What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. 新しいチームメンバーが最初の日を正しいスタートで始められるように、いくつかのブランドのTシャツ、会社の文化を反映する小物、そしてチームからの挨拶カードを用意しましょう。 リモートの場合は、他のWFH資料と一緒にウェルカムパッケージを発送しましょう！ This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. 必要なフォームに記入するために、身分証明書が必要です。また、初めての給料がいつ受け取れるかを知るための給与情報も必要です。 If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. 事前に準備することで、彼らが会社にスムーズに移行できるよう手助けします。

Phase 2: Introductions

新しい仕事を始めるのは圧倒されることがあります。特に、会社の誰とも知らない場合はなおさらです。 だからこそ、マネージャーや同僚は新しい従業員をみんなに紹介する時間を取ることが重要です。 Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. オンボーディングは会社の方針や税金に関する書類だけではなく、一緒に働く人々を知ることでもあります。 Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

オフィスで働いている場合は、新入社員がスペースを知るためにツアーを開始してください。 This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

リモート環境にいる場合は、‘オフィスツアー’を省略しないでください！ 新しいチームメンバーの初日は、全てのチームメンバーをオリエンテーションのZoomコールに参加させ、カジュアルな初日のコーヒーとおしゃべりで新しい同僚がリラックスできるようにします。 Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

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Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. マネージャーとして、あなたはコーチです。従業員が迅速に馴染むように手助けすることによって、彼らがすぐに成功を収めることができるようにその役割に集中してください。 これは、既存の従業員との摩擦を減らすだけでなく、新入社員がこの仕事を続けたことを悔いる可能性を下げ、すぐに「フィットする」ことを容易にします。

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. 新しい従業員をオンボーディングするときは、彼らの役割に基づいて個別の体験を作ることが重要です。 The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. シンプルな歓迎のメールに密なTo-Doリストが含まれていると、新入社員の初日はより圧倒される感覚を与えてしまいます。 Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Guruが従業員のオンボーディングにどのようにGuruを使用しているかに興味がありますか？ この投稿をチェックしてください GuruのリードPeople Operations Specialist、ボビー・ランケストによる。

Phase 4: Follow up 

新入社員に対して明確な期待を設定したら、定期的に従業員とチェックインして、新しい役割へのスムーズな移行を確保することが重要です。 Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. 新入社員のオンボーディングに積極的に関与することで、彼らがあなたの経験に投資していることを示すことができ、信頼を確立し、パフォーマンスや従業員の定着率を向上させることができます。

Establish a plan for review

オンボーディングは、新しい職場での最初の数週間や数ヶ月の後に終わるものではなく、チェックインもそうではありません。 A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. 最後に、各目標の成功の指標を設定し、新入社員の進捗を追跡できるようにします。 By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Guruの 30-60-90日プランのテンプレート を使用して、新入社員とのチェックインのリズムを作成し、オンボーディング体験についての継続的で長期的なフィードバックを受け取ることで、彼らを長期的に成功に導くことを確実にします。

Onboarding process examples

効果的なオンボーディングプロセスの3つの例を見てみましょう：

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. このタイプのオンボーディングは、リモート従業員にとって効果的であり、彼らがオフィスに出向くことなく、業務を開始するために必要なツールやリソースを提供します。
2. バディーオンボーディング: このタイプのオンボーディングは、新入社員にメンターまたはバディを割り当てることを含みます。 メンターまたはバディは通常、オンボーディングプロセス中に指導やサポートを提供できる経験豊富な従業員です。 このタイプのオンボーディングは、新入社員が新しい仕事を始めることに緊張している場合に特に効果的です。
3. マネージャー主導のオンボーディング: このタイプのオンボーディングでは、新しく入社した従業員のマネージャーがトレーニングとサポートの提供を主導します。 このタイプのオンボーディングは、マネージャーまたはスーパーバイザーと密接に連携して働く従業員に対して効果的です。 これにより、新入社員は早い段階でマネージャーとの関係を築くことができ、チームへのつながりを感じやすくなります。

