Back to Reference
Varie
Most popular
Search everything, get answers anywhere with Guru.
Watch a demoTake a product tour
January 27, 2025
March 5, 2025
18 min read

Il processo di onboarding dei dipendenti: modelli e migliori pratiche per il 2025

What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

  1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
  2. Training teaches the skills needed for the job.
  3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Grazie alle capacità di condivisione delle conoscenze di Guru, connettersi con mentori e colleghi diventa un gioco da ragazzi, promuovendo una cultura aziendale positiva.

Why is onboarding important?

Il processo di onboarding rappresenta la pietra angolare dell'intera esperienza di un nuovo assunto con la tua azienda. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. Come ha detto Amy Hirsh Robinson, principale della società di consulenza The Interchange Group di Los Angeles, "L'onboarding è un momento magico in cui i nuovi dipendenti decidono di rimanere coinvolti o di disimpegnarsi." È incredibilmente importante farlo nel modo giusto.

Quali sono i 4 C dell'onboarding dei dipendenti?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. Un modo per massimizzare l'efficacia dell'onboarding dei dipendenti è seguire il modello dei 4 C. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Chi non apprezza una piccola scatola di gadget aziendali nel proprio primo giorno? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Alcuni t-shirt brandizzati, alcuni oggetti che riflettono la cultura della tua azienda e una cartolina dal team danno il via al primo giorno in modo corretto. Se sei remoto, invia un pacchetto di benvenuto insieme ad altri materiali per il lavoro da casa a casa loro! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. Avranno bisogno di un documento d'identità per compilare i moduli necessari e delle informazioni sul pagamento in modo da sapere quando riceveranno il loro primo stipendio. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. Essere preparati in anticipo aiuterà a rendere la loro transizione in azienda il più fluida possibile. 

Phase 2: Introductions

Iniziare un nuovo lavoro può essere opprimente, specialmente se non conosci nessuno nell'azienda. Ecco perché è importante che i manager e i colleghi prendano il tempo per presentare i nuovi dipendenti a tutti coloro con cui lavoreranno. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. L'onboarding non riguarda solo le politiche aziendali e i documenti fiscali, ma conoscere le persone con cui lavorerai. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

Se sei in ufficio, inizia con un tour per far conoscere gli spazi ai nuovi assunti. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

Se sei in un contesto remoto, non trascurare il "tour dell'ufficio"! Metti tutti i membri del tuo team su una chiamata Zoom di orientamento nel primo giorno del nuovo membro del team, limitando a una chiacchierata informale con caffè per mettere il tuo nuovo collega a proprio agio e farlo entusiasmare all'idea di lavorare con questo team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

'

Search everything, get answers anywhere with Guru.

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. Come manager, sei un coach, quindi abbraccia quella parte del tuo ruolo aiutando i nuovi assunti a ambientarsi rapidamente in modo che possano iniziare con il piede giusto e avere successo fin dall'inizio. Questo non solo aiuta a ridurre l'attrito con i dipendenti esistenti, ma diminuisce anche la possibilità che il tuo nuovo assunto si pentirà di aver accettato il lavoro e rende più facile "integrarsi" fin da subito.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. Quando si onboarda un nuovo dipendente, è importante creare un'esperienza personalizzata in base al loro ruolo. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. Una semplice email di benvenuto con una densa lista di cose da fare renderà solo la prima giornata del nuovo assunto più opprimente. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curioso di sapere come Guru utilizza Guru per l'onboarding dei dipendenti? Dai un'occhiata a questo post di Bobby Lundquist, Specialista principale delle persone di Guru.

Phase 4: Follow up 

Una volta stabilite aspettative chiare per il nuovo assunto, è importante controllare regolarmente il tuo dipendente per garantire una transizione fluida nel loro nuovo ruolo. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Essere attivamente coinvolti nell'onboarding di nuovi assunti mostrerà che ti interessi della loro esperienza e può aiutare a stabilire fiducia, oltre a migliorare le prestazioni e la retention della forza lavoro. 

Establish a plan for review

L'onboarding non finisce dopo le prime settimane o mesi in un nuovo lavoro e anche i controlli non dovrebbero finire. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Infine, stabilisci metriche di successo per ciascun obiettivo, in modo da poter monitorare i progressi del nuovo assunto. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Utilizza il modello del piano dei 30-60-90 giorni di Guru per creare una cadenza di controlli con il tuo nuovo assunto per ottenere feedback continuo e a lungo termine sulla loro esperienza di onboarding e per garantire di prepararli al successo a lungo termine.

