What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

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Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Use Guru’s 30-60-90 day plan template to create a check in cadence with your new hire to get continuous, long term feedback about their onboarding experience and to ensure you're setting them up for long term success.

Onboarding process examples

Let’s look at three examples of effective onboarding processes:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Questo tipo di onboarding può essere efficace per i dipendenti remoti, in quanto fornisce loro gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per iniziare senza richiedere loro di spostarsi in un ufficio.
2. Onboarding con Buddy: Questo tipo di onboarding prevede l'assegnazione di un mentore o di un amico al nuovo assunto. Il mentore o l'amico è di solito un dipendente esperto che può fornire orientamento e supporto durante il processo di onboarding. Questo tipo di onboarding può essere particolarmente efficace per i nuovi dipendenti che possono essere nervosi di iniziare un nuovo lavoro.
3. Onboarding guidato dal manager: in questo tipo di onboarding, il manager del nuovo assunto prende l'iniziativa nel fornire formazione e supporto. Questo tipo di onboarding può essere efficace per i dipendenti che lavoreranno a stretto contatto con il proprio manager o supervisore. Permette al nuovo assunto di stabilire una relazione con il proprio manager sin da subito e può aiutare a farlo sentire più connesso al team.

Indipendentemente dal processo di onboarding, la chiave è garantire che i nuovi assunti si sentano supportati e coinvolti durante il processo. Fornendo comunicazioni chiare, accesso alle risorse necessarie e un senso di comunità, le organizzazioni possono preparare i loro nuovi dipendenti al successo. Inoltre, utilizzare una soluzione come Guru può aiutare a semplificare il processo di onboarding e garantire che i nuovi assunti abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie per avere successo.

Sfide comuni durante l'onboarding dei dipendenti

Ci siamo passati tutti: è il tuo primo giorno di lavoro e ci sono nomi da memorizzare, processi da apprendere, nuovi programmi da imparare e prime impressioni positive da fare. È opprimente, e se stai iniziando in una nuova azienda in un contesto remoto, può sembrare ancora più isolante.

Se tutte le risorse e la formazione per l'onboarding sono disperse tra strumenti, email e messaggi Slack sporadici, è facile che questi sentimenti di stress e isolamento vengano amplificati. Investire in un software di onboarding che consolidi tutto il materiale di cui i nuovi assunti hanno bisogno per iniziare in modo produttivo è un ottimo modo per farli sentire immediatamente autorizzati nel loro ruolo. E questo è importante; le persone che hanno avuto un'esperienza di onboarding negativa sono due volte più propense a cercare un'opportunità diversa nel prossimo futuro. 

Il tempo per raggiungere la produttività è importante, ma non aver fretta. Un articolo della Harvard Business Review segnala che fino al 20% della rotazione dei dipendenti avviene nei primi 45 giorni di impiego e che le aziende più di successo trascorrono un anno ad effettuare l'onboarding completo ai nuovi assunti.

Sovraccarico di informazioni

Quando un nuovo dipendente inizia un lavoro, è spesso bombardato da una miriade di informazioni e compiti da apprendere e completare. Questo può facilmente tradursi in un sovraccarico di informazioni, che può essere opprimente e ostacolare la loro capacità di dare il meglio nel loro nuovo ruolo. Tuttavia, un processo di onboarding ben progettato può aiutare a mitigare questo problema.

Un modo in cui un processo di onboarding può prevenire il sovraccarico di informazioni è suddividendo le informazioni in parti gestibili. Anziché presentare a un nuovo dipendente un lungo elenco di compiti e informazioni tutto in una volta, un programma di onboarding efficace fornirà le informazioni necessarie in un ordine strutturato e logico. Questo potrebbe comportare la fornitura di materiali di formazione suddivisi in sezioni piccole e digeribili o l'assegnazione di compiti specifici in una sequenza logica per aiutare il nuovo dipendente a costruire gradualmente le proprie conoscenze e competenze.

Mancanza di chiarezza sul ruolo

Un aspetto cruciale di un processo di onboarding di successo è garantire che i nuovi assunti abbiano una chiara comprensione del proprio ruolo e delle proprie responsabilità all'interno dell'organizzazione. Questo include non solo una descrizione base del lavoro, ma anche una comprensione più profonda di come il loro ruolo si inserisca negli obiettivi e nella visione più ampia dell'azienda. Per raggiungere questo obiettivo, un programma di onboarding efficace dovrebbe includere sessioni di formazione complete che forniscano ai nuovi assunti una comprensione totale dei loro doveri e delle loro aspettative.

Oltre alla formazione, è anche importante fornire ai nuovi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficace. Ciò può includere accesso a software o hardware aziendali, informazioni sulle politiche e procedure rilevanti e collegamenti a membri chiave del team o stakeholder. 

Non implementare onboarding specifico per ruolo

È importante riconoscere che ogni ruolo all'interno di un'organizzazione è unico e porta con sé un proprio insieme di responsabilità, competenze e requisiti di conoscenza. Per garantire che il processo di onboarding sia efficace, una parte del programma dovrebbe essere specificamente dedicata al ruolo del nuovo assunto. Questo potrebbe comportare la fornitura di formazione specializzata, l'assegnazione di compiti specifici per il ruolo o il collegamento del nuovo dipendente con stakeholder chiave nel proprio ambito di responsabilità. 