オンボーディングプロセスに関係なく、重要なのは新入社員がそのプロセス中にサポートされ、関与していると感じることです。 明確なコミュニケーション、必要なリソースへのアクセス、そしてコミュニティ感を提供することにより、組織は新入社員の成功をサポートできます。 さらに、 Guru のようなソリューションを使用することで、オンボーディングプロセスを合理化し、新入社員が成功するために必要な情報にすべてアクセスできるようになります。

従業員オンボーディング中の一般的な課題

誰もが経験したことがあるでしょう: 仕事初日には覚えなければならない名前、習得すべきプロセス、新しく学ばなければならないプログラム、そして良い第一印象を与える必要があります。 それは圧倒的であり、特にリモート環境で新しい会社で働き始める場合は、さらに孤立感を感じることがあります。

オンボーディング資源やトレーニングがツール、メール送信、1回限りのSlackメッセージに分散していると、ストレスや孤立感が高まるのは簡単です。 新入社員が生産的にスタートするために必要なすべての資料を統合する オンボーディングソフトウェア に投資することは、彼らがすぐに自分の役割に自信を持てるようにする素晴らしい方法です。 そして、それは重要です。悪い新入社員オンボーディング体験をした人々は、直近の将来において他の機会を探す可能性が 2倍高く なります。 

生産性への時間は重要ですが、急ぐべきではありません。  ハーバード・ビジネス・レビューの記事 によれば、従業員の離職率の最大20%が雇用の最初の45日間に発生し、最も成功した企業は新入社員を完全にオンボーディングするのに1年を費やすとしています。

情報過多

新しい従業員が仕事を始めるとき、彼らはしばしば多数の情報や学び、達成すべきタスクに押し寄せられます。 これは容易に情報過多を引き起こし、それが圧倒的になり、新しい役割でうまく機能する能力を妨げます。 しかし、よく設計された従業員オンボーディングプロセスは、この問題を軽減するのに役立ちます。

従業員オンボーディングプロセスが情報過多を防ぐ1つの方法は、情報を管理可能な部分に分けることです。 新しい従業員に長いタスクリストや情報を一度に提示するのではなく、効果的なオンボーディングプログラムは、必要な情報を構造化された論理的な順序で提供します。 これは、小さくて消化しやすいセクションに分けられたトレーニング資料を提供することや、新しい従業員が徐々に知識とスキルを蓄積できるよう、論理的な順序で特定のタスクを割り当てることを含む場合があります。

役割の明確さの欠如

成功した従業員オンボーディングプロセスの重要な側面は、新入社員が組織内での自分の役割と責任を明確に理解していることを保証することです。 これには、基本的な職務内容だけでなく、彼らの役割が会社の大きな目標とビジョンにどのようにあてはまるかについての深い理解が含まれます。 これを実現するためには、効果的なオンボーディングプログラムが新入社員に彼らの職務と期待を完全に理解させる包括的なトレーニングセッションを含むべきです。

トレーニングに加えて、新入社員が職務を効果的に遂行するのに必要なツールを提供することも重要です。 これには、会社のソフトウェアやハードウェアへのアクセス、関連するポリシーや手続きに関する情報、重要なチームメンバーや利害関係者とのつながりが含まれる可能性があります。

役割に特化したオンボーディングを実施しないこと

組織内のすべての役割が独自であり、それぞれに異なる責任、スキル、知識要件が付随していることを認識することが重要です。 オンボーディングプロセスが効果的であることを確保するために、プログラムの一部は新入社員の役割に特化しているべきです。 これには、専門的なトレーニングの提供、役割に特化したタスクの割り当て、または新しい従業員を責任の範囲内の重要な利害関係者とつなげることが含まれる場合があります。

新入社員の役割に合わせてオンボーディング体験を調整することにより、会社は彼らが新しいポジションに自信を持ち、権限を持てるように支援し、スムーズな移行とチームへの迅速な統合を実現します。 さらに、役割に特化したトレーニングやリソースを提供することで、従業員がより生産的になり、組織の目標に迅速に貢献することができます。

正確で最新の情報を提供すること

成功したオンボーディングプロセスを維持するためには、新入社員が受け取る情報が最新で正確であることを確認することが重要です。 古い情報は混乱、フラストレーション、そして最終的にはパフォーマンスの低下につながる可能性があります。 さらに、不正確な情報は誤解やエラーを引き起こし、これは新しい従業員の作業や組織全体に影響を与える可能性があります。

