, aby skutecznie rozpocząć pracę, to świetny sposób, aby poczuli się od razu umocnieni na swoim stanowisku. I to ma znaczenie; osoby, które miały negatywne doświadczenie onboardingu, są dwukrotnie bardziej skłonne do poszukiwania innej możliwości w bliskiej przyszłości. 

Czas do osiągnięcia produktywności jest ważny, ale nie przyspieszaj tego. Artykuł z Harvard Business Review podkreśla, że do 20% rotacji pracowników ma miejsce w pierwszych 45 dniach zatrudnienia, a najbardziej udane firmy spędzają rok na pełnym onboardingu nowych pracowników.

Przeciążenie informacyjne

Gdy nowy pracownik rozpoczyna pracę, jest często bombardowany ogromną ilością informacji i zadań do nauczenia się i zrealizowania. Może to łatwo prowadzić do przeciążenia informacyjnego, co może być przytłaczające i utrudniać skuteczne wykonywanie nowych obowiązków. Jednak dobrze zaprojektowany proces onboardingu pracowników może pomóc w złagodzeniu tego problemu.

Jednym ze sposobów, w jaki proces onboardingu może zapobiegać przeciążeniu informacyjnemu, jest dzielenie informacji na mniejsze, przystępne fragmenty. Zamiast prezentować nowemu pracownikowi długą listę zadań i informacji jednocześnie, skuteczny program onboardingu dostarczy niezbędne informacje w uporządkowanej i logicznej kolejności. Może to obejmować udostępnienie materiałów szkoleniowych podzielonych na małe, przyswajalne sekcje lub przydzielenie konkretnych zadań w logicznej sekwencji, aby pomóc nowemu pracownikowi stopniowo rozwijać swoją wiedzę i umiejętności.

Brak jasności roli

Jednym z kluczowych elementów skutecznego procesu onboardingu pracowników jest zapewnienie, że nowi pracownicy mają jasne zrozumienie swojej roli i obowiązków w organizacji. To obejmuje nie tylko podstawowy opis stanowiska, ale także głębsze zrozumienie, w jaki sposób ich rola wpisuje się w szersze cele i wizję firmy. Aby to osiągnąć, skuteczny program onboardingu powinien obejmować kompleksowe szkolenia, które zapewnią nowym pracownikom pełne zrozumienie ich obowiązków i oczekiwań.

Oprócz szkolenia ważne jest również zapewnienie nowym pracownikom narzędzi potrzebnych do skutecznego wykonywania swojej pracy. Może to obejmować dostęp do oprogramowania lub sprzętu firmowego, informacje na temat odpowiednich polityk i procedur, oraz połączenia z kluczowymi członkami zespołu lub interesariuszami. 

Nie wdrażanie onboardingu specyficznego dla roli

Wa żne jest, aby uznać, że każda rola w organizacji jest unikalna i wiąże się z własnym zestawem obowiązków, umiejętności i wymagań dotyczących wiedzy. Aby zapewnić skuteczność procesu onboardingu, część programu powinna być dostosowana specjalnie do roli nowego pracownika. Może to obejmować zapewnienie specjalistycznego szkolenia, przydzielenie zadań specyficznych dla roli lub połączenie nowego pracownika z kluczowymi interesariuszami w jego obszarze odpowiedzialności. 

Dostosowując doświadczenie onboardingu do roli nowego pracownika, firma może pomóc mu czuć się pewniej i bardziej uprawnionym w nowym stanowisku, co prowadzi do płynniejszej adaptacji i szybszej integracji z zespołem. Ponadto zapewnienie szkolenia i zasobów specyficznych dla roli może pomóc pracownikowi stać się bardziej produktywnym i szybciej przyczyniać się do celów organizacji.

Zapewnienie dokładnych i aktualnych informacji

W utrzymaniu skutecznych procesów onboardingu kluczowe jest zapewnienie, że otrzymywane przez nowych pracowników informacje są aktualne i dokładne. Nieaktualne informacje mogą prowadzić do zamieszania, frustracji, a w końcu do słabych wyników. Dodatkowo, nieprawidłowe informacje mogą prowadzić do nieporozumień i błędów, które mogą wpływać zarówno na pracę nowego pracownika, jak i na organizację jako całość.