Personalizzando l'esperienza di onboarding in base al ruolo del nuovo assunto, l'azienda può aiutarli a sentirsi più sicuri e motivati nella loro nuova posizione, portando a una transizione più fluida e a un'integrazione più rapida nel team. Inoltre, fornire formazione e risorse specifiche per il ruolo può aiutare il dipendente a diventare più produttivo e contribuire più rapidamente agli obiettivi dell'organizzazione.

Fornire informazioni accurate e aggiornate

Nel mantenere processi di onboarding di successo, è fondamentale garantire che le informazioni che i nuovi assunti ricevono siano aggiornate e accurate. Informazioni obsolete possono portare a confusione, frustrazione, e infine a scarse prestazioni. Inoltre, informazioni imprecise possono portare a malintesi ed errori che possono influenzare sia il lavoro del nuovo dipendente sia l'organizzazione nel suo insieme.

Richiesta di feedback

Spesso è un passo trascurato, ma ciò non significa che chiedere feedback ai nuovi assunti sulla loro esperienza non sia importante. Innanzitutto, fornisce preziose informazioni sull'efficacia del programma di onboarding e aiuta a identificare aree che richiedono miglioramenti. In secondo luogo, il feedback dai nuovi assunti può aiutare le organizzazioni a identificare potenziali problemi in anticipo, prevenendo che questioni diventino ostacoli maggiori in seguito. Infine, chiedere feedback dimostra un impegno verso il coinvolgimento e lo sviluppo dei dipendenti, il che può contribuire a creare una cultura aziendale positiva e migliorare la soddisfazione complessiva dei dipendenti. Cercando attivamente e usando il feedback dai nuovi assunti, le aziende possono creare un'esperienza di onboarding più efficace e positiva per i futuri dipendenti.

Costi dell'onboarding dei dipendenti

Il reale costo dell'onboarding e della formazione di un nuovo dipendente è di circa $2.000 per le piccole imprese fino a oltre $3.000 per le imprese più grandi. Anche le aziende di maggior successo possono impiegare mesi per completare l'onboarding dei nuovi dipendenti, il che significa che la maggior parte dei nuovi assunti non raggiunge la piena produttività per molte, tante settimane. 

Insieme, questi costi hanno un impatto quantificabile sul risultato finale: i nuovi assunti (e trasferimenti!) possono ridurre i ricavi totali da 1 a 2,5%. Indipendentemente dalla dimensione della tua azienda, si tratta di una percentuale significativa di entrate perse nel processo di migliorare la tua attività. 

Scopri come ridurre il costo medio per formare un nuovo dipendente.

Domande frequenti durante il processo di onboarding

Iniziare un nuovo lavoro può essere sia emozionante che intimidatorio. Con così tanto da imparare e fare, è comune avere molte domande. Ecco perché un processo di onboarding ben progettato è così importante. Ecco alcune delle domande più frequenti durante il processo di onboarding.

• Quali vantaggi sono disponibili per me?
• Cosa dovrei indossare per lavoro?
• Come verrò formato?
• A chi dovrei rivolgermi se ho una domanda o un problema?

Che cos'è un workflow di onboarding?

Un workflow di onboarding è un insieme strutturato di passaggi e procedure che i nuovi assunti seguono durante il processo di onboarding. Include tipicamente una combinazione di orientamento, formazione e apprendimento sul campo. Un buon flusso di lavoro di onboarding dovrebbe essere completo, coprendo tutti gli aspetti del ruolo del dipendente e della cultura aziendale. Dovrebbe anche essere personalizzato in base alle esigenze individuali del dipendente, poiché non tutti i nuovi assunti hanno gli stessi requisiti.

Con Guru, le risorse umane possono creare un workflow di onboarding semplificato ed efficace, personalizzato in base alle esigenze individuali di ciascun nuovo assunto. La nostra funzione di ricerca basata su AI rende facile trovare le informazioni necessarie, mentre le capacità di condivisione delle conoscenze consentono ai nuovi assunti di connettersi con mentori e colleghi.

Cosa rende un processo di onboarding forte?

Un processo di onboarding forte è uno che è completo, coinvolgente e di supporto. Dovrebbe fornire ai nuovi assunti tutti gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per diventare completamente produttivi nel loro ruolo, favorendo al contempo una cultura aziendale positiva. Con Guru, le risorse umane possono creare un processo di onboarding completo che copre tutti gli aspetti del ruolo del dipendente, compresi formazione, politiche e procedure.

Qual è il ruolo delle risorse umane nel processo di onboarding?

Le risorse umane giocano un ruolo fondamentale nel processo di onboarding, poiché sono responsabili della creazione e dell'implementazione del workflow di onboarding. Utilizzando Guru, le risorse umane possono creare facilmente un processo di onboarding completo che è personalizzato per le esigenze individuali di ciascun nuovo assunto; uno che copre tutti gli aspetti del ruolo del dipendente e favorisce una cultura aziendale positiva. Con Guru, i nuovi assunti possono sentirsi supportati e connessi, mentre le risorse umane possono semplificare il workflow di onboarding, riducendo il rischio di errori e migliorando le prestazioni complessive dell'azienda.