Onboarding process examples

Diamo un'occhiata a tre esempi di processi di onboarding efficaci:

  1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Questo tipo di onboarding può essere efficace per i dipendenti remoti, in quanto fornisce loro gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per iniziare senza richiedere loro di spostarsi in un ufficio.
  2. Onboarding con Buddy: Questo tipo di onboarding prevede l'assegnazione di un mentore o di un amico al nuovo assunto. Il mentore o l'amico è di solito un dipendente esperto che può fornire orientamento e supporto durante il processo di onboarding. Questo tipo di onboarding può essere particolarmente efficace per i nuovi dipendenti che possono essere nervosi di iniziare un nuovo lavoro.
  3. Onboarding guidato dal manager: in questo tipo di onboarding, il manager del nuovo assunto prende l'iniziativa nel fornire formazione e supporto. Questo tipo di onboarding può essere efficace per i dipendenti che lavoreranno a stretto contatto con il proprio manager o supervisore. Permette al nuovo assunto di stabilire una relazione con il proprio manager sin da subito e può aiutare a farlo sentire più connesso al team.

Indipendentemente dal processo di onboarding, la chiave è garantire che i nuovi assunti si sentano supportati e coinvolti durante il processo. Fornendo comunicazioni chiare, accesso alle risorse necessarie e un senso di comunità, le organizzazioni possono preparare i loro nuovi dipendenti al successo. Inoltre, utilizzare una soluzione come Guru può aiutare a semplificare il processo di onboarding e garantire che i nuovi assunti abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie per avere successo.

Sfide comuni durante l'onboarding dei dipendenti

Ci siamo passati tutti: è il tuo primo giorno di lavoro e ci sono nomi da memorizzare, processi da apprendere, nuovi programmi da imparare e prime impressioni positive da fare. È opprimente, e se stai iniziando in una nuova azienda in un contesto remoto, può sembrare ancora più isolante.

Se tutte le risorse e la formazione per l'onboarding sono disperse tra strumenti, email e messaggi Slack sporadici, è facile che questi sentimenti di stress e isolamento vengano amplificati. Investire in un software di onboarding che consolidi tutto il materiale di cui i nuovi assunti hanno bisogno per iniziare in modo produttivo è un ottimo modo per farli sentire immediatamente autorizzati nel loro ruolo. E questo è importante; le persone che hanno avuto un'esperienza di onboarding negativa sono due volte più propense a cercare un'opportunità diversa nel prossimo futuro. 

Il tempo per raggiungere la produttività è importante, ma non aver fretta. Un articolo della Harvard Business Review segnala che fino al 20% della rotazione dei dipendenti avviene nei primi 45 giorni di impiego e che le aziende più di successo trascorrono un anno ad effettuare l'onboarding completo ai nuovi assunti.

Sovraccarico di informazioni

Quando un nuovo dipendente inizia un lavoro, è spesso bombardato da una miriade di informazioni e compiti da apprendere e completare. Questo può facilmente tradursi in un sovraccarico di informazioni, che può essere opprimente e ostacolare la loro capacità di dare il meglio nel loro nuovo ruolo. Tuttavia, un processo di onboarding ben progettato può aiutare a mitigare questo problema.

Un modo in cui un processo di onboarding può prevenire il sovraccarico di informazioni è suddividendo le informazioni in parti gestibili. Anziché presentare a un nuovo dipendente un lungo elenco di compiti e informazioni tutto in una volta, un programma di onboarding efficace fornirà le informazioni necessarie in un ordine strutturato e logico. Questo potrebbe comportare la fornitura di materiali di formazione suddivisi in sezioni piccole e digeribili o l'assegnazione di compiti specifici in una sequenza logica per aiutare il nuovo dipendente a costruire gradualmente le proprie conoscenze e competenze.

Mancanza di chiarezza sul ruolo

Un aspetto cruciale di un processo di onboarding di successo è garantire che i nuovi assunti abbiano una chiara comprensione del proprio ruolo e delle proprie responsabilità all'interno dell'organizzazione. Questo include non solo una descrizione base del lavoro, ma anche una comprensione più profonda di come il loro ruolo si inserisca negli obiettivi e nella visione più ampia dell'azienda. Per raggiungere questo obiettivo, un programma di onboarding efficace dovrebbe includere sessioni di formazione complete che forniscano ai nuovi assunti una comprensione totale dei loro doveri e delle loro aspettative.