フィードバックを求めること

これはしばしば見落とされるステップですが、新入社員からの経験に関するフィードバックを求めることが重要でないわけではありません。 まず、これはオンボーディングプログラムの効果を評価し、改善が必要な領域を特定する価値のある洞察を提供します。 次に、新入社員からのフィードバックは、組織が早期に潜在的な問題を特定し、問題が後になって重大な障害になるのを防ぐのに役立ちます。 最後に、フィードバックを求めることは、従業員の関与と発展に対するコミットメントを示し、ポジティブな企業文化を創造し、全体的な従業員の満足度を向上させるのに役立ちます。 新入社員からのフィードバックを積極的に求め、利用することで、企業は将来の従業員に対してより効果的でポジティブなオンボーディング体験を提供できます。

従業員オンボーディングのコスト

新しい従業員を オンボーディングする そしてトレーニングする真のコストは、 小規模ビジネスの場合は$2,000 から 大規模ビジネスの場合は$3,000 以上です。 最も成功した企業でも 新しい従業員を完全にオンボーディングするのに数ヶ月かかる 可能性があるため、ほとんどの新入社員は生産性を完全に発揮するまでに非常に多くの週間かかります。 

これらすべてをまとめると、これらのコストは収益に定量的な影響を与える: 新入社員（および異動者！）は 総収益を減少させることができます 1%から2.5%の間です。 あなたの会社のサイズに関係なく、これは ビジネスを改善する過程で失われる収益の重要な割合です。 

平均コストを削減する方法を学ぶ 新入社員のトレーニングを行う.

オンボーディングプロセス中のよくある質問

新しい仕事を始めることは、興奮と恐ろしさの両方を伴います。 学ぶことや行うことがたくさんあるため、たくさんの質問があるのは一般的です。 だからこそ、よく設計されたオンボーディングプロセスが非常に重要です。 以下は、オンボーディングプロセス中に最もよくある質問のいくつかです。

• 私にはどのような利益がありますか？
• 仕事に何を着ていくべきですか？
• どのようにトレーニングされますか？
• 質問や問題がある場合は誰に相談すればよいですか？

オンボーディングワークフローとは何ですか？

オンボーディングワークフローは、新入社員がオンボーディングプロセス中に通過する構造化された一連のステップと手順です。 通常、方向性、トレーニング、実務経験を組み合わせたものを含みます。 良いオンボーディングワークフローは包括的であり、従業員の役割と会社の文化のすべての側面をカバーする必要があります。 また、すべての新入社員が同じ要件を持っているわけではないため、従業員の個々のニーズに合わせて調整されるべきです。

 Guru を使えば、HRは各新入社員の個別のニーズにカスタマイズされた、効率的で効果的なオンボーディングワークフローを作成できます。 私たちのAI駆動の検索機能により、必要な情報を簡単に見つけることができ、知識共有の機能により新入社員はメンターや仲間とつながることができます。

強力なオンボーディングプロセスとは何ですか？

強力なオンボーディングプロセスとは、包括的で魅力的かつサポート力のあるものです。 新入社員に彼らの役割で完全に生産的になるために必要なすべてのツールとリソースを提供しながら、ポジティブな企業文化を育みます。 Guruを使えば、HRは従業員の役割のすべての側面をカバーする包括的なオンボーディングプロセスを作成できます。これには、トレーニング、ポリシー、手続きが含まれます。

HRのオンボーディングプロセスでの役割は何ですか？

HRはオンボーディングプロセスにおいて重要な役割を果たします。彼らはオンボーディングワークフローの作成と実施を担当しています。 Guruを使用することで、HRは新入社員個々のニーズに合わせた包括的なオンボーディングプロセスを簡単に作成できます。このプロセスは、従業員の役割のすべての側面をカバーし、ポジティブな会社文化を促進します。 Guruを使用すると、新入社員はサポートされ、つながりを感じることができ、HRはオンボーディングワークフローを合理化し、エラーのリスクを減らし、全体的な企業のパフォーマンスを向上させることができます。