Zbieranie opinii

Często jest to pomijany krok, ale to nie znaczy, że zbieranie opinii od nowych pracowników na temat ich doświadczeń nie jest ważne. Po pierwsze, dostarcza cennych informacji na temat skuteczności programu onboardingu i pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Po drugie, informacje zwrotne od nowych pracowników mogą pomóc organizacjom wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy, zapobiegając ich przekształceniu się w poważne przeszkody w przyszłości. Na koniec, proszenie o informacje zwrotne pokazuje zaangażowanie w rozwój pracowników i zaangażowanie, co może pomóc w stworzeniu pozytywnej kultury firmy i poprawić ogólną satysfakcję pracowników. Aktywnie poszukując i wykorzystując opinie nowych pracowników, firmy mogą stworzyć skuteczniejszy i bardziej pozytywny proces onboardingu dla przyszłych pracowników.

Koszty onboardingu pracowników

Rzeczywisty koszt onboardingu i szkolenia nowego pracownika wynosi około $2,000 dla mniejszych firm do ponad $3,000 dla większych. Nawet najbardziej udane firmy mogą spędzać miesiące na pełnym onboardingu nowych pracowników, co oznacza, że większość nowych pracowników nie osiąga pełnej produktywności przez wiele, wiele tygodni. 

Wszystkie te koszty mają wymierny wpływ na rentowność: nowi pracownicy (i przeniesieni!) mogą obniżyć całkowite przychody od 1 do 2,5%. Bez względu na wielkość firmy, to znaczący procent utraconych przychodów w procesie poprawy działalności. 

Dowiedz się, jak zmniejszyć średni koszt szkolenia nowego pracownika.

Najczęściej zadawane pytania podczas procesu onboardingu

Rozpoczęcie nowej pracy może być zarówno ekscytujące, jak i onieśmielające. Przy tak wielu rzeczach do nauki i zrobienia, normalne jest mieć wiele pytań. Dlatego tak ważny jest dobrze zaprojektowany proces onboardingu. Oto kilka z najczęściej zadawanych pytań podczas procesu onboardingu.

• Jakie korzyści są dla mnie dostępne?
• Co powinienem założyć do pracy?
• Jak będę szkolony?
• Do kogo powinienem się zwrócić, jeśli mam pytanie lub problem?

Czym jest workflow onboardingu?

Workflow onboardingu to uporządkowany zestaw kroków i procedur, przez które przechodzą nowi pracownicy podczas procesu onboardingu. Zazwyczaj obejmuje mieszankę orientacji, szkolenia i nauki w pracy. Dobrze zaprojektowany proces onboardingu powinien być kompleksowy, obejmując wszystkie aspekty roli pracownika oraz kulturę firmy. Powinien być również dostosowany do indywidualnych potrzeb pracownika, ponieważ nie wszyscy nowi pracownicy mają te same wymagania.

Z Guru, dział kadr może stworzyć uproszczony i skuteczny workflow onboardingu dostosowany do indywidualnych potrzeb każdego nowego pracownika. Nasza funkcjonalność wyszukiwania oparta na sztucznej inteligencji ułatwia znalezienie potrzebnych informacji, podczas gdy możliwości dzielenia się wiedzą umożliwiają nowym pracownikom kontakt z mentorami i rówieśnikami.

Co czyni proces onboardingu skutecznym?

Silny proces onboardingu to taki, który jest kompleksowy, angażujący i wspierający. Powinien dostarczyć nowym pracownikom wszystkie narzędzia i zasoby, których potrzebują, aby stać się w pełni produktywnymi w swojej roli, sprzyjając jednocześnie pozytywnej kulturze firmy. Dzięki Guru, dział HR może stworzyć kompleksowy proces onboardingu, który obejmuje wszystkie aspekty roli pracownika, w tym szkolenia, polityki i procedury.

Jaka jest rola działu kadr w procesie onboardingu?

Dział kadr odgrywa kluczową rolę w procesie onboardingu, ponieważ są odpowiedzialni za tworzenie i wdrażanie workflow onboardingu. Korzystając z Guru, dział HR może łatwo stworzyć kompleksowy proces onboardingu, który jest dostosowany do indywidualnych potrzeb każdego nowego pracownika; taki, który obejmuje wszystkie aspekty roli pracownika i wspiera pozytywną kulturę firmy. Dzięki Guru nowi pracownicy mogą czuć się wspierani i związani, podczas gdy dział kadr może uprościć workflow onboardingu, zmniejszając ryzyko błędów i poprawiając ogólną wydajność firmy.