Oltre alla formazione, è anche importante fornire ai nuovi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficace. Ciò può includere accesso a software o hardware aziendali, informazioni sulle politiche e procedure rilevanti e collegamenti a membri chiave del team o stakeholder. 

Non implementare onboarding specifico per ruolo

È importante riconoscere che ogni ruolo all'interno di un'organizzazione è unico e porta con sé un proprio insieme di responsabilità, competenze e requisiti di conoscenza. Per garantire che il processo di onboarding sia efficace, una parte del programma dovrebbe essere specificamente dedicata al ruolo del nuovo assunto. Questo potrebbe comportare la fornitura di formazione specializzata, l'assegnazione di compiti specifici per il ruolo o il collegamento del nuovo dipendente con stakeholder chiave nel proprio ambito di responsabilità. 

Personalizzando l'esperienza di onboarding in base al ruolo del nuovo assunto, l'azienda può aiutarli a sentirsi più sicuri e motivati nella loro nuova posizione, portando a una transizione più fluida e a un'integrazione più rapida nel team. Inoltre, fornire formazione e risorse specifiche per il ruolo può aiutare il dipendente a diventare più produttivo e contribuire più rapidamente agli obiettivi dell'organizzazione.

Fornire informazioni accurate e aggiornate

Nel mantenere processi di onboarding di successo, è fondamentale garantire che le informazioni che i nuovi assunti ricevono siano aggiornate e accurate. Informazioni obsolete possono portare a confusione, frustrazione, e infine a scarse prestazioni. Inoltre, informazioni imprecise possono portare a malintesi ed errori che possono influenzare sia il lavoro del nuovo dipendente sia l'organizzazione nel suo insieme.

Richiesta di feedback

Spesso è un passo trascurato, ma ciò non significa che chiedere feedback ai nuovi assunti sulla loro esperienza non sia importante. Innanzitutto, fornisce preziose informazioni sull'efficacia del programma di onboarding e aiuta a identificare aree che richiedono miglioramenti. In secondo luogo, il feedback dai nuovi assunti può aiutare le organizzazioni a identificare potenziali problemi in anticipo, prevenendo che questioni diventino ostacoli maggiori in seguito. Infine, chiedere feedback dimostra un impegno verso il coinvolgimento e lo sviluppo dei dipendenti, il che può contribuire a creare una cultura aziendale positiva e migliorare la soddisfazione complessiva dei dipendenti. Cercando attivamente e usando il feedback dai nuovi assunti, le aziende possono creare un'esperienza di onboarding più efficace e positiva per i futuri dipendenti.

Costi dell'onboarding dei dipendenti

Il reale costo dell'onboarding e della formazione di un nuovo dipendente è di circa $2.000 per le piccole imprese fino a oltre $3.000 per le imprese più grandi. Anche le aziende di maggior successo possono impiegare mesi per completare l'onboarding dei nuovi dipendenti, il che significa che la maggior parte dei nuovi assunti non raggiunge la piena produttività per molte, tante settimane. 

Insieme, questi costi hanno un impatto quantificabile sul risultato finale: i nuovi assunti (e trasferimenti!) possono ridurre i ricavi totali da 1 a 2,5%. Indipendentemente dalla dimensione della tua azienda, si tratta di una percentuale significativa di entrate perse nel processo di migliorare la tua attività

Scopri come ridurre il costo medio per formare un nuovo dipendente.

Domande frequenti durante il processo di onboarding

Iniziare un nuovo lavoro può essere sia emozionante che intimidatorio. Con così tanto da imparare e fare, è comune avere molte domande. Ecco perché un processo di onboarding ben progettato è così importante. Ecco alcune delle domande più frequenti durante il processo di onboarding.

  • Quali vantaggi sono disponibili per me?
  • Cosa dovrei indossare per lavoro?
  • Come verrò formato?
  • A chi dovrei rivolgermi se ho una domanda o un problema?

Che cos'è un workflow di onboarding?

Un workflow di onboarding è un insieme strutturato di passaggi e procedure che i nuovi assunti seguono durante il processo di onboarding. Include tipicamente una combinazione di orientamento, formazione e apprendimento sul campo. Un buon flusso di lavoro di onboarding dovrebbe essere completo, coprendo tutti gli aspetti del ruolo del dipendente e della cultura aziendale. Dovrebbe anche essere personalizzato in base alle esigenze individuali del dipendente, poiché non tutti i nuovi assunti hanno gli stessi requisiti.

Con Guru, le risorse umane possono creare un workflow di onboarding semplificato ed efficace, personalizzato in base alle esigenze individuali di ciascun nuovo assunto. La nostra funzione di ricerca basata su AI rende facile trovare le informazioni necessarie, mentre le capacità di condivisione delle conoscenze consentono ai nuovi assunti di connettersi con mentori e colleghi.

Cosa rende un processo di onboarding forte?

Un processo di onboarding forte è uno che è completo, coinvolgente e di supporto. Dovrebbe fornire ai nuovi assunti tutti gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per diventare completamente produttivi nel loro ruolo, favorendo al contempo una cultura aziendale positiva. Con Guru, le risorse umane possono creare un processo di onboarding completo che copre tutti gli aspetti del ruolo del dipendente, compresi formazione, politiche e procedure.

Qual è il ruolo delle risorse umane nel processo di onboarding?

Le risorse umane giocano un ruolo fondamentale nel processo di onboarding, poiché sono responsabili della creazione e dell'implementazione del workflow di onboarding. Utilizzando Guru, le risorse umane possono creare facilmente un processo di onboarding completo che è personalizzato per le esigenze individuali di ciascun nuovo assunto; uno che copre tutti gli aspetti del ruolo del dipendente e favorisce una cultura aziendale positiva. Con Guru, i nuovi assunti possono sentirsi supportati e connessi, mentre le risorse umane possono semplificare il workflow di onboarding, riducendo il rischio di errori e migliorando le prestazioni complessive dell'azienda.

Key takeaways 🔑🥡🍕

Che cos'è l'onboarding dei dipendenti?

L'onboarding dei dipendenti è il processo di integrazione dei nuovi assunti in un'organizzazione, familiarizzandoli con la cultura, le politiche e le aspettative dell'azienda. Comprende una serie di attività progettate per aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi accolti, informati e pronti a contribuire agli obiettivi dell'azienda. Un onboarding efficace può migliorare la retention dei dipendenti, la produttività e la soddisfazione lavorativa.

Quanto dura tipicamente l'onboarding dei dipendenti?

La durata del processo di onboarding dei dipendenti può variare a seconda dell'organizzazione e della complessità del ruolo. Alcune aziende hanno programmi di onboarding che durano alcuni giorni, mentre altre possono estendere il processo su diverse settimane o addirittura mesi. È importante fornire supporto e formazione continui per garantire che i nuovi assunti siano completamente integrati e preparati per avere successo nei loro ruoli.

Quali sono alcune attività comuni nel processo di onboarding dei dipendenti?

Attività comuni nel processo di onboarding dei dipendenti includono sessioni di orientamento, in cui i nuovi assunti apprendono la storia, la missione e i valori dell'azienda. Altre attività possono includere sessioni di formazione su competenze specifiche per il lavoro, introduzioni a membri del team e stakeholder chiave, configurazione degli account e delle attrezzature necessarie e assegnazione di un mentore o buddy per fornire orientamento e supporto. Molte aziende organizzano anche eventi sociali per aiutare i nuovi dipendenti a costruire relazioni con i propri colleghi.

Quali sono i vantaggi di un processo di onboarding ben strutturato?

Un processo di onboarding ben strutturato può portare a numerosi vantaggi sia per il nuovo assunto che per l'organizzazione. Può aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi più coinvolti, motivati e impegnati nei loro ruoli, portando a una maggiore soddisfazione lavorativa e a tassi di turnover più bassi. Inoltre, un onboarding efficace può ridurre il tempo necessario affinché i nuovi assunti diventino produttivi, poiché vengono forniti con gli strumenti, la conoscenza e il supporto necessari per avere successo nelle loro posizioni.

Come possono le aziende misurare il successo del loro processo di onboarding?

Le aziende possono misurare il successo del loro processo di onboarding dei dipendenti monitorando vari metriche, come i tassi di retention dei nuovi assunti, il tempo per la produttività e i punteggi di coinvolgimento dei dipendenti. Condurre sondaggi e raccogliere feedback dai nuovi dipendenti può anche fornire preziose informazioni sull'efficacia del programma di onboarding. Valutando e affinando regolarmente il processo di onboarding in base a queste metriche e feedback, le organizzazioni possono migliorare continuamente l'esperienza per i nuovi assunti e ottenere risultati aziendali migliori.

Learn more tools and terminology re: workplace knowledge